В этой статье с помощью коллег из онлайн-сервиса для организации командировок «OneTwoTrip для бизнеса» сравним разные виды транспорта.
Личный автомобиль
Плюсы такой поездки очевидны: сотрудник не зависит от расписания общественного транспорта, ему не придется искать такси или трансфер от вокзала или аэропорта. Особенно удобен личный автомобиль в путешествиях на короткие расстояния. Однако при оформлении такой командировки есть ряд нюансов.
Перед началом поездки потребуется оформить чуть больше документов, чем при путешествии на самолете или поезде. Так, в приказе о командировке нужно добавить поле «Проезд к месту командировки», в котором отмечается, что сотрудник едет на собственном авто. Также важно заключить с работником дополнительное соглашение, в котором прописывается размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании. Для этого потребуется получить у сотрудника заверенную копию ПТС или регистрационного свидетельства на автомобиль.
Более сложен и расчет затрат на проезд. Перед командировкой компания всегда выдает сотруднику аванс, в котором учитываются расходы на проезд. При поездке на личном автомобиле это траты на бензин. Чтобы их рассчитать, придется посмотреть примерный расход топлива в руководстве по эксплуатации конкретного автомобиля и выяснить расстояние до места командировки.
Можно также взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р): в ведомстве приняты нормы для машин отечественного и зарубежного производства. Ими пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.
И последнее: при командировке на личном авто сложнее собирать отчетные документы для бухгалтерии.
После командировки сотрудник, как обычно, предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, но также должен составить служебную записку, которая нужна для подтверждения срока командировки. Записку сотрудник составляет в свободной форме, главное, указать даты поездки, а также марку и номер автомобиля.
Кроме того, требуется заполнить путевой лист (форму можно найти в постановлении Госкомстата от 28.11.1997 № 78). В нем должен быть указан маршрут, количество километров пробега авто на начало и конец поездки по данным одометра, остаток топлива на начало и конец поездки, заправки в течение поездки.
Также нужно приложить все чеки с АЗС — и важно, чтобы они были по пути следования согласно маршруту, иначе у налоговой возникнут вопросы. Если сотрудник выбирал платные дороги, квитанции и чеки также нужно предоставить в бухгалтерию.
Служебный автомобиль
Оформить командировку на служебном авто несколько сложнее, чем на общественном транспорте и личной машине, поскольку требуется составить дополнительные документы и пройти необходимые осмотры.
Для начала, как и в других случаях, выпускают стандартный приказ о командировке. Однако в нем необходимо прописать, что поездка состоится на служебном транспорте и указать марку и государственный номер автомобиля.
Кроме того, перед поездкой на служебном авто водителю нужно пройти медицинский осмотр, а транспорту — техосмотр. Медосмотр проходит каждый водитель, который будет пользоваться служебным автомобилем.
Отметим, что при командировке на личном автомобиле законодательство не обязывает проходить медосмотр, если сотрудник не является по должности водителем.
Когда сотрудник едет на служебном транспорте, срок командировки подтверждает служебная записка — все как с командировкой на личном авто, только марка и номер в данном случае должны быть служебной машины.
Путевой лист также нужно составить и заполнить, он понадобится для учета количества потраченного топлива.
Без путевого листа ФНС не причислит расходы на эксплуатацию машины к командировочным. Кроме того, в этом документе фиксируются данные медосмотра водителя и техосмотра авто.
Также при поездке на служебном транспорте потребуется маршрутный лист, в котором указываются пункты отправки и прибытия, запланированные остановки и время, потраченное на дорогу.
Транспортные расходы — топливо, проезд по платным дорогам, мойка, химчистка и прочие расходы на обслуживание машины — компенсируются после возвращения из поездки. Для этого сотрудник должен предоставить все подтверждающие чеки.
Итого в бухгалтерию помимо авансового отчета нужно предоставить:
служебную записку;
путевой лист;
маршрутный лист;
чеки на бензин, проезд по платным трассам, автомойку и прочее.
Онлайн-сервис для организации командировок
Заполните форму и получите бесплатный доступ
Самолет
Пожалуй, это один из самых распространенных типов транспорта для деловых поездок — и тому есть ряд причин. Во-первых, в перелетах экономится время на дорогу, если командировка состоится в другой город или страну. Во-вторых, такая поездка обычно удобна для сотрудника: самолеты достаточно комфортны, в дороге можно отдохнуть или даже поспать.
Для компании деловые поездки на самолете тоже удобны благодаря прозрачным условиям бронирования и отчетности. Командировочные расходы понятны сразу: при оформлении билеты видна его финальная цена, а если пользоваться онлайн-сервисами, например, «OneTwoTrip для бизнеса», закрывающие документы (чек и посадочный талон) будут доступны в личном кабинете.
Кроме того, на самолете можно отправить в командировку сразу много сотрудников, а если вы пользуетесь «OneTwoTrip для бизнеса» или похожими сервисами, то можете легко оформить групповую перевозку. Например, через корпоративный сервис можно купить билеты сразу на 10 и более человек — на платформах для физических лиц это делать гораздо сложнее.
Поезд
Этот вид транспорта также пользуется популярностью у компаний. В поезде сотрудник может устроиться с комфортом, удобно расположить даже габаритный багаж и при необходимости поработать.
Кроме того, поезда связывают небольшие населенные пункты, куда сложно добираться другим видом транспорта. Еще один плюс — вокзалы обычно находятся в центре города, а значит, трансфер или такси до отеля обойдется дешевле.
Оформление командировки на поезде для компании тоже удобно и прозрачно. При бронировании можно сразу увидеть стоимость билета со всеми включенными в него услугами. А если пользоваться специализированными сервисами для организации командировок, проблем не будет и с закрывающими документами: как и в случае с самолетом, они будут в личном кабинете.
По возвращении сотруднику понадобится только скачать их и приложить к авансовому отчету, а если компания подключит модуль 1С:Бухгалтерия (он доступен, например, в «OneTwoTrip для бизнеса»), то они автоматически будут переданы в бухгалтерию.
Трансфер
Этот более редкий и дорогой вид транспорта компании обычно используют, если к месту командировки нет возможности добраться на поезде или самолете либо когда требуется составить индивидуальный сложный маршрут. Тогда имеет смысл выбрать надежного перевозчика и заказать автомобиль или микроавтобус.
В данном случае потребуется заключить официальный договор с перевозчиком, где указаны все его официальные данные и стоимость проезда.
Если в пути возникают дополнительные расходы, важно получить чеки и квитанции, которые после поездки нужно будет приложить к авансовому отчету для возмещения.
Вместо заключения
У каждого вида транспорта свои преимущества и недостатки, и при оформлении командировки могут возникать дополнительные нюансы. Так что решение всегда должно основываться на специфике деловой поездки, направлении и бюджете.
«OneTwoTrip для бизнеса» поможет сэкономить на организации командировки — у корпоративных клиентов сервиса огромный выбор вариантов билетов на самолеты более 800 авиакомпаний, в том числе лоукостеров, и поезда по России и странам СНГ, и все это по выгодным ценам. А еще можно в том же окне забронировать номер в отеле и заказать трансфер до него от аэропорта.
Онлайн-сервис для организации командировок
Заполните форму и получите бесплатный доступ
Реклама: ООО «ВАЙТ ТРЕВЕЛ», ИНН 7707770166, erid: LjN8KDq4s