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Selbst erfahrene IT-Nutzer und Profis stoßen bisweilen auf Schwierigkeiten mit der Funktion "Allen antworten" in Microsoft Outlook. Diese Option, die alle Empfänger einer Gruppen-E-Mail adressiert, verursacht nicht nur Unmut bei manchen Kontakten, sondern kann auch aus Datenschutzgründen problematisch sein. Mit einigen wenigen Einstellungen lässt sich dieses Risiko minimieren.
Zunächst aktivieren Sie die Entwicklertools in Outlook. In der Kategorie "Benutzerdefinierte Formulare" wählen Sie "Ein Formular entwerfen". Wählen Sie in der Liste "Nachricht" aus und klicken Sie auf "Öffnen". Im Fenster der unbenannten Nachricht navigieren Sie zu "Aktionen", markieren die Option "Allen antworten" und öffnen über den Button "Eigenschaften" den Dialog "Formularaktionen: Eigenschaften".
Hier deaktivieren Sie die Option "Aktiviert". Zum Abschluss speichern Sie das Formular unter einem prägnanten Namen via "Veröffentlichen / Formular veröffentlichen unter". Fortan ist die Funktion "Allen antworten" in allen auf diesem Formular basierenden E-Mails in der "Bibliothek für persönliche Formulare" nicht mehr wählbar.