Поскольку наша организация предоставляет услуги в сфере аудита финансовой и бухгалтерской отчетности, составления отчетности по Международным стандартам финансовой отчетности (МСФО), то у нас имеется обширный опыт в сфере учета и работы с дебиторской задолженностью.
Понятие дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность — это задолженность, которая возникает, когда организации должны денежные средства другие контрагенты.
Дебиторская задолженность является активом организации и в балансе организации ее остаток на определенную дату учитывается в составе активов.
Виды дебиторской задолженности
Рассмотрим различные виды дебиторской задолженности. К самым распространенным, ключевым видам задолженности относится торговая дебиторская задолженность, выданные авансы и прочая дебиторская задолженность. Рассмотрим подробнее.
Торговая дебиторская задолженность возникает тогда, когда компания передала (реализовала) свои товары, работы, услуги, и за эти товары, работы, услуги покупатель (заказчик) либо не рассчитался, либо рассчитался не в полном объеме. Соответственно, нам контрагент становится должен и возникает торговая дебиторская задолженность.
Авансы выданные — вид дебиторской задолженности, возникшей в случае выплаты компанией денежных средств в счет будущего получения товаров, работ или услуг, и на текущий момент, то есть на определенную дату эти товары, работы, услуги либо не переданы, либо переданы организации не в полном объеме. В связи с этим, в балансе (в учете) организации возникает такой вид дебиторской задолженности как аванс выданный. Иными словами: мы заплатили деньги, но нам пока ничего за это не предоставлено либо предоставлено частично.
Прочая дебиторская задолженность. Такая задолженность может возникнуть в силу разных ситуаций. Одним из примеров может служить переплата при очередной выдаче заработной платы своему сотруднику. При такой переплате числится дебиторская задолженность сотрудника, которая закроется в следующем периоде, когда сотрудник окажет свои услуги организации.
Также дебиторскую задолженность можно разделить в зависимости от срока ее погашения на краткосрочную и долгосрочную.
Краткосрочная дебиторская задолженность — задолженность, которая будет погашена в течение года с момента ее возникновения.
Долгосрочная дебиторская задолженность — та задолженность, срок на погашение которой составляет более года. Случаи возникновения долгосрочной задолженности возможны, если бизнес предоставляет своим покупателям существенные отсрочки или рассрочки платежа на срок более года, например, при реализации определенных видов товаров, работ или услуг.
Краткосрочная и долгосрочная задолженность по-разному отражается в балансе предприятия.
Краткосрочная задолженность показывается в составе краткосрочных, то есть в оборотных активах, а долгосрочная задолженность отражается в составе долгосрочных, то есть внеоборотных активах на ряду с основными средствами, нематериальными активами и т.д.
Также дебиторская задолженность может быть разделена на, условно говоря, «хорошую» и «сомнительную (или безнадежную)» задолженность.
«Хорошая» задолженность — это та дебиторская задолженность, которая уже возникла, и срок погашения которой в силу договорных соглашений с контрагентом не истек. Кроме того у вас не возникает сомнений, что эта дебиторская задолженность будет погашена.
«Сомнительной» же дебиторская задолженность, как правило, становится, когда уже прошел срок погашения этой задолженности, а контрагент не оплатил эту задолженность, а также возникли иные причины относить задолженность к «сомнительной». Например, у этого контрагента выявились какие-то негативные сигналы:
начата процедура банкротства;
у контрагента появились судебные иски, где он выступает ответчиком на существенные суммы долга;
величина его чистых активов стала отрицательной и так далее.
По этим признакам могут возникать сомнения, что компания-дебитор сможет погасить задолженность в полном объеме. Поэтому задолженность и получила свое название «сомнительная», поскольку мы сомневаемся в ее погашении.
В учете организации важно, чтобы сомнительная задолженность выявлялась и держалась на контроле. В учете организации по сомнительной задолженности создается резерв, чтобы пользователям отчетности показать реальную оценку этой самой дебиторской задолженности.
Управление дебиторской задолженностью
Рассмотрев виды задолженности, переходим к управлению дебиторской задолженностью.
