公司派系林立或非壞事!6招學懂串連「各個山頭」彰顯你協調能力
蘿拉升上主管已經一段時間,最近開始執行一項大型專案,卻發現在會議上做的決策,很難落實執行。原來問題出在公司小圈子很多,彼此之間不怎麼溝通,開會都不怎麼說話了,要一起合作更是難上加難。
對主管來說,辦公室政治是帶人最棘手的一環。只要有人在的地方,就有江湖,這是不可避免的事。社群網站LinkedIn指出,面對這樣的情況,只要掌握 6 個技巧,就能順利克服帶人難題:
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1. 先搞清楚派系關係
要在各派系之間協調,首先要先了解每個團體存在的原因和運作方式。有些只是三五成群聚在一起聊八卦的小團體,有些則是公司存在已久的派系,派系成員靠着掌權者來主導工作分配和升遷。先透過觀察成員之間的溝通和互動關係來釐清關係,更積極的方式則是調查、訪談收集資訊。了解不同團體的動機、需求及觀點,才能拿捏好管理的分寸。
2. 建立一致認同的基本原則
為了讓開會真正達到目的,推動計劃進展,就要建立彼此都認同、明確的基本原則和目標。尤其是跨部門或組織必須合作完成的項目,破冰活動很重要。所以,第一步是藉由活動先讓成員們建立初步信任和關係,並對這個團隊產生歸屬感;接着讓大家一起來制定議程、目標、分工與規範。身為主管,他要確保讓團隊每一個人都知道,參與這個項目能獲得的好處和價值,而且要讓成員感覺到,任何問題提出來時,都能獲得充分的討論和解決。
3. 讓討論的方式更多元
LinkedIn建議,會議主持人應該用更多元的方式引導成員參與討論,挑選適合的工具。例如,為了鼓勵大家踴躍發言,可以用便利貼、大字報,再搭配線上互動工具 Slido 來帶討論。此外,主持人應採取積極聆聽、提問、重述和總結等方式,引導成員提供不同意見和觀點。更重要的是,既然已經知道小團體之間的關係,就要確保每個團體之間的參與是平等的,偏袒或忽視任何一個團體都是大忌!
4. 面對衝突,先找出共同點
討論溝通難免有意見不合的時候。這天,應該先讓雙方冷靜下來,嘗試保持中立和同理心,避免指責任何一方,讓大家達成共識,同意會有爭執都是為了達成專案目標,也是為了團隊好。面對衝突時,先找出雙方的共同點,再一起討論解決方案。主管必須注意,此時不要批評任何人,建立友善的討論氣氛,才能讓成員感覺得到支持,願意心平氣和地討論下一步。
5. 持續追蹤,貫徹執行
解決衝突、達成共識後,接下來要確保決策可以落實。首先規劃定期回報的時程、查核指標來掌握進度,再用雲端文件協作、Trello 表單等方式,讓所有成員都能一目瞭然,了解專案目前的狀態。有任何問題,也可以在線上提出,這是幫助跨部門或組織共同合作的好方法。
6. 慶祝團隊的成功
經過好幾個月的努力,專案終於順利完成。主管除了辦慶功宴感謝團隊的努力,也要用口頭讚賞和實質獎金作為肯定。更重要的是,細數每個部門或團體各自展現的優勢,以及對專案的貢獻,並鼓勵大家繼續合作。慶祝成功的方式也有很多種,除了聚餐、出遊、一起參與活動(玩密室逃脫、種樹),也可以製作獎盃或獎狀,來表彰成員的貢獻。
澄清觀念:公司內有派系不一定是壞事
談到派系、小圈子,許多人聞之色變,認為有複雜的利益糾葛,一不小心就會被鬥爭。其實人的聚集很常見,辦公室政治的關鍵或許不是想辦法消滅派系,而是如何在派系、小團體的存在之下,促進大家順暢合作。所以,協助團隊建立共同的目標、理解彼此差異、避免情緒主導,一起完成任務,是管理者必修的學分。
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