Особенности учета в логистике
Логистика — это сложносоставная система мер и процессов по организации эффективного движения ресурсов. Поэтому и учет в логистике сложный, в нем есть много нюансов:
Любая отправка транспорта в рейс требует заключения договора-заявки на услуги по перевозке, подготовки путевого листа, доверенности, иногда нужны пропуска. Подписание договора занимает от нескольких часов до нескольких дней.
Часто для отправки одного груза компания вынуждена заключить несколько договоров: непосредственно на перевозку, а также на сопутствующие услуги — страхование, погрузку, разгрузку.
Важно правильно заполнять товаросопроводительную документацию, чтобы у водителя не возникало проблем на дороге при проверках сотрудниками ГИБДД и при прохождении таможенных постов. Плюс несоответствие отгруженного товара позициям в накладной или УПД затрудняет, а часто делает невозможной приемку товара. Водитель вынужден возвращать груз отправителю.
Если во время транспортировки товар испортился или потерял товарный вид, бухгалтеру придется вносить изменения в отгрузочные документы.
Скорость оборота денег напрямую зависит от скорости документооборота, а он в свою очередь от дальности перевозки, если стороны не используют ЭДО. Получатель груза не оплатит товар, пока не получит накладную и не сверит фактическую поставку с заявленными в накладной позициями.
Возврат подписанных получателем груза бумажных документов растягивается на очень длительное время, так как часто после разгрузки водитель не возвращается к отправителю груза, а выполняет другие заказы. Соответственно, бухгалтер вынужден отражать отгрузки в учете задним числом, торопясь, и сдвигая приоритеты, что увеличивает число бухгалтерских ошибок.
Водители часто теряют, пачкают и путают документы. Их восстановление занимает время, что также приводит к несвоевременному отражению в учете, ошибкам и авралу.
Чем крупнее организация, тем больше у нее документооборот, и тем сложнее отследить движение бумажного документа. Да и с электронными могут возникать сложности. Потерять или упустить из виду документ — частое явление, когда у компании много контрагентов, так как легко не заметить нужное письмо в общем потоке. А если организация использует несколько операторов ЭДО, также нужно помнить, на какой платформе с каким партнером осуществляется документообмен.
А когда что-то идет не по плану, бухгалтеру, логисту и другим ответственным за это направление работникам приходится звонить, писать электронные письма перевозчику, кладовщикам, бухгалтерам грузополучателя, подключать административный ресурс, чтобы разобраться, на каком этапе товаро- и документооборота произошел сбой. Ситуация усложняется, когда отправитель и получатель расположены в разных часовых поясах или рабочие графики заинтересованных подразделений обеих сторон не соответствуют.
Как упростить учет в логистике
Оптимизировать и упростить учет в логистике помогут автоматизация и цифровизация всех процессов, которые составляют логистическую цепочку. А свести к минимуму ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, а также проводки задним числом можно только при условии, что отгрузочные и сопроводительные документы поступают в бухгалтерию сразу после того, как получатель примет товар и подпишет документы. Поэтому введение электронного документооборота в грузоперевозках поможет убить двух зайцев одновременно.
MasterTMS позволяет автоматизировать документооборот и освободить время логистов и бухгалтеров для других задач. Создание, подписание и отправка договоров-заявок, доверенностей, накладных и прочих документов происходит буквально за пару кликов. А интеграция с учетными программами компании через API позволит избежать ошибок при переносе данных: номенклатура, контрагенты, адреса погрузки и доставки пересылаются автоматически.
В системе MasterTMS отображается информация о:
запланированных и завершенных перевозках, о машинах в рейсе;
доверенных перевозчиках и тех, что ждут аккредитации;
грузах, сотрудниках, адресах и прочее.
Все документы по каждой перевозке легко доступны — их можно быстро подписать, отправить, а при необходимости «поднять». Так же быстро сформировать отчеты и акты сверки.
Цифровое решение MasterTMS системно решает задачи, которые возникают при организации грузоперевозок: от диспетчеризации и дозагрузки полупустого транспорта мониторинга и маршрутизации с помощью искусственного интеллекта.
Кроме того, улучшить корпоративную логистику и сократить на нее расходы помогает разыгрывание рейсов на аукционах в MasterTMS. Недавно мы проанализировали 10 000 заявок, размещенных грузовладельцами в нашей системе, и посчитали экономию, которую они получили, благодаря использованию аукционов на понижение цены. Компании смогли сэкономить более 10 млн рублей. Исследование показало: размещение заявок на аукционах позволяет сократить транспортные расходы в среднем на 9%. В отдельных случаях стоимость заявок снижалась даже на 40%.
MasterTMS делает гибкую систему, которая легко подстраивается под нужды компаний из разных отраслей экономики. Это единое окно работы для бухгалтеров и финансистов, логистов и диспетчеров, перевозчиков и водителей. Заказать презентацию решения можно здесь.
Система управления грузоперевозками с функциями финмониторинга, учета и управления
Получите продукт, настроенный под ваши потребности:
Реклама: ООО «ТН ЦИФРОВАЯ ЛОГИСТИКА», ИНН: 9702036830, erid: LjN8JwfHh