Come funziona Slack
Capire come funziona Slack e saperne fare buon uso può aiutare molto nell'organizzazione e nella gestione del lavoro di squadraImparare come funziona Slack può essere di grande aiuto nel lavoro di tutti i giorni. Specificamente progettato per cooperare in squadra, è una piattaforma più ricca di funzionalità rispetto alle soluzioni tradizionali. Rispetto alle semplici app di messaggistica come e-mail o SMS porta in dote contenuti aggiuntivi, che contribuiscono a ridurre le barriere tra i vari utenti. Attraverso un accurato ed efficiente ecosistema di app e integrazioni, la squadra chiamata a occuparsi di un singolo progetto, temporaneo o duraturo, supera i vecchi limiti associati allo smart working.
Con il lavoro da remoto ormai sdoganato, anche a causa di questioni esterne sfavorevoli (tipo l'emergenza sanitaria degli ultimi anni), la richiesta di strumenti appositi è aumentata in misura esponenziale. Tra i numerosi tools oggi disponibili, Slack ha delle interessanti peculiarità, comprese le feature di sicurezza e conformità per proteggere i dati e rispettare le normative aziendali.
Indice
Che cos’è Slack
La nascita di Slack è avvenuta quasi per caso.
A Vancouver, in Canada, la software house Tiny Speck, fondata nel 2009 da Stewart Butterfield e altri ex dipendenti di Yahoo, avevano inizialmente il compito di sviluppare un videogioco, intitolato Glitch. Partiti con importanti ambizioni, i tecnici riscontrarono parecchie difficoltà nei lavori, fino ad abbandonare il progetto tre anni dopo.
Non tutto era, però, da buttare, infatti avevano sviluppato un canale interno di comunicazione, elevato nel 2013 da Tiny Speck a core business. Giò nel 2014 il programma è stato al pubblico, ricompensato da un successo immediato. Verso la fine del decennio la società è stata, dunque, quotata alla Borsa di Wall Street e acquisita da Salesforce.
A differenza delle canoniche piattaforme di project management, Slack ha subito sposato una filosofia versatile e flessibile. Invece di prevedere un'app in quanto entità separata, permette di unire quelle preferite per la gestione delle attività, il CRM (Customer Relationship Management, ovvero la gestione dei rapporti con la clientela), il calendario e non solo.
In un unico posto si centralizza l'intero flusso operativo.
I membri invitati hanno una pletora di opzioni per interagire tra loro, ad esempio messaggi diretti individuali o riunioni tra più persone. Senza appoggiarsi a un'altra applicazione, consente di eseguire chiamate vocali e video. La creazione di canali dedicati a specifici progetti, dipartimenti o argomenti contribuisce a prevenire una comunicazione frammentaria e confusa.
Come creare un account su Slack
Per beneficiare delle funzionalità di Slack:
- Collegati al sito slack.com
- Clicca su "Registrati con l'indirizzo e-mail"
- Immetti il tuo recapito di posta elettronica nella schermata successiva
- Premi "Continua"
In alternativa, puoi registrarti mediante Google (raggiungibile pure subito dalla homepage) o Apple: regolati in base alle tue preferenze. Se scegli l'e-mail ti verrà chiesto di confermarla, inserendo un codice di 6 cifre che ti verrà spedito.
Seleziona "Crea un'area di lavoro" nella pagina seguente e autorizza o meno (sei libero di scegliere) Slack a inviarti e-mail con suggerimenti, novità e offerte.
Ora viene il momento di compilare il form:
• Fornisci i dati della tua azienda o del tuo team: mentre il nome è obbligatorio, le specifiche su dimensioni e settore sono opzionali
• Inserisci, correggi o conferma il tuo nome e puntualizza, se lo desideri, il ruolo e il reparto occupato, oltre a caricare una foto
• Digita gli indirizzi e-mail di chi fa parte del team nella casella apposita, invita da "Contatti Google o copia il link d'invito" (ti basta fare tap). Hai anche la facoltà di saltare il passaggio
• Spiega su cosa il tuo gruppo sta lavorando e (facoltativo) in che modo Slack può aiutarti
• Aderisci a un piano, tra free (gratuito) e Pro. Benché il secondo possa apparire oneroso (il costo è mensile e a persona), è molto più ricco di servizi, inclusi i workflow illimitati e l'assistenza clienti 24/7
Come utilizzare Slack su desktop e dispositivi mobile
A Slack hai la possibilità di accedere sia tramite il tuo browser web preferito (come Chrome, Firefox, Safari o Edge) sia mediante il download e l'installazione su computer desktop o dispositivo mobile.
Indipendentemente dalla soluzione scelta, è intuitivo nei meccanismi, complice l'interfaccia grafica studiata dai creatori affinché sia user-friendly.
Per scaricare Slack su desktop:
- Accedi al sito e clicca sul pulsante di download: lo trovi già nell'homepage
- Apri il file e segui le istruzioni che ti appariranno su schermo
Se intendi usufruirne da mobile:
- Visita il tuo app store (Google Play Store per i dispositivi Android e App Store per quelli iOS)
- Cerca l'applicazione
- Premi sul pulsante di download o installa e attendi il completamento del processo
Nel caso in cui tu prediliga l'app, verifica, in via preventiva, di osservare i requisiti di sistema minimi e di disporre di sufficiente spazio in memoria.
