Arbeitszeit und Personaleinsatz planenPersonalplanung: Schichtmodelle im Vergleich – welches Modell wählen?
- Wie werden Schichtmodelle grundsätzlich unterschieden?
- Welche Schichtmodelle gibt es?
- Welche gesetzlichen Regelungen sind bei Schichtbetrieb zu beachten?
- Kriterien für die Auswahl eines Schichtmodells
- Beispiele: Welches Schichtmodell passt zu welchen Unternehmen?
- Wie man ein flexibles Schichtmodell plant
- Wie wählt man das richtige Schichtmodell aus?
- Welche Zusatzkosten fallen bei verschiedenen Schichtmodellen an?
- Kosten für Schichtarbeit senken
- 4 Vorlagen im Praxisteil
Wie werden Schichtmodelle grundsätzlich unterschieden?
Schichtmodelle werden grundsätzlich anhand der Durchlaufzeit und der Anzahl der Schichten unterschieden.
Hinsichtlich der Durchlaufzeiten wird zwischen kontinuierlichem und diskontinuierlichem Durchlauf unterschieden: „Kontinuierlich“ bedeutet, dass der Betrieb 24 Stunden am Tag an sieben Tage die Woche ohne Unterbrechung läuft. Spricht man von einem diskontinuierlichen Modell, erfolgt der Betrieb nicht rund um die Uhr, sondern zum Beispiel nur während der regulären Arbeitswoche oder innerhalb bestimmter Zeitfenster.
Im Hinblick auf die Anzahl der Schichten unterscheidet man meist zwischen den folgenden Modellen:
- Einschichtbetrieb:
eine Schicht pro Tag, typischerweise tagsüber - Zweischichtbetrieb:
zwei Schichten, zum Beispiel Früh- und Spätschicht - Dreischichtbetrieb:
drei Schichten, oft Früh-, Spät- und Nachtschicht, um einen kontinuierlichen Betrieb zu gewährleisten - Vierschichtbetrieb:
vier Schichten, häufig mit einem rotierenden System, um einen kontinuierlichen Betrieb inklusive Wochenende abzudecken
Welche Schichtmodelle gibt es?
Zweischichtmodell
Zwei Teams arbeiten im Wechsel, häufig in Früh- und Spätschicht.
Vorteile:
- einfache Planung und Implementierung
- weniger Stress für Mitarbeitende, da keine Nachtschicht anfällt
- gute Vereinbarkeit mit Privatleben
Nachteile:
- Produktion oder Betrieb ist nachts nicht abgedeckt.
- Kann weniger flexibel sein, wenn außergewöhnliche Anforderungen auftreten.
Dreischichtmodell
Drei Teams rotieren in Früh-, Spät- und Nachtschicht, um rund um die Uhr eine Abdeckung zu gewährleisten.
Vorteile:
- kontinuierliche Produktion oder Betrieb
- effizienter Einsatz von Ressourcen und Maschinen
- geeignet für Branchen wie Gesundheitswesen oder Produktion
Nachteile:
- gesundheitliche Belastungen durch Nachtschichten (zum Beispiel: Schlafstörungen, soziale Isolation)
- höhere Kosten durch Schichtzulagen
- schwieriger, Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu finden
Vierschichtmodell
Vier Teams rotieren ähnlich dem Dreischichtmodell, aber mit einem zusätzlichen Team, um mehr Pausen zu ermöglichen.
Vorteile:
- zusätzliche Erholungspausen für Mitarbeitende
- kontinuierlicher Betrieb wird besser gewährleistet.
- Reduzierung der Gesundheitsrisiken durch optimierte Pausenzeiten
Nachteile:
- höhere Personalkosten durch ein weiteres Team
- komplexere Schichtplanung und Koordination
Kontinuierlicher Schichtbetrieb
Fünf oder mehr Teams arbeiten im Schichtbetrieb, um eine durchgehende Abdeckung rund um die Uhr zu gewährleisten, oft in einem rollierenden System.
