Kundenzentrierung im Fuhrparkmanagement bedeutet längst eines: Kostenzentrierung. Denn steigende Kosten gelten unter Fuhrparkmanagern inzwischen als größte Herausforderung. Eine der wichtigsten Stellschrauben: administrative Aufwände reduzieren.
Eine Umfrage des Autoservicenetzwerks FleetPartner in Zusammenarbeit mit Statista ergab erst vergangenes Jahr ganz klar: Unter allen Herausforderungen, mit denen Fuhrparkmanager aktuell zu kämpfen haben, sind steigende Kosten die mit Abstand größte. Das bestätigen 48 Prozent der 500 befragten Fuhrparkverantwortlichen in Deutschland.
Einsparpotenzial in der Administration
Nach der Optimierung von Standzeiten und der Reduzierung von Servicekosten sehen die befragten Flottenmanager das größte Einsparpotenzial mit 43 Prozent in den administrativen Prozessen, zum Beispiel in der Abwicklung von Rechnungsprozessen. Eine Einschätzung, die Sebastian Becker, Leiter Vertrieb Flottenkundengeschäft bei der Vergölst GmbH und Verantwortlicher für FleetPartner, teilt. „Wir sehen es als Kernaufgabe an, unseren Kunden maximale Prozesseffizienz zu bieten, auch und vor allem in der Administration.“
Digitale Lösungen senken Aufwände
Mit seinen digitalen Lösungen bietet das deutschlandweite FleetPartner Netzwerk seinen Flottenkunden die Möglichkeit, Serviceleistungen unkompliziert zu koordinieren und Aufträge einfach zu autorisieren. „Der gesamte Prozess bis hin zur Rechnungsstellung wird digital abgebildet, sodass die Flottenmanager von einem deutlich geringeren Aufwand in ihrer Administration profitieren“, erklärt Becker. „Dafür bieten wir unseren Kunden Zugang zu zwei smarten Autorisierungsplattformen: zu unserer netzwerkeigenen und teilautomatisierten FleetPartner Plattform oder zu den vollautomatisierten Alternativen unserer Partner Business Gateway und ControlExpert.“
Auftragsautorisierung mit wenigen Klicks
Ein vorher mit dem Kunden definiertes Regelwerk wird auf der FleetPartner Plattform hinterlegt. Dort ist festgelegt, welche Aufträge freigegeben werden dürfen. Der Vorteil: Die Flottenmanager bekommen auf dieser Basis alle genehmigungspflichtigen Aufträge farblich gekennzeichnet. So ermöglicht es FleetPartner seinen Kunden, Werkstattaufträge schnell freizugeben oder abzulehnen. Das spart erhebliche administrative Ressourcen und damit Kosten. „Darüber hinaus haben wir eine Schnittstellenprogrammierung zu den drei ERP-Systemanbietern TyrePro, TOP-M und Desk Tyreline vorgenommen und damit einen neuen Standard in dem Netzwerk etabliert. Weitere Systeme werden folgen“, so Becker. „Die Abwicklung erfolgt damit direkt aus dem eigenen System in der Filiale, was eine Doppelerfassung für Flottenkunden überflüssig macht und dem steigenden Kapazitätsmangel vor Ort Rechnung trägt.“
Auftragsautorisierung vollautomatisiert
Noch effizienter laufen Freigabeprozesse, zum Beispiel für Autoservices, mit der Autorisierungsplattform ControlExpert ab. „Eine eigens geschaffene Schnittstelle ermöglicht es, Autoservice-Aufträge durch eine neutrale Instanz komplett automatisiert checken und freigeben zu lassen“, erklärt Becker. Flottenmanager sparen damit im hektischen Alltag noch mehr Ressourcen, da eine händische Freigabe komplett entfällt. „Freigaben werden automatisiert, der Rechnungsversand digitalisiert und die fehlerhaften Rechnungen nahezu auf null reduziert“, betont Becker.
Steigende Kosten – mangelndes Kostenmonitoring
Aufwände reduzieren, das ist das eine. Kosten dauerhaft im Blick zu behalten, das andere. Dabei ist laufendes Kostenmonitoring wichtig, besonders angesichts eines immer weiter steigenden Kostendrucks. Umso überraschender, dass im Rahmen der Umfrage von FleetPartner und Statista herauskam: Noch immer geben 23 Prozent der befragten Fuhrparkverantwortlichen an, die Total Costs of Ownership (TOC) nicht zu ermitteln. Auch hier können die digitalen Lösungen von FleetPartner Abhilfe schaffen. Denn alle erbrachten Leistungen werden dokumentiert, was ein ganzheitliches Kostenmonitoring ermöglicht.
Weitere Infos auf: fleetpartner.de