Jak ująć w księgach rozliczenia zaliczki za podróż służbową, jeśli pracownik klienta biura przedłożył rozliczenie w maju, a podróż była w marcu? W którym momencie przyjąć do ewidencji zakup programu komputerowego, który został zakupiony na raty oraz stanowi wartość niematerialną i prawną? Odpowiadamy na pytania z rachunkowości.
Do prawidłowej kwalifikacji wartości niematerialnej i prawnej (dalej: WNIP) lub usługi dostępu do serwisu konieczne jest wnikliwe przeanalizowanie umowy. Podstawową kwestią, którą należy ustalić, jest to, czy spółka nabyła licencję, czy nabyła prawo do korzystania z serwisu abonamentowego przez okres trzech lat. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.) przez WNIP rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. Do WNIP u.r. zalicza w szczególności:
- autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
- prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
- know-how,
- koszty zakończonych prac rozwojowych,
- nabytą wartość firmy.
Wśród WNIP u.r. nie wymienia oprogramowania komputerowego. Jednak zgodnie z przepisami ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych programy komputerowe podlegają ochronie jak utwory literackie i mogą być przedmiotem prawa autorskiego (art. 74 ust. 1 oraz art. 1 ust. 2 pkt 1). Zgodnie zaś z art. 41 ust. 2 tej ustawy autorskie prawa majątkowe mogą przejść na inne osoby w drodze dziedziczenia lub na podstawie umowy (tj. umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub umowy o korzystanie z utworu, tzw. licencji). Przedmiotem nabycia nie jest więc sam program komputerowy, lecz autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego lub licencja na użytkowanie programu komputerowego, które według przepisów o rachunkowości zalicza się do WNIP.
Jeśli w umowie jest wskazane, że jednostka nabyła WNIP za określoną w umowie z góry kwotę i tylko płatności jako zapłata za tę licencję następują w ratach, to należy ująć WNIP w dacie udostępnienia jej do korzystania na potrzeby jednostki. Tak samo będzie z punktu widzenia rachunkowego i podatkowego. Aby licencję uznać za składnik majątku o charakterze niematerialnym, musi być ona przeznaczona do użytkowania na potrzeby jednostki (w podatkach w szczególności chodzi o związek z działalnością gospodarczą), a jej wartość całościowa musi być z góry znana. Nie ma znaczenia, że ta zapłata zostanie rozłożona na raty.
W świetle prawa bilansowego, kwalifikując poszczególne składniki majątku do środków trwałych oraz WNIP, należy uwzględnić również zasadę istotności. Zasada ta umożliwia stosowanie w księgach rachunkowych jednostki uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na jej sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w przypadku nieistotnej wartości początkowej składnika majątku spełniającego warunki uznania za WNIP możliwe jest stosowanie uproszczeń polegających na tym, że tego rodzaju składnik:
1) zostanie ujęty we WNIP i pod datą przyjęcia do użytkowania, a jego wartość początkowa zostanie jednorazowo odpisana w ciężar kosztów amortyzacji,
2) nie zostanie ujęty we WNIP, a jego wartość początkowa zostanie jednorazowo odpisana w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej pod datą oddania do użytkowania.
Ustawa o rachunkowości nie określa jednak, jaką wartość można uznać za nieistotną. Poziom istotności wartości początkowej WNIP, tj. dolną ich granicę, podobnie jak dla środków trwałych, jednostka ustala samodzielnie i zapisuje w dokumentacji, opisując przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Przy ustalaniu dolnej granicy wartości początkowej można przyjąć kwotę określoną w przepisach o podatku dochodowym, pod warunkiem że nie przeczy to wspomnianej wcześniej zasadzie istotności.
