Die Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden oder Auftraggebern geht meist per Geschäftsbrief vonstatten. Trotzdem wissen viele Unternehmer nicht, wie ein gelungener Geschäftsbrief aussehen sollte. Dieses Manko beseitige ich mit dem heutigen Beitrag.
Inhaltsverzeichnis
Ob nun per Mail oder per Post; Geschäftsbriefe sind ein bedeutendes Kommunikationsmittel. Telefongespräche und E-Mails mögen bequemer sein, doch bei einer Auftragsbestätigung, beim Schreiben einer Mahnung, einer Anfrage, einer Bestellung, einer Mängelrüge oder einer Terminvereinbarung wird die schriftliche Variante bevorzugt. Nur, welche Grundregeln gibt es bei einem Geschäftsbrief überhaupt?
Viele Geschäftsleute tippen ihre Briefe schnell herunter und legen keinen großen Wert auf die richtige Grammatik oder einen ansprechenden Schreibstil. “Hauptsache, die Nachricht wird verstanden”, heißt es oftmals. Das ist ein großer Fehler! Denn die schlechte Qualität eines Geschäftsbriefes wirft ein schlechtes Licht auf den Unternehmer.
Ein gelungener Geschäftsbrief kann zu einer vorteilhaften Unternehmensidentität beitragen und so das Vertrauen potentieller Kunden wecken. Mit den folgenden Hinweisen möchte ich dir einige Denkanstöße für gelungene Geschäftsbriefe geben. Dass jeder Brief grammatikalisch und orthographisch korrekt sein muss, setze ich dabei voraus. Unsere Aufmerksamkeit richten wir deshalb allein auf den Schreibstil und einige formale Aspekte.
Und hier kommen unsere 30 Tipps für einen gelungenen Geschäftsbrief!
Die korrekte Adressierung des Empfängers in einem Geschäftsbrief ist aus mehreren Gründen wichtig:
- Respekt und Professionalität: Sie zeigt Respekt gegenüber der Person, an die der Brief gerichtet ist, und reflektiert deine Professionalität und die deines Unternehmens.
- Persönliche Ansprache: Eine korrekte Anrede stellt sicher, dass sich der Empfänger direkt und persönlich angesprochen fühlt, was für den Aufbau einer positiven Beziehung förderlich ist.
- Aufmerksamkeit sichern: Ein korrekt adressierter Brief signalisiert, dass du dir die Mühe gemacht hast, relevante Details über den Empfänger herauszufinden, was deine Botschaft wichtiger erscheinen lässt.
Hier sind einige Beispiele für korrekte Adressierungen:
- Wenn der Empfänger einen Titel hat:
- Sehr geehrter Herr Professor Bergmann,
- Sehr geehrte Frau Dr. Fischer,
- Wenn der Empfänger einen beruflichen Titel hat:
- Sehr geehrte Frau Direktorin Weber,
- Sehr geehrter Herr Bürgermeister Schmidt,
- Wenn du den Namen des Empfängers nicht kennst:
- Sehr geehrte Damen und Herren,
- Guten Tag,
- Wenn der Empfänger einen Adelstitel hat:
- Sehr geehrter Herr Graf von Anhalt,
- Sehr geehrte Gräfin von Stauffenberg,
Jede dieser Formulierungen ist auf den Kontext zugeschnitten, in dem der Brief gesendet wird, und trägt dazu bei, den richtigen Ton für die Kommunikation zu setzen. Indem du den Empfänger korrekt adressierst, legst du den Grundstein für eine erfolgreiche Kommunikation und zeigst, dass du dich um die Details kümmerst.
Die Verwendung einer professionellen Anrede in Geschäftsbriefen ist aus mehreren Gründen wichtig:
- Setzt den professionellen Ton: Eine angemessene Anrede setzt sofort einen professionellen Ton und zeigt, dass du die Geschäftsetikette respektierst.
- Fördert Respekt und Höflichkeit: Sie drückt Respekt und Höflichkeit gegenüber dem Empfänger aus, unabhängig von der Art der Nachricht, die du übermittelst.
- Schafft eine positive erste Impression: Eine professionelle Anrede trägt dazu bei, eine positive erste Impression zu schaffen, die oft entscheidend ist, um das Interesse und die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen.
- Vermeidet Missverständnisse: Sie hilft, Missverständnisse zu vermeiden, die entstehen könnten, wenn du zu informell oder zu vertraut mit jemandem bist, den du vielleicht nicht persönlich kennst.
Hier sind einige Beispiele für professionelle Anreden:
- Bei bekanntem Namen:
- Sehr geehrter Herr Müller, – wenn der Empfänger männlich ist.
