Спойлер: использование специального онлайн-сервиса для сотрудничества с плательщиками НПД — 100% доказательство гражданско-правовых отношений с самозанятыми, а также гарантия законности и прозрачности.
С помощью сервиса «Мои самозанятые» легко автоматизировать сотрудничество с плательщиками НПД и тратить в три раза меньше времени на решение рутинных задач.
По каким причинам налоговики могут прислать требование
при камералке выявлены ошибки и несоответствия;
в уточненке заявлены меньшие суммы, чем в первоначальной декларации;
в отчетности показан убыток;
заявлена льгота;
в «прибыльной» декларации запрошен инвестиционный налоговый вычет;
проводится налоговый мониторинг,
а также если налоговикам кажется, что, работая с плательщиком НПД, вы на самом деле маскируете трудовые отношения с ним. Подозрения у ИФНС вызывают сам факт работы с плательщиками НПД и обстоятельства:
Выплаты производятся лицам, которые не указаны в отчетности.
Характер деятельности фирмы подразумевает большое количество рабочих рук, а штатных сотрудников мало.
Заказчик — единственный клиент для самозанятого, несмотря на то, что закон не запрещает плательщику НПД работать лишь с одним клиентом.
По мнению ФНС на наличие фактических трудовых отношений указывают также признаки (письмо от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183):
Выплаты самозанятому производятся дважды в месяц, причем в те же дни, в которые получают вознаграждение за труд штатные работники.
Плательщик НПД трудится в офисе заказчика.
Время выполнения работ совпадает с графиком, который установлен в офисе заказчика.
В процессе выполнения заданий используется техника, материалы, оборудование заказчика — это не криминал, но часто становится дополнительным признаком.
Заказчик полностью контролирует выполнение задания самозанятым, устанавливает правила, настаивает на соблюдении внутреннего трудового распорядка компании.
Формально самостоятельные плательщики НПД распределяются по объектам в связи с «производственной необходимостью», рабочие места назначает заказчик.
В договоре не указывается конкретный объем работ, который нужно выполнить — то есть оплата, по сути, идет за процесс, не результат.
После прекращения поступления оплаты от работодателя самозанятый снимался с учета и т.п.
Теперь рассмотрим, как аргументированно ответить на претензии ИФНС.
Какие документы собрать, какие — исключить
Пояснения нужно предоставить в течение 5 рабочих дней после получения запроса от налоговиков (ст. 6.1, ст. 88 НК). При этом если предельная дата отправки пояснений выпадает на выходной, направьте их на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК). Иначе придется заплатить штраф — 5 000–20 000 руб., (п. 1, 2 ст. 129.1 НК).
Пояснения можно подавать как устно, так и письменно, но последний вариант предпочтительнее, поскольку в случае перехода спора в судебную стадию значение будет иметь наличие именно письменных доказательств.
Проверьте все договоры с самозанятыми на предмет опасных, «трудовых» формулировок — трудовая функция, отношения подчиненности, отсутствие конкретного объема работ, обеспечение рабочим местом, условие «отработать» не менее 40 часов в неделю, обязательные созвоны, полная матответственность.
Внутренние документы, в том числе оформленные пропуска на территорию работодателя, журналы регистрации прихода и ухода, графики работы (сменности), отпусков, расчетные листки и другие документы, которые оформляют именно трудовые отношения — это полноценные доказательства для суда (постановление Пленума ВС от 29.05.2018 № 15, определение ВС от 14.02.2019 № 304-КГ18-25124).
Необходимо подобрать:
договоры с самозанятыми, где должен быть указан его статус;
акты выполненных работ — не обязательно, но если составляются, то проследите, чтобы они «закрывали» не месяц, а итоги оказания услуг;
чеки.
Если вы сотрудничаете с самозанятыми через специальный сервис «Мои самозанятые», вам не придется тратить много времени на поиски этих документов. Все нужные документы всегда под рукой — в личном кабинете сервиса. Это очень удобно, особенно, если вы привлекаете внештатников массово. Все договоры и акты подписываются электронно, чеки от самозанятых можно собрать за минуту, даже если их сотни.
Теперь приведем тезисы, которые следует привести в ответе на требование, в зависимости от сути высказанной претензии.
Примеры формулировок
Основные моменты:
Подчеркните, что самозанятый гражданин не состоял в штате организации два предшествующих года.
Сотрудничество осуществляется в рамках договора гражданско-правового характера, который заключен на основании со ст. 708, 783 ГК для выполнения таких-то работ / оказания услуг, с оплатой вознаграждения по факту приемки.
На дату заключения договора самозанятый предоставил справку ф. КНД 1122035.