Vorteile:
- effiziente Nutzung der Maschinen und Ressourcen
- ständige Produktions- oder Betriebsabdeckung
- längere Erholungsphasen für Mitarbeitende
Nachteile:
- hohe Organisationskomplexität und Planungsaufwand
- erfordert mehr Personal, was zu höheren Kosten führt
Rollierendes Schichtsystem
Mitarbeitende wechseln über eine bestimmte Zeit regelmäßig ihre Schichten, um Pausen und Freizeit zu ermöglichen.
Vorteile:
- erlaubt eine flexible Anpassung an den Produktionsbedarf
- bietet mehr Abwechslung für Mitarbeitende
Nachteile:
- kann verwirrend sein und den Überblick erschweren
- Mitarbeitende müssen sich durchgehend an neue Schichten anpassen
Schichtsystem mit verlängerten Schichten
Mitarbeitende arbeiten längere Schichten, meist zehn bis zwölf Stunden, aber dafür weniger Tage pro Woche.
Vorteile:
- weniger Tage in der Woche zu arbeiten, ermöglicht längere Freizeitblöcke
- effizient für bestimmte Produktionsanforderungen
Nachteile:
- längere Schichten können zu schnellerer Ermüdung führen
- hohe Belastung an Arbeitstagen
Teilzeit-Schichtarbeit
Teilzeitkräfte arbeiten zu festgelegten Zeiten und unterstützen oft in Spitzenzeiten.
Vorteile:
- Flexibilität für Mitarbeitende, die in Teilzeit arbeiten möchten
- Kosteneinsparungen durch bedarfsgerechten Personaleinsatz
Nachteile:
- Planung und Koordination können komplexer sein
- Herausforderungen bei der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden während kritischer Zeitfenster
Welche gesetzlichen Regelungen sind bei Schichtbetrieb zu beachten?
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
In Deutschland regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Nachtarbeit. Es legt fest, dass die maximale Arbeitszeit an Werktagen acht Stunden beträgt und nur in Ausnahmefällen auf bis zu zehn Stunden erhöht werden darf.
Nach § 6 ArbZG sind für Nachtarbeitende spezielle Maßnahmen zur Gesundheitsvorsorge erforderlich, einschließlich regelmäßiger medizinischer Untersuchungen.
Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) enthält Mindestanforderungen für die Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit, die auch für Schichtarbeit gelten. Hierzu zählen ergonomische Arbeitsplätze, angemessene Pausenräume und ausreichende Beleuchtung.
Die Verordnung verpflichtet Arbeitgeber zudem, Gefährdungsbeurteilungen durchzuführen und geeignete Schutzmaßnahmen umzusetzen.
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet Unternehmen dazu, die Arbeit so zu gestalten, dass gesundheitliche Beeinträchtigungen vermieden werden. Außerdem wird hier geregelt, dass eine Gefährdungsbeurteilung zur Bewertung von Risiken bei Schichtarbeit durchgeführt werden muss.
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Planung und Durchführung von Schichtarbeit. Daher müssen Arbeitgeber ihn bei der Planung und Umsetzung des Schichtbetriebs einbeziehen. Häufig muss die Gestaltung der Schichtpläne mit dem Betriebsrat verhandelt werden.
Kriterien für die Auswahl eines Schichtmodells
Bei der Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes Schichtmodell sollten Unternehmen eine Reihe von Faktoren berücksichtigen. Wichtig sind die folgenden Aspekte:
Betriebsabläufe und Produktion
Wenn ein Unternehmen eine kontinuierliche Produktion benötigt, muss ein Schichtmodell gewählt werden, das eine Rund-um-die-Uhr-Arbeit ermöglicht. Zum Beispiel nutzen Kraftwerke oder chemische Industrieanlagen oft ein 24/7-Schichtmodell mit drei, vier oder rollierenden Schichten.
Arbeitskräfte und Personalverfügbarkeit
Unternehmen sollten prüfen, ob genügend Personal für die gewünschte Schichtarbeit verfügbar ist. Beispiel: Ein Logistikunternehmen, das in städtischen Gebieten tätig ist, kann leichter Mitarbeitende für Nachtschichten finden als eines in ländlichen Regionen.