- Sehr geehrte Frau Schmidt, – wenn die Empfängerin weiblich ist.
- Wenn der Empfänger einen Titel hat:
- Sehr geehrter Herr Dr. Bauer, – bei einem Doktortitel.
- Sehr geehrte Frau Professor Maier, – bei einem Professorentitel.
- Bei mehreren Empfängern:
- Sehr geehrte Damen und Herren, – wenn du an eine Gruppe oder an mehrere Personen unbekannten Geschlechts schreibst.
- Bei höherem Rang oder besonderer Position:
- Sehr geehrte Frau Präsidentin, – bei hochrangigen Positionen.
- Sehr geehrter Herr Bürgermeister, – bei politischen Ämtern.
Jede dieser Anreden ist darauf abgestimmt, eine angemessene Formalität und Achtung zu zeigen. Indem du dich für die passende professionelle Anrede entscheidest, legst du den Grundstein für eine erfolgreiche Kommunikation.
Die kurze und präzise Einführung deines Anliegens in einem Geschäftsbrief ist entscheidend aus mehreren Gründen:
- Effizienz: Sie spart dem Empfänger Zeit, indem sie sofort klarstellt, was das Ziel des Schreibens ist, und ermöglicht eine schnellere Reaktion.
- Klarheit: Eine klare Einführung verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass der Empfänger genau versteht, was du von ihm erwartest.
- Professionalität: Eine präzise Formulierung zeigt deine Professionalität und deine Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren.
- Priorisierung: Sie hilft dem Empfänger, die Dringlichkeit und Wichtigkeit deines Anliegens einzuschätzen und entsprechend zu priorisieren.
Hier sind einige Beispiele, wie du dein Anliegen kurz und präzise einführen kannst:
- Anfrage nach Informationen:
- Ich schreibe Ihnen, um weitere Details zu Ihrem neuen Produktangebot zu erbitten.
- Beschwerde:
- Ich möchte ein Problem melden, das wir mit unserer letzten Lieferung erlebt haben.
- Terminvereinbarung:
- Ich möchte gerne einen Termin mit Ihnen vereinbaren, um unsere laufende Partnerschaft zu besprechen.
- Zusammenarbeit oder Vorschlag:
- Ich schreibe Ihnen, um eine mögliche Zusammenarbeit in unserem kommenden Projekt vorzuschlagen.
- Feedback oder Bewertung:
- Ich möchte mein Feedback zu unserem letzten Geschäftstreffen mitteilen und einige Verbesserungsvorschläge unterbreiten.
- Zahlungserinnerung:
- Ich möchte Sie an die ausstehende Rechnung Nr. 12345 erinnern, die am 15. April fällig war.
Jede dieser Einführungen geht direkt auf den Punkt ein, was den Empfänger darauf vorbereitet, was er als Nächstes erwarten kann und wie er am besten darauf reagieren sollte. Indem du dein Anliegen auf diese Weise klar und präzise darstellst, förderst du eine effiziente und effektive Kommunikation.
Höflichkeit ist auch bei der Äußerung einer Beschwerde in Geschäftsbriefen von großer Bedeutung, aus mehreren Gründen:
- Erhalt der Beziehung: Höflichkeit hilft, die geschäftliche Beziehung trotz bestehender Probleme positiv zu erhalten. Unfreundliche oder aggressive Töne können Brücken abbrennen.
- Professionelles Image: Indem du auch in kritischen Situationen höflich bleibst, stärkst du das professionelle Image deines Unternehmens.
- Wahrscheinlichkeit einer positiven Reaktion: Ein höflicher Ton erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass deine Beschwerde ernst genommen wird und du eine konstruktive Antwort erhältst.
- Vermeidung von Eskalation: Höflichkeit kann verhindern, dass Konflikte unnötig eskalieren und komplizierter werden, als sie sein müssen.
Hier einige Beispiele, wie du auch bei einer Beschwerde höflich bleiben kannst:
- Produktproblem:
- Wir haben Ihre Lieferung erhalten und möchten Ihnen für die prompte Zustellung danken. Leider haben wir festgestellt, dass einige Artikel nicht unseren Erwartungen entsprechen. Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie sich dieser Angelegenheit annehmen könnten.
- Serviceproblem:
- Vielen Dank für Ihre Bemühungen, uns zu unterstützen. Bei der Überprüfung unserer letzten Transaktion haben wir jedoch einige Unstimmigkeiten bemerkt. Wir sind zuversichtlich, dass Sie uns helfen können, diese schnell zu klären.
