Die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) hat das
Projekt Justitia 4.0 unter die Lupe genommen. Das Ziel des Vorhabens ist es, eine einheitliche und flächendeckende Digitalisierung der Schweizer Justiz im Straf-, Zivil- sowie Verwaltungsrecht zu schaffen. Das Projektbudget beträgt 89 Millionen Franken, wovon rund ein Viertel durch den Bund getragen wird.
In ihrem Bericht schreibt die EFK, dass beim Aufbau der Plattform bis zum Prüfungszeitpunkt gute Fortschritte erzielt werden konnten. So konnte etwa beim Teilprojekt "eJustizakte Applikation" (JAA) eine Lösung für die elektronische Aktenführung
aus Österreich eingesetzt werden. "Damit kann von bestehendem Wissen und Entwicklungsressourcen profitiert und Aufwände gespart werden", urteilt die Kontrollbehörde.
Weniger positiv sieht es hingegen bei den geplanten Konzept- sowie Umsetzungsarbeiten aus. Diese stellen gemäss der EFK eine grosse Herausforderung dar. "Die Projektsteuerung und -führung sowie das Stakeholdermanagement müssen zwingend verstärkt werden", empfiehlt die Finanzkontrolle.
Unvollständiges Stakeholdermanagement
Der primäre Fokus der Projektaktivitäten lag auf der Plattform für den elektronischen Rechtsverkehr, schreibt die EFK. So wurde in der Folge das Stakeholdermanagement vernachlässigt. Dies, obschon die Anforderungen in ihrer Breite und Tiefe komplex sind.
Wie die EFK weiter kritisiert, fand das Stakeholdermanagement weitgehend reaktiv statt. "Nur prioritäre Stakeholder wurden in die Aktivitäten einbezogen." So bestehe das Risiko, dass nicht alle notwendigen Bedürfnisse erfasst werden. Die EFK empfiehlt deshalb, alle relevanten Interessengruppen einzubeziehen.
Wie werden Kosteneinsparungen erzielt?
Mit der Digitalisierung der Justiz sollen auch Effizienzoptimierungen sowie Kosteneinsparungen geschaffen werden. Diese Nutzenversprechen sind im Projektauftrag zwar formuliert, wie die Verantwortlichen die erzielten Effizienzoptimierungen sowie Kosteneinsparungen aber nachweisen wollen, wurde im Projekt jedoch noch nicht festgelegt.
Die EFK empfiehlt deshalb die Erstellung und Implementierung von Grundlagen, welche eine Projektführung und -steuerung über Nutzen- und Wirkungsziele sicherstellen. Zum gleichen Schluss kam die Finanzkontrolle auch bereits
beim Projekt Superb, mit dem die Bundesverwaltung auf SAP S/4Hana migrieren will.
Vorgaben und Richtlinien unklar
Neben den Justizbehörden sowie den Verfahrensbeteiligten sind auch Bundesämter, die eigene Strafverfahren führen, vom Projekt betroffen. Damit sie die Plattform nutzen können, müssen diverse Vorgaben und Richtlinien des Bundes unter anderem zur Informatiksicherheit eingehalten werden.
Ob solche Vorgaben und Richtlinien mit der bisherigen Umsetzung der Plattform auch wirklich eingehalten werden, blieb im Rahmen der Prüfung jedoch unklar. Die EFK empfiehlt deshalb die Klärung dieser Frage. Ansonsten bestehe das Risiko, dass die Bundesämter und allenfalls weitere wichtige Stakeholder die Plattform nicht oder erst mit Verspätung nutzen können.
Projektsteuerung muss gestärkt werden
Auch die Planung des Projekts wird bemängelt. Das Vorhaben erfülle die Bedürfnisse einer wirksamen Projektführung und -steuerung ungenügend, hält die Finanzkontrolle fest. Zudem weisen das interne Risikomanagement und die Qualitätssicherung Schwachstellen auf. "Die Grundlagen für eine einheitliche Risikobewirtschaftung sind nicht gegeben, wodurch das Risikobild unzuverlässig ist."
Weiter schreibt die EFK, dass das Changemanagement zwar beschrieben ist, eine Operationalisierung für die Plattform jedoch noch nicht stattgefunden hat. Vor diesem Hintergrund empfiehlt die EFK verschiedene Massnahmen zur Stärkung der Projektführung und -steuerung.
Empfehlungen werden weitergeleitet
Justitia 4.0 wird von der Konferenz der Kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren (KKJPD), der Justizkonferenz und dem Schweizerischen Anwaltsverband getragen. Das Bundesgericht hält die Co-Präsidentschaft des Steuerungsausschusses und ist auf operativer Ebene im Projektausschuss vertreten. Zudem stellt es den Gesamtprojektleiter zur Verfügung.
Deshalb gab die EFK dem Bundesgericht die Möglichkeit zur Stellungnahme. Dabei wiegelt das Gericht die Verantwortung aber ab: "Die Verwaltungskommission kann die Empfehlungen der EFK zwar entgegennehmen und sie über den Steuerungsausschuss weiterleiten, jedoch kann sie deren Umsetzung – aufgrund der fehlenden Kompetenz – nicht gewährleisten."
Kosten werden steigen
Dabei bedauert das Bundesgericht, dass die EFK darauf verzichtet hat, eine Stellungnahme direkt beim Projekt einzuholen. Mit Justitia 4.0 habe man sich den Grundsatz der Transparenz auf die Fahne geschrieben und die Umsetzung und Erreichung der vom Projekt definierten Ziele werde nicht infrage gestellt, so das Bundesgericht.
"Soweit die festgestellten Mängel zutreffen und nicht gegenstandslos geworden sind, akzeptiert das Bundesgericht die Empfehlungen, überlässt es indes den Projektverantwortlichen, die Massnahmen umzusetzen." Dadurch sei allerdings vorhersehbar, dass eine vollumfängliche Umsetzung der Empfehlungen eine Erhöhung der personellen Ressourcen und damit Mehrkosten verursachen dürfte.
Auch die KKJPD äusserte sich zu den Mängeln: "Wir werden den Kritikpunkten im Rahmen des Projekts in Absprache mit der Vertretung des Bundesgerichts in dem Umfang Rechnung tragen, wie es die äusserst anspruchsvolle Projektsteuerung und die Berücksichtigung der verschiedenen Interessen unserer Anspruchsgruppen zulässt."