Сегодня расскажем о роли бизнес-ассистента, как эффективно организовать их сотрудничество и посмотрим, как это делают другие. Личным опытом с нами поделилась исполнительный директор и управляющий партнёр франчайзинговой сети VLAVASHE Дарья Януш и SEO-специалистка WEEEK Виктория Палешко. И даже мнение ассистентки Виктории!
В чём роль бизнес-ассистента
Бизнес-ассистент — это правая, а иногда и левая рука руководителя. Этот человек снимает с руководителя часть рутинных задач.
Глобальная задача руководителя — стратегическое управление. Здесь от его действий зависит, будут ли завтра деньги на зарплаты и выживет ли вообще компания, проект, отдел. Однако есть на руководителе и рутинные процессы — составить график встреч, ответить на почту, контролировать сотрудников. И бытовые вещи, которые вмешиваются в рабочий день: пообедать, записаться к врачу, забрать вещи из химчистки.
В рутинных процессах задач, возможно, даже больше (хоть они и более мелкие) — они-то и занимают большую часть дня. И, что плохо для руководителя, они вынуждают распыляться и сбивают фокус.
Утопая в рутине, пытаясь успеть всё и боясь делегировать, можно забыть что-то крайне важное и в перспективе выгореть.
Как понять, что тебе нужен бизнес-ассистент
Народная примета: когда хочется накричать на кофемашину, это к найму ассистента. Ну, или к выгоранию. Если серьёзно, то вот несколько красных флагов, что пора искать помощника:
Ты успеваешь меньше, чем раньше. Так бывает, когда вместо стратегических задач руководитель начинает погрязать в рутине: выставляет счёт клиентам, пишет отчёты, вмешивается в операционку сотрудников.
Работа превратилась в хаос. Опоздания, просроченные дедлайны и неотвеченные письма — уже не форс-мажор, а печальная норма работы. Ты хочешь планировать тщательнее, но на это нет ни времени, ни сил.
Общение с командой проседает. Сотрудники устают ждать, пока ты доберёшься до их вопросов или дашь добро на действия. Времени на качественное общение с коллегами тоже нет — да и вечный невроз не повышает командный дух.
Ты не вовлекаешься на все 100%. Когда вокруг столько задач и дел, которые требуют твоего внимания, ты не можешь отвлечься от мыслительного потока и по-настоящему вникнуть хоть в одну задачу. В итоге страдает результат.
Ты работаешь 24/7. Не помнишь, что такое «отпуск» или даже «выходной», засиживаешься в офисе допоздна или проводишь всё свободное время в рабочих чатах.
Стагнация в бизнесе, упускаются крупные возможности. У тебя нет времени на обед — какое уж там зонтичное видение бизнеса и стратегическое планирование!
Если хочешь оптимизировать процессы, сосредоточиться на том, что действительно важно в бизнесе, и дать себе возможность отдохнуть, то пришло время подумать о найме бизнес-ассистента.
В фильме «Стажёр» показана типичная ситуация, когда героине Энн Хэтэуэй, основательнице интернет-магазина одежды, явно нужен был ассистент. Она опаздывала на встречи, почти не спала и толком не ела, жила в стрессе. На самом деле, героине был нужен уже второй ассистент…
Какие задачи нужно делегировать
Здесь важно провести черту между личным помощником и бизнес-ассистентом.
Личный помощник — это человек, который помогает организовать твои личные задачи: записать к врачу или на массаж, забрать доставку, сдать вещи в химчистку, заказать клининг. Для этой роли не так важно, какое у человека образование, опыт работы. Гораздо важнее человеческие качества и ваша совместимость.
А бизнес-ассистент отвечает за всё, что касается рабочих моментов. Иногда может взять на себя часть личных задач руководителя: заказать такси, записать к врачу, отправить посылку, — но это по договорённости. Главная задача бизнес-ассистента — разгружать тебя по части бизнеса, поэтому к нему могут быть дополнительные требования: образование, знание языков, опыт работы с документацией.
Примеры задач бизнес-ассистента:
Ведение календаря, планирование встреч
Организация и координация совещаний, конференций и планов командировок
Подготовка отчетов, презентаций и других документов
Поддержка коммуникации с сотрудниками: быть связующим звеном между вами, решать какие-то задачи без твоего участие
Проведение презентаций и встреч за тебя в случае форс-мажора
А в фильме «Дьявол носит Prada» сама Энн Хэтэуэй была ассистентом, то ли бизнес, то ли личным, то ли просто жертва самодурства
Где найти себе помощника
Рекрутинговые площадки. Очевидно, но работает. HH.ru, Буду, careerspace и другие — примеры популярных сайтов, где можно разместить вакансию.