- Verspätete Lieferung:
- Wir schätzen die Qualität Ihrer Produkte sehr und haben bislang immer gute Erfahrungen mit Ihren Diensten gemacht. Allerdings haben wir festgestellt, dass unsere letzte Bestellung noch nicht eingetroffen ist. Könnten Sie bitte den Status dieser Lieferung überprüfen?
- Fehlerhafte Rechnung:
- Es ist mir ein Vergnügen, mit Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten. Bei der Durchsicht der letzten Rechnung haben wir jedoch einen Fehler bemerkt. Könnten Sie freundlicherweise eine korrigierte Version zur Verfügung stellen?
Diese Beispiele zeigen, wie du selbst in Situationen, in denen du Probleme ansprichst, einen höflichen und respektvollen Ton bewahren kannst. Dies fördert eine kooperative Lösungsfindung und trägt dazu bei, die Geschäftsbeziehungen langfristig zu stärken.
Objektivität und Sachlichkeit in Geschäftsbriefen sind wesentlich, um effektiv zu kommunizieren und professionell zu wirken. Hier sind einige Gründe, warum dies wichtig ist:
- Vermeidung von Missverständnissen: Objektive und sachliche Formulierungen reduzieren das Risiko von Missverständnissen und Fehlinterpretationen deiner Worte.
- Erhalt der Professionalität: Durch das Beibehalten einer objektiven und sachlichen Haltung demonstrierst du Professionalität, was besonders in schwierigen oder sensiblen Situationen wichtig ist.
- Förderung einer fairen Diskussion: Objektivität ermöglicht eine faire Diskussion über alle relevanten Punkte, ohne durch persönliche Meinungen oder Emotionen abgelenkt zu werden.
- Aufbau von Vertrauen: Eine klare und sachliche Kommunikation baut Vertrauen zwischen den Geschäftspartnern auf, da sie zeigt, dass du auf Fakten basierend argumentierst und nicht auf Emotionen oder Vorurteilen.
Hier einige Beispiele, wie du in Geschäftsbriefen objektiv und sachlich bleiben kannst:
- Bezug auf eine verspätete Lieferung:
- Laut unserem Vertrag sollten die Waren bis zum 30. Juni geliefert werden. Bis heute haben wir die Lieferung nicht erhalten. Bitte informieren Sie uns über den aktuellen Status.
- Rückmeldung zu einem Projekt:
- Wir haben die von Ihnen eingereichten Projektvorschläge überprüft. Der Vorschlag A entspricht nicht den Anforderungen des Lastenhefts in den Punkten X, Y und Z. Wir bitten um Überarbeitung dieser Aspekte.
- Beschwerde über einen Service:
- Wir haben festgestellt, dass der Service-Level in den letzten drei Monaten unter den im Vertrag vereinbarten Standards geblieben ist. Eine Analyse der Serviceberichte zeigt signifikante Verzögerungen in der Antwortzeit. Bitte lassen Sie uns wissen, wie Sie diese Probleme angehen wollen.
- Korrespondenz über eine Rechnung:
- Wir haben Ihre Rechnung Nr. 12345 erhalten. Die Positionen 2 und 4 scheinen nicht mit unserem Bestellauftrag übereinzustimmen. Wir bitten um eine detaillierte Aufklärung dieser Posten.
In all diesen Beispielen wird klar und direkt auf spezifische Probleme oder Situationen hingewiesen, ohne Raum für persönliche Interpretationen zu lassen. Dies hilft, das Geschäftsgespräch zielgerichtet und effektiv zu gestalten.
Eine logische Struktur in Geschäftsbriefen ist aus mehreren Gründen entscheidend:
- Verbesserte Verständlichkeit: Eine klare, logische Anordnung deiner Punkte macht den Brief leichter zu verstehen und ermöglicht es dem Empfänger, die Informationen schneller zu erfassen und zu verarbeiten.
- Effiziente Kommunikation: Ein strukturierter Aufbau hilft dabei, effizient zu kommunizieren, indem er sicherstellt, dass wichtige Informationen hervorgehoben und nicht in einem Meer von Text verloren gehen.
- Professionelles Erscheinungsbild: Ein gut strukturierter Brief reflektiert Professionalität und organisatorische Kompetenz, was das Vertrauen in deine Fähigkeiten und die deines Unternehmens stärkt.
- Erleichterung der Antwortgebung: Durch eine logische Struktur ist es für den Empfänger einfacher, auf spezifische Punkte zu antworten, was den Kommunikationsprozess beschleunigt.
Hier einige Beispiele, wie du eine logische Struktur in deinen Geschäftsbriefen umsetzen kannst:
- Einleitender Überblick:
- Sehr geehrte Frau Müller,
- vielen Dank für Ihre Anfrage vom 10. Mai. Ich möchte Ihnen im Folgenden die gewünschten Informationen zu unseren Produktneuheiten bereitstellen.
