Зачем компании согласие сотрудника
Процесс внедрения системы кадрового электронного документооборота состоит из нескольких этапов (подробнее об этом мы рассказывали в другой статье). Один из них — получение письменного согласия сотрудников о переходе на КЭДО.
Если кадровик получил такой бумажный документ с «живой» подписью, то все в порядке и можно оформлять электронные кадровые документы. Но иногда сотрудника не устраивает цифровизация и он отказывается оформлять согласие.
Компании невыгодно, когда часть сотрудников переходит на электронный документооборот, а часть — продолжает подписывать кадровые документы на бумаге. Кадровик в этом случае не может полноценно оптимизировать рабочие процессы, а сотрудники как и прежде тратят время на подписание документов руками.
Если от КЭДО отказываются удаленщики, у компании не получается сэкономить на почтовой отправке. А в случае, когда пользы в электронном документообороте не видит сотрудник с большим влиянием, например, руководитель отдела, его отказ может спровоцировать отказ и других работников. Так что работодатель должен быть максимально заинтересован в том, чтобы компания перешла на КЭДО в полном составе.
Но заставлять сотрудника подписать согласие нельзя. Несмотря на то, что решение о внедрении системы КЭДО и переходе на электронный документооборот принимает руководитель компании, для сотрудников это право, а не обязанность.
Иными словами, все должно быть по обоюдному желанию и за принуждение сотрудника к КЭДО работодатель рискует получить штраф от Трудинспекции.
Важно! Работодатель должен заранее рассказать каждому работнику о том, что отозвать согласие на переход на КЭДО невозможно. Если сотрудник сначала согласится, а потом передумает, вернуться на бумажные кадровые документы он уже не сможет — законодательством такой сценарий просто не предусмотрен.
Совсем другое дело, когда сотрудник пока что не хочет переходить на КЭДО, но не отрицает такое развитие событий в будущем. Присоединиться к кадровому электронному документообороту можно в любой момент.
В вопросе получения согласий о переходе на КЭДО от сотрудников есть лишь одно исключение. Если сотрудник трудоустроился в компанию после 31 декабря 2021 года и это его первое место работы, то он переходит на КЭДО по умолчанию без письменного согласия (письмо Минтруда № 14-6/ООГ-7321 от 24.11.2022).
Но что же делать работодателю, если один или несколько сотрудников говорят твердое «Нет» в отношении КЭДО? Тут не обойтись без эйчара, который проработает сомнения коллег и поможет убедить их все-таки перейти на КЭДО.
Как эйчару бороться с сопротивлением сотрудников
Шаг 1. Выясните истинную причину отказа
Пригласите сотрудника на встречу one-to-one и задайте вопросы о том, что останавливает человека от перехода на КЭДО. Вот какие причины сотрудники называют чаще всего.
Страх утечки личных данных.
В интернете часто встречаются сообщении о якобы потерянных персональных данных сотрудников компаний. Неудивительно, что некоторые работники видят для себя риски в переходе на электронный кадровый документооборот.
Кроме «слива» данных, сотрудники могут бояться, что кто-то воспользуется их электронной подписью и подпишет не те документы.
Пример из судебной практики. В феврале 2022 годакомпания перешла на КЭДО, а в марте один из сотрудников подал заявление на увольнение и подписал его неквалифицированной электронной подписью (НЭП). После чего сотрудника уволили, но он не согласился с этим и подал на бывшего работодателя в суд. Суду сотрудник объяснил, что в тот день попросил коллегу помочь подать заявление на оплату больничного, а не на увольнение. Однако его коллега воспользовался чужой НЭП и сделал все не так, как его просили. Доказать свою правоту истец не смог — суд признал, что заявление на увольнение было подписано именно его подписью, а значит работодатель сделал все правильно. Дело № 8Г-10825/2022 [88-10853/2022].
Нежелание разбираться в новой системе.
Нередко такую причину называют возрастные сотрудники, объясняя свой отказ тем, что им сложно будет научиться работать в системе КЭДО. Для таких работников схема с подписанием бумажных документов в отделе кадров — привычная, а вот электронные подписи кажутся чем-то непонятным.
Возможно, у такого сотрудника уже был печальный опыт работы в новой программе, отсюда и сомнения в системе кадрового электронного документооборота.
Недоверие к сведениям о стаже в электронном виде.
Обычно так говорят сотрудники, которые до сих пор не перешли на электронную трудовую книжку. И хоть на процесс ведения кадрового учета в электронном виде формат ведения трудовой не влияет, работник считает, что из-за КЭДО в Социальный фонд (бывший ПФР) попадут не все сведения о стаже → в будущем сотрудника ждут проблемы с расчетом пенсии.
Нет доступа к компьютеру или телефону.
Логичная и понятная причина отказа от перехода на КЭДО от сотрудников, которые работают не в офисе, а, например, на производстве в горячем цехе или «в полях» с однодневными командировками. У таких сотрудников просто нет возможности быстро воспользоваться компьютером, а подписывать документы с телефона им кажется неудобным.
Или у сотрудника вовсе нет смартфона, на котором можно подписывать электронные кадровые документы с помощью НЭП — они пользуются кнопочными телефонами.
