Po ponad 20 latach obowiązywania przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 1998 nr 148 poz. 973, dalej zwanym: rozporządzeniem), w 2023 roku nastąpiła ich gruntowna zmiana. Głównym celem nowelizacji rozporządzenia jest dostosowanie poziomu bezpieczeństwa do rozwoju technologii. Nowe przepisy mają zastosowanie do nowo tworzonych stanowisk pracy. Natomiast stanowiska istniejące przed wejściem w życie zmian tj. 17 listopada 2023 r., miały zostać dostosowane do określonych w rozporządzeniu wymagań bhp i ergonomii w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie zmian, tj. do 17 maja 2024 r. Dokonano przede wszystkim zmiany definicji stanowiska pracy, które obecnie oznacza przestrzeń pracy wraz z: wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika, krzesłem i stołem oraz opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem. Zwrócić uwagę należy, że najistotniejszą zmianą w zakresie wyposażenia stanowiska pracy jest uregulowanie zasad organizowania pracy z systemami przenośnymi. Zgodnie z nowo obowiązującymi przepisami stanowisko pracy pracownika, który pracuje użytkując system przenośny przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, powinno być wyposażone w: stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.
Zmiana rozporządzenia ma również kluczowe znaczenie w kontekście przygotowania stanowiska pracy zdalnej. Zgodnie z przepisem art. 6731 kodeksu pracy pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, określone w dziale dziesiątym (z pewnymi wyjątkami). Oznacza to, że, co do zasady na pracowniku wykonującym pracę zdalną ciąży obowiązek organizacji swojego stanowiska pracy w miejscu przez niego wskazanym i uzgodnionym z pracodawcą. Zasadniczo jednak to pracodawca poniesie koszty wyposażenia stanowiska pracy zdalnej w odpowiedni sprzęt komputerowy oraz jego oprogramowanie. Natomiast zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy ani biurko, ani krzesło nie są narzędziami pracy zdalnej, stanowią one wyposażenie stanowiska pracy, które organizuje pracownik. Niemniej strony mogą ustalić między sobą, że to pracodawca pokryje koszty związane z zapewnieniem pracownikowi wykonującemu pracę zdalną w miejscu wykonywania tej pracy np. biurka i krzesła. Jeżeli zobowiązanie to znajdzie się w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą i organizacjami związkowymi, regulaminie, poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem – wówczas stanie się obligatoryjne. Jednocześnie pamiętać należy, że pracodawca wyrażający zgodę na pracę zdalną okazjonalną przez pracownika, nie będzie miał obowiązku zapewniania mu, a tym bardzie egzekwowania stosowania w miejscu świadczenia pracy, monitora zewnętrznego.
Inną ważną zmianą wprowadzoną ww. rozporządzeniem, jest zobowiązanie pracodawcy do zapewnienia pracownikom nie tylko okularów korygujących wzrok, ale również soczewek kontaktowych, jeżeli badania przeprowadzone przez lekarza w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Pamiętać należy, że zasady ustalania wysokości partycypacji pracodawcy w kosztach zakupu sprzętu korygującego wzrok nie są uregulowane w omawianym akcie prawnym. Pracodawcy określają te zasady w regulaminach wewnątrzzakładowych np. regulaminie wynagradzania, doprecyzowując w nich jednocześnie limit gotówkowy do którego wysokości dokonują zwrotu za zakup okularów (szkieł) korekcyjnych. Zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego pracodawcy, pracownik może wnioskować o udzielenie mu finansowania zakupu.
Ponadto, w rozporządzeniu określono też wymogi dotyczące oświetlenia stanowiska pracy, które powinno gwarantować komfort pracy wzrokowej oraz być dostosowane do rodzaju wykonywanych prac. Zgodnie z brzmieniem nowych przepisów, należy ograniczyć również olśnienie bezpośrednie od opraw, okien, przezroczystych lub półprzezroczystych ścian albo jasnych płaszczyzn pomieszczenia oraz olśnienie odbiciowe od monitora ekranowego, w szczególności przez stosowanie odpowiednich opraw oświetleniowych, instalowanie urządzeń eliminujących nadmierne operowanie promieni słonecznych padających na stanowisko pracy.
Przypomnieć należy, że zgodnie z omawianym rozporządzeniem pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi o najmniej 5-minutową przerwę, wliczaną do czasu pracy, po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
źródło: Okręgowy Inspektorat Pracy w Olsztynie
e-mail: kancelaria@olsztyn.pip.gov.pl