Gesundheit und Arbeitsschutz
Manche Schichtmodelle wirken sich auf die Gesundheit der Mitarbeitenden aus. Wenn Nachtarbeit unausweichlich ist, muss darauf geachtet werden, dass Pausen, Rotationen und arbeitsmedizinische Betreuung ausreichend gewährleistet sind.
Müssen Betriebe 24 Stunden geöffnet sein, sollten sie flexible Schichtmodelle mit angemessenen Pausenintervallen und Pausenlängen nutzen.
Gesetzliche Anforderungen
Es gelten, wie oben beschrieben, spezielle gesetzliche Vorgaben für Arbeitszeit und Pausen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihr Schichtmodell diese Anforderungen erfüllt.
Nachfragezyklus
Unternehmen in Branchen mit saisonalen Schwankungen, wie in der Lebensmittelproduktion oder im Einzelhandel, können von einem besonders flexiblen Schichtmodell profitieren, um Nachfrageschwankungen auszugleichen.
Kosten
Ein komplexes Schichtmodell mit Nachtarbeit oder vielen Schichtwechseln kann höhere Kosten verursachen. Unternehmen sollten die finanziellen Auswirkungen berücksichtigen.
Beispiele: Welches Schichtmodell passt zu welchen Unternehmen?
Die folgenden Beispiele verdeutlichen, welche Unternehmen in welcher Weise von einem bestimmten Schichtmodell mehr profitieren als von einem anderen.
Beispiel 1: Dreischichtmodell (24-Stunden-Betrieb)
Das Dreischichtmodell gilt als ideal für Produktionsunternehmen, die wie Stahlwerke einen kontinuierlichen Betrieb sicherstellen müssen, oder Betriebe mit teuren Produktionsanlagen, die maximal ausgelastet sein sollten wie bei Automobilherstellern.
Beispiel 2: Zweischichtmodell (Früh- und Spätschicht)
Das Zweischichtmodell eignet sich für Logistikzentren oder IT-Support, bei denen erweiterte Betriebszeiten erforderlich, aber nicht unbedingt ein Rund-um-die-Uhr-Betrieb nötig ist.
Wie man ein flexibles Schichtmodell plant
Ein flexibles Schichtmodell könnte – abhängig vom Kapazitätsbedarf – folgendermaßen gestaltet sein:
Bei normalem Kapazitätsbedarf sind zehn Schichten je Woche an fünf Arbeitstagen geplant (Zweischichtbetrieb). An Arbeitstagen wird zwischen 6:00 Uhr und 22:00 Uhr gearbeitet. Daraus ergibt sich eine Wochenbetriebszeit von 80 Stunden. Diese Phase ermöglicht eine Berücksichtigung individueller Präferenzen, indem Mitarbeitende ihre Schichten untereinander tauschen oder im Rahmen der zulässigen Arbeitszeit Stunden übernehmen können.
Bei steigendem Kapazitätsbedarf werden pro Woche zusätzlich 4 Schichten gearbeitet; zum Beispiel Montag bis Donnerstag in der Zeit zwischen 22:00 Uhr und 6:00 Uhr. In diesem Fall steigt die Kapazität um 32 Stunden oder 40 %. Die Flexibilität für die Mitarbeitenden sinkt, weil Nachtschichten nicht getauscht werden dürfen. Die Mitarbeitenden müssen alle drei Wochen eine Nachtschicht übernehmen, haben dafür aber einen zusätzlichen Arbeitstag frei (die fünfte Nachtschicht).
In Zeiten eines sehr hohen Kapazitätsbedarfs wird die Betriebszeit um weitere 4 Schichten erweitert. Dazu wird am Freitag eine Nachtschicht eingeführt und auch am Samstag im Dreischichtbetrieb gearbeitet. Daraus ergibt sich eine Gesamtkapazität pro Woche von 144 Stunden. Die zusätzliche Arbeitszeit wird durch die bestehenden Mitarbeitenden und Überstunden sowie durch Leiharbeit erbracht. Durch die Wechselschichten verkürzt sich die Ruhezeit am Wochenende für einen Teil der Mitarbeitenden.
