Нужна ли автоматизация, если нет проблем
В предыдущей статье нашего блога мы говорили о негативных признаках того, что пора автоматизировать бизнес — низкая эффективность и непрозрачность процессов, отсутствие технологии выполнения работ, неэффективность «лоскутной автоматизации». Возможно, кто-то из читателей, проанализировав ситуацию в своей компании, определил, что описанные проблемы свойственны и для их организации тоже.
А что если проблем нет? Все хорошо, компания быстро растет, заказов все больше, денег все больше, клиентов все больше. Получается, при росте бизнеса не нужно думать про автоматизацию? Ведь любой проект — это затраты времени и денег, риски и сложности. Стоит ли все это начинать?
Проект наведения порядка и внедрения 1С не нужен, если:
в компании уже внедрена учетная система;
она покрывает все бизнес-процессы (шаги основного бизнес-процесса выполняются в системе, сотрудники работают в ней);
система прозрачная — руководство может делать отчеты, понимает, как пользоваться получаемыми данными;
данные актуальные, оперативные, им можно доверять.
В другом случае, когда компания растет, но при этом в ней нет единой информационной системы, очевидно что автоматизация необходима.
Отсутствие единой системы если еще не стало, то через какое-то время станет ограничением, которое либо остановит рост напрямую, либо помешает ему.
Получается, даже тем растущим компаниям, где не наблюдаются проблемы с прозрачностью и эффективностью процессов, не стоит «расслабляться». Им важно отслеживать, чтобы их бизнес был автоматизирован на достойном уровне, соответствующем его текущим размерам, скорости и динамике роста.
Нужна ли автоматизация в стартапе
Под стартапом мы будем понимать компанию, которая находится в стадии супербыстрого роста. Такие компании еще не определились точно с бизнес-моделью, структурой управления, каналами закупок и продаж, иногда даже с продуктом. Они быстро переключается между продуктами, услугами, пробует разные направления — еще вчера они продавали памперсы, сегодня продают люстры, вчера у них было 5 человек, сегодня наняли 20, завтра уволили всех снова.
Стартап — это компания, которая находится в состоянии динамичного изменения. Как правило, в первый год или в первые несколько лет собственники нащупывают нишу, узнают, откуда к ним идут деньги и клиенты, и начинают усиленно работать.
В этой стадии какая-то автоматизация, конечно, нужна. Однако мы не стали бы рекомендовать владельцам бизнеса делать серьезный проект обследования процессов и внедрения комплексной информационной системы.
Во-первых, проект — это длительное мероприятие на несколько месяцев, а иногда и годы.
Во-вторых, обследование, выявление и описание процессов предполагает наличие в компании постоянных процессов, которых в стартапе нет.
В таком бизнесе процессы не сформированы до конца и меняются быстро. За то время, пока будет идти полноценный проект автоматизации с обследованием, моделью, реализацией, компания может поменяться кардинально, вплоть до того, что в ней могут появиться новые отделы, сотрудники, руководители, продукты, направления деятельности.
Классический проект автоматизации будет полезен тому бизнесу, который уже стабилизировался, в котором собственник понял, чем заниматься. Он просто будет невозможен в стартапе.
Поэтому мы рекомендуем такой компании обратить свое внимание на «лоскутную автоматизацию». Например, есть задача автоматизировать продажи. В этом случае в качестве инструмента стоит взять любую подходящую CRM-систему: Битрикс24, AmoCRM или другие. Для автоматизации бухгалтерского учета можно использовать онлайн-бухгалтерию. Для других задач — Excel, например, а также различные онлайн-сервисы.
На этапе, где компания меняется постоянно, лучше всего подбирать такие вот маленькие и простые решения для автоматизации, которые можно быстро включить и отключить. Не понравилось или не подошло, а может, стало уже ненужным, пока настраивалось? Не беда. Просто перестали делать небольшие ежемесячные оплаты за использование облачных решений.
Полноценное внедрение всегда подразумевает большие инвестиции, как времени, так и денег. И даже если в стартапе есть финансовые возможности, то делать классический проект автоматизации бессмысленно. За то время, пока решение будет внедряться, оно устареет и не будет уже подходить бизнесу. Пользоваться им будет избыточно тяжело.
