«Первый Бит» перевел на электронный документооборот СМЭУ Томской области
ИТ-интегратор «Первый Бит» в экспресс-режиме автоматизировал документооборот одного из старейших предприятий Томска – Специализированного монтажно-эксплуатационного учреждения Томской области (СМЭУ), которое с 1976 г. отвечает за дорожные знаки и светофоры региона.
Предыдущие 46 лет все документы СМЭУ велись на бумаге. Они хранились в кабинетах сотрудников, а по истечению времени папки с бумагами переносились в архив, содержание которого с каждым годом становилось все дороже.
Также в СМЭУ возникали проблемы с согласованием документов: они могли затеряться или вовсе потерять свою актуальность из-за больших сроков согласования.
Чтобы перевести бумажные документы в электронный архив и сделать процесс подписания новых документов прозрачным и быстрым, руководство решило автоматизировать документооборот внутри учреждения.
С этой задачей они обратились в томский офис ИТ-интегратора «Первый Бит», и начался совместный проект по экспресс-внедрению решения «1С:Документооборот государственного учреждения» («1С:ДГУ») – программы от фирмы «1С» для автоматизации документооборота в государственных и муниципальных учреждениях.
Важной особенностью проекта стали ограниченные сроки: систему необходимо было запустить всего за три недели.
«Мы выбрали «Первый Бит» по двум причинам. Первая – это их предыдущий опыт по внедрению «1С:Документооборот» и первое место в рейтинге «1С». Вторая – это то, что они были достаточно гибкими, быстрыми и при этом несомненно профессиональными. Результатами мы очень довольны. Сейчас все сотрудники работают в «1С:Документооборот». Мы видим где сейчас тот или иной документ, какие по нему есть замечания, и оцениваем увеличение скорости работы на 30%», — сказал юрисконсульт СМЭУ Томской области.
Специалисты томского офиса компании «Первый Бит» собрали типы документов, используемых в СМЭУ, и для каждого из них прописали маршрут движения: кто отправляет, кто согласовывает, кто подписывает, кому нужно просто ознакомиться.
Чтобы ускорить работу, этап моделирования системы на тестовой базе был совмещен с обучением ключевого пользователя – ответственного за документооборот в СМЭУ. Он видел процесс настройки процессов, вносил правки и параллельно обучался работе в системе.
Ответственный за документооборот работал в программе сам и обучал остальных сотрудников. Если у сотрудников возникали вопросы, они обращались к команде «Первого Бита». По запросу специалисты проводили обучение и показывали, как выполнять нужное действие в программе клиента.
Программа «1С:Документооборот государственного учреждения» была запущена в Специализированном монтажно-эксплуатационном учреждении Томской области уже к 27 декабря 2022 г. С января все сотрудники создавали, согласовывали и подписывали внутренние документы в «1С». Электронные документы обрабатываются гораздо быстрее бумажных, не могут потеряться и не занимают места на полках.