Что такое исполнительская дисциплина и кто за нее отвечает
Исполнительская дисциплина — это метрика, показывающая насколько эффективно и своевременно сотрудники выполняют задачи и поручения руководителя.
Проще говоря, под исполнительской дисциплиной понимают то, как сотрудник относится к задачам: делает все вовремя или даже опережая график, утопает в горящих дедлайнах, или вообще забывает о каких-то поручениях.
Уровень исполнительской дисциплины сотрудника влияет на работу отдела, и как следствие, на итоговый результат работы организации. Это похоже на снежный ком: один сотрудник сделал свою задачу с опозданием → его коллега задержался со своей частью → руководитель сдал отчет позже, чем надо → и так далее. Понятно, что от одного сгоревшего дедлайна компания вряд ли придет в упадок, но если подобные ситуации будут происходить регулярно, ни к чему хорошему это не приведет.
За уровень исполнительской дисциплины обычно отвечают руководители — групп, отделов, департаментов. Они отслеживают процент задач, выполненных с опозданием, анализируют причины снижения исполнительской дисциплины, проводят мероприятия по повышению эффективности.
Но это совсем не значит, что сотрудникам нет смысла работать над своими показателями самостоятельно — во многих системах электронного документооборота (СЭД) есть инструменты, позволяющие быстро увидеть, что у тебя с эффективностью.
Эти же системы напоминают о задаче, рассылая уведомления на почту и в мессенджеры.
Можно ли связать KPI сотрудников с показателями исполнительской дисциплины
Да, так делать можно. Как правило, так поступают, если у сотрудников компании есть проблемы с тайм-менеджментом. В этом случае выбор исполнительской дисциплины в качестве ключевого показателя эффективности вполне логичен.
Перед тем, как ввести новый KPI, разрабатывают локально-нормативный акт — положении о KPI — или дополняют коллективный договор.
В документе закрепляют способ расчета коэффициента исполнительской дисциплины и целевые планки показателя для разных отделов, а также дополняют систему мотивации сотрудников.
Важно! Работодатель не может ухудшить условия оплаты труда сотрудников в одностороннем порядке или вводить штрафы за невыполнение KPI. Но за поддержание высокого уровня исполнительской дисциплины можно выплачивать премии и надбавки.
Коэффициент исполнительской дисциплины считается по формуле:
К исп. дис. = ((Ки × 1) + (Кнс × 0,5) + (Кни × 0)) / Oз × 100 (%),
где:
Кнс — количество задач, выполненных с нарушением сроков,
Кни — количество невыполненных задач,
Оз — общее количество задач за период.
Какие инструменты помогают контролировать исполнительскую дисциплину
Подсчитывать и контролировать уровень исполнительской дисциплины могут как руководители, так и сами сотрудники. Разница лишь в том, что сотрудник обычно знает данные только по себе, а руководитель может проанализировать показатели каждого подчиненного по отдельности или сразу по всему отделу.
Удобнее всего не считать цифры вручную, а передать рутину системе электронного документооборота. Например, у LDM.Express есть готовые виджеты, которые показывают пользователю системы сколько задач он передал коллегам, сколько задач выполнено вовремя и сколько задач зависло.
Соблюдать дедлайны по задачам поможет виджет, который показывает загрузку — команды или одного сотрудника. Ведь зачастую задержки возникают не из-за плохой работы, а из-за слишком большой загруженности.
Еще один полезный инструмент для планирования и контроля выполнения задач — канбан-доска. Она представляет собой таблицу с тремя основными колонками: «Надо сделать», «Делаю», «Выполнено» — по ним «двигается» каждая задача сотрудника.
Канбан-доска позволяет визуализировать ход работы над конкретным поручением, что в итоге помогает отслеживать зависшие задачи.
При необходимости руководитель может сформировать отчет о состоянии выданных поручений, в котором указываются все задачи за выбранный период, их дедлайн и фактическая дата исполнения.
Что мешает сотрудникам выполнять поручения в срок
Причины низкой исполнительской дисциплины могут быть разными, личная безответственность и низкая квалификация сотрудника — далеко не самые частые из них.
