Особенности применения систем ЭДО
Использование систем электронного документооборота обязательно для участия в госзакупках на ряде электронных торговых площадок при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами и для сдачи налоговой отчетности для большинства налогоплательщиков (п. 3 ст. 80 НК).
При работе с контрагентами переход на ЭДО добровольный (если работа с ними не предусматривает операций с прослеживаемыми товарами), и о его применении необходимо договориться.
При использовании ЭДО нужна электронная подпись. Читайте также: ЭЦП: что поменялось и как получить или перевыпустить в 2024 году.
В течение последних лет и крупные, и небольшие компании полностью переходят на использование ЭДО. Это удобно и выгодно:
не требуется держать бумажный архив документов;
можно отказаться от затрат на доставку документации;
создание и отправка документа занимает несколько минут;
поиск любого нужного документа ускоряется в несколько раз;
уменьшается количество ошибок;
можно обеспечить конфиденциальность и безопасность передачи данных;
появляется возможность не прерывать обмен документами даже в условиях дистанционной работы.
Сервис для электронного обмена документами предоставляет оператор ЭДО. Он должен соответствовать строгим требованиям законов и налоговой и иметь соответствующие лицензии. Список всех лицензированных операторов перечислен на сайте ФНС, сейчас их около 70.
Помогаем упростить документооборот
Каждому клиенту помогаем получить ЭЦП, внедрить и настроить ЭДО, берем на себя техподдержку
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами
Критерии выбора оператора ЭДО
Опыт работы
Проверьте, чтобы у оператора ЭДО был опыт работы и сформированная положительная репутация. Крупные операторы ЭДО: СБИС, Контур.Диадок, Калуга.Астрал, Такском, СберКорус, Поток, Дело.
Стоимость
У сервиса ЭДО может быть ежегодная или ежеквартальная предоплата, или постоплата. Подумайте, что для вас удобнее. Возможно, предоплата будет выгоднее за счет скидки.
Стоимость зависит от количества документов, функциональности, интеграции и сложности настройки. Обычно самую низкую стоимость исходящих можно получить только при отправке большого количества документов.
Посчитайте весь необходимый вам функционал, узнайте, есть ли помощь в установке и настройке сервисов и сколько стоят такие услуги. Обратите внимание, есть ли бесплатные обучающие материалы и инструкции.
Интерфейс
Перед выбором системы проверьте бесплатную демоверсию, если она есть. Посмотрите, достаточно ли в системе функций для существующих процессов и развития бизнеса, удобен и привычен ли интерфейс.
Интеграция
В большинстве случаев работать в ЭДО можно через веб-интерфейс или через интеграцию с учетной системой. Если в компании используется 1С, об интеграции можно не переживать: возможность внедрить сервис в нее есть у всех крупных ЭДО.
Для внедрения сервиса в другие учетные системы нужны отдельные модули или API. Если в этом есть необходимость, заранее проверьте стоимость.
Роуминг
Если ЭДО используется для обмена с контрагентами и поставщиками, может понадобится интеграция с их системами электронного документооборота. Эта функция называется «роуминг», и она есть у большинства ЭДО. Обычно подключение «роуминга» и стоимость документов в нем зависит от условий основного тарифа.
Сравнение систем
СБИС | Контур.Диадок | Такском | Калуга.Астрал | СберКорус | |
Минимальный тариф | 3 000 ₽ за 200 документов в год | 2 290 ₽ за 250 документов в год | 2 000 ₽ за 200 сообщений в год | 1500 ₽ за 200 документов в год | 1000 ₽ за 100 документов в год |
Исходящие документы | от 15 ₽ | 9,2 ₽ | 10 ₽ | 10 ₽ | от 6,75 ₽ |
Входящие документы | бесплатно | бесплатно | бесплатно | бесплатно | бесплатно |
Интеграция с 1С | от 4 000 ₽ | 17 500 ₽ | от 7 900 ₽ | 3 000 ₽ | 10 000 ₽ |
Интеграция по API | бесплатно | 18 000 ₽ в год | бесплатно | бесплатно | бесплатно |
Роуминг | бесплатно | бесплатно | бесплатно | бесплатно | бесплатно |
Маркировка | 1 500 ₽ за подключение | есть | зависит от задач | есть | есть |
Мы в «Первой Экспертной Бухгалтерии» берем на себя подключение, настройку системы электронного документооборота, консультирование по работе с ней и техподдержку. Наш специалист обучает работе с ЭДО: рассказывает, как обмениваться соглашениями с контрагентами, показывает, где посмотреть идентификатор и многое другое.
Мы помогаем экономить: вся работа наших технических специалистов входит в тариф, и мы не берем наценку за ведение ЭДО. Стоимость работы с документами — по общим тарифам оператора ЭДО.
Если ЭДО у клиентов еще нет, мы чаще всего подключаем модуль 1С ЭДО оператора «Калуга Астрал», если есть — анализируем ситуацию и подхватываем текущую систему электронного документооборота. При этом всегда прислушиваемся к запросам клиента и подстраиваем работу под его запросы.
Проверьте нас в деле
Подключим 1С ЭДО и поможем настроить документооборот
Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KUvNH