Auf unterschiedlichen Ebenen relevant: Zeitmanagement in modernen Unternehmen
Bildung & Wissen // Artikel vom 02.05.2024
Im unternehmerischen Alltag sprechen viele Menschen immer wieder davon, wie wichtig ein professionelles Zeitmanagement ist.
Häufig wird hiermit eine klare Aufteilung von Aufgaben und die Fähigkeit, deren Dauer möglichst präzise abschätzen zu können, in Verbindung gebracht.
Wer sich jedoch ein wenig Zeit nimmt, um sich etwas genauer mit dem Begriff „Zeitmanagement“ auseinanderzusetzen, erkennt schnell, dass dieses auf weiteren Ebenen eine wichtige Rolle spielt – sowohl für alteingesessene Unternehmen als auch für Start-ups. Aber wie ist es eigentlich möglich, mit einem verlässlichen Zeitmanagement im Idealfall die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, Abläufe zu vereinfachen und am Markt wettbewerbsfähig zu bleiben?
Die folgenden Abschnitte gehen auf diese und weitere Fragen ein und unterstreichen einmal mehr, wie wichtig es ist, mit Hinblick auf dieses spannende Thema keine Kompromisse einzugehen.
Tipp Nr. 1: Eine moderne Software zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten
Unabhängig davon, ob es darum geht, zu festen Arbeitszeiten oder auf der Basis eines Gleitzeitmodells zu arbeiten: Moderne Unternehmen, die eine Software für Projektzeiterfassung nutzen, können von einem hohen Nutzerkomfort profitieren. Die entsprechenden Tools erlauben es sowohl Mitarbeitern als auch Vorgesetzten, sich jederzeit einen Eindruck über aktuelle Zahlen zu verschaffen.
Gleichzeitig lassen sich die verschiedenen Aufzeichnungen häufig als Nachweis gegenüber externen Kunden verwenden, wenn es darum geht, aufzuzeigen, wie lange ein bestimmtes Teammitglied an einem bestimmten Projekt gearbeitet hat.
Selbstverständlich erfüllen die jeweiligen Softwarelösungen zudem die Vorgaben, die seitens des Gesetzgebers festgelegt werden. Wo es früher noch üblich war, seine Arbeitszeiten händisch aufzuschreiben, hat sich mittlerweile einiges getan. Zu guter Letzt lassen sich Tools dieser Art auch hervorragend dazu nutzen, um Urlaube und andere Arten von Abwesenheiten einzutragen. Die jeweiligen Übersichten erlauben es dann, Dienstpläne und Co. auf übersichtliche Weise vorzubereiten.
Tipp Nr. 2: Mitarbeiterbefragungen ins Leben rufen & aus der Erfahrung lernen
Keine Frage: Manche Projekte sind stressiger als andere. Häufig leider deswegen, weil de facto nicht ausreichend Zeit zur Verfügung steht, um sich den Aufgaben zu widmen, aus denen sie bestehen.
Hier nach dem Motto „Learning by doing” zu verfahren, ist nicht zwangsläufig falsch. Immerhin zeigt sich vor allem im Zusammenhang mit neuen Projekten und neuen Mitarbeitern oft, dass sich zunächst alles ein wenig einspielen muss.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass nicht aus den Erfahrungen der Vergangenheit gelernt werden könnte. MitarbeiterInnenbefragungen eignen sich exzellent dazu, einen kurzen Blick zurück zu wagen, Entscheidungen zu hinterfragen und die Chance zu nutzen, manches beim nächsten Mal besser zu machen. Wer diese Möglichkeit verpasst, sorgt als Vorgesetzter oft für Frust im Mitarbeiterkreis.
Die gute Nachricht ist, dass Mitarbeiterbefragungen nicht zwangsläufig viel Zeit in Anspruch nehmen müssen. Wer eine Art Multiple-Choice-Bogen erstellt, den er seinen Mitarbeitern – gern online – danach zur Verfügung stellt, kann aus Beurteilungen dieser Art eigentlich nur profitieren.
Tipp Nr. 3: Mit Zeitpuffern planen (falls möglich)
Viele Menschen nutzen heutzutage die Vorteile, die ihnen Achtsamkeitstraining gegen Stress bietet, um sich bestmöglich von der Hektik des Alltags abzuschirmen. Gleichzeitig ist es generell ratsam, als verantwortungsvolles Unternehmen im Zusammenhang mit Projekten mit einem mehr oder weniger großen Zeitpuffer zu planen. Dieser kann dabei helfen, verschiedene, nervenaufreibende Situationen am besten von vornherein zu verhindern.
