Hiện nay hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính hay còn gọi là sao y bản chính vẫn còn được rất nhiều người dân thực hiện để phục vụ cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau, nhiều nhất vẫn là bổ túc hồ sơ để thực hiện các thủ tục hành chính.
Có không ít trường hợp nhiều cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận đã yêu cầu bản sao y phải trong thời gian từ ba đến sáu tháng. Cạnh đó cũng có không ít người dân đang chưa phân biệt được hai thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính với thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc. Vậy pháp luật hiện nay quy định về vấn đề này như thế nào?
Trao đổi với PLO, Luật sư Trần Văn Giới, Đoàn Luật sư TP.HCM, cho biết sao y bản chính và cấp bản sao từ sổ gốc là hai thủ tục hoàn toàn khác nhau. Cụ thể theo Điều 2 Nghị định 23/2015 thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Còn cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Cạnh đó, cũng cần phân biệt sao y bản chính khác với chứng thực chữ ký. Bởi nội dung, hình thức của bản sao y được chứng thực là đúng với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (không chứng thực nội dung, hình thức văn bản).
Về cơ quan có thẩm quyền sao y bản chính, theo quy định tại Nghị định 23/2015 thì phòng Tư pháp quận, huyện; UBND cấp xã; Công chứng viên tại các Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng hoặc cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền thực hiện sao y bản chính.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Về giá trị hiệu lực của bản sao y, khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015 quy định: Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc.
Tuy nhiên, cũng cần lưu ý trên thực tế có một số giấy tờ như đối với bản sao y các loại giấy tờ có giá trị vô hạn (bảng điểm, bằng tốt nghiệp,…) thì bản sao y có giá trị pháp lý vô hạn.
Đối với bản sao y các loại giấy tờ có xác định thời hạn (CMND, CCCD, …) thì bản sao chỉ có giá trị pháp lý khi bản gốc còn giá trị.