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Copilot für Microsoft 365 hat das Potenzial, Arbeitsaufgaben zu vereinfachen und die Produktivität der Benutzer zu steigern. Doch zunächst müssen IT-Administratoren das Tool einrichten.
Copilot für Microsoft 365 ist ein generatives KI-Tool, das umfangreiche Sprachmodelle verwendet und in die Microsoft 365 Suite integriert wird, um Aufgaben zu automatisieren und Fragen der Benutzer mit natürlichsprachlichen Antworten zu beantworten. Bei der Verwendung von Anwendungen wie Word oder Excel kann der Copilot in Echtzeit Hilfe in Form von Bearbeitungsvorschlägen oder Analysen anbietet.
Das Tool steht derzeit für Unternehmen zur Verfügung und lässt sich relativ einfach einrichten, einschließlich Datenvorbereitung und Lizenzzuweisung. Dennoch sollten sich Administratoren mit den Details dieses Prozesses vertraut machen und die damit verbundenen Überlegungen überprüfen. Für Anwender in der EU von Bedeutung: Microsoft weist daraufhin, dass für diese Nutzer besondere Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden. So halte Microsoft 365 alle Verpflichtungen zur Datenresidenz ein. Die detaillierten Angaben auch zur EU-Datengrenze bezüglich Copilot für Microsoft 365 lassen sich hier nachlesen. Wie bei jedem Einsatz von KI-Diensten sollten Unternehmen zudem ihre Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA) entsprechend anpassen.
So richten Sie Copilot für Microsoft 365 ein
Bevor Unternehmen Copilot für Microsoft 365 einrichten, sollten sie sicherstellen, dass sie die Voraussetzungen von Microsoft für die Nutzung des Tools erfüllen. Es ist als Zusatzprodukt zu den Microsoft-365-E3- und-E5-Plänen erhältlich und hat eine Mindestanzahl von 300 Plätzen. Mit anderen Worten: Kunden müssen mindestens 300 E3- oder E5-Lizenzen in ihrer Organisation haben, um Copilot für Microsoft 365 zu implementieren.
Unternehmen, die Microsoft 365 E3 und E5 verwenden, sollten die meisten Anforderungen für die Nutzung von Copilot bereits erfüllen, aber es ist wichtig, die Liste der Voraussetzungen von Microsoft zu überprüfen, um sicherzugehen. Obwohl Microsoft empfiehlt, die Geräte auf Windows 11 zu aktualisieren, um eine bessere Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten, ist der 365 Copilot auch unter Windows 10 verfügbar. Sobald ein Unternehmen sicher ist, dass es für den Copilot in Frage kommt, können Administratoren mit der Installation und Einrichtung des Copilots beginnen.
Überlegungen zur Datenvorbereitung und Governance
Es gibt einige wichtige Überlegungen, die IT-Teams vor der Implementierung von Copilot für Microsoft 365 anstellen müssen. In erster Linie sollten sich Unternehmen mit den Sicherheits- und Datenschutzbedenken befassen, die mit der Verwendung von Copilot einhergehen. Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass die Benutzer nur auf die Daten zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Die IT-Abteilung sollte Best Practices und Tools implementieren, um die gemeinsame Nutzung von Daten zu verhindern und den Zugriff zu beschränken, ohne die Produktivität der Benutzer zu beeinträchtigen.
Außerdem müssen Unternehmen ihre Daten bereinigen, damit Copilot sie richtig nutzen kann. Um einen reibungslosen Ablauf für die Endbenutzer zu gewährleisten, sollte die IT-Abteilung alle redundanten, veralteten oder trivialen Daten entfernen. Weitere bewährte Verfahren sind die Standardisierung von Dateinamen und die Kennzeichnung von Dateien mit beschreibenden Schlüsselwörtern.
Generell sollten Unternehmen bei der Vorbereitung auf Copilot auf Data Governance achten und bei der weiteren Nutzung des Tools auf die Einhaltung der Vorschriften achten. Die Datenvorbereitung kann ein langwieriger und komplizierter Prozess ein, daher sollte die IT-Abteilung das als eigenes Projekt angehen, bevor sie mit der Installation und die Einrichtung beginnt. Die Erstellung eines Plans für den Datenzugriff und die Datenverwaltung ist ein wichtiger erster Schritt.
Zuweisung von Lizenzen für Copilot für Microsoft 365
Sobald ein Unternehmen alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt und seine Daten in Ordnung gebracht hat, besteht der nächste Schritt darin, den Benutzern Lizenzen für Copilot für Microsoft 365 zuzuweisen. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Wie bei jedem anderen Microsoft-365-Dienst können Administratoren die Copilot-Lizenzen mit dem von ihnen bevorzugten Lizenzzuweisungsansatz zuweisen. Zu den Optionen gehören PowerShell und das Microsoft 365 Admin Center.
Im Microsoft 365 Admin Center kann die IT-Abteilung die Lizenzen zuweisen, indem sie die folgenden Schritte durchführt:
1. Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an und navigieren sie zu Benutzer/Aktive Benutzer (Users/Active Users).
2. Wählen Sie die Benutzer aus, die mit Copilot für Microsoft 365 aktiviert werden sollen. Diesen Benutzern muss bereits eine entsprechende Microsoft-365-Lizenz zugewiesen sein und sie müssen sich entweder im Current Channel oder im Monthly Enterprise Channel befinden.
3. Wählen Sie Lizenzen und Apps (Licenses and Apps) und fügen Sie die gewünschte Microsoft-365-Lizenz hinzu.
4. Wählen Sie unter Apps die Option Microsoft Copilot für Microsoft 365, um die Lizenz zu aktivieren.
5. Wählen Sie Speichern (Save), um die Änderungen zu übernehmen.
Alternativ können Administratoren die Lizenzen mithilfe des Einrichtungsassistenten für Copilot im Abschnitt Lizenzen (Licenses) zuweisen. Die Lizenzverwaltung ist auch im Admin Center unter Abrechnung/Lizenzen (Billing/Licenses) verfügbar.
Nachdem die IT-Abteilung die Lizenzen erfolgreich zugewiesen hat, haben die Benutzer Zugriff auf Copilot in allen ihren Microsoft-365-Anwendungen und -Diensten. Um die Benutzer mit dem neuen Tool vertraut zu machen, empfiehlt Microsoft, dass die IT-Abteilung eine E-Mail versendet, in der erklärt wird, was Copilot ist und wie es funktioniert. Unternehmen können auch die Einrichtung eines Copilot-Kompetenzzentrums in Erwägung ziehen, um Schulungen anzubieten, die Akzeptanz zu fördern und Feedback zu sammeln.