Управление дебиторской задолженностью – это такой же важный бизнес-процесс, как и многие другие процессы в организации. С дебиторской задолженностью нужно постоянно работать.
Исходя из моего обширного опыта аудиторской деятельности, дебиторская задолженность больше там, где с ней не работают. Как правило, наличие существенной «сомнительной» задолженности не зависит от вида бизнеса или от иных факторов, а зависит в первую очередь от того, работают ли с этой дебиторской задолженностью или нет. Важно, чтобы в организации были установлены отдельные специалисты или даже отделы, ответственные за работу с дебиторской задолженностью.
К работе с дебиторской задолженностью я отношу следующие пункты:
Отслеживание и мониторинг сроков возникновения и оплаты (погашения) этой дебиторской задолженности.
Информирование клиентов, желательно заранее, о том, что подошел срок оплаты по договору. К этому пункту также можно отнести выставление, перевыставление счетов на оплату. Поскольку, как всем известно, невыставленный счет не может быть оплачен. Иногда и такое возможно, что клиент не производит оплату, поскольку он банально потерял счет.
В случае, если компания уже допустила нарушение сроков оплаты и задолженность не оплачена, то уже необходимо переходить к активным действиям, таким как прекращение сотрудничества с должником. Некоторые компании, если дебиторы не погасили задолженность, прекращают дальнейшие отгрузки и поставки товаров, оказание услуг. Таким образом, организация не копит далее эту «сомнительную» задолженность, которая в последующем может привести к большой головной боли.
Постоянные напоминания контрагенту о том, что задолженность не оплачена. Сюда относится проведение процедуры сверки расчетов и подписание акта сверки. В этом акте компания-дебитор подтвердит наличие этой задолженности. Необходимо также удостовериться, что у контрагента есть все закрывающие документы по сделке и что он отразил эту задолженность в своем учете. Иными словами контрагент понимает, что у него возникла задолженность, видит ее и отражает в своем учете. Данный пункт является очень важным для возможного судебного разбирательства, так как эти документы позволят доказать истцу наличие и обоснованность этой задолженности.
Проверить в своей организации наличие документов, подписанных со стороны контрагента-дебитора. В случае если компания оказывает услуги, то подтверждающим документом может быть акт оказанных услуг/выполненных работ, подписанный со стороны контрагента-дебитора. Если компания занимается поставкой товаров, то подтверждающим документом может быть накладная, подписанная с двух сторон. Очень важно, чтобы была фиксация, что контрагент подписал эти документы, а значит, акцептовал товары/работы/услуги.
Если контрагент не оплачивает возникшую задолженность, и мы удостоверились, что у нас есть все документы, подтверждающие наличие этой задолженности, следующим шагом является привлечение юристов и запуск досудебного урегулирования спора. На этом этапе юрист направляет дебитору претензию с требованием оплатить задолженность, иначе дело будет передано в суд, что повлечет для контрагента-дебитора дополнительные расходы в виде суммы госпошлины и расходов на оплату услуг юриста. Зачастую, получив досудебную претензию, дебиторы оплачивают задолженность. Если же по претензии дебиторская задолженность не оплачена, то переходим к следующему шагу.
Обращение в суд с исковым заявлением. При наличии всех документов, подтверждающих наличие этой задолженности (договор, акт, накладная, акт сверки и прочие документы), высока вероятность, что судебный спор будет выигран той стороной, у которой возникла эта дебиторская задолженность.
Любые судебные тяжбы — это расходы, это потраченные время и нервы. Поэтому, разумеется, организации выгоднее вести грамотную и регулярную работу с дебиторской задолженностью таким образом, чтобы не доводить ситуацию до судебных исков.
Подводя итог вышесказанному, можно сказать, что дебиторская задолженность – это нормальное явление, которое может возникнуть в любой организации. Опасность вызывает отсутствие грамотной и регулярной работы с этой задолженностью. Организовав системный и профессиональный подход к управлению дебиторской задолженностью, компания может существенно снизить свои риски и минимизировать наличие «сомнительной» задолженности у себя в активах.
Подписывайтесь на мой телеграм канал https://t.me/teterlevaanna