La fatturazione elettronica è diventata una prassi imprescindibile per le aziende italiane che operano con partita IVA. Oltre a garantire conformità normativa, scegliere il giusto software per la fatturazione elettronica come Easyfatt può significare risparmiare tempo e denaro. Vediamo quali sono le caratteristiche da considerare per scegliere il miglior software per la fatturazione elettronica, in modo da semplificare le operazioni di grandi e piccole imprese o dei liberi professionisti.
Caratteristiche che un software per la fatturazione elettronica deve avere
I software per la fatturazione elettronica in commercio non sono tutti uguali, alcuni sono più professionali di altri, con funzionalità aggiuntive e un’interfaccia più semplice. Ecco perché è importante considerare tutte le caratteristiche del software prima di acquistarlo.Funzionalità e servizi avanzati
Uno dei primi fattori da valutare è la gamma di funzionalità offerte dal software, che dovrebbero comprendere le seguenti.● Creazione e invio di fatture elettroniche: si tratta del cuore della fatturazione elettronica, ogni software dovrebbe consentire la creazione rapida e l'invio sicuro delle fatture digitali.
● Ricezione di fatture elettroniche: è inoltre importante ricevere le fatture elettroniche dei fornitori direttamente nel software, così da poter procedere più rapidamente alla loro registrazione e contabilizzazione.
● Firma digitale: fondamentale per garantire la validità legale delle fatture elettroniche.
● Conservazione sostitutiva: la capacità di conservare in modo sicuro e accessibile le fatture elettroniche per il periodo richiesto dalla legge.
● Gestione del magazzino: anche se la gestione del magazzino non è il focus principale di tutti i software per la fatturazione elettronica, potrebbe essere un elemento importante per alcune aziende.
● Gestione degli incassi e dei pagamenti: alcuni software permettono di compilare la prima nota in automatico con gli importi delle fatture attive e passive e inviare solleciti di pagamento ai clienti. Inoltre, i più evoluti, consentono di far pagare i clienti tramite un bottone in fattura un e di emettere bonifici ai fornitori direttamente dalle fatture ricevute.
Facilità d'uso della piattaforma
Oltre alle funzionalità, è essenziale valutare l'usabilità del software.● Interfaccia intuitiva: deve essere ben progettata e semplice da utilizzare, perché può fare la differenza nella facilità d'uso quotidiana.
● Assistenza clienti: un buon supporto clienti è fondamentale per risolvere eventuali problemi in modo tempestivo e ridurre gli ostacoli nell'utilizzo del software.
Prezzi e piani tariffari
Infine, è importante considerare il costo del software per la fatturazione elettronica.● Software gratuito: alcuni programmi offrono una versione gratuita con funzionalità di base, ma spesso molto limitata, adatta per le piccole imprese con esigenze limitate.
● Software a pagamento: le soluzioni a pagamento possono offrire un set più ampio di funzionalità e un supporto clienti migliore.
● Piani tariffari diversi: molte piattaforme offrono piani con diversi prezzi e funzionalità , consentendo di scegliere la soluzione più adatta al proprio budget e alle proprie necessità.
Come scegliere il software giusto per te
Per individuare il software ideale per le tue esigenze, valuta le tue esigenze come libero professionista o come azienda. Identifica le caratteristiche e le funzionalità essenziali per la tua attività, concentrandoti su ciò di cui hai veramente bisogno. Fai una lista dei software che sembrano adatti alle tue esigenze e confronta le loro funzionalità, usabilità e costi, può essere molto utile per capire ciò di cui non hai bisogno e ciò che invece cerchi. Se disponibile, prova la versione gratuita o i periodi di prova offerti dai fornitori per valutare direttamente le funzionalità del software. Oltre alle caratteristiche fondamentali e al processo di selezione del software, ci sono altri aspetti da considerare, ad esempio capire se il software si integra con altri strumenti o piattaforme che utilizzi già nella tua attività. Potresti aver bisogno di sincronizzare i dati della fatturazione con il tuo software di gestione della relazione con i clienti (CRM) o con la piattaforma per la vendita online. .Se prevedi una crescita della tua attività nel tempo, assicurati che il software sia in grado di scalare per soddisfare le tue esigenze future senza dover cambiare piattaforma. Non sottovalutare l'importanza del feedback degli utenti, cerca comunità online, forum o gruppi di utenti dedicati al software che stai considerando per ottenere opinioni e consigli da chi lo utilizza già attivamente.. Scegliere il software per la fatturazione elettronica giusto è fondamentale per semplificare i processi d’impresa e garantire la conformità normativa. Valuta attentamente le caratteristiche, l'usabilità e i costi delle varie opzioni disponibili per trovare la soluzione perfetta.