勤業眾信:合約生命周期管理 為企業營運創造六大助益
合約在企業運營中扮演重要角色,但許多企業在合約管理方面存在缺失,導致效率低下及法律風險增加。勤業眾信表示,合約生命周期管理可為企業帶來六大助益,包含提升效率、減少錯誤、強化資安、改善可視性、提高人員效率、降低風險。
合約生命周期管理與台灣實務現況
勤業眾信聯合會計師事務所法律科技諮詢副總經理張馨云提到,合約生命周期管理不僅是合約的保管,而是全面性管理企業合約從開立到終止的整個生命周期,包括:合約流程規劃、數位化工具挑選、人員參與等;其範疇涵蓋合約收案、處理排程、撰擬、審閱、議約/修約、內部簽核、簽署、履約追蹤、修訂、續約及終止/到期等各環節。
勤業眾信在為台灣企業提供服務的過程中,發現許多企業的合約生命周期管理存有各種缺失。即便公司設有法務部門,法務人員也僅在需要撰擬或審閱合約時才會參與,修約與議約過程則完全依賴電子郵件和Word文件往返;簽核流程多以紙本方式進行,或使用企業內部的電子系統;合約簽署後,可能僅是掃描存檔,重要條款則僅用Excel記錄。隨後合約便遭遺忘,發生爭議或涉及收款問題才會翻閱查看。
勤業眾信歸納,合約版本控制困難、已簽署合約不易查找、履約及修訂續約狀況難以追蹤、人員異動時合約下落成謎等狀況,為最常見的管理挑戰。不僅影響企業營運效率,更可能加大企業的法律風險曝險。張馨云指出,服務歷程中曾遭遇的實務狀況,突顯出合約生命周期管理的重要,包括:
一、最終簽署版本與內部核准版本不符,導致最終合約條件與公司期望不符。
二、爭議發生時,發現對方根本未簽署合約,合約效力存疑。
三、爭議發生時,因為合約早已失效,無法依照合約約定向對方提出違約的主張。
四、本以為合約已經失效,做了一些可能違約的行為,最後被認定為違約。
五、在跨國訴訟證據搜尋程序中被對照找到連公司本身都沒看過的合約,使公司在訴訟準備上防禦張力不足。
案例情境顯示,良好的合約生命周期管理不僅影響營運效率,亦攸關公司的法律風險控管。張馨云提醒,企業一個有效的生命周期管理系統,可為企業創造六大助益:一、提升合約處理效率,縮短訂單簽約時間;二、降低錯誤風險,版本控管清晰;三、強化資訊安全,避免核心契約外洩;四、改善合約可視性,履約狀況一目了然;五、提高法務人員工作效率;六、降低合約糾紛及相關法律風險。
專業CLM系統 助力企業提升效能、降低風險
張馨云指出,雖然法務部門是主要使用單位,但合約對企業的運營關係重大。因此,除了法務需求外,還應該廣泛徵求公司內部利害關係人的意見和需求,再予以整合評估。
評估準則可參考「一、系統功能是否滿足公司合約管理全流程需求;二、系統操作是否便利,且使用者體驗良好;三、系統安全性和資料保護程度如何;四、系統是否具備擴充性,能否彈性整合第三方系統;五、該軟體服務供應商實力如何,未來發展前景如何;六、整體投資報酬率的評估」之六大項目。