- Hauptteil mit gegliederten Punkten:
- 1. Produkt A: Hier finden Sie die technischen Details und die Preise.
- 2. Produkt B: Eine Übersicht der Verfügbarkeit und Sonderoptionen.
- 3. Bestellvorgang: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Platzierung einer Bestellung.
- Abschließender Call-to-Action:
- Bitte lassen Sie uns wissen, welches Produkt Ihren Anforderungen entspricht. Wir würden uns freuen, Ihre Bestellung bald entgegennehmen zu dürfen.
- Verabschiedung:
- Mit freundlichen Grüßen,
- Max Mustermann
Dieser strukturierte Aufbau führt den Leser logisch durch die verschiedenen Aspekte deines Anliegens und macht es ihm leicht, den Inhalt vollständig zu erfassen und entsprechend darauf zu reagieren.
- Warum wichtig: Um sicherzustellen, dass deine Botschaft für alle Empfänger, unabhängig von ihrem fachlichen Hintergrund, verständlich ist.
- Beispiel: Statt „Bitte implementieren Sie die vorgeschriebenen Änderungen in Ihrem CRM-System“, schreibe „Bitte nehmen Sie die notwendigen Änderungen in Ihrem Kundenverwaltungssystem vor.“
- Warum wichtig: Aktivsätze sind direkter und lebendiger, was die Kommunikation klarer und engagierter macht.
- Beispiel: Statt „Die Rechnung wurde von uns gesendet“, sage „Wir haben die Rechnung gesendet.“
- Warum wichtig: Kurze Sätze sind leichter zu verstehen und halten die Aufmerksamkeit des Lesers.
- Beispiel: „Wir benötigen Ihre Antwort bis Freitag.“ statt „Es wäre sehr vorteilhaft und wir würden es sehr schätzen, wenn Sie in der Lage wären, uns Ihre Antwort bis zum Ende der Arbeitswoche zukommen zu lassen.“
- Warum wichtig: Aufzählungen helfen, Informationen übersichtlich und leicht verdaulich zu präsentieren.
- Beispiel: „Bitte senden Sie uns: a) Ihren Lebenslauf, b) Ihr Anschreiben, c) Ihre Zeugnisse.“
- Warum wichtig: Ein klarer Call-to-Action gibt dem Empfänger eine eindeutige Handlungsaufforderung, was die Effektivität der Kommunikation erhöht.
- Beispiel: „Bitte bestätigen Sie den Termin bis zum 12. Juni.“
- Warum wichtig: Ein passender Gruß beendet den Brief höflich und respektvoll, was den positiven Ton der Kommunikation unterstützt.
- Beispiele:
- Mit freundlichen Grüßen,
- Herzliche Grüße,
- Beste Grüße,
- Viele Grüße,
- Mit besten Empfehlungen,
- Herzlichst,
- Mit herzlichem Dank,
- Freundliche Grüße,
- Hochachtungsvoll,
- Mit erwartungsvollem Gruß,
- Mit dankbaren Grüßen,
- In Wertschätzung,
- Mit aufrichtiger Anerkennung,
- Mit freundlichem Gruß,
- In freundlicher Verbundenheit,
- In herzlicher Verbundenheit,
- Mit kollegialen Grüßen,
- In dankbarer Erwartung,
- In aufrichtiger Hochachtung,
- Mit warmen Grüßen.
- Warum wichtig: Fehler können unprofessionell wirken und die Glaubwürdigkeit deiner Nachricht untergraben.
- Beispiel: „Bitte überprüfen Sie diesen Bericht auf Fehler, bevor wir ihn senden.“ statt „Bitte überprüfen sie diesen Bericht auf Fehler, bevor wir ihn senden.“
- Warum wichtig: Ein professionelles Format zeigt, dass du die gängigen Geschäftspraktiken respektierst.
- Beispiel: Verwende einen einheitlichen Schrifttyp, klare Absätze und Header in deinem Brief.
- Warum wichtig: Direkte Kommunikation ist effizient und verhindert Missverständnisse.
- Beispiel: „Ich benötige Ihre Zustimmung zu diesem Plan.“ statt „Ich wollte nachfragen, ob es vielleicht möglich wäre, dass Sie vielleicht Ihre Zustimmung zu diesem Plan geben könnten, falls das für Sie in Ordnung ist.“
- Warum wichtig: Aktive Formulierungen sind dynamischer und klarer.
- Beispiel: „Wir haben das Projekt gestartet.“ statt „Das Projekt wurde von uns gestartet.“
- Warum wichtig: Empathie baut eine emotionale Verbindung auf und kann helfen, schwierige Nachrichten effektiver zu übermitteln.