Нетворкинг-чаты. Если уже состоишь в таком, можно закинуть удочку туда — если никто не откликнется, то смогут посоветовать спеца.
Поделиться с друзьями и знакомыми. Особенно, если они работают в похожих сферах — возможно, у них есть другие друзья, знакомые или коллеги в поисках такого опыта.
Поделиться в соцсетях. Почти то же самое, но запрос напрямую, требования к кандидату — сразу видны. Да и кандидат сможет увидеть, что ты из себя представляешь.
Обратиться к HR. Если тебе не хочется тратить много сил и времени на самостоятельный поиск ассистента, делегируй это HR в своей компании или оплати HR-консультацию. Так будет выше вероятность найти суперспеца.
Методы и инструменты для ежедневного общения руководителя и ассистента
Самое время задуматься, как ты будешь выстраивать общение с будущим ассистентом. Помощник должен упрощать и структурировать работу, а не усложнять её — так что просто сваливать все задачи и процессы в чат не подойдёт.
Вот, какие сервисы помогут выстроить совместную работу с ассистентом:
Мессенджеры. И всё-таки без них никуда! Помимо привычных Telegram или WhatsApp можно использовать корпоративные, как Пачка или Tada.team.
Сервисы для видеозвонков. Особенно важны, когда ассистент на удалёнке. Если неудобно созваниваться напрямую в мессенджере, для этого подойдут Zoom, Google Meet или Телемост.
Таск-менеджер. Вас двое, так что обычного ежедневника или заметок в телефоне уже недостаточно — нужно совместно вести процессы, ставить друг другу задачи, отслеживать прогресс по каждой.
Онлайн-календарь. Пригодится, если у тебя крайне плотное расписание с большим количеством встреч. Неоспоримый лидер этого рынка — календарь от Google, который, кстати, можно синхронизировать с таск-менеджером.
Руководители делятся опытом работы со своими помощниками
Опыт Дарьи Януш, VLAVASHE
Мы поговорили с Дарьей Януш, исполнительным директором и управляющим партнёром федеральной франчайзинговой сети VLAVASHE. Дарья поделилась с нами опытом сотрудничества с бизнес-ассистентом.
Зачем нужен бизнес-ассистент
Ключевая задача Дарьи — управлять операционными процессами каждой открывающейся точки франчайзинговой сети VLAVASHE, курировать партнёров через их руководителей, а также развивать бизнес и делать его прибыльным. Другая сфера деятельности — наставничество. Дарья также ментор и основатель онлайн-школы по управлению ресторанным бизнесом. Таким образом, у неё много рабочих групп и команд, которыми необходимо управлять.
Какие задачи Дарья делегировала ассистенту:
Составление расписания. Это ключевая зона ответственности ассистента. Раз в неделю они сверяют расписание: смотрят запланированные встречи, добавляют новые задачи и контролируют, не остались ли забытыми какие-то важные вещи.
Контроль задач сотрудников. Их Дарья проставляет в Битрикс. Бизнес-ассистент курирует выполнение, контролирует статус, делится с руководителем общей информацией о работе команды и может также самостоятельно ставить задачи.
Совещание, отчёты и саммари по ним. Бизнес-ассистент посещает совещания вместе с Дарьей, а иногда самостоятельно. Она конспектирует такие собрания и готовит краткую выжимку с основной информацией (поставленные задачи и статусы), формирует отчёты в сводной таблице. Это позволяет Дарье быстро сориентироваться в том, как продвигается работа и насколько результативны коллеги.
Дарья Януш
VLAVASHE
Я обратилась за помощью к опытному рекрутёру, чтобы вместе определить, какие задачи делегировать бизнес-ассистенту. Для намеченных задач отлично подходил удалённый формат, поэтому искали ассистента на удалёнку. Сначала обсуждали несколько дней в неделю, но в начале сотрудничества стало понятно — нужен график пять дней в неделю, полный рабочий день. Мой бизнес-ассистент закрывает рабочие задачи и часть личных задач: купить билеты, внести в расписание beauty-процедуры, заказать посылку и переслать её из одной страны в другую
Как выбрать формат работы и наладить взаимодействие
Заранее договориться о формате. Удалёнка или офис, часы работы, порядок созвонов, переписок и обмена информацией.
Постоянно донастраивать первичные договорённости. Любому сотруднику, и бизнес-ассистенту в первую очередь, нужна адаптация. Важно понимать, что это другой человек и нужно выстраивать с ним работу. Сотрудник должен привыкнуть и понять, чего от него ждут.
Чётко обозначить зону ответственности. Дарья и её ассистентка «на берегу» договорились, за какие вещи отвечает помощница, и составили таблицу обязанностей.