Die Mitarbeitenden verfügen über Arbeitszeitkonten, die eine flexible Anpassung ihrer Arbeitszeiten erlauben. Ein Ausgleich von Freizeit ist nach Absprache und auf Basis des Arbeitszeitkontos möglich.
Wie wählt man das richtige Schichtmodell aus?
Die Wahl des Schichtmodells hat erhebliche Auswirkungen auf die Produktivität eines Unternehmens.
Vorteile und Nachteile des Schichtbetriebs abwägen
Durch den Einsatz eines Schichtmodells kann die Betriebszeit der Maschinen und Anlagen verlängert werden, was zu einer erhöhten Produktionsleistung führt. Außerdem ermöglicht Schichtarbeit eine flexiblere Anpassung an Nachfrageschwankungen, wenn das Modell relativ schnell angepasst werden kann.
Aber: Nacht- oder Wochenendzuschläge können die Lohnkosten erhöhen und Mitarbeitende in Nacht- oder Spätschichten sind häufiger erschöpft, was die Produktivität wiederum mindert. Aus diesen Gründen sollte das Schichtsystem darauf ausgelegt sein, Nachtarbeit für den Einzelnen auf ein Minimum zu reduzieren.
Kennzahlen berechnen und analysieren
Die durch Schichtarbeit entstehenden Effekte können auf verschiedene Weisen gemessen werden, mithilfe von Produktionskennzahlen, Mitarbeiterkennzahlen und weiteren Kennzahlen:
1. Produktionskennzahlen
- Durchsatz: Produktionseinheiten pro Zeiteinheit
- Nutzungsgrad: Verhältnis der genutzten Maschinenstunden zur möglichen Maschinenlaufzeit
2. Mitarbeiterkennzahlen
- Fehlzeitenquote: Anteil der krankheitsbedingten Abwesenheitstage
- Fluktuationsrate: Anteil der Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen
3. weitere Kennzahlen
- Kosten pro Einheit: Produktionskosten im Verhältnis zur produzierten Menge
- Umsatzwachstum: erhöhter Umsatz durch verbesserte Produktionskapazitäten und Erfüllung hoher Nachfrage
Wann das Schichtmodell angepasst werden sollte
Schichtmodelle werden dann angepasst, wenn durch eine steigende Nachfrage mehr Produktionskapazität gefordert ist. Oft ist es nicht möglich oder unwirtschaftlich, teure Maschinen und Anlagen anzuschaffen, wenn die bisherigen nur acht Stunden pro Tag in Betrieb sind. Dann kann durch neue Schichtmodelle und zusätzlichen Personaleinsatz die tägliche Maschinenlaufzeit schnell angepasst und ausgebaut werden.
Ein Produktionsbetrieb, der von einem Einschicht- auf einen Zweischichtbetrieb wechselt, kann seine Leistung kurzfristig um 100 Prozent steigern, sofern die Maschinen und Anlagen wie beim Einschichtbetrieb ausgelastet sind.
Welche Zusatzkosten fallen bei verschiedenen Schichtmodellen an?
Die Kosten im Zusammenhang mit verschiedenen Schichtmodellen setzen sich aus unterschiedlichen Kostenfaktoren zusammen. Sie sollten genau berechnet werden, um eine wirtschaftliche Schichtplanung zu ermöglichen. Nachfolgend eine Übersicht über die relevanten Kosten:
Zuschläge
In den meisten Ländern müssen Arbeitgeber für Nachtarbeit, Wochenendarbeit und Feiertagsarbeit Zuschläge zahlen. Diese können je nach Gesetzgebung oder Tarifvertrag zwischen 10 % und 50 % des regulären Stundenlohns liegen, was die Kosten für Schichtarbeit erhöht.