Jak wskazują przepisy podatkowe, obowiązkowej amortyzacji podlegają WNIP, których wartość początkowa, w dniu przyjęcia do używania, jest wyższa niż 10 000 zł. Natomiast w przypadku WNIP, których wartość początkowa jest niższa bądź równa 10 000 zł, podatnik może:
a) nie ujmować ich w ewidencji WNIP i nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych, a poniesione wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania wartości niematerialnej i prawnej do używania,
b) ująć w ewidencji WNIP i dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych,
c) ująć w ewidencji WNIP i dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do używania albo w miesiącu następnym (por. art. 16f ust. 3 ustawy o CIT oraz art. 22f ust. 3 ustawy o PIT).
Z kolei, jeśli z treści umowy wynika, że jednostka uzyskała prawo do korzystania z usługi przez okresy miesięczne w czasie trzech lat i de facto jest to wykorzystywanie opieki serwisowej i autorskiej, to nie będzie to WNIP, tylko usługa na bieżąco rozliczana w kosztach na podstawie wystawionych przez dostawcę faktur. Tak samo będzie zarówno z punktu widzenia rachunkowego, jak i podatkowego.
Podstawa prawna
Podstawa prawna
art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295)
art. 1 ust. 2 pkt 1, art. 41 ust. 2, art. 74 ust. 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2509)
art. 16f ust. 3 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232)
art. 22f ust. 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232)
Nie ma w tym wypadku potrzeby korygowania rozliczeń. Koszty podróży służbowych są kosztami pośrednimi związanymi z prowadzoną działalnością, dlatego powinny być ujmowane w dacie poniesienia. Oczywiście najlepiej byłoby ująć te koszty wtedy, gdy odbyła się podróż służbowa, czyli w marcu. Ale jeśli z przyczyn obiektywnych – tu brak dokumentacji ‒ nie można było ująć kosztu, to należy go zaksięgować najwcześniej, jak to jest możliwe. Należy pamiętać, że koszty podróży służbowych nie są zwykle kosztami bardzo znaczącymi na tle działalności jednostki, dlatego można zastosować uproszczenie i ujęcie w dacie rozliczenia zaliczki w maju.
W przypadku podatników CIT zdarzenia można ujmować na bieżąco w przypadku rozliczania kosztów. Warto też przypomnieć, że przepisy o VAT dają prawo do rozliczenia VAT naliczonego nie tylko w okresie, w którym otrzymano fakturę, ale też w trzech kolejnych miesiącach. Nie musi być to ten sam okres, w którym ujęto koszt w księgach czy na potrzeby podatku dochodowego.
Przypomnieć należy, że pracownikowi odbywającemu podróż służbową na polecenie pracodawcy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą (art. 775 par. 1 kodeksu pracy; dalej: k.p.). Zobowiązanym do wypłaty tych należności jest pracodawca, chyba że zagwarantował z góry pełne pokrycie wydatków delegacyjnych związanych z podróżą. Rodzaj świadczeń delegacyjnych oraz warunki ich wypłaty konkretyzuje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie delegacyjne). Stosowane jest ono bezpośrednio do pracowników sfery budżetowej oraz pracowników zatrudnionych w firmach pozabudżetowych, o ile stosują przepisy tego rozporządzenia.
Pracodawcy sfery pozabudżetowej mogą samodzielnie określić zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej ‒ w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty powyższymi aktami zakładowymi. Przy czym, zgodnie z art. 775 par. 4 k.p., nie mogą oni ustalić diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu krajowej podróży służbowej określona dla pracownika sfery budżetowej. Jeśli przepisy zakładowe lub umowa o pracę nie zawierają zapisów dotyczących zwrotu kosztów podróży służbowej, to pracodawca pozabudżetowy jest zobowiązany stosować wprost przepisy rozporządzenia delegacyjnego. Wynika z niego, że pracownikowi z tytułu podróży służbowej (krajowej oraz zagranicznej) przysługują:
- diety,
- zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz noclegów,
- zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W przypadku diety ważny jest mechanizm jej wyliczania. Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- poniżej 8 godzin ‒ dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin ‒ przysługuje 50 proc. diety,
- powyżej 12 godzin ‒ przysługuje dieta w pełnej wysokości.
