Зачем нужно проводить аудит сотрудничества с самозанятыми
Компания сотрудничает с самозанятыми, оформляет документы и производит выплаты. Постепенно процесс переходит в рутину. Если самозанятых много или заказчик сотрудничает с исполнителем в течение нескольких месяцев, со временем бдительность и контроль ослабевают.
При этом ФНС проверяет сотрудничество компаний с самозанятыми:
Обращает внимание на чеки, которые поступают от самозанятых. В чеке указан ИНН заказчика — так ведомство узнает, с какой компанией сотрудничает исполнитель.
Применяет скоринговую систему, которая анализирует чеки и выявляет, законно ли заказчик сотрудничает с самозанятым или маскирует под этим трудовые отношения.
Может запросить у компании документы, которые подтверждают сотрудничество.
Может прийти с проверкой.
Не стоит дожидаться, пока налоговая сама обнаружит нарушения и проверит заказчика. Лучше провести аудит и выяснить, все ли условия сотрудничества с исполнителем соответствуют закону. Аудит можно организовать самостоятельно, а можно доверить его профессионалам.
Как самостоятельно провести аудит сотрудничества с самозанятыми
Рассказываем, на какие моменты нужно обратить внимание:
Шаг 1. Проверьте исполнителя
У исполнителя действительно есть статус самозанятого.
Исполнитель может сняться с учета по своей инициативе или превысить установленный лимит дохода на НПД — 2,4 млн рублей в год. В таком случае он автоматически утратит статус самозанятого.
Если исполнитель утратил статус самозанятого — компания, которая заказывает у него услуги, становится налоговым агентом. Она должна уплатить за исполнителя налоги и взносы как за обычное физлицо без статуса, а это больше 40% с вознаграждения.
Проверить статус плательщика НПД можно на сайте ФНС. Для этого введите ИНН самозанятого и дату, на которую хотите узнать статус. Удобнее делать это с помощью специальных платформ — например, Консоль.Про, особенно когда заказчик сотрудничает с десятками и сотнями исполнителей.
Платформа автоматически проверяет статусы исполнителей, и если они больше — не плательщики НПД, предупредит об этом заказчика. В статье рассказали о проверке статуса подробнее.
Самозанятый выполняет задачи, которые не подпадают под уплату НПД.
Часть 2 ст. 4 422-ФЗ содержит список видов деятельности, для которых нельзя привлекать самозанятого. К ним относятся:
Перепродажа чужих товаров, то есть товаров, которые изготовил кто-то другой. Исполнитель может приобретать сырье, сам производить продукцию и продавать ее.
Продажа подакцизных товаров (181 НК). При этом не имеет значения, если их изготовил сам исполнитель. Например, самозанятый не может продавать домашнее вино.
Продажа товаров, подлежащих обязательной маркировке. Полный список товаров, которые обязательно нужно маркировать, указан на сайте национальной системы маркировки «Честный ЗНАК».
Предпринимательство в интересах третьего лица по договору комиссии, поручения, агентскому договору.
Доставка продукции с приемом платежей для других лиц без кассовой техники продавца. То есть заказчик не может привлечь исполнителя как курьера, который принимает оплату от своего имени.
Добыча и реализация полезных ископаемых. Для этого нужно открыть ИП или ООО, а также получить лицензию.
Если самозанятый начал вести такую деятельность, налоговая лишит его статуса плательщика НПД и аннулирует чеки, которые он выдал раньше. Тогда заказчику придется заплатить налоги, страховые взносы и сдать отчетность за исполнителя.
Также самозанятые не могут быть плательщиками НПД по некоторым видам доходов — например, от ценных бумаг, от уступки прав требований, дохода по договору простого товарищества, полученных в натуральной форме, от продажи недвижимости, долей в уставном капитале, от уступки прав требований, доходов адвоката, нотариуса, оценщика и арбитражного управляющего (ч. 2 ст. 6 закона от 27.11.2018 422-ФЗ).
Самозанятый не был работником компании-заказчика в течение предыдущих двух лет.
По договорам с бывшим сотрудником, если со дня увольнения прошло меньше двух лет, заказчику нужно перечислить за исполнителя НДФЛ и взносы, как за физлицо без специального статуса.
Также налоговая заподозрит подмену, если заказчик переводит бывших сотрудников на самозанятость таким образом: сначала их массово уволили из одной компании, а затем приняли как самозанятых в другую компанию, связанную с первой.
Шаг 2. Проверьте условия сотрудничества
Сотрудничество с самозанятым действительно не маскирует трудовые отношения.
Первое, о чем спросит налоговая в ходе проверки — покажите, что сотрудничество действительно носит сдельный характер. То есть, исполнитель оказывает конкретную услугу с определенным результатом, а не выполняет трудовую функцию.