Шаг 2. Отработайте возражения
Помогите сотруднику взглянуть на свои опасения объективно. Для этого расскажите подробно о каждом волнующем моменте и постарайтесь «отработать возражения» — привести аргументы «за» КЭДО. Как это сделать, покажем на примере причин отказа, о которых писали в прошлом шаге.
Персональные данные под защитой.
Прежде чем убеждать сотрудника в том, что его личные данные не утекут в руки к злоумышленникам, еще раз проверьте свою систему КЭДО — мы рассказывали о важных нюансах в прошлой статье.
Расскажите сотрудникам о мерах безопасности, которые используют разработчики системы. Например, в системе электронного кадрового документооборота LDM.КЭДО есть:
двухфакторная авторизация и разрешительная система доступа:
четкое разграничение ролей;
логирование действий каждого пользователя;
шифрование документов.
Подделать электронные документы невозможно, в отличии от их бумажных вариантов. Кто-то посторонний не сможет украсть заявление или другой документ в электронном виде — система просто не допустит такого человека до документа.
Кроме того, работодатель и сотрудники отдела кадров несут ровно такую же ответственность за сохранность персональных данных сотрудников, как и при работе с бумажными документами.
Работать в системе КЭДО могут все.
Современные системы КЭДО интуитивно понятны и обычные сотрудники быстро осваивают новый инструмент. Расскажите, а лучше сразу покажите сотруднику, что документы в системе обычно создаются предзаполненными, а встроенные проверки не допустят ошибки — так что про переписывание заявлений можно забыть.
Перед запуском КЭДО обязательно проведите обучение для сотрудников. Можно снять скринкасты — видео с пошаговым выполнением разных действий в системе — или сделать письменные инструкции для базы знаний компании.
Лайфхак. С вопросами обучения поможет вендор системы КЭДО. Посоветуйтесь с представителями вендора или пригласите специалиста для проведения внутреннего обучения. У вендоров большой опыт внедрения, поэтому они точно знают, как подсветить преимущества системы перед сотрудниками.
Сведения о стаже точно дойдут до СФР.
Расскажите сотруднику, что по закону все работодатели передают в Социальный фонд сведения о стаже в электронном виде — даже если сотрудник останется с бумажным кадровым документооборотом. Это же касается и трудовой книжки.
Все данные теперь будут храниться в защищенном электронном архиве — в нем документы не теряются, не выцветают и не горят.
Работать можно с любых устройств.
При внедрении КЭДО на производстве и других сферах, в которых сотрудник не может воспользоваться компьютером, работодателю нужно обеспечить сотрудников киоском самообслуживания, в котором можно просмотреть и подписать кадровые документы. Киоском может быть даже обычный планшет. Обязательно покажите сотрудникам как работать за общим устройством.
Шаг 3. Замотивируйте
Необязательный, но весьма полезный этап — мотивация персонала. Все новое по умолчанию пугает, поэтому решение перейти на КЭДО стоит чем-то подкрепить. И тут у компании есть два варианта.
Поддержка неформального лидера мнений. Как правило, такие лидеры — не официальные руководители, а общительные сотрудники с большим опытом. Их уважают и к ним прислушиваются, поэтому если вы убедите лидера мнений перейти на КЭДО, за ним точно подтянутся коллеги. Главное попросите такого сотрудника рассказать сомневающимся о плюсах КЭДО.
Подключите внутренние коммуникации. Если в вашей компании есть интранет — корпоративная социальная сеть для сотрудников — рассказывайте о КЭДО с помощью статей, видео-интервью с ответственными за внедрение. Самые креативные могут устроить розыгрыш призов среди тех сотрудников, которые перейдут на КЭДО до определенной даты.
Шаг 4. Покажите статистику и отзывы
Даже если не все сотрудники согласились перейти на электронный документооборот, не сдавайтесь. Проводите опросы удовлетворенности сервисом среди перешедших на КЭДО, делитесь их отзывами и статистикой компании. Например, наглядно покажите, сколько времени сэкономил сотрудник на подписании кадровых документов за полгода. Возможно это подтолкнет сомневающихся и они все-таки дадут свое согласие о переходе на КЭДО.
Переход на электронный кадровый документооборот — серьезный шаг для компании и ее сотрудников. Помните, что даже если руководитель бизнеса решил внедрить систему КЭДО, работники имеют право отказаться от работы в ней. Но также и вы можете попробовать переубедить сотрудников. Главное будьте честными и открытыми в своей аргументации.
Если возникнут сложности или вопросы по теме — пишите нам в комментарии, обязательно поделимся своим опытом по части внедрения системы КЭДО. Ну а если вы сейчас только выбираете подходящую систему, присмотритесь к LDM.КЭДО — безопасной системе кадрового электронного документооборота, которую можно установить на своем сервере. Оставьте заявку и мы расскажем о возможностях LDM.КЭДО подробнее.
Готовитесь переходить на КЭДО?
Забирайте готовые шаблоны ЛНА, которые нужно оформить
Не тратьте время на разработку нормативных документов «с нуля»
Заполните форму, вышлем готовые шаблоны на e-mail:
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KCV99