Поэтому, повторим, мы бы не рекомендовали компании, находящейся в стадии «давай–давай», входить в большую автоматизацию, даже если на нее есть деньги. Стартапу лучше пробовать автоматизироваться такими маленькими «кусочками».
Когда же процессы и продукты станут понятными, а компания перейдет из стадии «давай–давай» в стадию юности или зрелости, тогда можно заходить на проект автоматизации, в рамках которого сделать описание устоявшихся бизнес-процессов. Далее под них подобрать подходящий программный продукт, внедрить его полностью, тем самым отказаться от старых «лоскутов» — различных инструментов и отдельных учетных систем.
Как рост бизнеса влияет на потребности в автоматизации
Для того, чтобы понять какая автоматизация учета и управления нужна растущей компании, и почему вообще она становится актуальна, давайте разберем причины роста. Мы можем судить о них, основываясь на примере тех компаний, с которыми работаем и довольно хорошо знакомы.
Из нашей практики одна из причин ускорения роста — продукт стал более востребованным. Например, в связи с введением санкций, импортозамещением, или в связи с развитием отрасли в целом.
В определенной ситуации то, что производит компания, становится более актуальным, чем ранее. Тогда продажи начинают расти не потому, что увеличивается команда менеджеров по продажам, а потому, что рынок сам начинает стремительно расти, «всасывая в себя» все, что на нем есть.
Еще одна причина роста — это в компании сделано правильное управленческое решение. Например, строительство завода, переезд на другой склад, найм новых руководителей или глобальное обучение, которое помогло построить отдел продаж или усилить производство. То есть это какие-то внутренние перестроения компании, которые привели к ускорению роста.
Получается, что для стремительного роста есть две причины — внешняя, связанная с изменением обстановки извне, и внутренняя, подразумевающая трансформации внутри бизнеса.
Внедрение программ 1С:Предприятие
Для нас внедрение — это не продажа лицензий. Внедрить 1С, это значит сделать так, чтобы система работала у вас в компании, и решала задачи как рядовых пользователей, так и собственников
При чем тут внедрение 1С
Рост компании может потребовать автоматизацию. Для этого есть несколько причин. Рассказываем.
Первое — нужен точный финансовый учет.
Ранее, когда компания имела меньший оборот средств, для нее был не столь важен точный финансовый учет. В понятие «финансовый учет» мы вкладываем не просто понимание того, сколько денег лежит на расчетных счетах, а понимание того, что не все деньги на расчетных счетах являются нашей прибылью.
На этапе, когда компания маленькая, ошибка в знании того, что есть прибыль, а что нет, каков размер налогов к оплате и просроченной дебиторской задолженности, не очень страшна. Все потому, что суммы небольшие.
Когда же компания растет агрессивно, при этом пользуясь кредитными деньгами, точное понимание того, что происходит с финансами, становится очень важно.
Если для маленького бизнеса цена ошибки может быть — кассовый разрыв в 100 000 рублей, то в среднем или большом — это кассовый разрыв в десятки миллионов.
В первом случае о закрытии задолженности можно договориться с таким же маленьким поставщиком, как и сама компания, а во втором это будет сделать сложнее.
Второе — нужен быстрый финансовый учет.
У микробизнеса и малого бизнеса финансовый учет есть только в бухгалтерии, которая учитывает уже произошедшие факты. Причем очень часто эти факты отражаются не оперативно из-за определенных сроков закрытия периода. Даже если у вас идеальная бухгалтерия, то все равно сделанные в положенные сроки отчеты не помогут вам принимать оперативные решения.
Например, сегодня, 1 марта, вам нужно решить, как распоряжаться деньгами в текущем месяце на основании результатов февраля — что и в каком объеме закупать, с кого требовать просроченную дебиторскую задолженность и так далее.
В этом вам может помочь только оперативное получение необходимой информации, которое бухгалтерия не обеспечит.
Третье — возникает необходимость организовать большее количество людей.
