Die Digitalisierung ist eine maßgebliche Strategie, um in einer sich stetig wandelnden Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. Effizienz und Kostensenkung durch digitale Lösungen wie ein IT Service Management stellt dabei einen unverzichtbaren Hebel dar.
In der gegenwärtigen Wirtschaftslage, die von hoher Inflation und politischer Unsicherheit in Deutschland und Europa geprägt ist, sehen sich viele Unternehmen gezwungen, in den Sparmodus zu wechseln. Diese Entwicklung birgt Risiken für die Digitalisierungsbestrebungen, da Investitionen in digitale Technologien oft mit hohen Anfangskosten und langfristigen Erträgen verbunden sind. Jedoch ist gerade in solch turbulenten Zeiten die Leistungsfähigkeit der IT von entscheidender Bedeutung. Durch Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen, die digitale Lösungen bieten, können Prozesse optimiert, Ressourcen effizienter genutzt und somit Kosten gesenkt werden. Darüber hinaus ermöglicht eine verbesserte IT-Performance den Unternehmen, ihre Produkte und Dienstleistungen schneller und effizienter auf den Markt zu bringen und sich so in einem hart umkämpften Wettbewerbsumfeld durchsetzen zu können. Zudem eröffnen -digitale Technologien die Möglichkeit, neue Geschäftsmo-delle zu entwickeln und Zugang zu bisher unerschlossenen Märkten zu erschließen.
Um diese Potenziale zu realisieren, müssen Unternehmen die strategische Bedeutung der Digitalisierung erkennen und IT-Investitionen als zukunftsorientierte Investitionen begreifen. Die Förderung von Effizienz und Kostensenkung durch digitale Lösungen wie ein IT Service Management stellt dabei einen wesentlichen Hebel dar. Auch in Zeiten finanzieller Unsicherheit ist es von großer Wichtigkeit, innovative Lösungen nicht zu vernachlässigen, um neue Geschäftsfelder zu erschließen und die eigene Zukunftsfähigkeit zu sichern. Die Digitalisierung ist somit kein optionaler Luxus, sondern eine essenzielle Strategie, um in einer sich stetig wandelnden Welt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Der Schlüssel für ein erfolgreiches ITSM-Projekt liegt im organisatorischen Wandel. ITSM-Projekte werden oft als reine Software-Installationsvorhaben betrachtet. Die Vernachlässigung des organisatorischen Wandels, der mit der ITSM-Implementierung einher geht, wird für viele Firmen schnell zum Stolperstein. Tatsächlich geht es bei einem ITSM-Projekt um weit mehr: Es bedeutet die Einführung neuer Prozesse und Abläufe, die eine umfassende Einbindung der internen Mitarbeitenden erfordern. Besonders wichtig ist es, die User im Service Desk, die Agenten und Change-Manager nicht außen vor zu lassen. Sie müssen umfassend darüber informiert werden, wie ihre Arbeit mit dem neuen Tool aussehen soll. Es geht nicht nur darum, lediglich das IT-Service-Management zu schulen, sondern vielmehr die Prozesse in Verbindung mit der Nutzung des Tools. Eine reine Tool-Schulung wäre nicht zielführend, da das Verständnis und die effiziente Arbeit mit dem Tool eng mit dem Prozess verknüpft sind. Ein ITSM-Tool ist vergleichbar mit einem SAP in der IT-Organisation: Es ist kein intuitiv zu bedienendes System, sondern ein komplexes Werkzeug, das eine fundierte Einarbeitung in die zugrundeliegenden Prozesse erfordert.
Der Irrglaube des ITSM-Projekts als Marathonaufgabe. Aus der Erfahrung ergibt sich, dass die Komplexität in ITSM-Projekten größtenteils daraus resultiert, dass Themen selten isoliert voneinander angegangen werden können. Es gilt, die übergeordneten Zusammenhänge zu verstehen und sich ein umfassendes Bild machen zu können.
Die Herausforderung liegt darin, die komplexe Gesamtaufgabe in bearbeitbare Abschnitte zu unterteilen. Dabei kann es hilfreich sein, gelegentlich gewisse Unvollständigkeiten in Kauf zu nehmen oder das Pareto-Prinzip anzuerkennen, welches besagt, dass mit 20 % des Gesamtaufwands bereits 80 % der Ergebnisse erzielt werden können. Sollten bestimmte Aspekte übersehen worden sein oder anders benötigt werden als zunächst angenommen, lässt sich dies durch iterative oder agile Methoden in späteren Schritten anpassen. Die Entscheidung für einen schrittweisen Ansatz in der ITSM-Implementierung lasst sich mit einem Staffellauf vergleichen, anstatt mit einem umfassenden Marathon.
