無論是團隊之間共同協作的線上文件平台、跨部門日常溝通的通訊軟體,還是組織為了節省本地部署成本,選擇將營運系統使用的虛擬機上雲,當前企業運作過程中的各個環節,早已經脫離不了雲端。然而,雲端系統與服務經常帶給使用者一種錯覺:資料似乎有被妥善保護、誤刪或發生意外也能救回。
其實從保護和可用性的觀點來看,這些雲端資料都存在著隱憂。多數雲端服務商並不會承諾主動為用戶備份資料,如果企業停用服務,或碰到人為誤刪的情況,想要找回資料是相當困難的,若沒有保護好雲端的資料,也代表IT管理人員隨時處於可能丟失重要檔案的風險之中。
最常見的情境之一,是企業使用SaaS服務的電子郵件系統,但當員工離職之後,碰上需要調閱過往與客戶通聯紀錄時,才發現尋找起來相當不容易,甚至是過了信件保存政策的期限。類似的情況如果是屬於爭議或稽核需求,卻無法出示相關證明,就可能對於企業營運產生負面影響。
因此,企業必須建立起正確觀念,主動保護雲端上的每一筆資料,並挑選適當的解決方案。假設仍希望擁有雲端節省頻寬、簡單管理,且隨需擴充的特性,那可優先找尋雲對雲的備份工具,並且建議從下列三點進行篩選。
首先是IT人員最為在意的成本結構。當前市場上雲端資料保護方案計價方式多元,會根據儲存空間、帳戶數量、VM數量、CPU數量或備份來源等收費,結構相當複雜,導入前務必釐清計算規則。舉例來說,多數以帳號數量計價的解決方案,都會要求用戶採購「組織全員」的授權,假設企業只想備份管理階層的帳號,仍得支付組織全員的訂閱費用;反之採用單純以儲存空間為主的方案,便能隨公司規畫,彈性調整備份人員與來源,成本配置上更加靈活。
再來要衡量備份細緻程度,確保所有雲端服務上的資料,都能夠完整涵蓋在保護範圍內。例如企業經常會使用Microsoft 365旗下的Teams作為內部溝通平台,解決方案如果能做到連一對一私人對話都備份起來,事後還可以完整還原,那麼即便訊息突然被刪除,或人員離開團隊,各項專案與任務都不需要重新開始。
最後,企業更應審慎檢視備份方案的管理易用性,不只是需注重能否在單一介面,集中化管理所有備份資料,員工有沒有辦法無須麻煩IT人員就能自行還原特定資料,也應當作為篩選標準。當然,如果備份解決方案除了協助企業保護雲端上的資料,還支援多元的備份項目,例如擴及至員工電腦、伺服器等資料端點的話,等於是加分項目,代表IT人員僅需操作一套系統,更可事半功倍、全面守護公司資料。
<本文作者:李乾瑋現為Synology台灣事業處總經理>