W przypadku gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin ‒ przysługuje połowa diety,
- ponad 8 godzin ‒ przysługuje dieta w pełnej wysokości.
W niektórych sytuacjach dieta za podróż krajową nie przysługuje. Dotyczy to przypadków:
- delegowania pracownika do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
- pobytu w miejscowości stałego lub czasowego pobytu przez pracownika odbywającego podróż służbową trwającą co najmniej 10 dni (dieta nie przysługuje za czas pobytu w tej miejscowości),
- zapewnienia przez pracodawcę całodziennego, bezpłatnego wyżywienia (całodzienne wyżywienie należy odnosić do zwyczajowych, standardowych pór posiłków przypadających w tym przedziale czasowym, w którym ma miejsce podróż służbowa).
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach określa załącznik do rozporządzenia delegacyjnego, przy czym za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę podróży:
- do 8 godzin ‒ przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin ‒ przysługuje 50 proc. diety,
- ponad 12 godzin ‒ przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli pracownikowi zapewniono w trakcie zagranicznej podróży służbowej bezpłatne całodzienne wyżywienie, to przysługuje mu 25 proc. diety ustalonej odpowiednio do długości podróży. Dieta w takiej wysokości przysługuje także za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym. W sytuacji, gdy pracownik otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta mu nie przysługuje, chyba że należność pieniężna jest niższa od diety. Pracownikowi przysługuje wtedy wyrównanie do wysokości należnej diety.
Rozporządzenie delegacyjne przewiduje mechanizm pomniejszania diety za podróż krajową lub zagraniczną w razie zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego posiłku (co dotyczy również posiłku zapewnionego w ramach usługi hotelarskiej). W przypadku podróży krajowej przyjmuje się, że śniadanie odpowiada 25 proc. diety, obiad 50 proc. diety, a kolacja 25 proc. diety. Natomiast w podróży zagranicznej śniadanie odpowiada 15 proc. diety, a obiad i kolacja 30 proc. diety. O takie wartości procentowe (odpowiednio do rodzaju posiłku) ulega obniżeniu kwota diety, o ile pracodawca zapewnił bezpłatny posiłek. Przy czym przez zapewnienie bezpłatnego posiłku należy rozumieć taką sytuację, w której pracodawca wykupił posiłek z góry lub zapewnił opłacenie go przez pracownika z firmowych środków (np. służbową kartą płatniczą).
Oprócz diety pracownik ma prawo do zwrotu kosztów: noclegu, przejazdów, w tym środkami komunikacji miejscowej i dojazdów z i do lotniska/portu morskiego/dworca kolejowego czy autobusowego. Pracodawca powinien również zwrócić pracownikowi inne udokumentowane wydatki, jeżeli są związane z podróżą służbową i zostały przez niego uznane lub określone. W razie odbywania podróży samochodem osobowym (motocyklem, motorowerem) niebędącym własnością pracodawcy zwrot kosztów przejazdu następuje w postaci kilometrówki, tj. iloczynu liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa od określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Podstawa prawna
Podstawa prawna
art. 775 par. 1 i 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)
rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167)
rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 5)
Przepisy ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.) nie rozstrzygają bezpośrednio, czy różne rodzaje działalności prowadzone przez osobę fizyczną powinny być objęte jedną ewidencją księgową, czy może odrębnymi. Odpowiedź na powstającą w tym zakresie wątpliwość można znaleźć w art. 2 ust. 1 pkt 2 u.r., określającym obowiązek stosowania przepisów tej ustawy. W myśl przywołanej regulacji obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdania finansowego dotyczy m.in. osób fizycznych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro (przeliczoną na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez NBP, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy).
