Rund 11'000 Briefe in Papierform erhält die Winterthurer Stadtverwaltung pro Woche. Ein Grossteil dieser Briefe soll künftig zentral eingescannt, digital verteilt und weiterverarbeitet werden, teilt der Stadtrat mit. Er hat das entsprechende Projekt bewilligt und beantragt dafür beim Parlament einen Kredit von 3,6 Millionen Franken.
Die Software für die Zustellung der digitalisierten Briefe an die Mitarbeitenden sei bereits vorhanden. Sie werde derzeit im Rahmen eines weiteren Digitalisierungsprojekts eingeführt. Das Scanning der Post soll künftig durch ein spezialisiertes externes Scan-Center erfolgen. "Die Kombination von externem Scanning und interner Zustellung ermöglicht so eine qualitativ hochwertige und effiziente Postverarbeitung", schreibt der Stadtrat. Im gesamten Prozess habe der Schutz personenbezogener Daten höchste Priorität. Entsprechende Massnahmen und Standards seien in Zusammenarbeit mit der Datenschutzbeauftragten der Stadt Winterthur erarbeitet worden.
Im Kredit enthalten sind 700'000 Franken für die Einführung und 2,9 Millionen Franken für den Betrieb während maximal fünf Jahren. Während die Kreditbewilligung beim Parlament liegt, werden die Scanning-Dienstleistung und die Projektleitung bereits öffentlich ausgeschrieben. "Gemäss Vollkostenrechnung sollen die anfallenden Kosten durch gesamtstädtisch anfallende Effizienzgewinne kompensiert werden", so die Regierung. Die Realisierung des digitalen Posteingangs ist ab Anfang 2025 geplant.