Parallel zum unternehmensweiten Schritt in die Cloud mit SAP SuccessFactors entschied sich GRENKE für die flächendeckende Einführung der digitalen Personalakte – eine komplexe Herausforderung für einen international tätigen Finanzdienstleister. Mit aconso konnte die GRENKE-Gruppe diese Hürden erfolgreich und reibungslos meistern. Seit dem Projektbeginn hat die Personalarbeit an Effizienz gewonnen und die Einführung weiterer HR-Services ist in Planung.
Als Finanzierungspartner verschafft GRENKE kleinen und mittelständischen Unternehmen in über 30 Ländern mit ganzheitlichen Konzepten ausreichend wirtschaftlichen Spielraum, um ihre Geschäftsziele zu verwirklichen. 1978 von Wolfgang Grenke als Einzelfirma für das Leasing von Produkten der Bürokommunikation gegründet, hat sich GRENKE damit im Verlauf der Jahre zu einem börsennotierten, international tätigen Finanzdienstleister mit heute über 160 Standorten weltweit entwickelt.
Die Personalarbeit für die insgesamt mehr als 2.000 Mitarbeitenden ist lokal organisiert. An den drei größten Standorten Baden-Baden, Straßburg und Mailand agieren spezialisierte HR-Teams. Die nächstgrößeren Niederlassungen arbeiten mit HR-Managern, an den restlichen 20 Standorten übernehmen die Geschäftsführer oder einzelne Mitarbeitende das Personalmanagement.
Im Laufe des Jahres 2023 vollzog das Unternehmen mit der weltweiten Einführung von SAP SuccessFactors den Schritt in die Cloud. In diesem Zuge sollte auch eine einheitliche und an SuccessFactors anbindbare digitale Personalakte etabliert werden. Da insbesondere Finanzdienstleister hohe Auflagen erfüllen müssen, suchte das Unternehmen einen Partner mit den erforderlichen Zertifizierungen. Es sollte sich zudem um eine etablierte Lösung handeln, die sich einfach an lokale Gegebenheiten an den weltweiten Standorten anpassen lässt.
Einheitliches HR-Datenmanagement für alle Niederlassungen. Eine Herausforderung bei dem Projekt waren die von Land zu Land unterschiedlichen Anforderungen etwa bei Aufbewahrungs- und Löschfristen. Zudem waren verschiedene (technische) Lösungen im Einsatz: Nutzen die HR-Verantwortlichen in Deutschland bereits eine digitale Personalakte, arbeiteten viele internationale Standorte noch mit Papierakten. GRENKE suchte daher eine zentrale, automatisierte und einfach zu bedienende Datenmanagement-Plattform, die über die SuccessFactors-Oberfläche zugänglich ist. Zudem sollte sie auch vorhandene Berechtigungskonzepte übernehmen können und in der Lage sein, unterschiedliche Lösch- und Aufbewahrungsfristen umzusetzen. Der Zuschlag ging schließlich an aconso. Der Münchner HR-Dienstleister überzeugte insbesondere durch seine langjährige Marktpräsenz und seine internationale Tätigkeit inklusive einer etablierten Lösung mit 23 möglichen Nutzersprachen.
Orientierung an Best Practices. Zu Beginn der Implementierung lag besonderes Augenmerk auf dem Aufbau der neuen Registerstruktur. Um die Fehleranfälligkeit und Komplexität der Ordnerstrukturen, Berechtigungen und Automati-sierungen möglichst gering zu halten, machten sich GRENKE und aconso gemeinsam Gedanken, welche Register die neue Akte enthalten soll und welche besser aufgegeben werden. Als Orientierungspunkt diente dabei die bewährte Best-Practice-Struktur von aconso. So konnte die hohe Anzahl der verschiedensten Dokumentenarten in den unterschiedlichen Ländern schlussendlich in nur sechs Registern zusammengefasst werden. Um die Löschfristen in jedem Land zuverlässig einzuhalten, wurden die Bestimmungen bis ins letzte Detail abgesprochen.