Jak wynika z ww. regulacji, u.r. odnosi się do sumy przychodów, nie wskazując rodzaju prowadzonej działalności. W konsekwencji obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przez osoby fizyczne jest uzależniony od wysokości osiąganych przychodów (tj. łącznej sumy przychodów netto ‒ czyli bez VAT ‒ ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych uzyskanych w danym roku przez osobę fizyczną), a nie od rodzaju prowadzonej działalności czy też formy opodatkowania. Nie ma też znaczenia fakt nieopłacania PIT od tej działalności.
Gdy graniczna suma przychodów zostanie przekroczona, osoba fizyczna zobowiązana jest do rozpoczęcia prowadzenia ksiąg rachunkowych obejmujących wszystkie rodzaje prowadzonych działalności (których przychody decydowały o powstaniu obowiązku prowadzenia ksiąg).
Jeżeli zatem do ustalenia obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych należy brać pod uwagę wszystkie przychody osiągane przez osobę fizyczną, a następnie (jeżeli ww. limit zostaje przekroczony) prowadzić jedne księgi rachunkowe dla wszystkich rodzajów działalności, to należy uznać, że późniejsze rozpoczęcie nowego rodzaju działalności przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych również skutkuje koniecznością objęcia nowej działalności dotychczasową ewidencją.
Takie podejście w skrócie oznacza, że osoba fizyczna w związku z prowadzoną działalnością prowadzi jedne księgi rachunkowe. Bez znaczenia pozostaje wówczas to, ile rodzajów działalności księgi takie obejmują. Zaznaczyć należy jednak, że jeśli w księgach rachunkowych ujmuje się więcej niż jeden rodzaj działalności (tu: gospodarczej i rolniczej), konieczne jest wyodrębnienie poszczególnych rodzajów działalności w sposób umożliwiający ustalenie przychodów, kosztów oraz wyniku finansowego z tych działalności, w tym również dla potrzeb podatku dochodowego. W tym celu wskazane może być zatem ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych związanych z daną działalnością na wyodrębnionych kontach księgowych.
Z kolei konieczność badania przez biegłego pojawi się wtedy, gdy w sprawozdaniu zostaną przekroczone progi za poprzedni rok w odniesieniu do wszystkich rodzajów działalności łącznie. Badanie dotyczy tzw. pozostałych jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.
Podstawa prawna
Podstawa prawna
art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295)
Jednostka, na podstawie art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.), może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (np. biuru rachunkowemu). Według art. 76a ust. 2 pkt 1 u.r. usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów prawa przedsiębiorców, która polega na świadczeniu usług wymienionych w art. 4 ust. 3 pkt 2‒6 u.r., tj. na:
- prowadzeniu, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
- okresowym ustalaniu lub sprawdzaniu drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
- wycenie aktywów i pasywów oraz ustalaniu wyniku finansowego,
- sporządzaniu sprawozdań finansowych,
- gromadzeniu i przechowywaniu dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej u.r.
Działalność polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności wymienione powyżej będą wykonywane przez osoby, które mają pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 u.r.
Zasady rozstania się z biurem rachunkowym powinny wynikać z zawartej wcześniej umowy. To ona wskazuje okres wypowiedzenia i zakres prac, jaki powinien być przeprowadzony przez poprzednie biuro. Na początku roku kwestią zwykle sporną jest to, czy poprzednie biuro sporządza sprawozdanie za poprzedni rok, czy nie. Powinno to wynikać umowy, ale jeśli nie zapisano tego jasno, to strony muszą to uzgodnić między sobą.
Najczęściej biuro, które przejmuje księgi, nie chce sporządzać sprawozdania za okres, w którym nie prowadziło tych ksiąg. Jeśli jest taka konieczność, to zwykle jest to dodatkowa usługa z pewnymi obwarowaniami. Wynika to z tego, że nowe biuro nie zna specyfiki klienta, jego historii w zeszłym roku, a więc przygotowanie sprawozdania zajmie dużo więcej czasu niż zwykle.
