Si rischia a volte, quando si pensa all’introduzione di una soluzione per la gestione dei dati, di ridurre il discorso all’efficienza operativa e alla crescita del business. Ma l’impatto più importante della digitalizzazione dei processi è quello sociale: l’automatizzazione e l’uso strategico delle informazioni rendono più facile la vita. E se si tratta di aiutare le persone che abitano in contesti di crisi dove tutto è molto complesso, la semplificazione assume ulteriore valore. Ecco perché un approccio data driven in strutture localizzate in aree di emergenza a causa di guerre, povertà o epidemie è in grado di supportare attività strategiche per il funzionamento di servizi fondamentali per la popolazione come l’assistenza sanitaria.
Contesti di crisi, perché è importante la gestione dei dati
Le sfide, tuttavia, sul piano pratico sono tante. La prima è quella di implementare una soluzione tecnologica in un ambiente che non offre presupposti infrastrutturali adatti allo scopo. È necessario quindi realizzare una soluzione tagliata sulle necessità e sulle risorse disponibili in loco, considerando le difficoltà che possono sussistere dal punto di vista tecnico e logistico: “In contesti di crisi, la raccolta dei dati è cruciale per quelle stesse finalità che risultano indispensabili negli ambienti aziendali tradizionali, cioè per avere il controllo dei processi. Ci sono però difficoltà nel raccogliere e nel trasmettere i dati”, spiega Giuseppe Caspani, CEO di Saep ICT.
I fronti critici riguardano “soprattutto le risorse non disponibili e la discontinuità della rete, che non sempre è disponibile, oltre alla necessità di misurare la quantità di dati che viene scambiata perché non si può dare per scontata l’ampiezza della banda”, precisa Caspani.
È quindi indispensabile “creare un’architettura robusta, resiliente e capace di funzionare cogliendo l’occasione della disponibilità di rete in certe finestre temporali durante la giornata, in modo proattivo – spiega Caspani -. È importante avere uno storage locale in grado di sincronizzarsi con i nodi centrali quando vi è l’opportunità per farlo”.
Le soluzioni ICT per gli scenari complessi
È chiaro perciò che la realizzazione di una soluzione tecnologica destinata a contesti critici richiede l’applicazione di un approccio che tenga conto di tutte le caratteristiche del posto e delle necessità operative della struttura in cui attuare l’implementazione. Il primo passo da compiere è quello “di mappare i flussi e i dati, oltre a valutare l’infrastruttura IT esistente, se c’è, e individuare i processi da digitalizzare”, spiega Caspani.
Bisogna cogliere inoltre “una specifica dei nuovi processi, quali sono gli utenti coinvolti, stabilire i vincoli in termini di integrazione e lavorare sul design, che non è un passaggio banale – spiega Caspani -. Infatti, bisogna tenere conto della user experience e individuare un’interfaccia utente che sia semplice, immediata e non porti a perdite di tempo”. Questo perché “in qualsiasi contesto, è sempre importante che la soluzione informatica sia facile da usare, ma questa caratteristica è ancora più fondamentale nelle strutture situate in scenari di crisi, dove serve spesso rapidità e dove le soluzioni tecnologiche vengono utilizzate anche in emergenza e da personale non specializzato in quei processi di gestione dei dati”, aggiunge Caspani. Il modo migliore per evitare difficoltà “è procedere con la prototipizzazione della soluzione in una fase molto precoce della progettazione, in modo da capire se sia ben fruibile da tutti o se siano necessarie ulteriori semplificazioni”.
Emergency e la gestione dei dati: le necessità
Tra i processi che possono essere rivoluzionati grazie alla digitalizzazione figurano la rendicontazione e la gestione delle cartelle cliniche. Sono le attività per cui l’organizzazione non governativa Emergency – che gestisce presidi ospedalieri in contesti di crisi in Sudan, Afghanistan, Uganda, Eritrea, Sierra Leone e Iraq fornendo cure gratuite e di qualità alla popolazione – aveva esigenza di rinnovamento. Così è nata nel 2019 la collaborazione con Saep ICT: “In principio il progetto è stato avviato per dare ai processi legati alla rendicontazione la qualità necessaria per le certificazioni basate su standard europei. Era quindi indispensabile individuare le evidenze su come venivano gestiti tali flussi – racconta Caspani -. In stretta collaborazione con analisti e tecnici del team IT di Emergency é stato quindi realizzato un sistema per dimostrare come i dati venivano raccolti e gestiti”.
