Mehr als 600 Millionen Briefe werden in Österreich jedes Jahr verschickt. Bei vielen davon handelt es sich um Rechnungen, offizielle Dokumente wie Verträge oder Korrespondenz mit Behörden. Das Unternehmen hpc DUAL will diese Briefflut reduzieren, indem sie mit ihrem “BriefButler” digitale Briefzustellung anbietet. Wer auf den digitalen Brief nicht reagiert, bekommt ihn nach einer Frist trotzdem in Papierform zugeschickt. Die Zustellung in Papierform macht dabei aber nicht einmal 5 Prozent aus.
Direkt ins private E-Mailpostfach
Fast alle Gemeinden in Österreich nutzen BriefButler bereits, um offizielle Dokumente direkt ins E-Mailpostfach von Bürger*innen zu schicken. Sie sparen sich dadurch Druck- und Lieferkosten und auch die Umwelt wird geschont: Ein digitaler Brief spart verglichen mit einer normalen Briefzustellung 76 Prozent CO2 ein.
“Als wir hpc DUAL in Österreich 2006 gegründet haben, waren wir 3 Jahre zu früh am Markt. Aber dieser Vorsprung hat uns in Österreich zum Marktführer gemacht”, ist CEO Josef Schneider überzeugt. Mittlerweile ist man im gesamten DACH-Raum aktiv, gerade Deutschland wird als großer Wachstumsmarkt angesehen.
Enormes Wachstumspotenzial in Deutschland
“Wir haben uns dort für dieses Jahr ein 4- bis 5-faches Mengenwachstum vorgenommen und wollen auch in den nächsten Jahren überdurchschnittlich wachsen”, verrät Christoph Niemöller, seit März 2024 CFO und Gesellschafter der hpc DUAL Holding GmbH. Der gebürtige Deutsche war zuvor als Geschäftsführer in der Medienbranche tätig und wollte dann aber etwas Neues ausprobieren. “Ich wollte in einem Geschäft einsteigen, das wächst - anders als die klassischen Medien, die seit Jahren schrumpfen”, so Niemöller. Seine Kontakte in die deutsche Verlagsbranche sollen als Sprungbrett für den BriefButler in Deutschland dienen.
Als Bremsklotz stellt sich die deutsche Bürokratie heraus: “Man muss schon sagen, gerade im kommunalen Bereich mahlen die Mühlen in Deutschland sehr langsam”, weiß Niemöller aus Erfahrung. Während österreichische Kommunen mit 2, 3 Softwareprogrammen arbeiten, an denen der Briefbutler angebunden werden kann, sind es in Deutschland bis zu 70. Auch die gesetzliche Situation bezüglich Zustellgesetze, E-Government und DSGVO ist in Deutschland je nach Bundesland verschieden. ”Nur, weil es in Baden-Württemberg funktioniert, heißt das noch lange nicht, dass es in Nordrhein-Westfalen auch funktioniert”, so Niemöller.
Entlastung der Verwaltung
Momentan sei BriefButler in 13 Bundesländern aktiv, angefangen von Landkreisen bis hin zu Städten. “In Deutschland ist der Anteil an physischen Zustellungen immer noch hoch”, weiß Schneider. “In Österreich gibt es etwa kaum eine Gemeinde, die ihre Sendungen noch selbst druckt. In Deutschland stehen Mitarbeiter tagelang am Netzwerkdrucker, drucken ihre Rechnungen aus, kuvertieren sie und bringen sie zur Post.” Digitale Postzustellung würde auch hier Mitarbeiter*innen entlasten - immerhin sollen laut einer PwC-Studie bis 2030 800.000 Fachkräfte in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland fehlen.
“In Deutschland wird sich viel tun und wir werden vorne mit dabei sein”, ist sich Niemöller sicher. Österreich ist in Sachen digitaler Postzustellung zwar weiter fortgeschritten als sein Nachbar, aber auch hier ortet Schneider Verbesserungspotenzial. Seit der Novelle des Zustellungsgesetzes im Dezember 2019 sind Unternehmen in Österreich etwa verpflichtet, Sendungen der Verwaltung elektronisch empfangen zu können. Andersherum, also vom Unternehmen hin zur Behörde, ist jedoch weiterhin nur der Postweg erlaubt. Das stößt bei Schneider auf Unverständnis, es gab sogar Gespräche mit dem zuständigen Staatssekretär Florian Tursky - der sich dann aber der Lokalpolitik in Innsbruck zuwandte. “Jede Behörde und jede Verwaltung in Österreich hat ein elektronisches Postfach”, so Schneider. “Wenn Unternehmen diese auch nutzen dürften, würden sie sich Millionen einsparen und damit auch automatisch etwas für den Klimaschutz tun.”