- Beispiel: „Wir verstehen, dass dies eine herausfordernde Zeit für Sie ist und sind hier, um zu unterstützen.“
- Warum wichtig: Dies fördert den Teamgeist und die Bereitschaft zur Kooperation.
- Beispiel: „Gemeinsam können wir diese Herausforderungen effektiv bewältigen.“
- Warum wichtig: Damit stellst du sicher, dass alle Leser die Fachbegriffe verstehen können.
- Beispiel: „SEO (Search Engine Optimization) bezieht sich auf Maßnahmen, die darauf abzielen, die Sichtbarkeit Ihrer Website zu verbessern.“
- Warum wichtig: Präzision bei Daten und Zahlen erhöht die Glaubwürdigkeit deiner Aussagen.
- Beispiel: „Unser Umsatz ist im letzten Quartal um 15% gestiegen.“
- Warum wichtig: Zitate können deine Argumente untermauern und ihnen mehr Gewicht verleihen.
- Beispiel: „Wie Bill Gates einmal sagte: ‚Your most unhappy customers are your greatest source of learning.‘“
- Warum wichtig: Dies zeigt, dass du aufmerksam bist und kontinuierlich kommunizierst.
- Beispiel: „Bezugnehmend auf unser letztes Gespräch, habe ich die gewünschten Änderungen vorgenommen.“
- Warum wichtig: Professionelles Briefpapier verstärkt den seriösen und formalen Charakter deiner Kommunikation.
- Beispiel: Verwende Firmenpapier mit vorbedrucktem Logo und Kontaktdaten.
- Warum wichtig: Eine passende Länge stellt sicher, dass deine Nachricht komplett gelesen wird, ohne den Leser zu überfordern.
- Beispiel: „Ich habe mich bemüht, alle wichtigen Punkte kurz und klar darzustellen, um Ihre Zeit zu sparen.“
- Warum wichtig: Wiederholungen können redundant wirken und den Lesefluss stören.
- Beispiel: „Ich habe alle relevanten Details einmalig erwähnt, um Redundanz zu vermeiden.“
- Warum wichtig: Dies erleichtert dem Empfänger die Kontaktaufnahme und fördert die Kommunikation.
- Beispiel: „Für weitere Fragen erreichen Sie mich telefonisch unter 0123-456789 oder per E-Mail an info@beispiel.de.“
- Warum wichtig: Dankbarkeit zu zeigen kann die geschäftlichen Beziehungen stärken und positiv beeinflussen.
- Beispiel: „Wir schätzen Ihre fortwährende Unterstützung und Zusammenarbeit sehr.“
- Warum wichtig: Dies fördert die fortlaufende Kommunikation und Zusammenarbeit.
- Beispiel: „Lassen Sie uns ein Treffen für den nächsten Dienstag planen, um die Details zu besprechen.“
Während das Telefon und der E-Mail-Verkehr verhältnismäßig neue Kommunikationsmittel darstellen, hat es Geschäftsbriefe schon vor hunderten von Jahren gegeben. Leider ist das vielen Geschäftsbriefen noch anzusehen, denn sie wirken vom Schreibstil wie aus einem früheren Jahrhundert. Doch die komplizierte Ausdrucksweise, die einen höflichen und zudem intellektuellen Eindruck machen soll, ist altbacken.
Briefe sollen vielmehr kurz, direkt und freundlich sein. Sie sind als eine Art Dialog zu verstehen, in dem es darum geht, dein Anliegen klar zu formulieren. Eine Faustregel besagt, dass du nichts schreiben solltest, das du nicht auch sprechen würdest. Niemand würde zum Beispiel folgendes sagen:
- Wir nehmen höflichst Bezug auf Ihr Schreiben vom…
- In Erwartung einer baldigen Rückmeldung verbleiben wir…
- Ich bitte höflich um eine baldige Antwort
- Wir ersuchen Sie ebenso höflich wie dringend, die nachstehende Rechnung baldmöglichst zu überweisen
- Bitte setzen Sie sich bezüglich der Wegbeschreibung im Vorfeld mit uns in Verbindung
In Geschäftsbriefen sind solche Formulierungen dennoch oft zu finden. Dabei hat das „Kaufmannsdeutsch der 20er Jahre” längst ausgedient. Denn solche ausschweifenden Formulierungen schaffen Distanz zwischen Absender und Empfänger und sollten daher vermieden werden. Anstatt der oben genannten Beispiele solltest du heutzutage lieber eine direkte Ausdrucksweise wählen. Etwa so:
- Vielen Dank für Ihr Schreiben vom…
- Ich freue mich auf Ihre Antwort
- Bitte überweisen sie den Rechnungsbetrag innerhalb…
- Den Anfahrtsweg würden wir Ihnen gerne noch einmal telefonisch erklären
Ein gelungener Geschäftsbrief ist kurz gehalten. Auf überflüssige Wörter und Ausschweifungen verzichtest du konsequent. Also verwende keine:
- Eigenschaftswörter ohne Aussage (die dazugehörige Rechnung)
- Steigerungswörter (höchst erfreut, voll und ganz zufrieden, außerordentlich bemüht, größtes Anliegen)
- Füllwörter (ich denke eigentlich nicht, ich rechne durchaus mit einer besseren Bilanz)
- Floskeln (Wie es mir scheint, haben sie)
- Verhältniswörter (Wir erwarten eine Antwort seitens…, Wir schreiben Ihnen zwecks….)
