Im Schnitt erhält jeder Deutsche etwa 26 Mails täglich – und das allein im beruflichen Umfeld (via Bitkom). Manche Nachrichten sind dabei so wichtig, dass ihr unbedingt wissen müsst, ob euer Gegenüber sie gelesen hat.
Wenn ihr in einem Unternehmen arbeitet, das Gmail für die interne Mailkommunikation nutzt, könnt ihr Lesebestätigungen einrichten und anfordern.
Was ihr bei Lesebestätigungen in Gmail beachten müsst
Grundsätzlich stehen Lesebestätigungen in Gmail nur für Business-Accounts zur Verfügung. Habt ihr als Privatperson ein Gmail.com-Konto, sind Lesebestätigungen nicht verfügbar.
Für Business-Konten gilt zudem, dass die Lesebestätigungen nur innerhalb eures Unternehmens genutzt werden können. Bei externen Mails – etwa im Schriftverkehr mit Kund:innen – gibt es die Funktion nicht. Selbiges gilt für den Versand von Nachrichten an Mailinglisten oder Gruppen.
Zudem muss die Lesebestätigungsfunktion zunächst von den Administrator:innen der Gmail-Konten freigeschaltet werden. Sollte das noch nicht der Fall sein, sprecht mit den Verantwortlichen darüber, ob die Funktion in eurem Unternehmen genutzt werden darf.
So nutzt ihr Lesebestätigungen in Gmail
- Öffnet Gmail auf eurem Smartphone oder im Browser.
- Wählt „Schreiben“ im oberen Bereich des Mailpostfachs aus.
- Nachdem ihr eure Nachricht geschrieben habt, wählt ihr unten rechts „Weitere Optionen“ aus.
- Wählt „Lesebestätigung anfordern“.
- Versendet die Nachricht.
Was passiert nach dem Versand der Mail?
Sobald eure Mail geöffnet wird, wird der:die Empfänger:in gefragt, ob die Lesebestätigung zurückgeschickt werden soll. Stimmt der:die Empfänger:in zu, bekommt ihr eine Bestätigung in euer Postfach.
Allerdings gibt es einen Haken. Sollten Empfänger:innen ablehnen, können sie dennoch die Mail lesen und schließen. Sie bekommen erst eine weitere Aufforderung für eine Lesebestätigung, wenn sie die Mail erneut öffnen. Theoretisch können sie die Mail also lesen und dann nie wieder öffnen – und ihr bekommt keine Lesebestätigung.
Gmail betont zudem, dass es bei einigen IMAP-basierten Mail-Clients dazu kommen kann, dass Empfänger:innen die Mail nur als gelesen markieren, ohne sie zu öffnen, und ihr dennoch eine Lesebestätigung erhaltet. Ihr solltet euch also nicht zu 100 Prozent auf das Feature verlassen.