Digitale Buchhaltungssysteme helfen dir dabei, das System „Schuhkarton“ loszuwerden, bei welchem Du jeden Monat aufs neue ein oder mehrere Ordner mit Belegen an den Steuerberater schickst. Der Versand der Belege geschieht stattdessen rein digital. Auch die Belege werden digital aufbewahrt. Rechnungen per PDF müssen nicht extra ausgedruckt werden, nur um der Aufbewahrungspflicht zu genügen.
Allerdings ist nicht alles perfekt. Die Prozesse sind nach wie vor nicht vollständig automatisiert. Scans von Papierbelegen müssen natürlich manuell eingelesen oder abfotografiert werden, und das automatische Auslesen der Belegdaten ist manchmal unvollständig oder fehlerhaft. Die digitale Buchhaltungswelt ist also nicht ohne Tücken.
Wenn Du deine Buchhaltung digitalisierst, bedeutet das, dass Du zumindest folgende Geschäftsvorfälle fast komplett papierlos abgewickeln kannst:
- Ausgangsrechnungen werden digital erstellt und als elektronische Rechnungen versendet.
- Mahnungen werden automatisiert versendet, falls kein Zahlungseingang innerhalb der Frist verzeichnet werden kann
- Eingangsrechnungen und andere buchhalterische Dokumente in Papierform werden gescannt und gemäß der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) für 6 bis 10 Jahre digital gespeichert
- Viele Buchhaltungsprozesse, wie beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt oder die Zuordnung von Belegen zur jeweiligen Buchung, können mit Hilfe der Buchhaltungssoftware teilautomatisiert werden.
Es ist also ein Schritt in die richtige Richtung, sodass viele Unternehmer und Selbstständige ihre Buchhaltung einfach selbst erledigen können, auch wenn es noch ein paar Herausforderungen zu meistern gibt.
Vielleicht zögerst Du noch, in die Digitalisierung deiner Buchhaltung zu investieren, besonders wenn dein aktuelles System auf Papier gut läuft. Aber stell dir vor, wie viel einfacher und effizienter deine Arbeit sein könnte! Lass mich dir sechs Vorteile aufzeigen, die dir die Entscheidung leicht machen könnten:
- Automatisierung: Durch die Automatisierung der Buchhaltungsprozesse haben die Mitarbeiter mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben. PDF-Dateien für die Buchhaltung oder die monatliche Gehaltsabrechnung auszudrucken, finde ich, ist eh ein Anachronismus. Sowas ist mit der digitalen Buchhaltung endgültig passé, was die Effizienz steigert und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert .
- Platzersparnis: Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gilt nach wie vor. Und dennoch wird das schiere Volumen an Papierbelegen drastisch reduziert. Dank der digitalen Archivierung von Belegen braucht es lediglich einen sicheren digitalen Speicherplatz, wodurch sich einiges an Platz im Büro oder in den Archivräumen einsparen lässt.
- Kostensenkung: Dank der Digitalisierung lassen sich Kosten für Drucker, Kopierpapier, Aktenordner, Versandkosten sowie die Miete für Lagerräume senken.
- Alle Infos auf einen Blick: Mit digitalen Buchhaltungssystemen kannst Du jederzeit und von überall auf deine Buchhaltungsdaten zugreifen. So lassen sich Rückfragen schneller bearbeiten und wichtige Geschäftsunterlagen schneller abrufen.
- Vereinfachte Kommunikation: Die Kommunikation mit deinem Steuerberater wird durch digitale Schnittstellen erleichtert. Auch wenn es bei Zahlungsanbietern wie PayPal noch hakt, spart der digitale Austausch von Daten Zeit und womöglich auch die Kosten für den Steuerberater.
- Verbesserter Schutz: Digitale Dokumente sind sicher archiviert und vor Datenverlust geschützt. Dies gewährleistet, dass selbst Jahre später alle benötigten Unterlagen für die unausweichliche Betriebsprüfung verfügbar sind.
Wähle einen Projektleiter aus, der im gesamten Unternehmen als offizieller Projekt-Bevollmächtigter fungieren wird. Achte darauf, den Kreis der Stakeholder angemessen zu bestimmen. Der Prozess der Rechnungsverarbeitung ist nicht nur eine Angelegenheit der Buchhaltung; häufig sind auch andere Abteilungen (z.B. Sales) involviert. Es ist also entscheidend, hier die richtigen Personen einzubeziehen.