Компания не может поручать самозанятому процессы: например, нельзя нанять самозанятого курьера на полный день, чтобы он сидел в офисе и ждал доставки с 9:00 до 18:00. Самозанятый должен получать задания на конкретные доставки и иметь возможность отказаться от выполнения заказа. Заказчик не имеет права контролировать, где находится и что делает исполнитель в остальное время.
Самозанятый не включен в оргструктуру компании-заказчика.
Исполнитель не может подчиняться сотрудникам организации. Заказчик может убедиться в качестве оказываемых услуг, но не должен требовать от самозанятого выполнять указания персонала в процессе.
Исполнитель также не должен знакомиться с локальными нормативными актами организации-заказчика и подписывать их.
Исполнитель выполняет разовые или проектные работы, или есть рамочный договор с заданием на отдельные услуги.
Для налоговой — сигнал маскировки трудовых отношений, если исполнитель оказывает услуги в течение трех и более месяцев и при этом отсутствуют письменные задания к договору.
В компании нет должностей, аналогичных задачам, к которым привлекают самозанятого.
Например, если в штатном расписании есть должность копирайтера, то привлекать самозанятого копирайтера будет рискованно.
Заказчик не выдает самозанятому инвентарь, расходные материалы, не обеспечивает его рабочим местом.
Если для выполнения задач необходимо передать оборудование — сдайте его самозанятому в аренду и оформите акт приема-передачи. В акте укажите:
к какому договору его оформили;
какое оборудование и материалы передаете — в том числе модель, технические характеристики и т.д;
в каком состоянии передаете оборудование, есть ли повреждения;
когда начинается и заканчивается период использования;
какие обязательства несут стороны по обеспечению сохранности оборудования или материалов, порядок возврата.
Если самозанятый носит брендированную форму — компания должна оплачивать ему рекламные услуги. Иначе налоговая воспримет такое сотрудничество за трудовые отношения.
Заказчик выплачивает вознаграждение за отдельные услуги.
Оплачивайте каждое задание отдельно с учетом объема оказанных услуг. Размер оплаты должен варьироваться от задания к заданию.
Можно выплачивать вознаграждение раз в неделю или раз в 10 дней. При этом исполнитель должен предоставлять отчет о выполненных за этот период задачах.
Период выплаты вознаграждения не совпадает с перечислением заработной платы штатникам.
Если заказчик в течение длительного времени и в те же сроки, что и штатникам, платит исполнителю фиксированное вознаграждение, которое не зависит объема и качества услуг, такие выплаты налоговая может расценить как зарплату. Это риск переквалификации отношений с исполнителем в трудовые.
Исполнителя не направляют в командировки.
Компания не может оформить командировку для самозанятого, поскольку это признак трудовых отношений. Если для выполнения задачи исполнителя нужно отправить в другой город, фактические расходы на поездку учтите в его вознаграждении.
Шаг 3. Проверьте документы
В договоре ГПХ с самозанятым нет условий, которые характерны для трудовых договоров.
В ГПД не должно быть условий о графике выполнения работ, заработной плате, выдаче корпоративного ноутбука и т.д. К исполнителю нельзя применять дисциплинарные взыскания.
Вот как можно переформулировать некоторые пункты:
«Исполнитель обязан выполнять работы по будням с 10 до 19 часов» — «Исполнитель должен приступить к оказанию услуг в день принятия Задания к Договору».
«Заказчик возмещает исполнителю затраты, которые связаны с выполнением работ, в том числе транспортные расходы» — «Расходы, которые связаны с оказанием Услуг, в том числе транспортные расходы, Исполнитель несет самостоятельно».
«Заказчик обеспечивает Исполнителя оборудованием и техсредствами, которые нужны для выполнения работ» — «Для оказания Услуг Исполнитель применяет собственные материалы и оборудование».
Чтобы не ломать голову над формулировками, используйте готовые шаблоны договоров от экспертов платформы Консоль.Про.
Важно: пропишите в договоре ответственность:
За нарушение сроков, в которые самозанятый обязан предоставить чек.
За несообщение факта, что исполнитель утратил статус самозанятого.
В документах отсутствует трудовая терминология.
Исключите термины, которые характерны для трудовых отношений. Например, нельзя использовать в документах слова «работа», «оклад», «штраф» и подобные — вместо них используйте слова «сотрудничество», «выплата денежного вознаграждения», «повышающий или понижающий коэффициент».
Нельзя указывать должность — это прямой указатель на трудовые отношения. Заказывайте у исполнителя не «услуги копирайтера», а «написание уникальной статьи объемом до 2000 знаков на тему инвестиций». В чеках и актах тоже нельзя указывать должность. Исполнители прописывают, за что конкретно они получают вознаграждение.
Если составили рамочный договор, к нему должны быть оформлены задания с описанием конкретной услуги.