- Streckzeitwörter (Ich werde dafür Sorge tragen)
Ein kurz gehaltener Brief beinhaltet auch, dass du nicht die Aussagen des Briefspartners wiederholst. Sätze wie „Sie fragten in ihrem Brief vom … nach einem Angebot und erwähnten, dass Sie….” sind unnötig. Statt alles zu wiederholen, kommst du direkt zu deiner Aussage.
Der Brief sollte angenehm zu lesen sein. Allzu viele Nebensätze erschweren das Lesen. Vermeide das also. Nach der Fertigstellung eines Briefes darfst du ruhig die Kommas rot markieren und überprüfen, ob sie wirklich nötig sind. Zwei separate Sätze lesen sich angenehmer als verschachtelte Nebensätze. Überhaupt solltest du die Satzlänge variieren. Nachdem du zwei längere Sätze geschrieben hast, lass doch einen kurzen und knackigen Satz folgen. Dies lockert den Brief auf und macht das Lesen unterhaltsamer.
Ein weiterer Tipp lautet, dass du die Wörter für das Auge des Lesers schreiben solltest. Allzu lange Wörter unterbrechen den Lesefluss. Statt „Tapeziertischoberfläche” schreibst du besser „Tapeziertisch-Oberfläche” oder die „Oberfläche des Tapeziertisches”. Die neue Rechtschreibung darfst du notfalls außer Acht lassen. Ein Wort, wie zum Beispiel „Popidol”, ist zwar korrekt geschrieben, sorgt aber auf den ersten Blick für Verwirrung. Bei dem Ausdruck „Pop-Idol” weiß hingegen jeder was gemeint ist. Die neue Rechtschreibung ist eben nicht immer vorteilhaft.
Beim Verfassen von Geschäftsbriefen kannst du dich verschiedener Stile bedienen. Zur Wahl stehen der Man-Stil, der Wir-Stil (das Unternehmen), der Ich-Stil, der Sie-Stil und der zweite Wir-Stil (Kunde & Anbieter). Der Man-Stil wird am wenigsten geschätzt. Auch der Wir-Stil (unser Unternehmen) wirkt undirekt und unpersönlich. Einen besseren Eindruck hinterlassen der Ich-Stil und der Sie-Stil, sowie der zweite Wir-Stil.
Schreibst du deinen Brief im Ich- und Sie-Stil, entsteht ein persönlicher, positiver und kundenorientierter Eindruck. Der Empfänger möchte persönlich angesprochen werden und einen Briefpartner mit Identität haben. Versteckt sich der Absender hingegen hinter dem Unternehmen (wir freuen uns, wir werden uns darum kümmern), wirkt das kaum vertrauenswürdig.
Den zweiten Wir-Stil (Kunde & Anbieter) musst du mit Vorsicht anwenden. Zwar vermittelst du dem Empfänger den Eindruck, du säßest mit ihm “im selben Boot”. Das weckt Vertrauen. Andererseits könnte sich der Empfänger durch eine möglicherweise unangebrachte Nähe auch überrumpelt fühlen. Bevor du den Wir-Stil also anwendest, überlege, ob er wirklich angebracht ist. Eine pauschal richtige Antwort gibt es darauf nicht. Es ist vielmehr eine Gefühlssache.
Jeder Brief besteht aus dem Briefkopf, dem Betreff, der Anrede, der Einleitung, dem Hauptartikel, dem Schlusssatz und der Grußformel. All das dürfte dir noch aus der Schulzeit bekannt vorkommen. Aber auch dabei gibt es gewisse Grundregeln, die oft vergessen werden.
Die naheliegendste Frage, die du wahrscheinlich als erstes stellen würdest, ist die nach Schriftart und Schriftgröße.