Es geht nicht bloß darum, was eine Software drauf hat, sondern auch, welche Features sie in der Standardausführung mitbringt. Häufig sind besonders nützliche Features wie die Anbindung an z.B. WooCommerce, Shopify oder an ein ERP-System wie z.B. Weclapp nur gegen Aufpreis zu haben.
Bevor Du deine Buchhaltung ins digitale Zeitalter überführst, solltest Du festhalten, welche Systeme mit der neuen Software kommunizieren müssen. Diese Schnittstellen sind für eine nahtlose Interaktion mit ERP- und CRM-Systemen eingerichtet. Dies ist die Voraussertzng dafür, dass Du die Vorteile vollständig digitalisierter Prozesse wirklich nutzen kannst.
Nachdem Du eine erste Auswahl an Buchhaltungssoftware getroffen hast, geht es an die Details: Um stets auf der sicheren Seite der Finanzgesetzgebung zu sein, ist es klug, gleich zu Beginn den Steuerberater ins Boot zu holen. Wie Du bereits weißt, ist das Einhalten der GoBD-Richtlinien ein Muss bei der Digitalisierung der Buchhaltung. Welche spezifischen Anforderungen der GoBD das zukünftige digitale Rechnungswesen deines Unternehmens erfüllen muss, kann dir dein Steuerberater genau erklären. Dieser Schritt ist entscheidend für den Erfolg deines Digitalisierungsprojekts.
Ein klarer und realistischer Blick hilft, das gesamte Projekt besser zu planen. Überlege genau, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, wie lange das Buchhaltungsprojekt dauern soll und ob externe Dienstleister involviert werden müssen. Wenn ja, kläre, welche Aufgaben diese übernehmen sollen. Es ist ratsam, einen detaillierten Ablaufplan zu erstellen. Dieser Plan sollte alle wichtigen Meilensteine sowie die dazugehörigen Verantwortlichkeiten bis zum Abschluss des Projekts festhalten.
Die beste Methode zur Einführung einer digitalen Buchhaltung ist über ein sog. Proof of Concept (POC). Der Hauptzweck eines PoC ist es, die grundsätzliche Machbarkeit einer Lösung zu überprüfen. PoCs werden oft intern durchgeführt, bevor größere Ressourcen oder eine breitere Implementierung in Betracht gezogen werden. Der große Vorteil dieses Ansatzes liegt darin, dass Du die Implementierung des elektronischen Rechnungswesens in deinem Unternehmen auf Basis konkreter Erfahrungen vorantreibst.
Ein zentraler Rechnungseingang funktioniert ähnlich wie ein Briefkasten zu Hause, in den alle deine Briefe und Pakete geliefert werden, egal von wem sie stammen. Wenn ein Unternehmen alle Rechnungen, ob digital oder per Post, an eine zentrale Stelle schickt, spart es viel Zeit und Mühe.
Diese Methode ähnelt einer effizienten Sortiermaschine: Anstatt dass jede Person ihre eigene Post empfängt und dann eventuell noch die Rechnung einscannen muss, landen alle Rechnungen sofort im digitalen Postfach. So schnell wie eine E-Mail ankommt, sind dann auch die Rechnungen am richtigen Ort. Kein Herumtragen von Papier, keine Verzögerungen durch den Postweg.
Nicht nur ist dieser Weg schneller, sondern auch zuverlässiger. Wenn Du etwas einscannst, kann leicht ein Fehler passieren, sei es ein unscharfes Bild oder ein fehlendes Detail. Bei digitalen Dokumenten, die direkt in das zentrale Postfach gesendet werden, bleiben alle Informationen intakt – genau so, wie sie gesendet wurden.
Ein zentraler Rechnungseingang macht die Buchhaltung also nicht nur schneller und einfacher, sondern verbessert auch die Qualität und Zuverlässigkeit der Datenverarbeitung. Dies ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung.
Ab 2025 gelten neue Regeln für Unternehmen, wenn es um die Rechnungsstellung geht: Laut dem im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz sollen alle Unternehmen, die Geschäfte miteinander machen (B2B), ihre Rechnungen elektronisch ausstellen müssen. Das bedeutet, dass die gute alte Papierrechnung bald der Vergangenheit angehören wird. Der Gesetzgeber hat jedoch eine Übergangsfrist gesetzt. Unternehmen haben Zeit bis Ende 2027, um komplett auf elektronische Rechnungen umzusteigen. Die Digitalisierung in der Buchhaltung ist also nicht nur ein Nice to Have, sondern wird schon bald zur Pflicht.