Да, нам потребовалось время, чтобы моя ассистентка привыкла ко мне, чтобы я привыкла к ней. Учитывая удалённый формат работы, на это потребовалось чуть больше времени и, конечно же, такого не достигнешь с первого дня. Нужно давать обратную связь и проговаривать, какой формат подходит, а что нужно доработать. В нашем случае, в начале работы была сложность с транскрибацией совещаний. После не совсем верных транскрибаций, я более чётко сформулировала то, что хотела бы видеть.
Советы руководителям в поиске ассистента
Прощупай совпадение по ценностям. Ассистент — это очень близкий человек, и хорошо бы иметь в нём единомышленника, приятного для себя человека. Если вы не совпадаете по ценностям и моральным принципам, то не сойдётесь и в работе.
Не надейся, что человек сразу что-то с тебя снимет. Первое, что надо сделать — провести его за ручку по своим задачам. Показать, как ты устроил свой календарь, каковы ожидания от совместной работы, какой ритм вам обоим подойдёт. В общем, погрузить помощника в то, что уже есть, сонастроиться.
Я знаю тех, кому нравится, когда ассистент всё время ездит вместе с ними на встречи, — а у кого-то ассистент платит за парковку, заказывает еду, покупает одежду. У каждого свои ожидания — и это нормально, мы все разные. Важно, чтобы ассистент изначально понимал, какие у вас требования и ему они подходили.
Структурируйте свои ожидания от ассистента. Ответьте себе на вопросы: Как я буду проверять его эффективность? Как я буду оценивать, что потратили деньги не напрасно? Имея ответы, будет легче найти подходящего человека.
Например, для меня показатель — когда есть больше свободного времени, появляется наглядность в процессах и результатах. Я это вижу и понимаю — деньги потратила не зря.
Опыт Виктории Палешко, SEO-специалистки, которая помогает бизнесу расти
Вика Палешко — SEO-специалистка, которая помогает развивать и растить сайт и блог WEEEK. Кроме нас, у Вики есть другие проекты. Она рассказала, как бизнес-ассистент появился в её жизни, чем помог, и почему они тоже работают в WEEEK.
Зачем нужен бизнес-ассистент
У меня растёт количество проектов и команд, с которыми нужно взаимодействовать, и параллельно я развиваю свой бизнес.
Виктория Палешко
SEO-специалистка
Недавно я взяла консультацию у руководителя агентства контент-маркетинга. Один из моих вопросов был «Как не сдохнуть? Я тону в операционке, и сил на развитие вообще не остаётся». Ответ был: «Начинай собирать команду и делегировать. Советую начать с бизнес-ассистента».
Консультант мне подсветил, какие задачи я могу передать ассистенту и как освободить время. Через неделю я нашла Ксюшу.
Она помогает:
Закрыть единичные задачи, которые я ни разу не делала и вряд ли буду повторять. Например: составить прототип сайта, собрать шаблонные презентации для каждой услуги, найти контакты людей, кандидата на вакансию и так далее. Задачи, где понятен конечный результат и не важно, кто их сделает.
Контролировать задачи на неделю и на день. Ксюша каждый день в установленное время присылает список задач на день. Наш чат похож на заметки, которые я раньше делала в блокнотах и держала в голове. Сейчас я пишу ассистенту, в какой день и о чём мне нужно напомнить.
80% нашей переписки с ассистентом состоит из таких сообщений
Как выбрать формат и построить работу
Вот, как сложилось у нас:
Каждый понедельник в 11:00 созвон, где мы обсуждаем вопросы и задачи
Если на неделе понимаем, что нужен ещё созвон — ставим внеплановый
По мере появления я скидываю Ксюше в мессенджер свои новые задачки — что и когда мне нужно сделать
Ксюша каждый рабочий день в 12.00 присылает мой список задач
Каждый вечер я отправляю Ксюше этот же список задач с пометками, что я уже сделала, а что хочу перенести и на когда
Задачи сразу стали вести в WEEEK по трём причинам:
Я SEO-специалист проекта WEEEK — так что мне надо погружаться в продукт и следить за его развитием
На нескольких клиентских проектах я уже и так использую WEEEK как таск-менеджер
Мне искренне нравится система и команда проекта
А Ксюша сама организовала себе доску. Я туда даже не лезу, только на старте дала критерии:
Чтобы ей было удобно
Чтобы ничего не потерялось
Чтобы в критичной ситуации я самостоятельно смогла там разобраться
Вот так выглядит доска бизнес-ассистента внутри WEEEK. Серые ячейки – секретные задачи =)
Советы в поиске ассистента
Мы живём в разных точках мира c Ксюшей и разницей во времени в пять часов. Остановились на одной онлайн-встрече в неделю, а вся остальная наша коммуникация идёт в мессенджере. Я прописала уровень занятости ассистента в вакансии — Ксюшу условия устроили. И привязки ко времени у нас нет — выполнять задачи Ксюша может утром, вечером, на выходных, когда ей удобно. Главное — укладываться в дедлайны.
