Почему аутсорсинговые компании предпочитают сотрудничать с самозанятыми
У аутсорсинговой компании, которая сотрудничает с самозанятыми, есть преимущества перед компанией, которая работает с физлицами без спецстатуса.
Более низкие налоговые издержки.
Если физлицо работает в аутсорсинговой компании по трудовому договору или ГПД, компания платит за него НДФЛ и страховые взносы. Правда, в случае с трудовым договором за сотрудника нужно уплатить страховые взносы по единому тарифу плюс взносы на травматизм. За исполнителя по ГПД нужно перечислить взносы по единому тарифу, а взносы на травматизм — только если такое условие есть в договоре.
За самозанятых налоги перечислять не нужно: заказчик не выступает налоговым агентом. Исполнитель — плательщик налога на профдоход — сам перечисляет за себя налоги: 6% от вознаграждения, полученного от юрлица.
Официальные выплаты.
С аутсорсинговой фирмой обычно сотрудничает множество исполнителей — десятки и сотни. Поэтому перечислять за каждого НДФЛ и взносы невыгодно.
К тому же оформлять документы на исполнителя, если проекты длятся неделю или месяц, а персонал нужен заказчику в короткий срок, — это высокая загрузка бухгалтерии. Раньше по этой причине компании чаще выбирали неофициальную оплату наличкой. Однако это рискованно: налоговая следит за использованием серых схем.
За нарушения правил бухгалтерского учета и Трудового кодекса, неуплату страховых взносов компанию или предпринимателя могут привлечь к ответственности со штрафом до 40% от суммы неуплаченных взносов.
В случае с плательщиками НПД компания может законно переводить выплаты, экономить на налогах, но при этом не бояться претензий налоговой. Конечно, сотрудничество тоже должно быть оформлено по всем правилам. Об этом расскажем ниже.
Оптимизация кадровых вопросов.
Аутсорсинговые компании обычно принимают в штат только сотрудников, отвечающих за управление, финансы и анализ данных. Персонал, занятый непосредственно на проектах, работает по договорам ГПХ.
До появления самозанятости исполнителей нужно было оформлять как физлиц без специального статуса или как подрядчиков–индивидуальных предпринимателей. Второй вариант далеко не всегда удобен самим исполнителям. ИП нужно вести налоговый учет, заполнять декларацию, уплачивать налог по выбранной системе налогообложения и взносы.
В итоге некоторые компании могли и вовсе пренебрегать документальным оформлением исполнителя. Тогда они могли избегать подписания договоров и актов, а значит, и ответственности в случае возникновения споров.
С одной стороны, самозанятость просто оформить, она не требует от исполнителя вести налоговый учет и сдавать какую-либо отчетность. С другой стороны, у самозанятых больше мотивации завершать начатые проекты. Например, если исполнитель не выдаст чек (документ, подтверждающий выплату вознаграждения), организация может пожаловаться в налоговую.
Сервис для работы с массовым внештатным персоналом
Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО
С какими сложностями сталкиваются аутсорс-компании при работе с самозанятыми
Но даже если у аутсорс-компании исполнители — самозанятые, не все так просто. Чаще всего компания, которая работает с множеством исполнителей, сталкивается с такими сложностями:
Несогласованность процессов.
Трудности возникают из-за разрозненности бизнес-процессов, которые ведутся в различных сервисах или на бумажных носителях.
Бумажный документооборот.
Подписание документов также происходит вручную на бумажных носителях, а иногда используются отсканированные копии договоров и актов.
Сбор документации с помощью разных сервисов.
Чеки и акты от самозанятых собираются через электронную почту, мессенджеры и чаты, что значительно замедляет процессы отчетности.
Сложности с оперативными выплатами.
В большинстве случаев аутсорсинговые компании выплачивают вознаграждение исполнителям не за каждый отдельный заказ, а сразу за все заказы раз в пять дней или раз в неделю. Когда исполнителей — несколько десятков, нагрузка на бухгалтерию возрастает в разы, а редкие выплаты снижают мотивацию работников.
Чтобы не увеличивать штат бухгалтерии и интервал выплат, большинство административных процессов можно автоматизировать. Тогда можно получать все преимущества сотрудничества с самозанятыми и избегать описанных выше проблем.
Узнайте у эксперта платформы «Мои самозанятые» как проводить массовые выплаты исполнителям и подписывать закрывающие документы в пару кликов.
Как аутсорсинговой компании упростить сотрудничество с самозанятыми
Работать с самозанятыми важно по всем требованиям закона, чтобы у налоговой не возникло претензий и инспекция не переквалифицировала правоотношения в трудовые.
Процессы, которыми нельзя пренебрегать в работе с плательщиками НПД и которые можно упростить с помощью автоматизации:
Подтверждение статуса плательщика НПД.
По закону 422-ФЗ нельзя подписывать договоры с исполнителями, которые работали в компании менее двух лет назад. Также нужно учитывать ограничения самозанятости. Например, их нельзя привлекать для продажи подакцизных товаров и товаров, которые подлежат обязательной маркировке, или для доставки товаров и приема платежей за них в интересах других лиц.
Чтобы подтвердить статус самозанятого, нужно запросить у исполнителя справку из приложения «Мой налог» или проверить статус самостоятельно на сайте ФНС. Если исполнителей больше десяти, такой процесс будет занимать много времени. К тому же статус важно проверять не только перед началом сотрудничества, но и перед каждой выплатой, т.к. исполнитель может утратить его и не сообщить об этом.
В сервисе «Мои самозанятые» проверять статус можно автоматически. Если самозанятый утратил статус, система сразу же предупредит заказчика.
Заключение с самозанятыми договоров ГПХ.
С каждым самозанятым нужно заключить договор: он не должен содержать упоминания терминов из Трудового кодекса: работа, зарплата, отпуск и т.д., чтобы налоговая не посчитала это подменой трудовых отношений. Также работы по ГПД не должны повторять функции работающих в компании штатников.
С помощью платформы «Мои самозанятые» можно подписывать договоры массово по шаблону. Обмениваться документами с исполнителями удобно с помощью ЭДО — так ничего не потеряется, а сам процесс происходит быстрее.
Оплата работ и подписание закрывающих документов.
Важно вовремя оплатить услуги самозанятых с расчетного счета компании-заказчика, а также подписать закрывающие документы. Они официально подтверждают, что работы выполнены и оплата произведена.
Сервис «Мои самозанятые» позволяет проводить массовые выплаты исполнителям — это оптимальный вариант для аутсорс-компаний, которые сотрудничают с множеством самозанятых. При выплатах сервис моментально формирует чек — все поля заполняются автоматически, а значит, нет риска ошибки в чеке. Перед каждым переводом денег сервис проверяет статус и лимит самозанятого.
Контроль уплаты самозанятыми НПД.
Хотя компания не обязана это делать, лучше не рисковать: из-за того, что контрагенты не уплачивают НПД, заказчик может попасть под пристальное внимание ФНС.
Исполнители могут делегировать сервису «Мои самозанятые» уплату налога на профдоход: тогда он будет удержан и уплачен автоматически с каждой выплаты.
Сервис для работы с массовым внештатным персоналом
Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО
Реклама: ООО «Цифровые банковские платформы», ИНН 7706456380, erid: LjN8KacLW