W piątek wchodzą w życie nowe przepisy w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy. Na ich mocy pracodawca będzie musiał zapewnić monitor lub podstawkę, a także klawiaturę i mysz osobom pracującym na laptopach. Jednocześnie firmy mają wątpliwości co do sposobu wdrożenia przepisów, zwłaszcza gdy chodzi o pracę zdalną.
"Dziennik Gazeta Prawna" zwraca uwagę, że przepisy mogą budzić dużo wątpliwości, mimo że weszły w życie już jakiś czas temu.
"Teoretycznie nowelizacja rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. poz. 2367) nie powinna być dla nikogo zaskoczeniem, bo przepisy weszły w życie 17 listopada 2023 r. Jednak nowe wymagania pracodawcy musieli stosować od tej daty tylko w sytuacji, gdy tworzyli nowe stanowisko pracy tego dnia lub później. Wiele firm dotychczas mogło więc nie mieć powodu ani okazji, by nowe przepisy zastosować" - czytamy w artykule.
"Teraz się to zmienia, bo od 17 maja 2024 r. dostosowane do nowych wymogów mają być już zasadniczo wszystkie stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe. Chodzi tu nie tylko o komputery stacjonarne, lecz także systemy przenośne np. laptopy przeznaczone do użytkowania co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy" - napisano.
Wydatki na nowy sprzęt
Dziennik zauważa, że nowe przepisy oznaczają wydatki na nowy sprzęt. "Dotyczy to zwłaszcza stanowisk wyposażonych w laptopy. Nowe regulacje wymagają bowiem od pracodawców zapewnienia na tych stanowiskach monitora lub podkładki pod laptop oraz klawiatury i myszy. Choć zaznaczyć przy tym trzeba, że to, jakie te koszty będą, zależy od tego, czy laptop jest używany w firmie, czy na pracy zdalnej (w niektórych wypadkach może ich w ogóle nie być)" - czytamy.
"Okazuje się, że w celu spełnienia nowych wymogów część pracodawców decyduje się na zakup sprzętu po porozumieniu się z pracownikami" - pisze "DGP".
- Choć taki obowiązek nie wynika z przepisów, wiele firm uzgadnia z pracownikami rodzaj nowego wyposażenia albo przynajmniej robi wśród nich rozeznanie, jakie są ich potrzeby. Uważają bowiem, że wdrożenie tych przepisów wymaga wyjścia naprzeciw oczekiwaniom pracowników - wskazuje Katarzyna Siemienkiewicz, ekspertka ds. prawa pracy Pracodawców RP. Dodaje, że oczywiście taka jest praktyka większych firm, które mogą wprowadzić zmiany w szerszym zakresie.
Przepisy w obliczu pracy zdalnej
"DGP" zwraca uwagę, że przygotowując się do wdrożenia nowych wymogów bhp, firmy dokonują przeglądu stanowisk np. pod kątem tego, czy w danym przypadku praca na laptopie odbywa się co najmniej przez połowę dniówki.
"Przegląd ma miejsce także w odniesieniu do dokumentów wymaganych przez prawo, np. ocen ryzyka zawodowego. Aktualizują też informacje przekazywane pracownikom o tym, jak ma wyglądać ich stanowisko pracy" - czytamy.
"Przy tym firmy swoją uwagę w dużej mierze kierują na stanowiska pracy zdalnej. W ich przypadku w praktyce od początku są duże wątpliwości, jak stosować do nich przepisy o bhp przy monitorach ekranowych. Po części wynika to stąd, że zgodnie z kodeksem pracy za organizację stanowiska pracy zdalnej odpowiada pracownik. Jednocześnie jednak przy pracy zdalnej pracodawca musi zapewnić niezbędne narzędzia i materiały. Z pewnością do takich narzędzi należą zaś monitor, podstawka, myszka czy klawiatura" - opisuje dziennik.
- W tym zakresie duża część firm opiera się na oświadczeniu pracownika. Wykonujący pracę zdalną ma bowiem obowiązek złożyć oświadczenie, w którym potwierdza, że na stanowisku pracy są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki - wskazuje dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan Robert Lisicki.
Ekspert wyjaśnia, że niektóre firmy wydają podstawki pod laptopy wszystkim pracownikom zdalnym. - Natomiast jest też mniejsza grupa pracodawców, którzy koszty nowych wymogów bhp uwzględnili w ramach ekwiwalentu lub ryczałtu wypłacanego w związku z korzystaniem przez pracownika z własnego sprzętu, co powinno być uregulowane w regulaminie pracy zdalnej - uzupełnia ekspert Lewiatana.
Są jednak jeszcze większe komplikacje. - To, co budzi największą wątpliwość, to kwestia pracowników hybrydowych, tj. czy po stronie pracodawców czy też samych pracowników pracujących hybrydowo spoczywa obowiązek zapewnienia ergonomicznego stanowiska pracy. A konkretnie, czy pracodawca ma obowiązek zapewnienia np. dodatkowej klawiatury, myszki, monitora czy podstawki pod laptopa. A nawet jeśli ten obowiązek spoczywałby na pracodawcy, to czy wystarczy, że pracodawca wyraża zgodę, aby pracownik, przechodząc na pracę hybrydową, mógł zabrać ze sobą podstawkę, klawiaturę i myszkę? Powinno to wypełniać obowiązek "zapewnienia" - wskazuje Karolina Kanclerz, radca prawny, partner w kancelarii PCS | Littler.
Źródło: "Dziennik Gazeta Prawna"
Źródło zdjęcia głównego: Shutterstock