Когда и кому нужно оптимизировать документооборот
Оптимизировать документооборот важно любой организации, особенно актуально для компаний, которые:
Работают с большим количеством документов. Ручная обработка бумажных носителей требует времени, физических затрат, не исключает задержек и ошибок.
Имеют сложные процессы документооборота. Утверждение и согласование бумажных документов будет, скорее всего, длительным и трудоемким процессом.
Работают с сотрудниками или филиалами удаленно. Бумажный документооборот в данном случае неэффективен: неизбежно будут потери документов, трата времени.
Хотят повысить качество обслуживания. Быстрый доступ к данным покупателя, поставщика, предыдущих взаимодействиях с ними позволяет компаниям улучшить уровень сервиса.
Повысить безопасность при работе с документами. Ряд отраслей должны обеспечивать высокий уровень безопасности хранения и обработки документов.
Оптимизация документооборота полезна разным отделам организации:
Финансовый отдел ускорит обработку отчетных документов с контрагентами и других финансовых документов.
Отдел продаж сможет эффективнее управлять договорами.
Отдел закупок автоматизирует работу с госзакупками.
Документооборот без бумаги
Ключевой способ оптимизировать документооборот — автоматизировать его. Это можно сделать с помощью системы ЭДО, которая позволяет создавать, хранить, передавать и обрабатывать документы в электронном виде.
Использование систем ЭДО позволяет упростить процесс обработки документов, сократить время на их передачу и обработку, а также снизить вероятность ошибок.
Плюсы электронных документов:
не занимают место при хранении;
защищены от утери и хищения;
передача происходит в доли секунды;
если возникнут вопросы по работе с программами, поможет техподдержка;
не нужно покупать бумагу, конверты и расходники для принтера.
При использовании ЭДО документ заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая подтверждает личность подписавшего и гарантирует неизменность файла поле подписания.
Такой документ юридически эквивалентен своему бумажному аналогу.
OLY DOC — современная, понятная и удобная система ЭДО
Сократите издержки и оптимизируйте бизнес-процессы, используя простой и удобный сервис электронного документооборота
Частые ошибки при оптимизации документооборота
Процедура оптимизации зачастую не обходится без ошибок. Разберем, что может пойти не так:
Обмен документами включает ряд ненужных операций. Сотрудникам отделов трудно взаимодействовать друг с другом.
Часть работы осталась в традиционном бумажном виде. Сотрудникам приходится выполнять двойную работу.
Нет понимания, кто может использовать ЭДО в работе.
Поставщики, партнеры, клиенты не хотят или не могут перейти на ЭДО. Это увеличивает время выполнения задач, снижает эффективность работы.
Работа переведена в электронный формат для вида. Сотрудники предпочитают пользоваться бумажными документами.
Ошибки решаются с помощью грамотного внедрения удобной и понятной всем системы электронного документооборота, например, — такой, как OLY DOC от компании ITCOM. Работать в ней так же просто — как в обычной электронной почте. Вы можете подобрать оптимальный тариф под потребности вашей организации.
Как внедрить ЭДО в компании
Чтобы внедрить систему ЭДО, понадобится выполнить несколько шагов:
Определить цели и задачи внедрения ЭДО. На этом этапе необходимо уточнить, какие бизнес-процессы будут автоматизированы с помощью системы электронного документооборота, какие документы будут переведены в электронный вид, какие задачи будут решаться с помощью внедрения системы.
Выбрать систему ЭДО. Она должна включать все необходимые функции для работы с документами, включая создание, редактирование, подписание, отправку и хранение документов.
Настроить систему. На этом этапе происходит настройка системы под нужды компании, создание шаблонов документов, настройка прав доступа пользователей и т.д.
Обучить сотрудников. После того как систему настроили, нужно провести обучение сотрудников работе с ней, разъяснить им порядок создания, редактирования и подписания документов.
Уведомить контрагентов. Для этого отправьте приглашения для начала обмена в сервисе ЭДО.
Установить роуминговое соединение для клиентов, партнеров, поставщиков, подключенных к другим операторам.
OLY DOC — простая и удобная система для приема и отправки электронных документов, разработанная компанией ITCOM. Преимущества системы:
удобный и интуитивно понятный интерфейс;
быстрая интеграция с 1С;
возможность использования шаблонов для создания документов;
гибкие тарифы;
мгновенное получение и отправка документа;
экономия на расходниках для печати и почтовых отправлениях;
безопасное хранение;
бесплатная круглосуточная техническая поддержка.
Сомневаетесь в выборе? Получите один месяц безлимитного доступа к сервису ЭДО. Воспользуйтесь бесплатным полнофункциональным тестовым периодом, чтобы оценить все преимущества и возможности OLY DOC.
OLY DOC — современная, понятная и удобная система ЭДО
Сократите издержки и оптимизируйте бизнес-процессы, используя простой и удобный сервис электронного документооборота
Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8KARb5