I programmi per la fatturazione e la gestione del magazzino sono una risorsa valida per chi vuole ottimizzare la contabilità e le attività di intralogistica. Consentono infatti di automatizzare buona parte dei processi e allo stesso tempo di raccogliere dati utili.
Ne parliamo qui, spiegando come funzionano e presentando i vantaggi che apportano. Offriremo poi consigli su come scegliere il programma più adatto alle proprie esigenze e introdurremo Invoicex, uno dei software che sta riscuotendo il maggior successo.
Programmi per la fatturazione e la gestione del magazzino, come funzionano e perché sono utili
I programmi per la fatturazione e la gestione del magazzino intervengono su buona parte delle attività legate alla contabilità e all’intralogistica.In primo luogo, permettono di compilare e inviare le fatture elettroniche, cosa che consente di risparmiare tempo e fatica. In secondo luogo, permettono di gestire gli ordini in entrata e in uscita. Inoltre, garantiscono un certo controllo sulle scorte, a sua volta garanzia di efficienza.
Infine, i programmi per la fatturazione e la gestione del magazzino si caratterizzano per la capacità di produrre e incamerare dati. Non è un dettaglio di poco conto, in quanto è proprio a partire dai dati che è possibile da un lato, evitare errori e colmare le inefficienze, dall’altro produrre un’attività di ottimizzazione che si traduce quasi sempre in un aumento del fatturato.
Alla luce di ciò, appaiono evidenti i vantaggi garantiti da questi software. Vale comunque la pena proporre una panoramica.
● Automatizzazione delle attività ripetitive. I programmi per la fatturazione e la gestione del magazzino automatizzano alcune delle operazioni più frequenti e allo stesso tempo noiose, che in genere ruberebbero parecchio tempo. Per esempio, l’immissione dei dati sugli ordini (tanto in entrata quanto in uscita), la compilazione delle fatture etc.
● Riduzione degli errori. Automatizzare le attività significa ridurre la portata dell’intervento umano e di conseguenza lo spazio per gli errori. Non è un dettaglio di poco conto, se si considera che un errore compiuto in una qualsiasi fase della catena logistica si ripercuote su tutti gli anelli della catena medesima.
● Risparmio di tempo e denaro. Come tutti i software che puntano all’automazione, anche i programmi per la fatturazione e la gestione del magazzino concretizzano un importante risparmio di tempo e, di conseguenza, denaro. Consentono di svolgere le medesime attività molto più rapidamente e di allocare le risorse in maniera più intelligente.
● Aumento della produttività. Quanto detto fin qui si traduce in un aumento radicale della produttività. A incidere è in particolare il risparmio di denaro e di tempo, la riduzione degli errori, la possibilità di incamerare i dati e utilizzarli per l’ottimizzazione delle attività.
Come individuare il programma più adatto
In commercio si trovano svariati programmi per la fatturazione e la gestione del magazzino. Potreste essere colti dall’imbarazzo della scelta. Vale la pena, alla luce di ciò, elencare alcuni criteri che possono tornare utili in fase di valutazione.● Funzionalità offerte. Alcuni software sono più forniti di altri. I migliori sono quelli che impattano sia sulla contabilità che sulla logistica, che offrono un servizio di fatturazione elettronica e di intervento al contempo anche sulla gestione del magazzino.
● Facilità d'uso e interfaccia utente. Si tratta di un aspetto fondamentale in quanto impatta direttamente sull’usabilità. Non solo, impatta anche sulla curva di apprendimento che gli utilizzatori devono percorrere. Ovviamente, più l’interfaccia è semplice, più in fretta il programma verrà padroneggiato.
● Integrazione con altri software. Altro aspetto fondamentale in quanto garantisce fluidità nello svolgimento delle attività e riduce a zero il rischio di lungaggini. La prospettiva è quella di una piena automazione delle attività più ripetitive.
● Scalabilità e adattabilità alle esigenze aziendali. La scalabilità è un elemento importante in quanto impatta sull’effettiva capacità del software di calarsi nella realtà aziendale.
● Prezzo e costi di abbonamento. Ovviamente, anche l’aspetto economico conta. I prezzi sono molto variabili, ma in genere sono proporzionali alla qualità e alla quantità di funzioni disponibili.
Invoicex, il programma perfetto?
Tra i programmi per la fatturazione e la gestione del magazzino che stanno riscuotendo il maggior successo spicca Invoicex.Questo software si caratterizza per la gratuità (almeno nella sua versione base) e per la compatibilità con più sistemi (Windows, Mac OS, Linux). È perfetto sia per la contabilità sia per la gestione della logistica.
Inoltre, è valorizzato da un servizio di assistenza tecnica raggiungibile via email, telefono o ticket.