Unterlagen von Behörden werden in der Regel dann auf Dauer archiviert, wenn sie nicht mehr benötigt werden und sie nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren oder mehr, so wichtig sind, dass sie per Gesetz erhalten bleiben müssen. Unwichtigere Akten und Vorgänge werden auch vernichtet. Doch seit der Gründung der VG sind so viele archivierungspflichtige Akten angefallen, dass die Räume an ihre Grenzen stoßen, wie Bürgermeister Matthias Schardt sagt. Ähnlich ergehe es der Verbandsgemeinde Jockgrim. Aus dem Grund werde man eine interkommunale Zusammenarbeit im Archivwesen anstreben und für beide VGs eine halbe Stelle schaffen. Aus Sicht von Schardt ist „eine professionelle Struktur der richtige Weg“, um das für die Nachwelt wichtige Aufgabengebiet abzudecken. 10 Stunden pro Woche soll der „Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste Fachrichtung Archiv“ für die VG Rülzheim tätig sein und 10 Stunden pro Woche für die VG Jockgrim. Der neue Mitarbeiter soll das analoge und digitale Schriftgut sowie weitere Medien ordnen, bearbeiten, verwalten und erschließen. Die Mitglieder des Verbandsgemeinderates stimmten dem einstimmig zu.