Groß denken, aber klein beginnen. Durch die sukzessive Implementierung einzelner Module können Unternehmen schnell signifikante Fortschritte erzielen und wertvolle Erfahrungen für nachfolgende Projekte sammeln. Das Vorgehen gemäß dem Motto »Groß denken, aber klein beginnen« bringt zudem Planungssicherheit. Zudem fördert es die Motivation und schafft Erfolgserlebnisse. Kleine, überschaubare Schritte führen zu schnelleren Erfolgen und halten so die Motivation der Beteiligten aufrecht. Dieser Ansatz erhöht ebenfalls die Agilität und Flexibilität des Projekts. Die Möglichkeit, auf Veränderungen reagieren und Ziele entsprechend anpassen zu können, ist in der dynamischen Welt der IT von unschätzbarem Wert. Die Konzentration auf kleinere, überschaubare Einheiten ermöglicht nicht nur eine effizientere Steuerung des Gesamtprozesses, sondern auch eine bessere Bewältigung potenzieller Herausforderungen.
Quick wins: Ein Starterpaket für die ITSM-Implementierung. Ein »ITSM-Starterpaket« ist die Lösung für einen schnellen und einfachen Einstieg in die Implementierung eines ITSM-Tools, angesichts der Komplexität und des Umfangs herkömmlicher Projekte. Dieses ITSM-Starterpaket, metaphorisch als das erste Rennen in einem Staffellauf, zielt darauf ab, sofortige Erfolgserlebnisse bei den Kunden zu generieren. Die unmittelbare Schaffung von Mehrwert innerhalb der Organisation legt den Grundstein für zukünftige Optimierungen und Erweiterungen. Erfahrungsgemäß lässt sich sagen, dass durch den Einsatz des Starterpakets der anfängliche Druck signifikant reduziert wird, wodurch sich die Unternehmen darauf konzentrieren können, sich schrittweise weiteren Verbesserungen zu widmen. Die Effektivität und der reibungslose Ablauf dieses Ansatzes werden durch einen genau definierten Funktionsumfang, einen klaren Zeitrahmen sowie die Anwendung bewährter Best Practices garantiert.
Expertenwissen mit Fingerspitzengefühl. Das USU-Consulting-Team setzt bei der Tool-Implementierung auf diesen Ansatz und bietet seit 2024 ein dezidierten ITSM-Starterpaket an. Das Beraterteam bringt die erforderliche Erfahrung und das Feingefühl mit, um neben der notwendigen Entschlossenheit und Geradlinigkeit, die Kundenorganisation erfolgreich durch den Implementierungsprozess zu führen. Dabei richtet sich das ITSM-Starterpaket insbesondere an kleine bis mittelgroße Unternehmen, die sich bewusst sind, dass der Schlüssel zum Erfolg in der schrittweisen Einführung liegt. Durch die Kombination aus Lizenzmanagement, Beratung und einem klar umrissenen Implementierungszeitraum bietet das Starterpaket eine umfassende Lösung und eine solide Basis für zukünftige Erweiterungen und Verbesserungen. Diese Basis, die sowohl Organisations- als auch Stammdaten einschließt und die Integration mit gängigen Quellsystemen vorsieht, umfasst ein effizientes Incident- und Service-Request-Ticketing-System. Ergänzt wird dieses Angebot durch gezielte Schulungsmaßnahmen und eine enge Projektbegleitung, welche die Implementierung des ITSM-Starterpakets in der jeweiligen Unternehmensumgebung effektiv unterstützen.
Das ITSM-Starterpaket verwandelt die vermeintliche Marathonaufgabe der ITSM-Tool-Implementierung in einen dynamischen Staffellauf. Mit diesem innovativen Ansatz können Unternehmen in beherrschbaren Schritten vorangehen, Herausforderungen geschickt meistern und sich nahtlos auf den Weg kontinuierlicher Verbesserungen begeben. Der effiziente und kostensparende Ansatz bringt Planungssicherheit und ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Einstieg in die ITSM-Welt. Das ITSM-Starterpaket ist nicht nur der Schlüssel zum schnellen Erfolg, sondern auch das solide Fundament für eine nachhaltige digitale Zukunft.
Frauke Hübner-Kirsch, ITSM Product Expert,
USU Software AG
Timo Weber, Director Consulting,
USU Software AG