Per Software zu einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch?
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Die private Nutzung eines Betriebs-Pkw können Selbstständige pauschal mit der sog. 1 %-Methode oder mit der häufig günstigeren Fahrtenbuchmethode berechnen. Für Letztere benötigen sie natürlich ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.
Um die Voraussetzung »ordnungsgemäß« zu erfüllen, muss ein Fahrtenbuch in geschlossener Form, also buchmäßig, zeitnah und lückenlos, geführt werden. Außerdem müssen die durch den Pkw entstandenen Kosten durch Belege nachgewiesen werden.
Aufgrund der hohen Anforderungen ist ein Fahrtenbuch immer wieder Grund für Streitigkeiten mit dem Finanzamt. Je nach Umfang der Privatfahrten, Listenpreis und dem Alter des Betriebs-Pkw kann es hier gleich um mehrere Hundert oder gar Tausend Euro gehen. Ende 2023 hatte das FG Düsseldorf über die Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs zu entscheiden (Urteil vom 24.11.2023, Az. 3 K 1887/22 H).
Fahrtenbuch war nicht geschlossen
Die verwendete Software erfüllt nach Auffassung der Richter nicht die Anforderungen für die Erstellung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs, da das Programm nachträgliche Änderungen zulässt, ohne diese Änderungen im Fahrtenbuch selbst offenzulegen.
Aus der Konformitätsbescheinigung des Herstellers ergibt sich, dass eingetragene Fahrten bis zum Abschluss des jeweiligen Monats beliebig geändert oder gelöscht werden können. Obwohl vorgenommene Veränderungen in Protokolldateien festgehalten werden, verneinte das Gericht eine geschlossene Form, da externe Dateien schon dem Grunde nach nicht geeignet sind, die »geschlossene Form« des Fahrtenbuchs herzustellen.
Diese strenge Handhabung wurde vom BFH auch in einem anderen Verfahren bestätigt (Beschluss vom 12.1.2024, Az. VI B 37/23).
Wer ein elektronisches Fahrtenbuch führt, sollte die verwendete Software genau überprüfen. Nur wenn nachträgliche Veränderungen generell ausgeschlossen oder aus dem Fahrtenbuch selbst ersichtlich sind, erfüllt das Programm die Anforderungen für ein geschlossenes Fahrtenbuch.
Fahrtenbuch wurde nicht zeitnah geführt
Die jeweiligen Fahrten wurden auch nicht im Anschluss an jede einzelne Fahrt in dem Fahrtenbuchprogramm eingetragen, sondern erst gebündelt nach jedem Tankvorgang erfasst. Zwischenzeitlich hatte der Fahrer des Wagens die Angaben auf Notizzetteln festgehalten und diese nach Eintragung in das Programm vernichtet.
Das Gericht stellte ausdrücklich dar, dass die gebündelte Eintragung der Fahrten von mehreren Tagen bzw. sogar Wochen nicht den Anforderungen gerecht wird, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gestellt werden. Denn bei solchen zeitlichen Abständen ist nicht gewährleistet, dass alle Fahrten zutreffend erfasst sind. Und da die Ursprungsaufzeichnungen vernichtet wurden, war im Nachhinein nicht mehr nachvollziehbar, ob die Notizzettel alle für eine ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung benötigten Angaben (km-Stand am Anfang und Ende der Fahrt, Fahrtziel und Fahrtzweck) enthielten.
Die Konsequenz war immens: Nachdem das Fahrtenbuch verworfen und die private Pkw-Nutzung stattdessen mit der 1 %-Methode angesetzt wurde, betrug die Steuernachforderung des Finanzamts mehr als 10.000 Euro.
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(AI)