Что такое корпоративная карта
Это обычная банковская карта, просто привязанная к расчетному счету компании, и в этом единственное ее отличие от карты физлица. Такой картой можно оплачивать любые покупки офлайн и онлайн, а также снимать с нее наличные.
Корпоративные банковские карты могут быть именными или обезличенными — то есть допустимо завести одну карту на отдел и передавать ее сотрудникам, отправляющимся в командировку. С помощью такой карты работник сможет купить билеты, забронировать номер в отеле, заплатить за такси или обед.
Бухгалтерия учитывает расходы по корпоративной карте, чтобы снижать налоговую базу, поэтому все траты должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности.
Например, в командировке можно оплатить отель или билеты на самолет, а вот если расплатиться корпоративной картой за сувениры, у налоговой возникнут вопросы.
Сотрудник оплатил корпоративной картой что-то для себя лично
В этом случае потраченную сумму нужно удержать с зарплаты работника. Правда, при этом компании придется доказать, что деньги действительно потрачены на личные цели: подойдет выписка из банка или чек из магазина. Также важно оформить приказ руководителя об удержании средств не позднее чем через 1 месяц после того, как компания обнаружила трату.
Перед тем, как вы передаете работнику корпоративную карту важно установить четкие правила и процедуры и обязательно зафиксировать их в локальном нормативном акте.
Там можно определить, сколько денег разрешено тратить и на что именно. Так компания получит весомый аргумент в суде, если до этого дойдет.
А если оплатить рабочие расходы личной картой?
Такой вариант, безусловно, возможен. Более того, некоторые компании просят сотрудников в командировке оплачивать расходы своей картой, а потом просто возмещают их. При этом работнику важно сохранить все чеки о транзакциях, а после отразить их в авансовом отчете и в течение трех дней после возвращения передать его бухгалтерии. Иначе оформить возврат денег не получится.
Как отчитываться за траты по корпоративной карте
Средства на корпоративной карте — собственность компании, и при их расходовании сотрудник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет.
В нем должны содержаться дата, описание расходов, сумма и чеки, счета либо другие подтверждающие документы.
Когда речь идет о тратах в командировке, подтверждающими являются следующие документы:
Билет на самолет, поезд или автобус, маршрутная квитанция, кассовый чек на поездку в такси.
Счет из отеля, кассовый чек об оплате номера. Если сотрудник проживает в квартире, необходим договор аренды и документ, подтверждающий оплату.
Суточные также можно начислить на корпоративную карту. За них отчитываться не нужно.
Составление авансового отчета после командировки можно серьезно упростить, если пользоваться специальными сервисами, например, «OneTwoTrip для бизнеса». В нем все билеты и отели можно сразу оплачивать корпоративной картой, которая добавляется в качестве одного из средств оплаты в личном кабинете компании. Все закрывающие документы по расходам с карты отразятся в «1С:Бухгалтерия» или просто будут доступны для скачивания — их можно приложить к отчету.
Онлайн-сервис для организации командировок
Заполните форму и получите бесплатный доступ
Реклама: ООО «ВАЙТ ТРЕВЕЛ», ИНН 7707770166, erid: LjN8KJu3K