Überstunden
Wenn Mitarbeitende mehr als ihre geplanten Arbeitsstunden leisten, fällt oft ein Überstundenzuschlag an. Dieser kann je nach Tarifvertrag einen Wert zwischen 20 % und 100 % des Basislohns haben.
Gesundheitskosten
Schichtarbeit, insbesondere Nachtschichten, kann gesundheitliche Auswirkungen haben. Arbeitgeber müssen daher möglicherweise Gesundheitsprogramme finanzieren oder mit erhöhten Fehlzeiten rechnen, die wiederum eine zusätzliche Beschaffung von Ersatzarbeitskräften erforderlich machen oder zu Produktivitätsverlusten führen.
Produktionskosten
Bei kontinuierlichen Produktionsprozessen sind Schichtmodelle unerlässlich, um Maschinenstillstände zu minimieren und eine gleichmäßige Produktion sicherzustellen. Schichtmodelle, die nicht auf die Kapazität der Betriebsmittel und den Bedarf abgestimmt sind, können auch zu einem Produktionsengpass führen.
Rekrutierungskosten
Die Rekrutierung und Bindung von qualifizierten Mitarbeitenden ist speziell wegen tendenziell belastender Nachtschichten eine Herausforderung für Unternehmen. Höhere Gehälter oder andere Anreize sind erforderlich, um Mitarbeitende zu motivieren.
Kosten für Schichtarbeit senken
Bedarf genau berechnen
Analysieren Sie den tatsächlichen Bedarf an Arbeitskräften für verschiedene Tageszeiten und planen Sie Schichten entsprechend. Eine sorgfältige Bedarfsanalyse vermeidet Überbesetzung und minimiert Überstunden.
Schichten fair planen
Schichtmodelle mit flexiblen Start- und Endzeiten ermöglichen es Mitarbeitenden, die Arbeitszeiten an ihre Bedürfnisse anzupassen. Dies kann die Zufriedenheit und Produktivität steigern und gleichzeitig den Bedarf an teuren Überstunden reduzieren. Eine gerechte Rotation der Schichten verteilt die Belastung der Nachtschichten gleichmäßig.
Mitspracherecht einräumen
Befragen Sie die Mitarbeitenden nach ihren Präferenzen für bestimmte Schichten und berücksichtigen Sie diese bei der Planung. Zufriedene Mitarbeitende sind tendenziell produktiver und fehlen seltener.
Rechtliche Vorgaben einhalten
Achten Sie darauf, die gesetzlichen Vorgaben für Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten einzuhalten. Verstöße können teuer sein und wirken sich negativ auf die Leistungsfähigkeit sowie Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus.
Schichtmodell auswählen
Wenn Sie bisher nicht ganz sicher sind, ob überhaupt und welches Schichtmodell in Ihrem Unternehmen eingeführt werden soll, hilft die folgende Vorlage bei der Entscheidungsfindung.
Sie beantworten nacheinander Fragen zu den Gegebenheiten in Ihrem Betrieb und zu Ihren Zielen. Auf Basis der Antworten und Empfehlungen fällt die Wahl leichter.
Personalkosten für das Arbeitszeitmodell ermitteln und berechnen
Mit der folgenden Excel-Vorlage stellen Sie für einen Mitarbeiter sämtliche Kosten zusammen und setzen diese in Beziehung zur Personalkapazität, die ebenfalls vom gewählten Arbeitszeit- oder Schichtmodell abhängt. So erkennen Sie, welche Kosten Sie bei Ihrer Entscheidung zum Arbeitszeitmodell berücksichtigen und vergleichen sollten.
Personalbedarf planen
Bevor Sie ein neues Schichtmodell einführen, müssen Sie einige Vorarbeit leisten. Dazu gehört auch die exakte Planung des Personals. Mit den folgenden beiden Vorlagen erfassen Sie dazu:
- Wie viel Personalkapazität steht mit den jeweiligen Schichtmodellen zur Verfügung?
- Wie viel Personal wird überhaupt benötigt?
- Wie viel Personal benötige ich pro Tag und Woche?
- Wie werden die insgesamt verfügbaren Arbeitsstunden optimal verplant?