Я искала ассистента в Telegram-канале «DIGITAL Tender / freelance / фриланс». Из десятка похожих сообщений «Здравствуйте. Я по поводу вакансии. Актуально ли?» сразу выделилось сообщение Ксюши. Она подробно описала свой опыт, который почти полностью покрывал описанные мной задачи. Из всех кандидатов я пообщалась только с ней — и в итоге мы начали работать.
Текст вакансии, которую я закидывала на поиск бизнес-ассистента.
Пример одного из откликов на вакансию бизнес-ассистента
Отклик Ксюши на вакансию бизнес-ассистента
Вот советы по поиску ассистента:
Опишите задачи, которые вы уже готовы передать бизнес-ассистенту. Возможно, поймёте, что специалист на full-time не нужен, и подойдёт человек с загрузкой 2-4 часа в неделю.
Обратите внимание на первое сообщение кандидата. Как я написала выше, «Здравствуйте. Вакансия актуальна?» — скорее, повод поискать ещё. А там, где сложилось положительное впечатление от первого отклика — продолжаем.
Можно воспользоваться услугами HR-команд, которые обучают бизнес-ассистентов и помогают подобрать кандидата. Если это будет стоить дешевле, чем потери от работы без ассистента.
Мой главный совет — весь процесс построения совместной работы делегируйте ассистенту. На старте проговорите, что хотите видеть и в каком формате. Дальше — задача ассистента организовать всё.
Опыт организации работы в WEEEK от самого бизнес-ассистента: мнение Ксении
«Задачи» в экосистеме WEEEK — мой инструмент в работе. Раньше при планировании задач были заметки на телефоне и приложение календаря. Сегодня я уверенно говорю — функций заметок и календаря недостаточно.
В WEEEK задачи легко создаются и редактируются, удобно дополняются второстепенной информацией и всегда перед глазами в полном составе. А самое главное, фичи доски гибкие — и всегда можно настроить её отображение под себя. И я как раз разделила задачи на несколько блоков:
регулярные — требуют внимания ежемесячно;
к работе;
в работе;
на созвон — тут отмечаю темы, которые надо обсудить на еженедельном созвоне с Викой;
выполненные
Ещё я поиграла с функциями и настроила отображение подзадач не только в карточке задачи, но и на доске, и использую приоритизацию задач. Когда необходимо следить за дедлайном, устанавливаю даты их старта, а потом те, что пока на паузе, отмечаю синим (то есть ставлю замороженный приоритет) и прочее.
Как организовать работу с ассистентом в WEEEK
Давай на примере WEEEK разберём, как организовать совместную работу с помощью таск-менеджера.
Начнём с постановки задач и составления расписания. Для этого отлично подойдёт основной сервис WEEEK — Задачи.
Здесь вы с ассистентом сможете планировать расписание и ставить друг другу задачи на день, неделю или месяц. И работать с ними в пяти разных режимах: Неделя, Месяц, Доски, Список и диаграмма Ганта.
Чтобы ассистент контролировал твою загруженность (и наоборот), используйте фильтр по исполнителю. Лайфхак — когда включён такой фильтр, новые задачи будут автоматически назначаться выбранному исполнителю.
Ассистент может использовать и другие фильтры, чтобы напоминать тебе о конкретном типе задач — например, с высоким приоритетом или просроченных.
Если ты используешь в работе онлайн-календари от Google, Яндекс или Apple, то можешь синхронизировать их с WEEEK в настройках аккаунта, раздел Интеграции.
Ещё один классный раздел, который пригодится в работе, — База знаний. Это хранилище документов по типу Notion с текстово-блочным редактором.
Здесь ассистент сможет фиксировать для тебя важную информацию: саммари совещаний, полезные ссылки, контакты и другое. А ты, например, можешь прописать регламент совместной работы, который понадобится на старте работы.
Резюме вместо всего текста
Бизнес-ассистент — это помощник руководителя, который снимает с него рутинные задачи в работе: планирование дня, конспектирование встреч, составление отчётов.
Перегруженность задачами, меньшая эффективность работы и усталость — признаки, что тебе пригодился бы бизнес-ассистент.
Главное в совместной работе с бизнес-ассистентом — открытое общение, составление договорённостей и обратная связь.
Бизнес-ассистент отличается от личного помощника, но по договорённости может выполнять и личные поручения.
🌸Подписаться на телеграм и быть в курсе новостей