Весь этот перечень должен содержаться в расчетном листе. О нем ТК говорит лишь один раз — в этой же статье, указывая, что форму листка утверждает работодатель.
Другими словами — это обязательный документ, но каким образом его составить и направлять, закон не уточняет. Законно ли в этой связи направлять расчетные листки по электронной почте, особенно если в компании нет электронного документооборота?
Увы, закон не регулирует данную ситуацию, особенно когда в организации не введен КЭДО, и она остается спорной. Дело в том, что на этот счет есть два мнения.
Минтруд против
Минтруд (письмо от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296) считает, что расчетные листы в электронном виде компания может рассылать, если компания ведет КЭДО.
Логика ведомства в следующем.
Чтобы оформлять документы, которые изначально должны быть в бумажном виде, — без дублирования на бумаге, компания на основании ст. 22.1 ТК должна ввести электронный документооборот. Для создания электронных документов применяются единые требования к форме и составу.
В перечень сведений, связанных с работой, которые оформляются в письменном виде, включено и извещение при выплате зарплаты, т.е. расчетный лист. Значит, направлять расчетный лист в электронном виде допустимо только при введенном КЭДО.
При этом оценить судебную практику по этому вопросу невозможно, т.к. таких кейсов почти нет.
Закон прямо не запрещает
Есть и другое мнение.
Так как конкретный порядок выдачи расчетных листков в законе не определен и в ТК нет прямого запрета, работодатель вправе зафиксировать необходимое правило в локальном акте.
Другими словами, утвердить правило отправки листков по e-mail, ознакомить с документов работников под роспись и применять на практике.
Более того, порядок извещения о зарплате работодатель определяет сам и фиксирует его в локальном акте. Об этом в т.ч. говорили Минтруд и Роструд (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, письмо Роструда от 07.09.2021 № ПГ/25490-6-1).
Если компания не ввела КЭДО, это не значит, что она не имеет право посылать работникам некоторые документы в электронном виде. И судебная практика подтверждает законность такого подхода (например, определение Московского городского суда от 12.05.2017 № 33-17642/17).
Сослаться на удаленных работников
При этом отметим, что порядок взаимодействия с дистанционными работниками регулируется ст. 312.3 ТК. Согласно ей, независимо от того, введен ли электронный документооборот, компания может направлять расчетные листы по электронной почте. Главное, чтобы такое правило было установлено в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре или допсоглашением к нему. А также — чтобы можно было зафиксировать факт получения документа в электронном виде.
Зафиксируйте правила
Безусловно, самый безопасный способ вручения листков о зарплате — на бумаге, с подписью работников. Хотя в ТК нет прямого запрета на электронные листки при отсутствии КЭДО и не указан порядок извещения о зарплате.
Безусловно, инспекционный риск остается, и ГИТ в ходе проверки может попытаться привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП за нарушение норм трудового права. Но если вы четко зафиксируете в ЛНА порядок извещения, обеспечите фиксацию факта получения листа, аргументируете правилом для взаимодействия с удаленными работниками, а тем более – если планируете вводить КЭДО, риск будет стремиться к нулю.