Рассказываем, как она работает, кому подойдет, плюсы и минусы СЭД, а также, что потребуется для перехода.
Что такое СЭД
Система электронного документооборота — это программа, входящая в систему управления бизнесом. Интерфейс напоминает почтового агента. Набор функций позволяет:
создать документ в PDF или другом легкочитаемом формате;
подписать его электронной подписью;
сразу выбрать получателей или маршруты для согласования, отправить файл;
отслеживать, у кого сейчас на рассмотрении документ;
вносить правки.
После обработки цифровой документации она попадает в электронный архив. Все файлы получают сквозную регистрацию, поэтому удобны для поиска по: имени автора, теме, типу документа, дате составления. Для хранения используется жесткий диск или облачное хранилище в зависимости от выбранного варианта работы с системой.
Вся информация дублируется для надежности, поэтому даже при программном сбое или физическом повреждении носителя защищена от окончательного исчезновения.
Для внутреннего документооборота необязательно использование квалифицированной цифровой подписи. Идентифицировать отправителя можно благодаря логину и паролю, который пользователь вводит при входе в систему. Никто другой не может отправить файл с компьютера вместо этого человека.
При внедрении СЭД нужно подписать соглашение о взаимном принятии простой ЭЦП между работником и работодателем, прописав, что цифровые версии приравниваются к бумажным с собственноручной подписью.
При помощи такой системы управления бизнесом можно вести документацию по: бухгалтерии, кадрам, технические сведения (инструкции, ТУ, описание процессов изготовления), отчеты, прочие документы компании.
Способы внедрение СЭД
Интегрировать СЭД в фирму можно несколькими способами. Например, компания А2Б предлагает два варианта.
Облачный — это предоставление оператором доступа к серверу. Вся документация создается и обменивается на нем. Сотрудники компании получают доступ для входа, что защищает систему от кражи данных.
За пользование сервисом взимается ежемесячная плата. Она фиксированная, поэтому расходы организации зависят от количества подключенных сотрудников.
Облачная система управления бизнесом позволяет работать с документацией как на рабочих компьютерах, так и с личных устройств. Доступ открывается через браузер, если ноутбук или планшет подключены к интернету. Это удобно, поскольку создавать, отправлять и обрабатывать новые документы можно не только в офисе.
Коробочное решение — это установка программы на сервер компании. К ней получают доступ по внутренней сети. Не требуется интернет для отправки, приема документации. Вся информация хранится на жестком диске внутри фирмы, она защищена от кражи. Нет ежемесячных платежей, поскольку полная плата была внесена при покупке лицензии.
Программный код можно доработать, создав узкие функции для бизнеса с помощью технических специалистов компании А2Б. Но работать с такой системой можно только на подключенных к ней устройствах.
Кто может пользоваться СЭД
Система управления бизнесом с внутренним документооборотом подойдет компаниям, которым приходится обрабатывать большое количество документов каждый месяц. Это поможет сэкономить на бумаге, краске для принтера. Не потребуется содержать бумажный архив в отдельной комнате со стеллажами.
Еще СЭД нужен фирмам, имеющим несколько подразделений. Тогда для обмена внутренней документацией приходится пользоваться услугами курьеров или почты.
Система управления бизнесом с внутренним ЭДО упростит передачу файлов — другие подразделения будут получать их мгновенно. Не придется тратиться на логистические услуги, конверты, марки. Согласование документа, если участники находятся в разных отделах, тоже пройдет быстрее.
Для молодых компаний с большим документооборотом оптимально воспользоваться облачным вариантом. Это позволит избежать затрат на старте.
Крупному бизнесу, внутри которого вращается конфиденциальная информация, подойдет коробочный вид СЭД, чтобы обезопасить данные от утечки.
Подойдет система автоматизации управления бизнесом для организаций, имеющих удаленных сотрудников. Предоставив им доступ, такие специалисты смогут сами составлять документацию, участвовать в согласовании, вносить правки, передавать файлы в главный офис одним щелчком мышки.
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Лучшее соотношение цены и возможностей
Преимущества и недостатки СЭД
К преимуществам системы управления бизнесом с цифровым оборотом документации относятся:
Прозрачность движения файлов по организации. Отправитель видит, у кого находится сейчас документ при согласовании.
Организация работы посредством уведомлений о поступившей документации, заканчивающихся сроках согласования.
Сквозная регистрация для легкого поиска файла в архиве по различным критериям.
Простой доступ к архиву из любого отделения фирмы.
Сокращение расходов на бумагу, тонеры, папки, скоросшиватели. Не нужно ремонтировать, обслуживать принтеры, МФУ, сканеры. В офисе больше места ввиду отсутствующей техники.
К документации имеют доступ только те сотрудники, кому выдан пароль. Это надежно защищает коммерческую тайну, инновационные разработки, финансовые сведения.
Мгновенная отправка файлов в подразделения, филиалы, отдельным сотрудникам, независимо от их удаленности.
Защита архива от наводнения, пожара, грызунов, ультрафиолета, других негативных факторов.
Удобство работы с бланками при помощи простого интерфейса программы. Повышение уровня организованности, отсутствие пропавших бумаг.
Недостатков у цифрового документооборота не так много. Это переходный период, когда сотрудникам требуется привыкнуть к софту. После освоения программы все начинает работать как часовой механизм.
Как перейти на СЭД
Для перехода на систему электронного документооборота компании необходимо:
Выбрать надежного разработчика ПО, чей продукт максимально соответствует потребностям фирмы, имеет доступную цену.
Определить, скольким сотрудникам необходим доступ с СЭД.
Составить список документации, которую предстоит вести в цифровом формате.
Выбрать вид ЭДО — облачный или коробочный.
Внести изменения в устав фирмы, обязав сотрудников использовать электронный документооборот.
Установить ПО или получить доступ к облачному сервису.
Настроить маршруты согласования, уровни доступа.
При необходимости, получить ЭЦП в аккредитованном центре.
Назначить ответственного за СЭД на предприятии, который будет следить за использованием системы, корректировать настройки.
Начать использовать сервис.
Есть ряд документов, которые, по закону, необходимо вести в бумажном виде. Если фирма использует их, нужно продумать, как совмещать бумажный и электронный документооборот. Когда у компании есть собственная IT-инфраструктура, необходима интеграция ЭДО в нее.
Сейчас многие компании хотят объединить возможности и преимущества внутреннего документооборота (СЭД) и внешнего документооборота (ЭДО). В А2Б есть три возможности сделать документооборот юридически значимым в соответствии с 63-ФЗ РФ «Об электронной подписи»:
Внутренняя подпись в виде логина и пароля. Подходит для большинства документов (служебные записки, приказы, распоряжения, отчеты). Ее можно применять в кадровых документах, предварительно подписав с сотрудниками соглашение о взаимном признании такой подписи.
Подключаемая КЭП. Интегрируется цифровая подпись, сделанная при помощи технологии криптоПро CSP. В файл вставляется дополнительный код, по которому можно проверить подлинность.
Интегрируемая с Диадок. Позволяет вести обмен файлами с контрагентами.
В единой программе А2Б реализуются все необходимые функции как внутреннего, так и внешнего документооборота. При этом соблюдаются требования закона «Об электронной подписи» к юридической значимости документов. Многих привлекают низкие тарифы, полноценный функционал ЭДО, возможность интеграции с CRM.
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Лучшее соотношение цены и возможностей
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid LjN8Jtyb4