Почему сотрудник не сделал задачу вовремя | Как исправить ситуацию |
Руководитель неправильно сформулировал задачу | Использовать стандартные шаблоны-брифы и формулировать задачи по методике SMART |
Срок поручения нереалистичный | Проанализировать сроки выполнения предыдущих аналогичных заданий и ставить дедлайны «по-среднему». Закладывать в срок вероятность форс-мажора и тщательнее планировать общую загрузку отдела. |
Сотрудник перегружен задачами | Сравнить количество задач в месяц со средними показателями других сотрудников отдела. Вместе с сотрудником оценить общее количество часов, необходимое для выполнения задач в месяц. Если сотрудник действительно перегружен, перераспределить поручения. |
Отсутствие прозрачной и удобной системы планирования в компании | Если проблема в том, что задач много и они приходят в разные каналы (на почту, в мессенджеры, CRM), стоит изменить правила постановки поручений: выбрать единый канал (например, таск-менеджер) и научить всех участников процесса работать в нем. |
Одна из самых «болезненных» причин опозданий с задачами — некорректное ТЗ. Например, ведущий эйчар ставит начинающему рекрутеру задачу с таким текстом: «3 подходящих кандидата на вакансию копирайтера». Опытный рекрутер сразу начнет задавать уточняющие вопросы:
Какие требования к кандидату? Где найти профиль должности?
К какой дате необходимо закончить поиск?
Какими каналами поиск можно пользоваться, где разместить вакансию?
Начинающий сотрудник, скорее всего, сразу ринется в бой и сначала подберет нерелевантные резюме, а затем потратит много времени на уточнения всех нюансов. Чтобы этого избежать, мы рекомендуем ставить сотрудникам SMART-задачи.
LDM.Express
Российская система электронного документооборота
Постановка задач по методике SMART
Согласно методике SMART, задача должна быть:
S — Specific — Конкретной. Это значит, что название задачи должно четко описывать необходимое от сотрудника действие — «Подобрать трех релевантных кандидатов на вакансию копирайтера».
M — Measurable — Измеримой. Для результата работы должны быть критерии оценки — «Релевантность оценим по тому, насколько кандидаты соответствуют основным требованиям в вакансии».
A — Achievable — Достижимой. Сотрудник должен иметь все возможности для того, чтобы выполнить задачу, она не должна быть нереалистичной — «Можешь воспользоваться любыми job-сайтами и разместить там вакансию с рекламой».
R — Relevant — Значимой. Сотрудник должен понимать, для чего ему поручили эту задачу.
T — Time-bounded — Ограниченной по времени. У задачи должен быть дедлайн, о котором сотрудник знает с самого начала — «Мы начнем проводить собеседования с 25 апреля, поэтому я жду от тебя резюме до этой даты». Если дедлайн нестрогий, об этом стоит написать в тексте поручения.
Такая формулировка поможет и руководителю четко сформулировать требования к сотруднику, и сотруднику без проблем выполнить задачу вовремя.
Как руководителю анализировать процент исполнительской дисциплины
Для начала стоит определиться с тем, какое значение коэффициента исполнительской дисциплины считать достижимым и успешным. Обычно градация выстраивается таким образом:
от 0 до 50% — большинство поручений выполняют с опозданием, нужно понять, в чем дело и срочно принять меры;
от 50 до 70% — слабые результаты, руководителю надо поработать над исполнительской дисциплиной отдела;
от 70 до 90% — хороший уровень исполнительской дисциплины, руководитель может поработать с некоторыми сотрудниками индивидуально;
от 90 до 100% — отличные показатели, можно ни о чем не волноваться.
Если проценты считает система электронного документооборота или таск-трекер, то низкий уровень исполнительской дисциплины не всегда соответствует реальному положению дел в компании. Например, когда команда только начинает пользоваться специальными программами, есть вероятность, что сотрудники фактически будут выполнять задания вовремя, не отмечая этого в системе — тогда показатель будет занижен. Если это ваш случай, поговорите с сотрудниками и объясните, почему важно фиксировать свою занятость и дату окончания работы над поручением.
СЭД позволяют детализировать статистику по каждому сотруднику в разрезе задач. Так можно быстро выяснить с каким типом поручений обычно возникают сложности.
Исполнительскую дисциплину следует оценивать регулярно, например, ежемесячно формировать отчет по своему отделу. Эта практика позволит сравнивать и оценивать показатель в динамике, а также понимать, работают ли выбранные организационные меры.
Еще один полезный инструмент — анализ загрузки сотрудников. Постоянная высокая нагрузка приводит к усталости и выгоранию, поэтому важно оперативно реагировать на рост количества задач каждого работника. Например, оптимизировать бизнес-процессы или перераспределить задачи.
Чтобы дедлайны не сгорали, а сотрудники не выгорали, цифровизируйте работу с документами с помощью системы электронного документооборота LDM.Express. В СЭД удобно согласовывать, хранить и искать любые типы документов, а также:
делегировать задачи и перенаправлять поручения;
отслеживать все изменения в документе;
настраивать маршрут, этапы и статус согласования;
отправлять сообщения с контролем исполнения;
настраивать уведомления;
автоматически формировать отчеты об исполнительской дисциплине;
мониторить ход выполнения поручений в режиме реального времени с помощью виджетов;
пользоваться канбан-доской.
LDM.Express
Российская система электронного документооборота
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8K6TvC