Eine bestimmte Schriftart sieht die DIN 5008, die das Erscheinungsbild moderner Geschäftsbriefe definiert, nicht vor. Du solltest aber trotzdem nicht auf die Idee kommen, Comic Sans zu verwenden. Immerhin willst du seriös wirken. Ich empfehle dir daher, dich entweder für Arial oder Times New Roman oder ähnliche Grundschriften, einfache Serifen- oder serifenlose Schriften, zu entscheiden.
Die Schriftgröße beträgt 12 Punkt, damit der Empfänger den Text bequem lesen kann. Bekommst du den Text ansonsten nicht auf eine Seite, darfst du ausnahmsweise auf 11 Punkt runtergehen, wenn du dir dadurch eine Folgeseite sparen kannst.
Sogar die Seitenränder sind genormt und sehen so aus:
- Der obere Seitenrand beträgt 4,5 Zentimeter.
- Der untere Seitenrand beträgt 2,5 Zentimeter.
- Der linke Seitenrand beträgt 2,5 Zentimeter.
- Der rechte Seitenrand beträgt mindestens 1,5 Zentimeter, besser 2 Zentimeter.
Den Briefkopf wirst du dir im Rahmen der Überlegungen zum Corporate Design bereits genauestens überlegt haben. Es ist erfreulich, dass die Normung hier die linke, die zentrierte und die rechtsbündige Ausrichtung deiner Absenderinformationen gleichermaßen erlaubt. Soweit du ein Logo ohne Adressinformationen einsetzt, gehört dieses in den Bereich des oberen Seitenrandes, also in den 4,5 Zentimeter breiten oberen Seitenbereich.
Soweit du ein Logo einsetzt und dieses rechts oben platziert hast, empfehle ich dir den Block mit der Absenderadresse, nebst Telefonummer und E-Mail, ebenfalls rechts unter dem Logo, aber nach den oberen 4,5 Zentimetern anzuordnen.
Die Empfängeradresse findet in diesem Fall ihren Platz linksbündig auf der Seite neben den Absenderinformationen. Wenn du einen Briefumschlag mit Adressfenster verwendest, musst du auf weitere Bedingungen achten. Damit die Empfängeradresse nämlich in just dieses Fenster passt, darf sie maximal 4,5 Zentimeter hoch sein und muss ihr unteres Ende mit dem Abstand von zehn Zentimetern zum oberen Seitenrand finden. Zudem darf sie nicht breiter als 8,5 Zentimeter sein.
Die Orts- und Datumsangabe deines Schreibens setzt du dann mit einer Leerzeile Abstand rechtsbündig unter die Empfängeradresse. Weitere zwei Leerzeilen später folgt der Betreff, den du niemals als solchen kennzeichnen solltest. Die Betreffzeile ist maximal zwei Zeilen, besser wirklich nur eine, lang. Sie kann fett und in größerer Schrift, aber maximal ein bis zwei Punkte größer als der Text gesetzt werden.
Nach dem Betreff lässt du wieder zwei Leerzeilen folgen. Jetzt findest du eine ansprechende Anrede. Mit dem klassischen „Sehr geehrte Damen und Herren” machst du dann nichts falsch, wenn du nicht weißt, wen konkret du ansprechen wirst. Ist dir das jedoch im Vorfeld klar, verwendest du natürlich den Namen der Person, an die sich der Inhalt des Schreibens richtet.
Nun wird es wieder inhaltlich interessant. Die folgende Einleitung hat nicht den Sinn, mit viel Geschwafel und Umschweifungen einen neuen Rekord der Höflichkeit aufzustellen. Stattdessen solltest du lieber schnell zur Sache kommen. Dabei kann die Einleitung gar nicht kurz genug sein. Sätze folgender Art sind ausreichend:
- Hier ist nun die Auflistung der Konditionen
- Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort auf unseren Brief.
- Ich habe ihre Fragen vom … prüfen lassen. Hier nun die Antworten.
- Vielen Dank für Ihre Teilnahme an unserer Umfrage.
Eine Einleitung sollte also wirklich nur eine Einleitung sein. Die einzelnen Details erläuterst du im Hauptartikel. Genauso kurz und knackig wie die Einleitung war, sollte auch dein Schlusssatz ausfallen. Nicht ohne Grund wird von einem „Schlusssatz” statt von einem „Schlussabsatz” gesprochen. Ein Satz (maximal zwei Sätze) ist ausreichend.
Sollte dein Mitteilungsbedürfnis allzu groß sein, gehören die Informationen in den Hauptteil des Briefes. Der Schlusssatz soll den Brief hingegen zügig zu einem freundlichen Abschluss bringen. Sätze folgender Art sind zum Beispiel geeignet:
- Bei Rückfragen erreichen Sie mich unter der Telefonnummer ….
