Рассказываем на опыте клиентов EasyDocs, как организовать и контролировать этот процесс.
Зачем вести ЛНА и какими они бывают
Локально-нормативный акт (ЛНА) — это внутренний документ компании, закрепляющий нормы трудового права, который принимает работодатель в пределах его компетенции в соответствии с требованиями законов и других нормативных правовых актов, коллективным договором и соглашениями.
Такое определение можно дать исходя из ст. 8 ТК. При этом ЛНА не могут противоречить нормам трудового законодательства и коллективным договорам. Компания должна принимать ЛНА — это правило не касается только физлиц, у которых нет статуса индивидуального предпринимателя.
ЛНА принимают с целью детально регламентировать трудовую деятельность и отношения между сотрудником и работодателем. Например, с помощью ЛНА регулируют вопросы выплаты премий, отправки сотрудников в командировки и т.д.
ЛНА различаются по сфере действия — то есть по тем группам сотрудников, на которых они распространяются:
Вся компания — например, правила внутреннего трудового распорядка, политика по обработке персональных данных, положение о коммерческой тайне, положение об оплате труда.
Отдельные подразделения— например, положение о премировании отдела продаж.
Должности— например, должностная инструкция.
Позиция в штатном расписании(должность в определенном подразделении) — например, план для менеджера отдела продаж.
Сотрудники с одинаковым графиком работы — например, графики сменности.
Отдельные сотрудники— например, транспортная политика, с ней знакомятся все сотрудники, которым предоставляют служебный автомобиль.
Основные признаки ЛНА:
Они действуют в рамках отдельно взятой компании.
Их создают и утверждают с учетом специфики бизнес-процессов компании.
Они не должны ухудшать положение сотрудника в сравнении с гарантиями, предусмотренными трудовым законодательством.
Главная функция ЛНА— в том, что они помогают регулировать работу отдельных сотрудников и защищают организацию в случае трудовых споров.
Что будет работнику, который не соблюдает ЛНА, и работодателю, который не знакомит сотрудника с ЛНА
Неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей сотрудником считаются дисциплинарным проступком. Например, к ним относятся:
несоблюдение трудовой дисциплины (которая установлена правилами внутреннего трудового распорядка);
нарушение требований по охране труда (которые также закрепляются соответствующим ЛНА).
За дисциплинарный проступок работодатель может назначить сотруднику дисциплинарное взыскание — некую меру нематериальной ответственности. К видам дисциплинарного взыскания относятся:
замечание;
выговор;
увольнение по соответствующим основаниям.
Работодатель может применить дисциплинарное взыскание к сотруднику на основании ст. 192 ТК за несоблюдение ЛНА — например, кодекса корпоративной этики.
Но чтобы применить дисциплинарное взыскание, нужно соблюсти определенный порядок:
ввести ЛНА в действие;
ознакомить сотрудника с ЛНА под подпись или с учетом правил электронного документооборота.
Если сотрудник нарушил положения ЛНА, с которым его не ознакомили, то применять дисциплинарное взыскание будет неправомерно. В этом случае суд посчитает незаконным, что работника привлекли к ответственности. Вот пример из судебной практики.
Сотрудник получил дисциплинарное взыскание в виде выговора за неподобающее поведение в отношении руководителя, а именно, он в грубой форме отказался выполнять поручения начальства. При этом сотрудник не согласился со взысканием и обратился в суд с требованием признать взыскание незаконным.
В суде работодатель подтвердил инциденты с помощью служебных записок и показаний свидетелей. Поскольку работник был ознакомлен с кодексом профессиональной этики, который обязывает сотрудников вести себя вежливо и не использовать ненормативную лексику, суд признал дисциплинарное взыскание обоснованным (определение Четвертого КСОЮ от 12.05.2020 по делу № 88-9706/2020).
Один из важных принципов, который нужно соблюдать в трудовых отношениях, — обязательность ознакомления сотрудника с документами, которые непосредственно затрагивают его трудовую деятельность, при поступлении на работу до момента, как подписали трудовой договор.
Периодически работодатели об этом забывают, а суды напоминают. Примеры, когда дисциплинарное взыскание признают незаконным из-за того, что работника не ознакомили с ЛНА, в судебной практике тоже встречаются.
В одном из дел сотрудник подал в суд на организацию. В иске он требовал признать незаконным его увольнение по ч. 1 ст. 71 ТК. В качестве доказательства он использовал тот факт, что его не ознакомили с должностной инструкцией.
Суды первой и апелляционной инстанции отклонили требования истца: согласно заключению о результатах испытания, работник действительно не исполнял должностные обязанности. Он не проводил переговоры с заказчиками, не вел историю сделок по каждому заказчику в CRM-системе, не оформлял рабочую документацию и не вносил своевременно сведения в программу. Поэтому работодатель имел основания считать работу сотрудника не соответствующей требованиям должности.
Но в дело вступил кассационный суд, который счел выводы преждевременными. Суд разъяснил, что согласно ч. 1 ст. 71 ТК, если сотрудника не ознакомили с должностной инструкцией или другим ЛНА, в котором прописаны его трудовые обязанности, то установить круг его обязанностей, а значит, и ненадлежащее их исполнение невозможно. Поэтому кассационный суд отменил решения предыдущих инстанций. По его мнению, суды должны были учесть доводы о неознакомлении сотрудника с инструкцией (определение Первого КСОЮ от 01.03.2021 по делу № 88-3926/2021).
С какими проблемами сталкиваются организации при работе с ЛНА
То, что работодатели периодически пренебрегают ознакомлением работников с ЛНА, в общем-то неудивительно.
В каждой средней и крупной компании — множество ЛНА различного уровня и назначения. Есть ЛНА корпоративного уровня, такие как правила внутреннего трудового распорядка и должностные инструкции. Также есть внутренние документы по отделу, например, план продаж, и масса других.
Отсутствие единого центра контроля над ЛНА приводит к путанице и ошибкам в применении этих документов. В случае приема нового сотрудника возникает вопрос, какие именно ЛНА ему необходимо изучить и соблюдать. При этом в компании нет четкого понимания, кто ознакомился с ЛНА, а кто нет.
Работайте с ЛНА в системе КЭДО EasyDocs. С ее помощью вы сможете легко и эффективно управлять ЛНА: знакомить сотрудников с документами и контролировать этот процесс.
Как упростить работу с ЛНА
Чтобы работать с ЛНА правильно, компании нужно организовать следующие процессы:
При приеме или переводе в другой отдел каждого сотрудника ознакомьте с ЛНА, которые распространяются на данную должность в конкретном подразделении.
Отслеживайте, что каждый сотрудник ознакомился со всеми ЛНА, которые на него распространяются.
Собирайте данные о сотрудниках, которые не ознакомились с определенными ЛНА.
Получайте юридически значимые подтверждения того, что работник был ознакомлен с ЛНА. Они понадобятся при применении дисциплинарных взысканий или в случае трудовых споров.
В бумажном варианте все эти процессы контролировать сложно — а в компаниях с большим количеством сотрудников практически невозможно. Упростить процесс поможет система КЭДО EasyDocs.
В системе можно настроить правила, по которым тот или иной документ будет направляться определенным группам сотрудников, и отследить, кто из них информирован.
Если сотрудник ознакомился с направленным ему документом, статус записи в системе изменится на «Ознакомлен». Руководитель сможет выгрузить подписанный со стороны сотрудника лист ознакомления. Внутри каждого документа также можно скачать отчет по статусам информирования работников. Этот документ пригодится в качестве доказательства, если возникнут трудовые споры.
В EasyDocs можно настроить отправку документов:
по всей компании;
по подразделению;
по позиции штатного расписания;
по конкретным сотрудникам;
по графикам работы;
по выбранным должностям.
Кроме того, система автоматически знакомит сотрудников с ЛНА при приеме на работу или внутреннем переводе.
Получите демонстрацию возможностей решения по ссылке.
Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров
Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов
Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:
Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KXWMv