Промышленное производство в России показывает значительный рост. По итогам 2023 года положительную динамику по этому критерию показали почти 60% регионов России. В январе — феврале 2024 года он, по данным Росстата, вновь показал увеличение — на 6,6% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.
Внешним стимулом для роста объемов выпускаемой продукции специалисты называют курс на импортозамещение на фоне введения западных санкций. Однако успешность решения этой задачи лежит и в сфере организации производства, где одну из ключевых ролей играет закупочная деятельность компании.
О том, какие типичные ошибки совершают специалисты, какие этапы важно проанализировать и как выстроить грамотный подход к формированию закупочной деятельности мы поговорили с финансовым аналитиком, членом Вольного экономического общества России, заместителем главного экономиста всероссийского детского центра «Орленок» Еленой Пивоваровой.
— Елена, на протяжении уже нескольких лет вы ведете исследования в сфере оптимизации затрат в малом и среднем бизнесе. Вы являетесь автором методики финансовых расчетов, которая позволяет увеличить скорость работы и объем обработки данных в процессе государственных и муниципальных закупок. Почему вы взялись за эту тему?
— Сейчас многие предприятия показывают высокий темп роста, и в такой ситуации закупочная деятельность будет играть все более и более важную роль. Увеличение заказов, объемов — это все нужно обеспечивать. Но, к сожалению, многие предприниматели пока недооценивают значение организации эффективных закупочных технологий.
Управление закупками — самая важная часть материально-технического обеспечения, фактически сердце, главная мышца, которая дает организации все необходимое — сырье, инвентарь, услуги.
Я часто вижу устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупок, отсутствие закупочных стратегий и регламентов, недостаток мотивации и нужной компетенции у сотрудников, разграничения ответственности между подразделениями. Если предприятие поставило своей целью динамичный рост — первое, что стоит сделать — оптимизировать закупки.
— У вас есть практический опыт работы в этой сфере. В 2020 году вы были назначены на должность специалиста экономического отдела по закупкам крупнейшего в стране детского центра и спустя три года в авторитетном издании «Экономика и жизнь» опубликовали вашу работу «Оптимизация финансовых расчетов в сфере закупок». Как в исследовании вам пригодился ваш опыт и какие аспекты вы анализировали для разработки своей методики?
— Получив место в отделе закупок я смогла на своем опыте досконально изучить, как работает структура закупок, из каких звеньев она состоит и выстроить систему ее оптимизации.
Конечно, у разных предприятий система будет работать чуть иначе — другой масштаб, другие товары, но формально закупочный процесс можно поделить на несколько этапов, и они составляют вполне универсальную модель, подходящую для любого бизнеса.
Ведь всем прежде всего нужно знать, что именно необходимо купить, каким требования должен соответствовать товар, сырье или услуга. С этого и нужно начинать. Далее идет поиск поставщиков, размещение заказа, контроль, оформление документов.
Так вот чтобы эффективно оптимизировать процесс закупок, нужно, чтобы каждый этап проходил максимально четко и быстро. Чтобы каждый специалист на своем этапе работы знал, что делать, на какие вопросы искать ответ, и не совершал ненужных ошибок.
И этого достаточно просто добиться, регламентируя закупочные бизнес-процессы, работу с запасами и с поставщиками. Когда у сотрудника любого отдела есть пошаговое руководство, работать вместе на единый результат гораздо проще. И важно эти регламенты периодически перенастраивать, чтобы соответствовать изменениям и в самой компании и в окружающей действительности.
К сожалению, иногда встречаются регламентированные процессы, но они в этом виде уже десятилетия. Это не оптимизация, а наоборот.
— Ваша методика позволяет существенно экономить время, особенно если речь идет о закупках на крупных предприятиях. Что вы предлагаете специалистам, чтобы они выполняли задачи оперативнее?
— Я разработала таблицы с формулами, с помощью которых достаточно быстро можно собрать нужную информацию.
К примеру, произвести расчет начальной цены контракта. Это один из важных критериев при определении поставщика. Чтобы не тратить время на ручной просчет по каждой позиции, достаточно ввести цены поставщика и она сама автоматически выдаст результат. Еще одна вспомогательная таблица разработана мной для удобства сбора данных и автоматизированного свода итоговых данных по финансовым годам закупок, по статьям, по кодам видов расходов.
Эти таблицы можно подстроить под себя и свои потребности. Но они в любом случае помогут собрать данные быстрее. Крайне важно автоматизация процессов там, где это возможно.
Когда бизнес уже вышел на какую-то высоту, обязательно нужно оптимизировать и процесс закупок, тогда получится выйти на новый уровень. И для этого не нужны серьезные финансовые траты. Нужны перемены.
— Вы регулярно публикуете свои научные работы в профильных журналах. Одна из ваших статей в конце 2023 года была удостоена 1 места в международном конкурсе «Профессиональное управление». В своих исследованиях вы описываете оптимизацию финансовой деятельности в разных сферах — авиаперевозках, гостиничном бизнесе, бьюти-индустрии. Какие особенности есть в работе специалистов отдела закупок?
— Здесь высочайшая степень ответственности и требования к специалистам. Помимо хорошей базы знаний, нужно обладать определенными личными качествами — быть коммуникабельным, пунктуальным, стрессоустойчивым, уметь быстро принимать решения. Потому что в сфере закупок необходимо работать с очень большим объемом данных.
И это не просто массив цифр — это общение с поставщиками, со всеми структурами внутри предприятия: логистами, складами, бухгалтерией, производством. Это поиск партнеров, мониторинг цен, переговоры, работа с документами и электронными таблицами.
Столь сложную систему крайне важно грамотно выстроить, иначе поддержание ее функционирования потребует очень много сил. При этом будут расти риски что-то упустить или что-то не просчитать.
Очень важно, чтобы закупки велись грамотными специалистами с хорошей мотивацией. Нужно активное взаимодействие между подразделениями, согласованность действий и разделение ответственности. Важно участие руководства и понимание им важности оперативных действий с его стороны.
— Елена, недавно вы вошли в Международный Экономический союз. Это дает вам возможность оперативно получать информацию обо всех нововведениях в сфере экономических и бизнес процессов. Чтобы вы посоветовали руководителям, чтобы максимально эффективно использовать открывающиеся возможности в связи с глобальными изменениями на рынке.
— Сейчас поиск возможностей для роста и структурно–технологической перестройки экономики России — одна из главных тем в повестке профессиональных дискуссий.
Лучшее, что могут делать руководители — быть открытыми для новых возможностей.
Нужно регулярно анализировать ситуацию, искать новые решения, внедрять современные информационные технологии. Важно не забывать о постоянном мониторинге рынка и анализе его изменений, чтобы оперативно реагировать на новые требования и возможности. Специалисты должны обладать навыками работы с цифровыми инструментами и в это нужно вкладывать ресурсы.
Современный мир требует большой мобильности и скоростей. Поэтому оптимизация бизнес процессов и закупочных, в том числе — главный ключ к успеху.