ảnh minh hoạ
Theo quy định, các loaị giấy tờ tài liệu của nước ngoài muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam cần phải được hợp pháp hoá bởi cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Theo đó, tại khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự thì "Hợp pháp hóa lãnh sự" là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu của nước ngoài
Về t rình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài được quy đinh cự thể tại Điều 14, 15 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP.
Theo đó, người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định; Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện; Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài, chứng nhận (đối với hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao) và giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm (đối với trường hợp hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài); 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên; 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài .
Bộ Ngoại giao, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định tại điểm d khoản 1 Điều này chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.
Những loại giấy tờ nào phải hợp pháp hóa lãnh sự
Những giấy tờ, thủ tục hành chính tại Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh với các hồ sơ được cấp tại nước ngoài gồm có:Các thủ tục liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa, nguyên liệu từ nước ngoài vào Việt Nam; Đối tượng là người nước ngoài muốn nhận con nuôi tại Việt Nam; Đối tượng là người nước ngoài muốn đăng ký hộ tịch tại Việt Nam; Xin giấy phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam; Các giấy tờ, hồ sơ liên quan đến lý lịch tư pháp của người nước ngoài; Bằng cấp, chứng chỉ, tài liệu được cấp tại nước ngoài muốn được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam…
Các giấy tờ tài liệu thuộc một trong các trường hợp sau sẽ không được pháp hóa lãnh sự: Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật; Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau; Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật; Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc; Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự được quy định cụ thể tại Điều 9 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP gồm:
Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.