「好話」有力量,帶人帶到心坎裡 回饋抓時機! 兩時間點效果佳
接著是「When」—進行正面回饋的時機,其訣竅在於「頻繁」與「即時」。
即時給予回饋
越早給予正面回饋,效果越好。當對方做出某種良好行為,就應該把握機會立即讚美他。因為即便想著「改天再讚美他」,還是很容易忘記。而且,對於受讚美的一方來說,比起過了一段時間才聽到「你上週的簡報做得很好呢」,在簡報結束後不久就聽到「你剛才的簡報做得很好喔」更讓人感到開心。
頻繁地給予回饋
所謂的頻繁是指「不要累積」。就算想著「先累積幾項優點,再一起稱讚他」,還是很容易忘記這件事。因此,即便只看見一項優點,也應該立即當場讚美對方。
Concur 的同仁們都已經養成這種習慣—在對客戶進行簡報,以及公司內部會議結束後,就紛紛互相給予「你資料整理得很好」、「你的事前準備做得很充分」、「你的報告很清楚」之類的正面回饋。他們都知道這件事相當重要—一旦察覺對方的優點,就要馬上輕鬆、愉快地讚美他。
善用工作上的各種機會,例如在拜訪客戶、進行簡報,或平常召開會議之後,養成針對對方「值得讚許之處」進行正面回饋的習慣。如果能夠持續這樣做,身邊的人就會感受到「這個人經常給我回饋」,因此時常感謝你並且懷抱敬意。
對任何人(包含主管)都能提出意見回饋
再來要說明的是「Who」—對誰進行正面回饋,以及和誰比較。回饋並非僅是主管對部屬單向的溝通,而是能夠從部屬對主管、部門同仁,以及其他部門的主管、同事和後輩等多個方向積極地進行互動,以此提升組織內部回饋的濃度。
尤其是對主管進行正面回饋時,覺得「倘若他接受我的恭維,會令我很難為情」的人應該不在少數。然而應該完全放下這種矜持與害羞的情緒,因為即便身為主管,也不見得知道自己的各種行為是否都很恰當,或是懷抱著「我到底能否做出正確的行動」這樣的不安。
這一點對作為社長的我而言也不例外。比方說,上台演講或在記者會上發言時,當下我會因為不確定「是否有確實傳達自己想說的話」而充滿不安,談話結束後,也會擔心「我剛才表現得好嗎」。
在這種情況下,如果隨行同仁能夠給予我:「三村先生,您在○○方面表現得很出色,讓人容易理解。」這樣的正面回饋,不僅能夠提升對自己發言方式的信心,也會在心靈上產生極大的鼓舞,更有動力迎接下一次挑戰。
一般人似乎覺得,所謂的主管就是一群就算感受不到「工作價值」,還是能繼續工作的人。但這完全是種誤解。即便是主管或社長,也必須擁有工作價值,而且他們也有失去自信的時候。就算是主管,也能藉由部屬提供的正面回饋,蓄積成長的能量。因此,請不要感到難為情或有所顧慮,務必給予你們的主管正面回饋吧。
不和其他人比較
在進行正面回饋時,請不要牽扯到「本人以外」的人,也就是不要和別人做比較。舉例來說,想讚美A時,刻意提到B—「你已經和B達到同樣的境界了。」、「你不會比B遜色喔!」A聽到這種話,會搞不清楚對方稱讚的是自己,還是B。尤其是當A並不尊敬,甚至不太喜歡B時,他將因此產生「拿我和那個B比較啊……」的複雜情緒。
當然,若比較得恰到好處,被讚美的人或許仍會感到開心,所以這樣的方式並非絕對行不通。然而,這樣做的效果可能不佳,需要格外留意。
與過去比較
如果比較對象不是其他人,而是「對方的過去」,當然是可行的。「以前你辦不到的事,現在已經做得很好了呢!」、「你努力克服了一直以來的缺點。」用這種方式和「對方過去的能力與實力」進行比較,藉此給予正面回饋。如此一來,對方也將充分感受到自身的成長。
(本文出自《麥肯錫最強團隊協作力》作者:三村真宗 譯者:実瑠茜)