Immer häufiger arbeiten Beschäftigte im Homeoffice oder in sogenannten Co-Working-Spaces. Beide stellen aber keine ersten Tätigkeitsstätten dar. Im Folgenden lesen Sie, wie sich diese Arbeitsformen auf die steuerliche Beurteilung auswirken.
Bezüglich des steuerfreien Reisekostenersatzes und der Höhe der abzugsfähigen Werbungkosten für Auswärtstätigkeiten kommt es entscheidend darauf an, ob Arbeitnehmende eine erste Tätigkeitsstätte haben oder nicht. In der Steuererklärung kann für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte nur die sogenannte Entfernungspauschale geltend gemacht werden und steuerfreie Erstattungen sind ausgeschlossen. Das betrifft Homeoffice und C-Working, die sich seit der Corona-Pandemie zunehmend verbreitet haben.
Steuerliche Beurteilung: Homeoffice
Zum Homeoffice ist die Rechtlage zumindest aus Verwaltungssicht eindeutig. Das häusliche Arbeitszimmer ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher keine erste Tätigkeitsstätte sein. Das gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber von Arbeitnehmenden einen oder mehrere Arbeitsräume anmietet, die der Wohnung zuzurechnen sind (BMF, Schreiben vom 25.11.2020, IV C 5 - S 2353/19/10011 :006, Rz. 4). Fahrtkosten zum Homeoffice fallen ohnehin nicht an.
Wichtig ist aber vor allem die Folge, dass damit die Suche nach einer ersten Tätigkeitsstätte an einem anderen Arbeitsort, insbesondere im Betrieb, weitergehen kann. Eine erste Tätigkeitsstätte ist gegeben, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin
- arbeitsrechtlich
- einer (von der Wohnung getrennten) ortsfesten betrieblichen Einrichtung
- beim Arbeitgeber oder einem Dritten (z.B. Kunden)
- dauerhaft zuordnet und
- der/die Betroffene dort zumindest in geringem Umfang tätig wird.
Selbst wenn also Arbeitnehmende überwiegend im Homeoffice tätig sind, ist damit noch nicht ausgeschlossen, dass vor allem am Unternehmenssitz eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen kann. Zu prüfen ist eine mögliche Zuordnung durch den Arbeitgeber, insbesondere im Arbeitsvertrag, sowie der jeweilige Tätigkeitsumfang. Es ist nicht erforderlich, dass eine erste Tätigkeitstätte den Tätigkeitsmittelpunkt darstellt.
Steuerliche Beurteilung: Co-Working
An einem Co-Working-Space wird die erste Tätigkeitsstätte regelmäßig ebenfalls nicht liegen. Immer mehr Arbeitgeber bieten ihren Arbeitnehmenden in angemieteten Räumlichkeiten diese flexiblen Arbeitsplätze an, z. B. weil die Entfernung zwischen der Wohnung und dem Sitz des Arbeitgebers sehr groß ist oder weil ein passendes Homeoffice nicht zur Verfügung steht.
Lohnsteuerlich wird am Ort des Co-Working-Space in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte begründet, weil die Betroffenen dort nur sporadisch tätig werden. Sie sind dem Ort des Co-Working-Space nicht dauerhaft zugeordnet. Mithin liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (= außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte) vor.
Die Fahrtkosten von der Wohnung zum Ort des Co-Working-Space und zurück können nach Reisekostengrundsätzen zeitlich unbegrenzt bei Benutzung eines Autos steuerfrei ersetzt oder als Werbungskosten abgezogen werden. Pauschal sind 0,30 je gefahrenem Kilometer anzusetzen. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung kann zudem eine Verpflegungspauschale von 14 Euro pro Tag beansprucht werden.
Bei der Berücksichtigung der Verpflegungspauschale gilt allerdings eine Dreimonatsfrist, wenn der oder die Beschäftigte an mindestens drei Tagen in einer Woche am Ort des Co-Working-Space tätig wird. In diesen - nach unserer Einschätzung eher seltenen Fällen - führt erst eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist.
Auch bei Co-Working gilt: Selbst wenn Arbeitnehmende dort häufig tätig sind, ist damit noch nicht ausgeschlossen, dass an einem anderen Arbeitsort unter den obigen Bedingungen eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen kann.
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