Ein typisches Beispiel: Wer auf besagten Puffer vertrauen kann, muss sich nicht zwangsläufig Sorgen darüber machen, dass sein Lieferant die bestellte Ware genau zum angemeldeten Tag zur Verfügung stellen kann. Gleichzeitig ist es wichtig, dass Sicherheiten dieser Art nicht ausgenutzt werden.
Ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern vorausgesetzt, handelt es sich bei dieser Art von Plan B um eine vielversprechende Möglichkeit, effektiver, harmonischer und letztendlich weniger gestresst seinem Arbeitspensum nachkommen zu können. Immerhin bedeutet Zeitmanagement gelegentlich auch, alle Eventualitäten bestmöglich einzukalkulieren und sich immer wieder auf neue Situationen einzustellen.
Tipp Nr. 4: Lean einführen & Verschwendung vermeiden
Wer sich ein wenig genauer mit Zeitmanagement und effektivem Arbeiten auseinandersetzt, stößt heutzutage vergleichsweise schnell auf den Begriff „Lean“. Hierbei handelt es sich um Techniken, die ins Leben gerufen wurden, um Verschwendung bestmöglich zu vermeiden, strukturierte Abläufe zu nutzen und gleichzeitig das Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen.
Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass es das zu 100 Prozent perfekte „leane Umfeld“ nicht gibt. Diejenigen, die sich ein wenig Zeit nehmen, um sich mit den einzelnen Abläufen in ihrem Tätigkeitsbereich zu beschäftigen, erkennen oft direkt, dass es hier die ein oder andere „Baustelle“ gibt.
Typische Fragen, die bei der Einführung des Lean-Prinzips, weitestgehend unabhängig von der Branche, eine wichtige Rolle spielen, sind u.a.:
- Wie lang sind die Wege, die jeder Mitarbeiter jeden Tag zurücklegen muss?
- Sind die Büroräume optimal ausgestattet oder gibt es Büromaterialien, die möglicherweise nur Platz mit wegnehmen und seit Jahren nicht mehr genutzt wurden?
- Werden alle Materialien wirklich logisch gelagert oder wäre es möglich, einzelne Artikel besser zugänglich zu machen?
Kurz: Obwohl es den Anschein haben mag, dass es sich bei den o.g. Punkten lediglich um Kleinigkeiten handelt, steht fest, dass diese sich im Alltag summieren können. Daher ist es umso wichtiger, auch als alteingesessenes Unternehmen immer wieder kurze „Lean-Checks“ durchzuführen, um nicht nur die Kunden, sondern gleichzeitig die Mitarbeiter vor Ort zufriedenzustellen.
Tipp Nr. 5: Kompetenzen einzelner Teammitglieder erkennen & nutzen
Vorgesetzte, die die Stärken und Kompetenzen ihrer Mitarbeiter erkennen, sind definitiv im Vorteil, wenn es darum geht, optimales Zeitmanagement zu betreiben. Denn: Jeder Mensch ist anders und hat entsprechend unterschiedliche Möglichkeiten, sich in einem Unternehmen einzubringen.
Während es manchen z.B. besonders leichtfällt, Lagervorräte zu sortieren und diese in die richtige (und logischste) Reihenfolge zu bringen, haben andere ihre Fähigkeiten in anderen Bereichen.
Als Grundregel gilt: Je besser die jeweilige Aufgabe und die Kompetenzen des Mitarbeiters zusammenpassen, desto schneller und genauer werden die entsprechenden Erwartungen oft erfüllt.
Zeitmanagement zu optimieren, bedeutet auch, seine Mitarbeiter kennenzulernen und ihnen ein gewisses Maß an Verantwortung zu übertragen. Genau das kann sich letztendlich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Immerhin dürfte es für ein gutes Gefühl sorgen, sich selbst optimal einzubringen und das eigene Unternehmen in einem bestimmten Bereich unterstützt zu haben.
Fazit
Die Vorteile, die sich mit einem effektiven Zeitmanagement in Verbindung bringen lassen, zeigen sich auf unterschiedlichen Ebenen. Umso wichtiger ist es, seine Abläufe im Unternehmen in regelmäßigen Abständen zu hinterfragen, um mögliche Fehlerquellen bestmöglich zu vermeiden.
Häufig ist es eine Kombination aus modernen technischen Möglichkeiten, Vertrauen gegenüber der Belegschaft und die Bereitschaft, als Vorgesetzter selbst an sich zu arbeiten, die dabei helfen kann, im Laufe der Zeit immer besser zu werden.
Gleichzeitig ist es sinnvoll, Neuerungen mit Hinblick auf Softwarelösungen im Auge zu behalten. Denn: Immer mehr Tech-Unternehmen haben erkannt, wie wichtig es vielen Arbeitgebern ist, sich u.a. auch in Bezug auf das Thema Zeitmanagement von anderen abzuheben.
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