- Ich freue mich auf eine langfristige Zusammenarbeit
- Ich erwarte Ihre Antwort bis zum …
- Ich danke Ihnen für Ihr bisheriges Vertrauen.
Fehlt nur noch die Grußformel, die mit einer Leerzeile zum Textende abgesetzt wird, und unser Geschäftsbrief ist vollendet. Auch dabei gilt es, die altbackenen Grußformeln zu umgehen. Mit „vorzüglicher Hochachtung” ist nur selten angebracht. Stattdessen wähle lieber ein typisches „Mit freundlichen Grüßen”. Die Abkürzung „MfG” solltest du eher nicht verwenden, weil sie allzu salopp erscheint. Zudem wissen manche, vor allem ältere Leute nicht, was damit überhaupt gemeint ist.
Solltest du mit dem Empfänger persönlich bekannt sein, kannst du etwa „Mit freundlichen Grüßen, Ihr Max Mustermann” schreiben. Aber schreibe bitte nicht „Ihr ergebener Max Mustermann”. Denn damit wärst du wieder beim Kaufmannsdeutsch früherer Jahrhunderte angekommen.
Für die Unterschrift lässt du dir einen Platz von drei Leerzeilen nach der Grußformel. Eine weitere Leerzeile später könntest du noch ein PS anbringen. Hier findet sich häufig ein Call to Action. Sollten Anlagen erforderlich sein, bringst du das entsprechende Anlagenverzeichnis linksbündig unter dem PS am Briefende an.
Die Verlagshäuser haben die große Bedeutung der Geschäftsbriefe erkannt und überschwemmen den Markt mit unzähligen Fachbüchern. Im Rahmen meiner Recherche für diesen Artikel habe ich mich ein wenig umgeschaut und bin auf das Werk „Geschäftsbriefe geschickt formulieren” aufmerksam geworden.
Der Vorteil dieses Buches gegenüber vielen anderen Exemplaren ist, dass die Autorin sich von theoretischem und psychologischen Geschwafel (den eh kaum einer versteht) distanziert und dem Leser einfach zu verstehende Tipps gibt. Zudem sind zahlreiche Musterbriefe enthalten, die sowohl im Privaten wie auch im Beruflichen verwendet werden können. Dabei geht die Autorin mit der Zeit und aktualisiert ihr Werk regelmäßig.
Auch dem Thema “Geschäftskorrespondenz per E-Mail” widmet sich die Autorin. Das Werk liegt inzwischen in der neunten Auflage aus dem Februar 2018 vor. Es ist erschienen im Walhalla U. Praetoria Verlag, 160 Seiten, ISBN-10: 3802933788, ISBN-13: 978-3802933783.
Wenn du ein Beispiel für den formalen Aufbau eines Geschäftsbriefes benötigst, dann schau mal bei den DIN 5008 Richtlinien vorbei. Dort findest du PDF-Muster zum Download.
Wenn du als Gewerbetreibender Geschäftsbriefe verfasst, gibt es verschiedene Pflichtangaben, auf die du nicht verzichten kannst. Diese Pflichten ergeben sich aus unterschiedlichen Gesetzen, allen voran das Handelsgesetzbuch, das GmbH-Gesetz und das Aktiengesetz. Der Vollständigkeit halber, will ich dich darauf zum Schluss ebenfalls noch hinweisen.
Ist deine Firma im Handelsregister eingetragen, muss jeder Brief deinen Firmennamen und die Rechtsform, sowie die Handelsregisternummer und das Registergericht beinhalten. Handelt es sich bei deiner Firma um eine Gesellschaft mit begrenzter Haftung (GmbH), muss der (oder die) Geschäftsführer genannt werden. Bei einer Aktiengesellschaft (AG) musst du die Vor- und Nachnamen der Vorstandsmitglieder nennen, wobei der Vorstandsvorsitzende zu kennzeichnen ist. Zudem musst du den Vorsitzenden des Aufsichtsrates nennen.
Ist deine Firma nicht im Handelsregister eingetragen, unterliegst du weniger Pflichten. Hier reicht dein Vor- und Zuname nebst Geschäftsanschrift. Betreibst du eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) führst du diesen Zusatz ebenfalls auf und nennst die Namen der Gesellschafter.
Damit bist du auf der sicheren Seite.
(Der Beitrag erschien erstmals am 22. Oktober 2009 und wurde im Original von Oliver Jensen geschrieben. Seitdem wurde der Beitrag regelmäßig aktualisiert, zuletzt am 8. Mai 2024.)
(Beitragsbild: Depositphotos)