Nhân một buổi nói chuyện với bạn bè, chúng tôi bàn luận sôi nổi về vấn đề kiểm soát văn bản trước khi ký ban hành. Có hai luồng ý kiến trái chiều nhau, một là nhân viên soạn thảo văn bản đã kiểm tra kỹ thì lãnh đạo có thể tin tưởng, chỉ cần đọc lướt qua rồi ký luôn, lãnh đạo bận nhiều việc không có thời gian xem kỹ hết các văn bản trước khi ký; hai là lãnh đạo nên kiểm tra kỹ văn bản do nhân viên soạn thảo để tránh mắc sai lầm không đáng có.
Vậy, theo ý kiến của bạn, chúng ta nên ủng hộ ý kiến nào?
Một người bạn của tôi trước kia đã có nhiều năm công tác tại một cơ quan, chia sẻ câu chuyện có thật của anh rằng, trong thời gian anh mới được giao nhiệm vụ về làm lãnh đạo ở một đơn vị nọ, anh đã mắc phải một sai lầm không bao giờ quên.
Hôm ấy là ngày đầu tiên anh về nhận nhiệm vụ ở đơn vị mới, chuyên viên phụ trách trình ký anh hồ sơ thẩm định, cậu chuyên viên báo cáo rằng: "Em đã xem rất kỹ rồi, anh cứ yên tâm". Anh nói vui với nhân viên rằng: "Tôi nhắm mắt ký nhé".
Thời điểm đó anh vừa về nhận nhiệm vụ ngày đầu tiên, văn bản thẩm định cần ban hành gấp nên anh chủ quan không kiểm tra hồ sơ mà đã ký để nhân viên ban hành. Sau khi ban hành, văn bản bị phát hiện ra một số lỗi sai buộc phải thu hồi để sửa chữa và ban hành lại.
Cấp trên mới nhắc nhở anh một câu rất thấm thía rằng: "Làm Pháp chế thì phải mở mắt ra mà ký nhé". Sau sự việc đó, dù có bận đến mấy, anh cũng luôn tự nhắc bản thân mình phải đọc kỹ văn bản rồi mới ký.
Một người bạn khác của tôi chia sẻ kinh nghiệm xương máu của chị khi đang làm Trưởng phòng ở một trường đại học. Chuyên viên soạn thảo một công văn gửi các khoa, bộ môn, do bận việc, chị không đọc kỹ mà ký luôn.
Sau khi ban hành công văn đó, có một lãnh đạo bộ môn nhất định không thực hiện yêu cầu của công văn vì bắt bẻ câu chữ trong công văn diễn đạt không rõ ý. Thực ra, nếu là người có thành ý xây dựng cho tập thể, khi đọc văn bản đó sẽ phát hiện lỗi sai và hiểu ngay nội dung của văn bản yêu cầu việc gì, có thể góp ý riêng cho đơn vị soạn thảo văn bản nhưng vẫn thực hiện công việc của mình.
Không may cho chị là gặp phải đối tượng không có thành ý nên họ đã viết đơn khiếu nại về nội dung công văn gửi lãnh đạo trường chị và từ chối thực hiện nhiệm vụ được giao trong công văn.
Chỉ vì sơ suất nhỏ của chuyên viên khi soạn thảo công văn và lỗi của chị là làm lãnh đạo nhưng không kiểm tra văn bản kỹ trước khi ban hành, kéo theo hậu quả là cả Tổ giải quyết đơn thư của trường chị phải tiếp nhận và xử lý đơn khiếu nại. Nhiều người có liên quan đến sự việc đó phải tham gia các cuộc họp, phải làm báo cáo giải trình, phải thực hiện các công việc theo quy trình giải quyết đơn thư rất mệt mỏi, mất thời gian của bao nhiêu người.
Sau sự việc đáng tiếc đó, chị tự nhiên phải thay đổi suy nghĩ và luôn cẩn thận đọc kỹ lại văn bản chuyên viên trình, tránh phạm phải sai lầm trước kia.
Chị bạn thân của tôi đã có 5 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nguồn nhân lực. Trước khi làm công việc này, chị cũng không có thói quen đọc kỹ văn bản. Nhưng sau mấy năm làm việc chuyên phải soạn thảo quy định, quy chế, đề án cho đơn vị đã rèn cho chị thói quen là luôn phải đọc kỹ, rà soát kỹ văn bản do mình soạn thảo trước khi trình ký lãnh đạo.
Chị luôn nghĩ rằng: mình làm nhân viên thì phải làm việc chỉn chu, cẩn thận, giải quyết công việc phải có đủ căn cứ pháp lý, không được làm việc tùy tiện. Nếu không chính mình sẽ mắc phải sai lầm và trả giá đắt. Mình làm việc cẩn thận để giữ cho lãnh đạo và cũng là giữ cho mình không bị phiền phức bởi những lỗi sai không đáng có.
Nhiều khi giải quyết công việc theo đúng quy trình, văn bản chặt chẽ quá cũng khiến nhiều người lao động khó chịu, cho rằng chị gây khó khăn cho họ, cản trở công việc của họ. Ngay cả lãnh đạo của chị cũng có lúc quát mắng chị vì chị yêu cầu hồ sơ nhiều giấy tờ quá, nói chị không cần thiết phải làm phức tạp như thế, viết văn bản dài như thế. Nhưng chị không có lựa chọn nào khác là chấp nhận nghe những lời phàn nàn, trách móc không đúng đó của người khác.