В задании должно быть указано:
На основе какого договора исполнитель выполняет задание.
Какую конкретную услугу оказывает исполнитель, например, изготовление двух макетов рекламных баннеров.
Подробные детали по услуге, например, написание статьи для сайта компании на тему «Способы сдачи отчетности в 2024 году» объемом 3 000 символов.
Конкретную цену этой услуги.
В статье мы подробно рассказали, что нужно учесть в договорах и заданиях к ним.
На все выплаты от исполнителя получили чеки.
Чек — это основной документ от самозанятого. Обязанность передавать чек заказчику закрепляет закон 422-ФЗ. Самозанятый оформляет чек, после того как получает вознаграждение:
Если получил деньги наличными или с использованием электронных средств платежа — сразу после того, как проведен платеж.
Если вознаграждение выплатили по безналу — до 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчета.
Чеки могут храниться у заказчика в электронном варианте в виде изображения или pdf, в распечатанном виде или в формате QR-кода.
В чеке заполнены все реквизиты, а название услуги соответствует тому, что указано в договоре или в задании.
В чеке должны быть заполнены реквизиты:
название (чек);
дата и время расчетов;
ФИО и ИНН самозанятого, название налогового режима;
название товара или услуги;
размер вознаграждения;
ИНН заказчика;
QR-код;
ИНН банка, если он участвует в проведении расчетов;
уникальный номер чека.
Акты отражают точную информацию об оказанных услугах.
В документе укажите, что именно сделал исполнитель за определенный период. Если данных получилось слишком много, их можно оформить в отчете и приложить к акту.
Акты, которые конкретизируют услугу, делают сотрудничество прозрачным и для сторон, и для ФНС. Они подтверждают гражданско-правовой характер отношений, что минимизирует риск переквалификации их в трудовые.
Подробнее об оформлении актов с самозанятыми читайте в статье.
Есть письменное разрешение от родителей или опекунов на совершение сделки.
Этот документ понадобится, если заказчик сотрудничает с несовершеннолетним исполнителем. Об особенностях сотрудничества с лицами младше 18 лет рассказали здесь.
Как проводить аудит с привлечением внешней компании
Сотрудничество с самозанятым оформить просто. При этом есть много тонкостей, которые нужно учитывать. Аудит своими силами провести реально, но он занимает много времени. Поэтому проще и быстрее обратиться к профессионалам.
К тому же аудит силами внешней компании — надежнее, так как эксперты имеют опыт и знания, необходимые для выявления даже самых незначительных ошибок и неточностей. Особенно это важно для компаний, которые сотрудничают с большим количеством исполнителей. Здесь высока вероятность упустить что-то из виду.
У платформы Консоль.Про есть сервис «Анализ рисков». Достаточно заполнить опросник, приложить документы, а эксперты проанализируют правоотношения с самозанятыми.
Аудит с помощью сервиса Консоль.Про состоит из трех этапов:
Изучение документов. Компания заполняет опросник и прикладывает нужные документы. На их основе эксперты анализируют отношения с исполнителями.
Подготовка заключения. На этом этапе выявляют риски и готовят рекомендации по работе с ними.
Презентация заключения. Специалисты Консоль.Про проводят встречу с заказчиком и объясняют риски, а также дают рекомендации, как их устранить.
Заключение
Аудит сотрудничества с исполнителем включает проверку его статуса, характера оказываемых услуг, условий сотрудничества и документов. Вот каким основным критериям должно соответствовать сотрудничество:
У исполнителя есть действующий статус самозанятого.
Сотрудничество носит сдельный характер — исполнитель и заказчик понимают, какой результат будет на выходе. Исполнитель не ведет процессы и не выполняет трудовую функцию.
Самозанятый выполняет разрешенные на налоговом режиме НПД виды работ.
Самозанятый не был сотрудником компании в течение предыдущих двух лет.
Исполнитель выполняет разовые или проектные работы, или есть рамочный договор с заданиями на отдельные услуги.
В компании нет должностей, аналогичных задачам, к которым заказчик привлекает самозанятого.
Заказчик не выдает самозанятому инвентарь, расходные материалы, не обеспечивает его рабочим местом, не устанавливает график работы.
Заказчик выплачивает вознаграждение за отдельные услуги.
Договоры, задания, акты и чеки оформили корректно.
Аудит сотрудничества с самозанятым можно провести своими силами, но профессионалы сделают это быстрее и точнее — они учтут все до малейших нюансов.
Сервис «Анализ рисков» от Консоль.Про поможет проанализировать отношения заказчика с самозанятыми. Для этого нужно всего лишь заполнить опросник и приложить документы — специалисты определят, рискует ли бизнес получить переквалификацию.
Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми
Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией
Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с самозанятыми
Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KZ1GV