Come creare o unirsi a un canale
I canali costituiscono la base portante di Slack, l'area in cui i membri del team hanno l'opportunità di comunicare e collaborare.
Partiamo dalla creazione del canale:
• Scorri la barra laterale sinistra fino alla fine dell'elenco dei canali e opta per "Aggiungi canale" (lo riconosci perché è contrassegnato dal segno "+")
• Seleziona "Crea nuovo canale"
• Assegna un nome al canale digitandolo nell'apposita barra. Qualora desiderassi invitare persone esterne, spunta l'apposita casella (è un contenuto Pro), e premi "Avanti"
• Definisci il tipo di visibilità tra pubblica o privata (la visualizzazione o l'ingresso richiederà l'invito) e clicca "Crea"
• Inserisci un nominativo o un indirizzo e-mail. Se sei un amministratore, hai facoltà di aggiungere in automatico ogni membro dell'area di lavoro
Il canale esiste già e vuoi aggiungerti? Le istruzioni sono ancora più semplici e dirette:
• Premi "Aggiungi canali" nella barra laterale a sinistra e, quindi, "Esplora i canali"
• Seleziona sul canale di tuo interesse se lo trovi nella schermata oppure scrivilo nella barra di ricerca in alto
Come inviare un messaggio e allegare un file
Aperto il canale, hai la possibilità di pubblicare un messaggio nella casella di testo, posizionata nella parte bassa dello schermo. Le impostazioni sono quelle canoniche (grassetto, corsivo, barrato, link, elenco puntato e numerato, ecc.
). Se devi allegare un file, pigia "+" e selezionalo. Avrai anche modo di aggiungere emoji ai tuoi messaggi: è una via divertente, efficace e moderna per esprimere il tuo stato d'animo. In aggiunta, è consentito registrare clip audio e/o video.
Oltre ai messaggi condivisi nel gruppo, è previsto pure lo scambio di messaggi diretti tra due persone in forma privata:
- Clicca su "Messaggi diretti" nella barra laterale sinistra
- Ti appariranno due opzioni: "Crea" e "Gestisci". La prima consiste nell'avviare una conversazione con un altro membro di Slack. Se la tu azienda si avvale della funzione Connect, hai facoltà di scrivere a persone di un'altra compagnia. Se sei interessato, puoi creare una sezione per la barra laterale, a patto di avere un piano Pro attivo. Con "Gestisci" ti è permesso di proseguire le conversazioni private
- Seleziona "Avvia messaggio diretto": verrai reindirizzato a una nuova pagina dove contattare qualsiasi collega o canale, da inserire nella casella in alto. Sotto, invece, scrivi il messaggio vero e proprio, con le solite voci, compreso l'allegamento di file e la registrazione di audio o video. Verifica di non aver commesso errori e premi sull'icona di invio (in basso a destra).
Le funzioni sopra illustrate costituiscono giusto la superficie nel mondo di Slack.
Per eseguire una ricerca approfondita:
- Seleziona la casella apposita nella parte superiore
- Digita all'interno le informazioni che stai cercando o clicca su una ultime, che ti compaiono sotto
L'archivio dati è vasto? Aggiungi dei modificatori e seleziona "Filtri" per ottimizzare il processo.
Integrazione app
Slack ha guadagnato notorietà anche perché permette di integrare software e app direttamente al suo interno. A tal proposito, apri "Automazioni" nella schermata principale, ai piedi di "Home".
In cima alla lista trovi "Workflow Builder", uno strumento visivo che consente a qualunque utente di automatizzare le funzioni di routine, tramite dei workflow personalizzati come:
• Dare il benvenuto ai membri del team
• Richiedere informazioni con moduli personalizzati
• Raccogliere report su incidenti in tempo reale
I workflow li puoi sia scaricare sia creare da zero in modo semplice e intuitivo.
In "App Directory" sono riunite le applicazioni installabili nell'area di lavoro. L'elenco è in continuo aggiornamento e verte, ovviamente, su software riservati ai professionisti.
Quando trovi quella di tuo interesse:
• Clicca sull'icona e su "Aggiungi a Slack"
• Verrai trasferito alla workspace: pigia su "Installa" e segui le istruzioni su schermo
Altre funzioni
La sezione "Altro" si dipana in tre tipologie di contenuti: "Incontri", "Canvas" e "Connessioni Esterne".
Per connetterti all'istante con i colleghi con audio o video in "Incontri":
- Seleziona "Avvia un incontro"
- Digita nella casella chi desideri invitare
- Premi su "Avvia un incontro". Un incontro con più persone richiede l'abbonamento Pro
"Canvas" consiste in una superficie dove creare e condividere contenuti formattati, per cui non è sufficiente un normale messaggio, tipo una newsletter o un brief su uno specifico prodotto. Hai tre opzioni:
- "Apri canvas del canale": dà l'accesso a quelli già disponibili
- "Crea canvas": la configurazione avviene da zero
- "Inizia da un modello": si parte da un modello preesistente e lo si personalizza
L'interfaccia è anche qui user-friendly: basta cliccare sulla proposta desiderata e verrai guidato passo passo.
Infine, "Connessioni esterne" permette di collegarsi a persone estranee alla propria organizzazione:
- Inserisci l'indirizzo e-mail nel campo di ricerca e invia
- Controlla che la persona utilizzi o meno già Canvas. Non è così? Clicca "Invito a entrare in Slack"