Przejmując księgi, należy zadbać o przekazanie wszystkich plików JPK, warto też, aby był sporządzony JPK księgi. Powinny być też przekazane bazy danych w formie elektronicznej.
Należy zadbać o przejęcie wszystkich dokumentów źródłowych, chyba że ze starym biurem mamy umowę o ich przechowywanie (najczęściej nie). Dotychczasowe biuro powinno przekazać wszystkie pliki, na których pracowało w związku z obsługą klienta.
Na koniec warto też jednoznacznie sprawdzić, jak wygląda kwestia współpracy między firmą a dotychczasowym biurem, w sytuacji gdy będzie kontrola za okres, za który ono prowadziło księgi rachunkowe.
Zgłoszenie do urzędu skarbowego faktu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez nowe biuro rachunkowe jest uzależnione od formy, w jakiej jednostka prowadzi działalność oraz miejsca prowadzenia dokumentacji rachunkowej.
Jeśli księgi rachunkowe będą prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, to zgodnie z art. 11a u.r. jednostka obowiązana jest powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dodatkowo spoczywa na niej obowiązek zapewnienia ich dostępności wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.
W świetle obowiązujących regulacji prawnych:
- podmioty zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym zgłaszają zmiany indentyfikacyjne na druku NIP-2 ‒ w formularzu NIP-2 w pozycji B.12. należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej;
- przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą) dokonują aktualizacji danych indentyfikacyjnych za pośrednictwem tej ewidencji; jako zgłoszenie aktualizacyjne składają wniosek CEIDG-1 do dowolnego urzędu miasta/gminy/dzielnicy, który jest przekazywany do właściwego urzędu skarbowego; wniosek CEIDG-1 w rubrykach 21 i 22 zawiera informacje o miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz nazwę podmiotu usługowo prowadzącego księgi.
Warto zaznaczyć, że zlecający biuru rachunkowemu prowadzenie księgowości oczekuje zazwyczaj również występowania w jego imieniu przed organami podatkowymi. Wymaga to jednak ustanowienia pełnomocnika i udzielenia mu odpowiedniego pełnomocnictwa. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Biuro rachunkowe, rozumiane jako firma, nie może być pełnomocnikiem podatnika. Klient musi udzielić pełnomocnictwa właścicielowi lub pracownikowi biura rachunkowego. Nie ma przy tym ustawowego zakazu ustanowienia dwóch lub więcej pełnomocników.
Należy pamiętać, że podatnik nie może występować przez pełnomocnika, jeśli charakter czynności wymaga jego osobistego działania. Właściciel lub pracownik biura rachunkowego nie ma np. prawa w imieniu klienta podpisać czynnego żalu. Zawiadomienie to stanowi bowiem przyznanie się do dokonania przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego. Musi je złożyć sprawca czynu zabronionego, czyli osoba (fizyczna), która go popełniła. Nie należy tej sytuacji mylić z przypadkiem, gdy właściciel lub pracownik biura rachunkowego ponosi odpowiedzialność karną skarbową jak sprawca za uchybienia skarbowe w związku z zajmowaniem się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi swojego klienta. Przesłanki zajmowania się tymi sprawami spełnia wykonywanie na podstawie umowy takich działań, jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, doradztwo podatkowe czy rozliczanie zobowiązań podatkowych. Osoba traktowana jak sprawca przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego z racji zajmowania się sprawami gospodarczymi danej osoby lub podmiotu nie potrzebuje pełnomocnictwa do złożenia czynnego żalu w związku z uchybieniami firmy. Zawiadomienia dokonuje bowiem w swoim imieniu ‒ w celu zapewnienia sobie bezkarności. Podstawą działania pełnomocnika przed organami podatkowymi jest pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) lub szczególne (PPS-1).
Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych. Osoba mająca takie pełnomocnictwo może w imieniu mocodawcy występować w czynnościach sprawdzających, kontrolach i postępowaniach podatkowych, odpowiadać na wezwania, ubiegać się o wystawienie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach czy złożyć wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Informacje dotyczące pełnomocnictw ogólnych trafiają do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych. Organy podatkowe mają dostęp do tej bazy i w każdej chwili mogą sprawdzić umocowanie danej osoby do reprezentowania podatnika.
Pełnomocnictwo ogólne zgłasza się zasadniczo w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem konta na Portalu Podatkowym. Przewiduje to art. 138d par. 3 ordynacji podatkowej. Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania w określonej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego, np. w postępowaniu podatkowym dotyczącym określenia wysokości VAT. Przedkłada się je na potrzeby danej sprawy. Nie jest jednak konieczne złożenie pełnomocnictwa szczególnego na każdym etapie danej sprawy, tj. zarówno organowi I instancji, jak i odwoławczemu. Upoważnia ono, o ile nie zawiera w swej treści ograniczeń, do zastępowania mocodawcy od początku procedury, w jakiej sprawa jest prowadzona, do merytorycznego rozpoznania sporu. Pełnomocnictwo szczególne może być udzielone na piśmie (utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej) lub zgłoszone ustnie do protokołu. Pełnomocnictwo przesyłane przez internet musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym.
Złożenie pełnomocnictwa szczególnego wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej. Wynosi ona 17 zł (od każdego stosunku pełnomocnictwa). Opłatę skarbową należy wpłacić na rzecz prezydenta miasta właściwego ze względu na siedzibę urzędu skarbowego, w którym pełnomocnictwo jest składane. Wymaganą kwotę można uregulować w kasie urzędu miasta lub przelać na rachunek bankowy.
Zaznaczyć jednak należy, że pełnomocnictwa ogólne i szczególne nie uprawniają do podpisywania w imieniu klienta deklaracji. Do tego potrzebne jest obecnie pełnomocnictwo UPL-1. Udziela się go na czas oznaczony lub bezterminowo. Jego zakresu nie można ograniczyć ze względu na rodzaj podatku. Pełnomocnictwo w formie elektronicznej przesyła się szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Złożenie UPL-1 nie podlega opłacie skarbowej.
Zgodnie z art. 4 ust. 5 u.r. kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ww. ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, to odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Kwestię odpowiedzialności za rachunkowość w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych innej jednostce wyjaśnia również stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jak wynika z pkt 24 tego stanowiska, powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Według pkt 25 ww. stanowiska kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości poprzez: staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy. Szczególną uwagę należy zwrócić na te postanowienia umów, które przewidują odpowiedzialność innych ‒ oprócz kierownika jednostki ‒ osób za określone obszary rachunkowości. Efektywne sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp online, raportowanie okresowe lub na żądanie). Kierownik jednostki powinien również uzyskać informację dotyczącą kwalifikacji, w tym uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, osób faktycznie wykonujących te czynności w imieniu przedsiębiorcy (z zastrzeżeniem zasad określonych w ustawie o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) oraz informację dotyczącą posiadania ważnych polis ubezpieczenia OC.
Przepisy nie przewidują jakiegoś określonego sposobu postępowania w przypadku braku firmy chętnej do zbadania sprawozdania finansowego. Być może problemem jest kwestia terminów współpracy – teraz firmy audytorskie są obłożone pracą, może problem leży w zasadach współpracy, a może jest to kwestia pieniędzy, jakie jednostka chce przeznaczyć na tę usługę. W każdym razie lepiej poddać sprawozdanie badaniu z opóźnieniem, niż nie wykonać tego obowiązku.
Podstawa prawna
Podstawa prawna
art. 4 ust. 3 pkt 2‒6 oraz ust. 5, art. 11 ust. 2 pkt 1, art. 11a, art. 76a ust. 2 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295)
art. 138d par. 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. ‒ Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 2760)
pkt 24 i 25 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.Urz. Min.Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26)
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję