Для чего нужно заполнять путевой лист
Главное назначение путевого листа — учет и контроль работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ в ред. от 19.10.2023). Он фиксирует цель и маршрут передвижения автомобиля, время его нахождения в пути.
Бухгалтерский учет:путевые листы нужны для корректного ведения бухгалтерского учета. На основании этого документа списывают затраты на приобретение ГСМ, начисляют зарплату водителям.
Налоговый учет: путевой лист — первичный документ, который отражает расходы на топливо. Он необходим в налоговом учете, чтобы подтверждать расходы, учитываемые при налогообложении.
При перевозке грузов: путевой лист нужно предъявлять по требованию инспекторов ГИБДД наряду с другими документами — сопроводительными ведомостями, транспортными накладными и т.п.
При возникновении трудовых споров: путевой лист служит документом, который подтверждает время работы водителя, состояние его здоровья перед рейсом.
При выплате компенсации сотрудникам, которые используют свой личный транспорт в служебных целях, путевой лист служит документом-обоснованием (ст. 188 ТК).
Путевые листы могут быть бумажными или электронными (п. 2 ст. 6 закона № 259-ФЗ, приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116). Какой формат использовать — определяет сама компания или предприниматель. Принимая груз, перевозчик предъявляет грузоотправителю путевой лист в бумажном виде или в форме электронного документа.
Подписывают ЭПЛ с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП).
Перевод путевых листов в цифровой вид имеет ряд преимуществ:
Сокращается время на заполнение и обработку путевых листов.
Снижается число ошибок при оформлении документа.
Не нужно тратить деньги на бумагу и печать. Сокращение количества бумаги — это и забота об окружающей среде.
ЭПЛ всегда доступен водителю в смартфоне — значит, его не оштрафуют из-за отсутствия документа.
Процесс добавления новых водителей и транспортных средств становится проще и быстрее.
ЭПЛ не получится подделать, что повышает уровень доверия к нему.
ЭПЛ невозможно потерять — он хранится в электронном архиве, доступен в любое время и соответствует требованиям ФНС.
Сотруднику ГИБДД водитель может предъявить цифровой документ в виде QR-кода в любом месте, даже там, где отсутствует покрытие сетей связи.
Подписать документы можно удаленно в одной программе. При этом не требуется выгружать и отправлять файл каждому участнику процесса.
Для быстрого и простого создания электронных путевых листов подключитесь к онлайн-сервису «Такском-Транспорт». Он легко интегрируется с любой учетной системой, имеет простой и удобный интерфейс, обеспечивая высокую скорость работы. Сервис включает электронные журналы учета ЭПЛ и ГСМ, обеспечивает мгновенный доступ к отчётам и выгрузку в Excel.
Кто должен оформлять путевой лист
Путевые листы должны оформлять те компании и ИП, чьи сотрудники (или сами ИП) фактически используют в рабочих целях транспортные средства, осуществляя перевозки автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми и грузовыми автомобилями.
Собственники и владельцы автотранспорта заполняют путевые листы на каждое транспортное средство, которое используют в городском, пригородном и междугородном сообщении:
при перевозке пассажиров и багажа;
при перевозке грузов.
Закон относит сюда перевозки регулярные, по заказам, а также легковыми такси (ст. 5, п. 1 ст. 6 закона № 259-ФЗ). Но фактически, путевые листы требуются при любых поездках служебного транспорта, в том числе и для собственных нужд компании.
Путевые листы на автомобили, которые предоставляют во временное владение за плату по договору аренды авто с экипажем, должен оформлять арендодатель (ИП, организация, или обычное физлицо), поскольку именно он оказывает услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации (определение Первого КС от 03.02.2021 по делу № 88-1523/2021). Арендатору для подтверждения своих расходов по договору нужно иметь у себя копию такого путевого листа.
При аренде ТС без экипажа путевые листы заполняет арендатор, который несет все расходы по эксплуатации автомобиля и управляет им. В поле путевого листа об оформившем его лице указываются данные арендатора. Если расходы на ГСМ несет арендодатель, ему предоставляется копия путевого листа.
Путевой лист должен быть и у сотрудников, которые, исполняя трудовые обязанности, по соглашению с работодателем используют собственное авто для поездок в производственных целях — для встреч с заказчиками, посещения отдаленных подразделений и т.п. Путевой лист поможет обосновать выплату компенсации работнику, подтвердить расход ГСМ, а также избежать лишних вопросов от инспекторов ГИБДД.
Также с 1 сентября 2023 года оформлять путевые листы могут физлица без статуса ИП, которые имеют право на перевозки легковым такси.
