С какими сложностями сталкиваются бухгалтерии на аутсорсе
Типичная аутсорс-бухгалтерия — это 50 и больше разных клиентов на обслуживании, минимум 3–4 бухгалтера. Аутсорсинговая компания из маленького города часто сталкивается с проблемой дефицита кадров и приходит к тому, что бухгалтеров нужно искать на удаленке. Но из-за этого возникает проблема контроля удаленных работников.
Сотрудничество с клиентами тоже обычно происходит в дистанционном формате, они могут находиться в разных часовых поясах. Для ведения бухгалтерии и сдачи отчетности часто используют несколько программ: «1С:Бухгалтерия», «1С:Фреш», «Контур.Экстерн», «Контур.Бухгалтерия», «СБИС». Каждый сервис предлагает систему учета работы бухгалтерии, но только в рамках своей системы. В таком случае из-за большого потока клиентов часть задач может теряться, нарушаются сроки, а работу бухгалтеров сложнее контролировать.
Решить эти проблемы может универсальное решение, которое помогает без привязки к одной программе:
вести коммуникации;
быстро привлекать разных специалистов для решения задачи клиента;
отслеживать работу бухгалтеров и менеджеров.
На рынке есть системы управления взаимоотношениями с клиентами — CRM-системы. Но очень мало таких, которые подойдут именно для аутсорс-бухгалтерий.
Один из сервисов, который подойдет для решения задач аутсорсинговой бухгалтерии, — «ПланФикс». Он помогает комплексно управлять компанией и представляет собой конструктор, при помощи которого можно собрать CRM и управлять загрузкой сотрудников. Все это будет работать как единая система управления компанией, а не как набор отдельных блоков.
Разберем, какие задачи позволяет автоматизировать «ПланФикс».
Какие процессы можно оцифровать
Систему можно гибко настроить под потребности конкретной компании. С одной стороны, такая настройка может потребовать больше времени. С другой стороны, вы сможете автоматизировать критически важные процессы.
В результате вы потратите время на первоначальную настройку системы, но впоследствии сэкономите гораздо больше часов, которое раньше уходили на выполнение этих задач вручную.
Процессы, которые важно автоматизировать каждой бухгалтерской фирме и которые можно настроить в системе «ПланФикс»:
Ведение клиентских проектов в одной системе.
Первое, с чем помогает автоматизация — собирать всю информацию о клиентах в одной системе и работать с проектом по каждому клиенту.
В карточке компании можно заполнить признаки: например, выбрать специфику деятельности — НКО, маркетплейс и т.д. После заполнения всех полей нажатием одной кнопки автоматически формируется Проект со списком задач, которые нужно выполнить по тому или иному клиенту, а также устанавливаются сроки задач согласно законодательству (например, сроки подачи отчетов).
Контроль работы удаленных сотрудников.
Дистанционные бухгалтеры не видят контактные данные клиентов, а значит, не смогут переманить их к себе, пообещав более низкий тариф.
Система планирования «ПланФикса» позволяет контролировать все задачи и коммуникации. Планировщики настраиваются под различные потребности и помогают отслеживать сроки и качество задач.
Система напоминает сотрудникам не затягивать с их выполнением: благодаря ей персонал более ответственно относится к дедлайнам. Если задача просрочена, уведомление о ней поступает сотруднику и руководителю.
Расчет справедливой цены (тарифа) для каждого клиента.
Чтобы установить правильную цену для клиентов, важно понимать, сколько времени занимает каждая операция. Вручную рассчитать это практически нереально. В «ПланФиксе» есть таймер для учета рабочего времени, который облегчает сбор статистики о затраченных на ту или иную операцию часах. С помощью таймера можно обосновать ценообразование и показать клиентам, что ваши тарифы экономически обоснованы.
Анализ эффективности работы компании и персонала.
С помощью системы аналитики можно в пару кликов собрать информацию о количестве клиентов, сумме услуг и времени, затраченном на обслуживание.
Руководитель может отследить, какой дополнительный доход каждый сотрудник принес в компанию за определенный период времени. «ПланФикс» дает возможность вести учет прозрачно, справедливо и с минимальными усилиями.
Если привязать систему оплаты труда бухгалтеров к доходу, который они приносят в компанию, сотрудники будут заинтересованы в финансовом результате организации.
Автоматический расчет вознаграждения
Как уже говорили выше, благодаря «ПланФиксу» можно учитывать трудозатраты сотрудников и настроить их премирование в зависимости от количества выполненных задач и затраченного времени. Рассчитать бонусную часть вознаграждения можно за несколько минут, и при этом у работников не возникнет вопросов о справедливости расчета — он основан на количественных данных из системы.
Создание единой базы знаний
В системе можно создать интуитивно понятную базу знаний со всеми необходимыми регламентами. Это поможет стандартизировать работу сотрудников, сократит время на их онбординг и адаптацию.
Контроль процессов в любое время в любом месте
С помощью «ПланФикса» вы можете контролировать работу компании из любой точки мира с помощью мобильного приложения.
Если состояние учета в вашей компании оставляет желать лучшего, вы устали от бесконечных проверок, штрафов и доначислений, неразберихи в расчетах с поставщиками и пассивной позиции вашего бухгалтера — передайте учет надежному партнеру Дебет.Кредит и вам не придется больше самостоятельно сводить дебет с кредитом. Мы предоставим удаленное бухгалтерское сопровождение с качественным результатом по адекватным тарифам.
Заключение
Автоматизация процессов в аутсорсинговой бухгалтерии помогает бизнесмену отойти от рутинных операций и сосредоточиться на развитии своего дела.
Руководители, которые внедряют автоматизацию, могут оптимизировать рабочие процессы и переложить рутинные задачи на алгоритмы. Это освободит время сотрудников для более важных задач, а управленцы будут уделять больше внимания стратегическим вопросам.
Установка системы управления предприятием — важный шаг в развитии бизнеса. Благодаря автоматизации компания сможет упорядочить процессы и масштабироваться без снижения качества своих услуг.
«ПланФикс» — очень гибкий продукт, который можно самостоятельно настроить под свои процессы. А можно обратиться к интеграторам «ПланФикса», чтобы выбрать готовую конфигурацию, например, — «Аутсорсинг бухгалтерских услуг». С «ПланФиксом» вы не ограничены шаблонами и стандартами.
Подпишитесь на телеграм-канал, чтобы быть в курсе всех новостей из мира бухучета и налогов.
Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, как работает ПланФикс!
Мы подскажем, с чего начать, и ответим на все вопросы. Это бесплатно!
Оставьте контакты, мы с вами свяжемся:
Реклама: ООО «Сфера», ИНН 7720483717, erid: LjN8JuPQd