Как работают системы распознавания документов
Современные сервисы для оцифровки бухгалтерской первички используют технологии оптического распознавания символов (OCR), машинного обучения и искусственного интеллекта.
Они анализируют отсканированный документ или фотографию, находят в нем текстовые и числовые данные, таблицы. Информацию переводят в формат, который можно выгрузить в 1С или другую учетную программу.
Качество распознавания во многом зависит от алгоритмов, которые применяет сервис. Наиболее продвинутые решения используют нейронные сети, способные обучаться на большом количестве примеров. Благодаря этому данные извлекаются точно, даже если документ имеет нестандартную структуру, содержит помарки или рукописный текст.
Обзор популярных сервисов распознавания бухгалтерских документов
На рынке представлено множество сервисов для автоматизации ввода первички. Мы рассмотрим возможности 10 наиболее известных решений.
1. ABBYY — один из лидеров в области распознавания документов. Сервис использует технологии ABBYY FlexiCapture и ABBYYFineReader, которые помогают извлекать данные из счетов-фактур, товарных накладных, актов и других типовых бухгалтерских документов. Результат можно выгрузить в 1С, SAP и другие системы. ABBYY распознает документы на разных языках и поддерживает более 200 форматов файлов.
2. Dbrain — многофункциональная платформа на основе искусственного интеллекта. Она автоматизирует широкий спектр задач, связанных с обработкой документов и изображений.
Dbrain распознает счета, акты, товарные и транспортные накладные, кассовые чеки, банковские выписки и другие виды бухгалтерских документов. Извлеченные данные сохраняются в структурированном виде, их можно загрузить в учетную систему.
Одно из главных преимуществ Dbrain — способность обучаться на данных клиента. Сервис запоминает, какие поля и как именно нужно извлекать из документов конкретной организации, и со временем достигает точности выше 90%. Это особенно ценно, когда приходится иметь дело с нестандартными формами документов, которые обычные программы распознают плохо.
Кроме того, Dbrain работает не только с печатными, но и с рукописными документами, которые еще распространены в России и СНГ. Таким образом, сервис закрывает большинство потребностей бухгалтерии в части оцифровки первички. Для компаний с большим документооборотом это действительно незаменимый помощник.
3. Lexema — онлайн-сервис для распознавания первичной бухгалтерской документации с загрузкой данных в 1С. Поддерживает счета-фактуры, акты, товарные накладные, УПД. Построен на основе нейросетей, благодаря чему быстро извлекает информацию. В дополнение к распознаванию Lexema предлагает автоматическую проверку контрагентов через государственные реестры (ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
4. Контур.Диадок известен прежде всего как система электронного документооборота. В нем есть и функции распознавания счетов-фактур, актов, товарных накладных, УПД. Вид документов определяется по формату, в котором пользователь их передает, а не по визуальной форме: например, для УПД и счетов-фактур у ФНС есть установленные форматы.
5. Базис — решение для распознавания товарных накладных, счетов-фактур, УПД, кассовых чеков. Извлекает из документов реквизиты организации, наименования и количество товаров, суммы. Автоматически сопоставляет позиции из разных документов, например, заказа и накладной. Для проверки контрагентов подключается к базам ФНС, Росстата, арбитражных судов.
6. Entera — система, которая распознает более 20 типов документов, включая счета-фактуры, акты, накладные, УПД, договоры. В процессе распознавания находит и подсвечивает ошибки, сверяет документы между собой, проверяет контрольные суммы НДС. Полученные данные выгружает в 1С в виде заполненных документов или операций с проводками.
7. Биорг — сервис от российского разработчика Findo для сканирования, распознавания и автоматической обработки финансовых документов. Он «понимает» структуру и контекст документов, извлекает из них ключевую информацию и переносит ее в файлы с определенной структурой. Сервисом можно пользоваться через веб-интерфейс и мобильное приложение, есть возможность интеграции с другими системами.
8. Smart Engines быстро обрабатывает большие массивы однотипных документов, таких как счета, накладные, платежные поручения. Решение использует ИИ: тексты и числа можно распознать даже при низком разрешении сканов. Компания предлагает готовые модули для интеграции с 1С, SAP, Dynamics NAV.
9. Soica — платформа для интеллектуальной обработки финансовых документов на базе ИИ. Модуль Soica.Invoice распознает и извлекает данные из счетов поставщиков, сопоставляет информацию из документов с данными в учетной системе и выявляет ошибки. Готовые данные выгружаются в 1С и другие системы.
10. Yandex OCR — это инструмент на основе Яндекс Облака, который извлекает текст из отсканированных документов и фотографий. Он быстро и точно распознает печатные и рукописные символы, при этом структура исходного документа сохраняется. С помощью Yandex OCR можно переводить в электронный вид счета, накладные, акты и другие бухгалтерские документы. Сервис предоставляет удобный веб-интерфейс и API.
Критерии выбора сервиса для распознавания бухгалтерских документов
Сервисы отличаются по набору функций, стоимости, способам интеграции с учетными системами. При выборе решения нужно учитывать следующие параметры:
1. Типы распознаваемых документов.
Сервис должен поддерживать все виды документов, с которыми вы работаете — от счетов и товарных накладных до кассовых чеков и банковских выписок. Полезно, если сервис умеет распознавать не только печатные, но и рукописные документы.
2. Качество распознавания.
Главная характеристика любого OCR-сервиса — точность извлечения данных. Ошибки в распознанных документах приходится исправлять вручную, что сводит к нулю эффект автоматизации. Поэтому чем выше качество распознавания, тем лучше.
Обратите внимание на сервисы на основе ИИ, которые учатся на ваших документах и постепенно повышают точность.
3. Интеграция с учетными системами.
Распознанные данные нужно оперативно передавать в вашу учетную программу, будь то 1С, SAP, «Парус» или другая. Проверьте, есть ли у сервиса готовые модули для интеграции с этими системами, поддерживает ли он необходимые форматы выгрузки (XML, JSON, CSV). Некоторые решения позволяют настроить автоматическую загрузку данных в вашу учетную базу.
4. Дополнительные возможности.
Помимо распознавания, сервис может предлагать другие полезные функции, например:
проверку контрагентов по государственным реестрам;
автоматическое сопоставление документов друг с другом (например, заказа и накладной);
поиск ошибок и нестыковок в документах.
Подумайте, какие задачи вы хотите решить с помощью сервиса, и выбирайте исходя из этого.
5. Стоимость владения.
Сервисы распознавания документов, как правило, продаются по подписке с оплатой за определенный объем документов в месяц. Рассчитайте, сколько документов вам нужно обрабатывать, и сравните цены разных сервисов.
Помните, что более продвинутые решения могут быть немного дороже, но за счет высокого качества распознавания и дополнительных функций они быстрее окупаются.
Внедрение системы автоматического распознавания бухгалтерских документов — разумное решение для любой компании, которая хочет оптимизировать документооборот, снизить трудозатраты и количество ошибок. Рынок предлагает широкий выбор сервисов под разные потребности и бюджеты.