Например, так:
«В ответ на требование от ____ № ______ сообщаем, что в период до 2024 года (Ф.И.О. самозанятого) не состоял в штате ООО "Альфа". Оказание услуг осуществляется в рамках договора оказания услуг гражданско-правового характера, заключенного на основании ст. 708, 783 ГК РФ на (указать наименование работ, услуг). Оплата производится после приемки окончательного результата. На дату заключения договора (Ф.И.О. самозанятого) представил в подтверждение статуса самозанятого по ф. КНД 1122035. В соответствии с Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ ООО "Альфа" не удерживает НДФЛ (Ф.И.О. самозанятого), не отражая эти выплаты в расчетах 6-НДФЛ, справках о доходах и суммах НДФЛ».
О причинах заключения договора с самозанятым
Тут нужно подчеркнуть, что цели заказчика были разумными и деловыми. Договор заключался именно с самозанятым, поскольку компании требовалось не выполнение определенной трудовой функции, а конкретного объема услуг, и оплата именно за выполненный результат.
Например:
«В штатном расписании ООО "Альфа" нет единицы, чьи должностные обязанности совпадали бы с обязанностями, аналогичными услугам, которые предоставляет самозанятый И.В. Асин. Введения данной должности в штатное расписание не планируется, поскольку потребность в этих услугах временна и носит вспомогательный характер».
Если договор продлевался, то можно пояснить, что причинами послужили трудности, которые возникли в процессе оказания услуги. Предположим, если названый нами И.В. Асин осуществляет настройку специализированного ПО, то не исключено, что довольно длительное время может занять доработка:
«Предметом договора выступает, в том числе, консультирование персонала относительно осуществления учета — бухгалтерского, налогового, кадрового, — с использованием специализированного программного обеспечения …
Не поддается прогнозированию появление необходимости доработать стандартное ПО для хозяйственных операций, которые ООО "Альфа" может начать осуществлять в целях повышения эффективности…».
Сервис для работы с массовым внештатным персоналом
Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО
Почему принято решение продлевать сотрудничество, а не заключать трудовой договор
Специалист, который постоянно работает над конкретными проблемами заказчика, разбирается в них лучше, чем даже очень опытный новичок, поэтому понятно желание продлевать сотрудничество именно с ним. Заключать же с ним трудовой договор смысла нет, поскольку после его профессиональной работы проблем, которые требуют решения, становится все меньше.
Можно также сослаться на то — если это в самом деле так, — что самозанятый проживает в другом регионе, постоянно работает в другом месте, оказывает услуги в свободное время.
О графике работы
Подчеркните, что заказчик не обязывает исполнителя соблюдать режим рабочего времени, не устанавливает продолжительность рабочего времени и времени отдыха.
«Самозанятый И.В. Асин самостоятельно определяет время оказания услуг, по своему усмотрению организовывает свой график. В договоре указаны объем услуг, которые должны быть оказаны в согласованный срок».
Относительно того, чьим иждивением выполняются работы
Например:
«Исполнитель И.В. Асин оказывает услуги собственным иждивением (ст. 704 ГК), используя в работе собственное оборудование, за свой счет оплачивая интернет, средства связи. ООО «Альфа» не обеспечивает И.В. Асина средствами труда, не создает, не оборудует для него рабочее место (ст. 21, 22 ТК)».
По поводу закрывающих документов и оплаты
Подчеркните, что самозанятый вовремя представляет корректно оформленные чеки и закрывающие документы, и оплата производится за выполненный объем услуг надлежащего качества.
Например,
«Исполнитель И.В. Асин своевременно представляет чеки и закрывающие документы на оказанные услуги, и самостоятельно оплачивает НПД. Оплата услуг самозанятого производится раз в месяц в дату, которая не совпадает с днем выплаты зарплаты штатных сотрудников, после приемки работ».
Можно подчеркнуть, что перед каждой оплатой проверяется действительность статуса самозанятого с помощью сервиса на сайте nalog.ru.
И резюме может быть таким:
«При исчислении, удержании и перечислении НДФЛ, страховых взносов, и в представленной отчетности ошибок и противоречий не имеется. С И.В. Асиным, указанным в Требовании, заключались гражданско-правовые договоры на оказании услуг. И.В. Асин зарегистрирован в качестве плательщика НПД, в связи с чем у ООО «Альфа» отсутствовала обязанность удерживать НДФЛ, начислять страховые взносы с сумм, выплачиваемых по договору с ним».
Сервис для работы с массовым внештатным персоналом
Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО
Реклама: ООО «Цифровые банковские платформы», ИНН 7706456380, erid: LjN8KCRQu