Когда нужно оформлять путевой лист
Путевой лист оформляют до выпуска авто на линию. При этом возможно оформление (п. 11 приказа № 390):
одного листа на один рейс, когда рейс длится дольше рабочего дня / смены водителя / водителей;
нескольких бумажных путевых листов на одно ТС раздельно на каждого из водителей — в том числе на каждого последующего водителя после выпуска ТС на линию;
одной путевки на несколько рейсов, если в течение рабочего дня / смены водитель ТС совершает один либо несколько рейсов.
Что указывать в путевом листе
Сейчас нет действующих унифицированных бланков путевых листов, как это было раньше. Типовые формы, которые утвердило постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78, устарели и не отвечают сегодняшним требованиям. Можно составить собственную форму путевого листа или использовать старый типовой бланк, дополнив его необходимыми реквизитами.
Состав сведений, обязательно указываемых в путевом листе, утвержден приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390 (в ред. от 05.05.2023):
Срок действия путевого листа — период, в течение которого его можно использовать, или даты начала / окончания срока его использования, если он превышает один день.
Сведения о лице, оформившем лист — полное наименование компании, ОГРН, адрес, телефон; если оформлением занимался ИП, указывают ФИО предпринимателя, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРНИП; обычные физлица вместо ОГРНИП указывают свой ИНН.
Сведения о ТС — тип, марка, модель как в ПТС, госномер, дата, время предрейсового / послерейсового контроля, выпуска авто на линию, его возвращения, показания одометра при выезде и заезде на парковку, при оформлении нескольких «путевок», данные одометра при сдаче ТС другому водителю по завершении смены.
Данные водителей — ФИО, серия и номер водительского удостоверения, СНИЛС, дата, время и результат предрейсовых и послерейсовых медосмотров; если за рулем сам ИП, он указывает себя и в качестве лица, оформившего путевой лист и в качестве водителя.
Вид перевозки — для собственных нужд, коммерческая перевозка грузов, передвижение и работа транспортных спецсредств и т.д. по перечню п. 7 приказа № 390.
Вид сообщения — городское, пригородное, междугородное.
Медработник, который проводил медосмотр водителя перед выездом, проставляет в путевом листе его дату, время и отметку «Прошел предсменный медицинский осмотр», «К исполнению трудовых обязанностей допущен». Отметка об осмотре после рейса — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». В бумажном листе медработник ставит собственноручную подпись, в электронном заверяет электронной подписью.
Сотрудник, который отвечает за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС, отмечает дату, время выпуска его на линию, проставляет отметку «Выпуск на линию разрешен», если не выявлено нарушений, или «Выпуск на линию не разрешен», если нарушения обнаружены. В бумажном листе сотрудник ставит собственноручную подпись, в электронном заверяет электронной подписью
В зависимости от специфики работы, обязательные реквизиты можно дополнить другой необходимой информацией.
Ответственность за отсутствие путевого листа или ошибки в нем
Если при проверке инспектором ГИБДД путевого листа у водителя не окажется, его ждет штраф в размере 500 руб., но возможно и просто предупреждение, если такое нарушение зафиксировано впервые (п. 2 ст. 12.3 КоАП).
Когда путевой лист есть, но оформлен неправильно, штрафов тоже не избежать:
Если нет отметок о предрейсовом медосмотре водителя и техническом контроле ТС, водителя оштрафуют на 3 000 руб., руководителя организации — на 5 000 руб., саму компанию или ИП — на 30 000 руб. (п. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП).
Если нет информации о медосмотре, Росздравнадзор оштрафует сотрудника на 1 000 — 1 500 руб., руководителя компании — на 2 000 — 3 000 руб., компанию или ИП – на 30 000 — 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП).
Получить взыскание за отсутствие или неправильное оформление путевых листов можно от налоговиков:
За грубое нарушение правил учета расходов (отсутствие первичных документов — путевых листов) штраф составит 10 000 руб. (п. 1 ст. 120 НК).
Если это привело к занижению налоговой базы, придется уплатить доначисленный налог и штраф в размере 20% от суммы неуплаты, но не меньше 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Для быстрого взаиморасчета между грузовладельцами и перевозчиками начните использовать единую систему электронного документооборота «Такском-Файлер». Сервис позволяет всем участникам перевозки обмениваться электронными документами. Помимо перевозочных документов система поддерживает УПД, УКД, ТОРГ-2, акты выполненных работ и многие другие. Также сервис позволяет обмениваться договорами, приказами, ведомостями.
В онлайн-сервисе «Такском-Транспорт» быстро и удобно создавать ЭПЛ — так они всегда будут у вас под рукой. Благодаря «Такском-Транспорт» вы сможете управлять несколькими автопарками одной организации, разграничивать права доступа, отслеживать статусы ЭПЛ и избегать дублирования документов.
В Налоговом кодексе масштабные изменения
Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера
Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК
Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KWc1A