Bởi chị luôn tự tin khẳng định mình làm việc đúng quy định pháp luật, làm việc hết trách nhiệm, không gây khó khăn cho ai để nhằm trục lợi cho cá nhân mình, luôn đặt lợi ích của tập thể lên trên lợi ích của cá nhân. Chị cũng xác định làm công việc của chị không khác gì làm dâu trăm họ, không thể làm hài lòng tất cả mọi người.
Khi người lao động được thỏa mãn mọi nhu cầu thì họ không nói gì nhưng khi đề xuất của họ không được cơ quan đáp ứng như họ mong muốn thì họ bức xúc và nói xấu. Thời gian sẽ là câu trả lời tốt nhất cho mọi người, cứ phải làm việc cùng nhau lâu thì người ta mới hiểu rõ bản chất của nhau. Ai tốt, ai xấu rồi mọi người sẽ tự biết, không việc gì phải đi thanh minh với từng người.
Chị kể rằng, vì làm công việc liên quan đến chế độ, chính sách, quyền lợi của người lao động nên chị hình thành thói quen cẩn thận thái quá, soi từng dấu chấm, dấu phẩy, một văn bản có khi sửa đi sửa lại hơn chục lần vẫn chưa thấy ưng ý, gửi văn bản cho người khác tổng hợp được mấy phút lại phát hiện lỗi cần sửa và lại thu hồi văn bản.
Có lúc, chị gửi phần tài liệu chị làm cho người khác tổng hợp chung vào đề án của cả phòng, chị còn lo đồng nghiệp sử dụng không đúng phần tài liệu chị gửi nên phải đứng sát bên cạnh họ để nhìn họ sao chép văn bản xem có đúng phần chị đã gửi và đã sửa chưa, đúng rồi mới yên tâm về chỗ của chị ngồi. Các đồng nghiệp khác cứ cười chị vì sự cẩn thận thái quá đó. Nhưng chị thà bị cười còn hơn là làm sai lại phải gánh hậu quả nặng nề hơn rất nhiều.
Tranh luận đến vấn đề này, tôi ủng hộ ý kiến: lãnh đạo nên kiểm tra kỹ văn bản do nhân viên soạn thảo để tránh mắc sai lầm không đáng có. Tôi thấy có một thực tế đáng buồn rằng văn hóa đọc ngay trong chính những đội ngũ trí thức, những người cần phải đọc nhiều, đọc đúng phương pháp thì ngày càng có xu hướng giảm dần.
Hiện nay, nhiều công chức, viên chức đang còn rất lười đọc, ngay cả đọc văn bản liên quan tới công việc của mình, Tôi nghĩ rằng, nếu công chức, viên chức dành thời gian để đọc, trước tiên là đọc văn bản rồi đọc sách, thì công việc của họ sẽ có được kết quả tốt hơn nhiều.
Rõ ràng là trong thời đại công nghệ số và internet tồn tại ở mọi nơi như hiện nay thì việc tiếp cận thông tin trở nên vô cùng dễ dàng. Khi cần tìm hiểu một vấn đề gì chỉ cần gõ từ khóa đó trên các công cụ tìm kiếm và mọi việc thật đơn giản, chỉ cần nhấp chuột để lựa chọn nội dung phù hợp.
Tuy nhiên, đa số chúng ta chỉ lướt qua các trang mạng để đọc nhanh, đọc vội những thông tin để thỏa mãn nhu cầu giải trí, nhu cầu thể hiện mình biết nhiều thông tin để không bị "tụt hậu" so với đồng nghiệp,...chứ chưa có thái độ đọc để tiếp nhận, lĩnh hội kiến thức cho bản thân cũng như để học tập, nghiên cứu nhằm phục vụ yêu cầu công việc.
Khi lười đọc thì tất nhiên kỹ năng, chuyên môn sẽ kém, vì phần lớn kiến thức của nhân loại đều nằm trong các cuốn sách. Năng lực kém thì dẫn đến làm việc sẽ lâu, mất thời gian, không hiệu quả. Vì thế, nhiều nhân viên đâm ra chán nản, chán việc, chán sếp lại dành thời gian để làm việc riêng, công việc chính thì thành phụ, công việc phụ lại thành chính, chân ngoài dài hơn chân trong là vậy.
Sau 21 năm đi làm, đã chứng kiến nhiều sự việc đáng tiếc do nguyên nhân không đọc kỹ văn bản trước khi ban hành. Tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ giống như một lời nhắc nhở đến nhiều người rằng: Làm nhân viên hãy đọc kỹ văn bản trước khi trình lãnh đạo, làm lãnh đạo phải mở mắt ra mà ký. Tất cả chúng ta nên hình thành thói quen đọc văn bản, đọc sách thường xuyên để làm việc hiệu quả hơn. Chỉ khi nào người Việt có văn hóa đọc tốt như các nước khác thì ước mơ về một người Việt văn minh, giàu có ngang tầm khu vực mới trở thành hiện thực.
Vũ Thị Minh Huyền
>>Bài viết không nhất thiết trùng với quan điểm VnExpress.net. Gửi bài tại đây.