In vielen Unternehmen und Behörden werden Führungskräftebewertungen durchgeführt: Mitarbeiter sollen dabei angeben, wie zufrieden sie mit der Leistung ihrer Vorgesetzten sind. Diese Bewertungen sind für die Mitarbeiter und für die Führungskräfte häufig nicht nur unangenehm, sondern können auch datenschutzrechtlich bedenklich sein.
Die Frage, wie Führungskräftebewertungen oder andere Mitarbeiterumfragen datenschutzkonform durchgeführt werden können, hat die Datenschutzbehörde von Baden-Württemberg in ihrem „Ratgeber Beschäftigtendatenschutz“ und in ihrem „Tätigkeitsbericht 2023“ beantwortet.
Mitarbeiterumfragen, insbesondere das in vielen Unternehmen und Behörden praktizierte Vorgesetztenfeedback, bieten immer wieder Anlass zu datenschutzrechtlichen Fragen, die an die zuständigen Datenschutzbehörden gestellt werden. Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LfDI) in Baden-Württemberg, hat daher in seinem Tätigkeitsbericht 2023 das Thema aufgegriffen. Dort wird am konkreten Beispiel des Vorgesetztenfeedbacks des baden-württembergischen Innenministeriums aufgezeigt, welche datenschutzrechtlichen Anforderungen dabei einzuhalten sind. Zuvor wurde die Mitarbeiterumfrage bereits im Ratgeber Beschäftigtendatenschutz des LfDI thematisiert.
Freiwilligkeit und Anonymität muss gewährleistet sein
Die beiden wichtigsten Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit ein Vorgesetztenfeedback datenschutzrechtlich einwandfrei eingeholt werden kann, sind Freiwilligkeit und Anonymität. Das Gebot der Freiwilligkeit gilt dabei sowohl für die Führungskräfte als auch für die teilnehmenden Mitarbeiter. Weder Führungskräften noch Mitarbeitern darf im Falle der Nichtteilnahme ein dienstlicher Nachteil oder im Falle der Teilnahme ein Vorteil entstehen. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung der Bewertung bildet die Einwilligung der Führungskräfte nach § 26 Abs. 2 BDSG.
Damit die Anonymität der Befragten gewahrt bleibt, sollte die Gruppengröße mehr als 5, besser mehr als 7 Personen umfassen. Dadurch sollen Rückschlüsse auf die Identität einzelner Befragter verhindert werden. Teilnehmende Mitarbeiter sollen sich sicher sein können, keine persönlichen Konsequenzen für ihre Antworten fürchten zu müssen.
Freitexteingabe sollte nur eingeschränkt möglich sein
Besonderes Augenmerk richtet der der LfDI im Zusammenhang der Anonymität auf die Freitexteingabe: Enthält die Befragung Freitextfelder, die individuelle Eingaben ermöglichen, sollte bedacht werden, dass diese aufgrund gewählter Formulierungen, Rückschlüsse auf die Identifizierbarkeit der Mitarbeiter zulassen. Außerdem sollte bei der Freitexteingabe ausgeschlossen sein, dass sich Mitarbeiter darin über Dritte äußern. Derartige Äußerungen stellen nämlich eine Verarbeitung personenbezogener Daten dieser dritten Personen dar, die einer Rechtsgrundlage bedarf, die bei der Mitarbeiterbefragung nicht gegeben ist.
Keine Verpflichtung zur Ergebnisbesprechung in der Gruppe
In vielen Unternehmen und Behörden ist es üblich, dass nach der Auswertung der Befragung eine Ergebnisbesprechung in der Gruppe der Befragten stattfindet. Aus Sicht des LfDI ist „die zwingende Verpflichtung, die Ergebnisse der Befragung gegenüber allen Beteiligten vorzu- stellen, nicht mit den Grundsätzen der Freiwilligkeit (§26 Abs.2 BDSG) und jederzeitigen Widerruflichkeit (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) in Einklang zu bringen“. Außerdem sei Ergebnisbesprechung in der Gruppe auch im Hinblick „auf die zu gewährleistende Anonymität kritisch zu hinterfragen“.
Empfehlung: Einschaltung eines externen Dienstleisters
In seinem Ratgeber Beschäftigtendatenschutz empfiehlt der LfDI, Mitarbeiterumfragen freiwillig und anonym durchzuführen und im Sinne der Transparenz die Mitarbeiter über das Vorhaben und die angestrebten Ziele der Befragung rechtzeitig und umfassend zu informieren. Außerdem empfiehlt er, Befragungen extern durchführen zu lassen: „Durch die Einschaltung eines Dienstleisters und den Abschluss eines Vertrags zur Auftragsdatenverarbeitung kann die Anonymität der Umfrage gewährleistet werden. Nur so können Unternehmen ehrliche Antworten erwarten und Ergebnisse sinnvoll zur Verbesserung des Betriebsklimas und die eigene Produktivität nutzen.“