При быстром росте компании, как правило, часто увеличивается штатная численность. А это значит, что у собственников и руководителей возникает задача организовывать работу новых сотрудников, давать им рабочие места. И здесь под рабочим местом мы имеем в виду не столы и стулья, а рабочее место в информационной системе. Ранее выход нового сотрудника был редким мероприятием, поэтому процедуры, в которой коллеги с большим опытом показывали новичку, откуда какие документы взять, куда и что писать, вполне хватало.
Сейчас, когда люди приходят в компанию в большом количестве, такой способ работы и передачи знаний становится сильным ограничением.
В случае, когда сотрудник получает рабочее место в информационное системе, сильно снижается вероятность совершения ошибок по неопытности.
Например, работая в 1С, он уже не может выставить счета клиентам по неправильным ценам, дать неверные скидки, ему не нужно обращаться к общим папкам на диске. Все, что ему необходимо для работы, есть на его рабочем месте в информационной системе. Таким образом, рост численности сотрудников усиливает потребность в качественной автоматизации.
Четвертое — становится слишком много работы.
Быстрый рост подразумевает появление большего количества договоров, контрактов, закупок, отгрузок, выполненных услуг. Чем больше становится действий, которые необходимо делать, тем важнее, чтобы они обрабатывались в информационной системе и были прозрачными.
При стремительном росте исчезает такая опция как ручной труд и ручное перенесение данных. Это становится делать очень тяжело, поскольку объемы работы значительно увеличиваются.
Когда компания растет, нагрузка на людей возрастает, что приводит к появлению потребности в автоматизации процессов.
Пятое — возникает необходимость навести порядок.
Мы помним, что правильный проект внедрения информационной системы включает в себя в первую очередь консалтинг. То есть выявление процессов, поиск разрывов, регламентацию работы. Все это для компании, находящейся в стадии роста, очень важно.
Даже без учетной системы консалтинг позволит навести порядок в процессах, делах, действиях. Он как витамины и пищевые добавки, которые необходимо принимать в период серьезных тренировок в спортзале, чтобы организм был здоровым и рос.
Поможет ли внедрение 1С расти еще быстрее
1С — это инструмент, который вместе с консалтингом позволит наладить внесение данных в единую систему и получение их с помощью системы отчетности руководителями разного уровня. В большинстве случаев внедрение 1С само по себе не поможет компании расти быстрее.
Конечно, есть отдельные виды бизнеса, в которых реально полностью автоматизировать большую часть процессов, тем самым сделав их быстрыми и дешевыми с точки зрения трудозатрат. В этом случае внедрение информационной системы позволит компании ускориться в росте. Но это скорее исключение из правил.
И тем не менее внедрение информационной системы дает платформу для бизнеса, обеспечивающую все, о чем мы писали: прозрачность, управляемость, быструю и корректную отчетность, на основании которых можно принимать решения. Это платформа, от которой можно отталкиваться и расти дальше.
Здесь скорее наоборот, если автоматизацию не делать, то на каком-то этапе развитие бизнеса затормозится. Без внедрения информационной системы потеряется прозрачность учета, и это станет «бутылочным горлышком» в росте.
Не найм людей, не продажи, не выполнение работ, в какой-то момент именно административная часть, которая включает в себя систему автоматизации, станет «узким местом» и остановит рост. И, к сожалению, когда это произойдет, быстро расшить это «бутылочное горлышко» не получится.
Бизнес, столкнувшись с такими проблемами, обратится к проекту автоматизации, потратит много времени и сил на избавление от этого «узкого места». В этот период в любом случае компания замедлится в своем росте. Поэтому 1С помогает не быстрее расти, а помогает не замедлиться на пути роста, дает бизнесу такую платформу, от которой реально отталкиваться и дальше развиваться.
Внедрение программ 1С:Предприятие
Для нас внедрение — это не продажа лицензий. Внедрить 1С, это значит сделать так, чтобы система работала у вас в компании, и решала задачи как рядовых пользователей, так и собственников
Реклама: ООО «Корада», ИНН 7703733460, erid: LjN8KQwKz