Der Stadtrat geht den nächsten Schritt in Richtung einer digitalen und modernen Verwaltung: Damit die Verwaltungsprozesse künftig papierlos geführt werden können, sollen an die Stadt adressierte Briefe zentral eingescannt und digital verteilt werden. Der Stadtrat hat ein entsprechendes Projekt genehmigt und für die Umsetzung einen Kredit von 3,6 Millionen Franken beim Stadtparlament beantragt.
Viele Prozesse zwischen der Verwaltung und ihren Einwohner:innen, Kund:innen oder Lieferfirmen basieren auch heute noch auf dem Austausch physischer Dokumente. Um agiler und effizienter auf die heutigen Anforderungen zu reagieren, treibt der Stadtrat die Digitalisierung der Verwaltung schwerpunktmässig voran. Die Abwicklung der Briefpost spielt dabei eine wichtige Rolle. Denn erst mit einer digitalisierten Postverarbeitung werden durchgehend papierlose und medienbruchfreie Prozesse möglich. Nachdem ein Vorprojekt (vgl. Medienmitteilung vom 08.04.2022) die Machbarkeit einer zentralen Digitalisierung des Posteingangs bestätigte, hat der Stadtrat nun ein entsprechendes Projekt bewilligt.
Zentrale Lösung für effiziente und sichere Prozesse
Zurzeit erhält die Stadtverwaltung Winterthur wöchentlich rund 11'000 Briefe in Papierform. Ein Grossteil dieser Briefe soll künftig zentral eingescannt und danach digital verteilt und weiterverarbeitet werden. Das Scanning der Post soll durch ein spezialisiertes externes Scan-Center erfolgen. Dadurch profitiert die Stadt von professioneller Infrastruktur und zuverlässigen Prozessen, die den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Die Software für die Zustellung der digitalisierten Briefe an die Verwaltungsmitarbeitenden ist bereits vorhanden. Sie wird zurzeit im Rahmen eines weiteren Digitalisierungsprojekts eingeführt. Die Kombination von externem Scanning und interner Zustellung ermöglicht so eine qualitativ hochwertige und effiziente Postverarbeitung. Im gesamten Prozess hat der Schutz personenbezogener Daten höchste Priorität. Entsprechende Massnahmen und Standards wurden in Zusammenarbeit mit der Datenschutzbeauftragten der Stadt Winterthur erarbeitet.
Finanzierung und Umsetzung
Um den Posteingang zu digitalisieren, beantragt der Stadtrat dem Stadtparlament einen Verpflichtungskredit von insgesamt 3,6 Millionen Franken. Darin enthalten sind rund 0,7 Millionen Franken für die Einführung und 2,9 Millionen Franken für den Betrieb während einer maximalen Vertragsdauer von fünf Jahren. Gemäss Vollkostenrechnung sollen die anfallenden Kosten durch gesamtstädtisch anfallende Effizienzgewinne kompensiert werden.
Während die Kreditbewilligung beim Parlament liegt, werden die Scanning-Dienstleistung und die Projektleitung bereits öffentlich ausgeschrieben. Die Realisierung des digitalen Posteingangs ist ab Anfang 2025 geplant. Damit legt der Stadtrat einen wichtigen Grundstein, um für die Bevölkerung und Unternehmen in Winterthur künftig weitere digitale Angebote entwickeln zu können.