Alessandro Fortunati, team leader di Saep ICT per il progetto legato a Emergency, spiega che la difficoltà “era soprattutto quella di raccogliere i dati localmente, perché ogni missione ha la sua contabilità interna che deve rispettare le regole del Paese in cui operano, con le proprie peculiarità fiscali e amministrative, ma tale contabilità poi richiede integrazioni e conformità alle regole fiscali italiane”.
Oltretutto, “i dati devono essere aggregati e controllati nell’headquarter di Milano di Emergency, considerando però che nei contesti di crisi la connessione può non essere sempre disponibile – precisa Fortunati -. Esiste quindi un database locale per ogni missione, con il quale almeno una volta al mese si effettua una sincronizzazione dei dati che vengono copiati a livello centrale. Non è un’operazione semplice, servono certi strumenti per sincronizzare i database e spesso le infrastrutture sono insufficienti”.
Oltre ai processi di rendicontazione, era necessaria una soluzione che supportasse il personale negli ospedali dell’Afghanistan e dell’Uganda a gestire adeguatamente le cartelle cliniche: “Una soluzione necessaria ai sanitari sul posto, per avere chiara la situazione dei pazienti e gestire in modo efficiente i loro dati per semplificare l’erogazione delle prestazioni mediche”, commenta Fortunati.
L’intervento di Saep per Emergency
Lavorando a quattro mani con il team di Emergency, che ha contribuito attivamente a tutte le fasi di analisi e sviluppo, Saep ICT ha implementato nel quartier generale dell’ONG a Milano una soluzione integrata con l’ERP aziendale utile per i flussi legati alla rendicontazione, mentre negli ospedali di Entebbe in Uganda e di Anabah in Afghanistan sono state sviluppate soluzioni particolari per la gestione delle cartelle cliniche.
L’esempio del Centro di chirurgia pediatrica di Entebbe
Quello di Entebbe è un Centro di chirurgia pediatrica, progettato dall’architetto Renzo Piano, ed è partito utilizzando il sistema di Saep ICT fin dall’inizio: “Sono nati insieme – ricorda Fortunati -. Il sistema per funzionare bene deve essere molto intuitivo e facilmente utilizzabile da tutto il personale, dai receptionist che accolgono i pazienti ai medici che devono avere a disposizione la storia clinica di ogni persona che visitano”. Il sistema non si limita alla gestione delle cartelle, ma “è stato poi integrato con ulteriori processi, come la gestione delle liste d’attesa e il journey dei pazienti dalle visite alle operazioni chirurgiche al follow up”.
Il caso del Centro di maternità di Anabah in Afghanistan
La seconda struttura in cui è stato implementato il sistema di gestione delle cartelle cliniche è il Centro di maternità di Anabah, nella valle del Panjshir nel nord dell’Afghanistan, che offre gratuitamente assistenza ginecologica, ostetrica e neonatale: “Il sistema deve gestire diversi eventi nel journey delle pazienti, come i controlli durante la gravidanza fino al parto e le visite successive – sottolinea Fortunati -. Abbiamo dovuto implementare un sistema dinamico e facilmente configurabile per gestire tutte le differenti situazioni che possono verificarsi in questi percorsi sanitari, considerando anche la necessità di una certa duttilità sul piano anagrafico”, in quanto la popolazione locale sovente non ha un indirizzo di residenza o il cognome, anche l’età può essere incerta. Nel Panjshir ci sono “diversi presidi dove le donne possono essere visitate, per poi partorire all’ospedale di Anabah, ma il sistema informatico è lo stesso ovunque, in quanto è stato reso disponibile anche su computer portatili che possono quindi essere trasportati dal personale dove necessario”, aggiunge Fortunati. La connessione però nella valle, ai piedi della catena montuosa dell’Hindu Kush, è instabile: “Ci sono tante difficoltà, noi abbiamo dovuto disegnare la sincronizzazione dei dati in modo mirato, per trasmettere le informazioni in modo essenziale sfruttando le finestre di operatività – racconta Fortunati -. La rete non è sempre affidabile: operatori mi hanno riferito che talvolta è necessario andare in strada perché nel punto di pronto soccorso non prendeva”.
L’impatto è stato socialmente rilevante: “Il gestionale ad Anabah è stato usato già per seguire la nascita di circa ottocento bambini in pochi mesi”, racconta Fortunati. E aggiunge: “Grazie alla gestione tecnica della fase di deploy sul campo da parte del team IT di Emergency, è stato possibile adottare questo sistema in un contesto di guerra da poco conclusa, con la necessità di mettere l’ospedale al più presto nelle condizioni di funzionare bene lato informatico, per garantire servizi ancora più efficienti alla popolazione della valle”.
Articolo realizzato in collaborazione con Saep ICT Engineering