Auf technischer Seite richtete aconso die notwendigen APIs zu SuccessFactors ein, um Stammdaten einfach und automatisiert zu übertragen. Auch wichtige Anwendungsfälle, wie die Datenübernahme vom Bereich Recruiting in die digitale Personalakte, wurden hier direkt mitgedacht und angelegt.
Für das anschließend notwendige Einscannen der Papierakten bietet aconso einen eigenen Service. Die einzelnen Standorte entschieden sich jedoch dazu, das Scannen selbst zu übernehmen und den Zeitpunkt der Einführung der E-Akte damit auch für Aufräumarbeiten in den Archiven zu nutzen.
Am Ende lag der gesamte Aufwand bei etwa 40 Tagen Dienstleistung und zehn Tagen Mitarbeiter-Training. Die fachlichen und technischen Schulungen der Key User wurden in Deutschland durchgeführt und darauf basierend internationale Unterlagen erstellt. Zu jedem Modul gab es einen technischen und einen fachlichen Ansprechpartner von aconso.
Effizienzgewinn durch klare Strukturen. Mit dem Ende des reibungslos verlaufenen Projekts konnte sich GRENKE von einer stark risikobehafteten Zettelwirtschaft verabschieden. Auch Laufwerke ohne Doppelbackup oder Zugriffskonzept gehören ab jetzt der Vergangenheit an. Ab und an noch anfallende Papierdokumente können HR-Mitarbeitende mit wenigen Handgriffen einscannen und per Drag and Drop einfach an der richtigen Stelle in der E-Akte ablegen. »Die Lösung ist optisch ansprechend gestaltet und intuitiv zu bedienen. Unsere Mitarbeitenden haben sich sehr schnell zurechtgefunden und arbeiten gerne mit dem System«, freut sich Andreas Siebert, Head of Corporate People Experience bei GRENKE.
Auch bei der monatlichen Gehaltsabrechnung oder bei Datenauskunftsersuchen ist man im laufenden Service nun viel besser aufgestellt. Sämtliche Akteninhalte inklusive Aufbewahrungsfristen sind sofort greifbar und übersichtlich, qualifizierte Aussagen lassen sich schneller treffen. Sowohl bei der internen Revision als auch für externe Prüfer, gerade im oft auditierten Finanzdienstleistungsgewerbe, ein großer Fortschritt.
»Die Zusammenarbeit mit aconso hat sich als der richtige Weg erwiesen«, freut sich Jürgen Mechler, Program Lead HR Transformation Technology bei Grenke. »Das System ist für alle zugänglich, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können problemlos auch übers Handy auf Akten zugreifen.«
Einführung weiterer HR-Services in Planung. Nach der erfolgreichen Implementierung interessiert sich GRENKE für weitere Services von aconso, wie beispielsweise die HR-Dokumentenerzeugung oder den Zeugnisgenerator. »Heute brauchen wir eine Stunde für ein Arbeitszeugnis, mit aconso zukünftig gegebenenfalls nur zehn Minuten. Für eine Beschäftigungsbescheinigung erhält das Abrechnungsteam zurzeit noch immer einen E-Mail-Anhang zum Ausfüllen und Ausdrucken. Einfacher und schneller ginge es, dem Mitarbeitenden dafür einen Button anzubieten und den Rest zu automatisieren« führt Mechler aus.
Mit der Beraterverfügbarkeit bei aconso war GRENKE ausnahmslos zufrieden. Aber auch aus praktischen Gründen möchte man langfristig mit dem Lösungsanbieter planen. »aconso kennt die Templates, kann sie mit Stammdaten befüllen und für Unterschriften den Docusign-Workflow bereitstellen«, so Mechler. »Manuelle Prozesse sind einfach hochfehleranfällig und verursachen unnötige Kosten, die wir in Zukunft unbedingt vermeiden wollen.« Im nächsten Schritt plant GRENKE mit der automatisierten Erstellung von Arbeitsverträgen noch weitere interessante HR-Technologien von aconso zu realisieren.
Philipp Wilhelm,
freier Autor in München