Для реализации этой цели существует множество полезных инструментов, способных обеспечить исполнение отдельных процессов или же комплексную автоматизацию сбора, обработки данных, предоставления статистики и прочей информации, полезной для организации управленческих процессов.
Подходя подробнее к разбору этой темы, стоит рассказать об инструментах, используемых в данной сфере, результатах их применения и, конечно же, вызовах, о которых нужно помнить. Все это рассмотрим ниже.
Актуальные изменения рынка автоматизации в 2023 году
Рынок услуг по автоматизации управления проектами включает в себя множество продуктов из сферы IT. В последние годы этот рынок переживает бурный и активный рост, появляются и совершенствуются разнообразные решения, направленные на крупный, средний и малый бизнес. Казалось бы, развитие в данной сфере невозможно остановить, и оно будет распространяться повсеместно, несмотря на границы, политическую обстановку и прочие особенности.
На практике все оказалось далеко не так, и многие компании готовы жертвовать собственной прибылью и значительной частью рынка в пользу политической конъюнктуры. 2023 год доказал это, продемонстрировав уход крупных и средних разработчиков с российского рынка. Причем речь во многих случаях идет как о закрытии только начинавшихся проектов, так и уже укоренившихся, используемых на крупных предприятиях и в бизнес-сфере, поддержка попросту была прекращена. Стоит отметить, что рынок РФ покинули не только западные гиганты, но и многие известные IT-компании из стран СНГ.
Какой же оказалась реакция на подобный поворот событий? Рынок попросту открылся для новых игроков, которыми, как правило, становятся небольшие и развивающиеся отечественные IT-компании. Но резко стартовать с места по силам далеко не всем, и сейчас мы наблюдаем только становление рынка, начало разработок и их внедрение в дело, реальные проекты.
Большинство компаний сразу постарались перейти к сотрудничеству с государственным сектором как с наиболее крупным заказчиком. В связи с этим наблюдается определенный дефицит решений для малого и среднего бизнеса. Однако время все расставляет на свои места, прогресс очевиден, но говорить о каких-либо сроках восстановления рынка и стабилизации обстановки пока рано, остается только следить за ситуацией.
Какие системы (инструменты) применяются для автоматизации управления проектами
Общее управление, подразумевающее постановку задач, обязательных для исполнения, прописывание этапов и сроков реализации предполагает использование достаточно простого, но эффективного инструментария. В него входят:
BPM-системы.
Онлайн-календари с интерактивной функцией внесения пометок.
Онлайн-доски задач, где можно прописывать цели, разбирать пути решения и прочее.
Task-трекеры.
Общие рабочие места.
Корпоративные мессенджеры для обмена сообщениями, видеовызовами, письмами и прочей информацией.
Если говорить о проектах, развиваемых в IT-индустрии, то здесь также предусмотрен собственный набор более специфических, но от того и полезных инструментов:
Софт, разрабатываемый для работы со спринтами.
Баг-трекеры, определяющие ошибки в автоматическом режиме.
Аналитические сервисы, интегрированные в рабочую среду для сбора данных и формирования отчетов о допущенных ошибках.
Автоматические и ручные конструкторы визуальной части, макетов, дизайн-проектов.
Файловые сервисы облачного типа.
Инструменты контейнеризации цифровых инфраструктурных решений клиентов сервиса.
При развитии проекта на первый план могут выходить потребности в решении задач рутинного типа, отнимающих основную часть времени и требующих оперативного решения. Для них могут применяться и разрабатываться следующие инструменты:
Системы, ориентированные на организацию документооборота, хранение данных компании.
Онлайн-инструменты, обеспечивающие редактирование документов, презентаций, таблиц разного формата.
Корпоративные порталы, формат которых предполагает создание множества разделов для разных задач.
Программные решения для HR-отдела, упрощающие подбор сотрудников, работу с действующим персоналом.
Сервисы почтовой рассылки, распространения уведомлений и прочих данных, относящихся к проекту.
Мессенджеры, средства для организации видеоконференций и прочих форматов коммуникаций, а также многое другое.
Стоит учитывать, что инструменты автоматизации могут быть заточены под конкретные виды деятельности в организации. Так, для маркетингового отдела могут потребоваться:
CRM-системы, применяемые для учета коммуникаций, контактов и многих других видов данных.
SERM-инструменты, а также средства, позволяющие работать с репутацией компании в сети, применяя различные методики.
Средства для коммуникаций с целевой аудиторией, проведения опросов, сбора мнений.
Инструменты, при помощи которых можно организовать массовое распространение постов в социальных сетях.
Чат-боты, работающие на первичном этапе обращения клиента, покупателя или иного пользователя услуг.
Системы, позволяющие эффективнее проводить холодный обзвон при работе с новой клиентской аудиторией.
Это далеко не полный перечень решений, которые также могут разрабатываться и под нужды других отделов, с учетом целевой направленности проводимых работ. Но куда более сложными являются решения комплексного типа, объединяющие все существующие решения и позволяющие обобщить их для лучшего понимания.
Какие особенности имеет автоматизация в малом бизнесе
Автоматизация — важный и обязательный шаг для любого бизнеса. Однако небольшие проекты и компании, сильно ограниченные в средствах, не всегда могут позволить себе использовать комплексные и профессиональные решения, обеспечивающие полный комплекс услуг автоматизации. Находясь в такой ситуации, стоит начинать с малого, чем может стать стандартный набор ПО административных и системных решений, включающий в себя следующее:
BRM-система;
CRM-система;
облачное хранилище данных;
корпоративный мессенджер.
Располагая этой базой, уже можно говорить об автоматизации многих задач, включающих в себя планирование, хранение данных и информации, налаживание коммуникаций и прочее.
Оптимальным же решением является интеграция комплексных систем, способных выполнять сразу ряд задач, к примеру, хранение данных, функции мессенджера, органайзера и сбора статистики. Однако позволить себе такие профессиональные решения могут далеко не все заказчики. Поэтому в задачи IT-команд входит внедрение профильных и узконаправленных средств автоматизации, ограниченных по функционалу, но с отличным качеством исполнения задач.
Многие молодые компании пренебрегают даже минимальным набором профессиональных решений. Вместо них используются общедоступные средства, зачастую являющиеся бесплатными или требующими минимального объема затрат для покупки лицензии и прав использования. К примеру, вместо корпоративного мессенджера можно использовать обычные сервисы типа Telegram и аналогов. Да, такие решения способны отчасти обеспечить необходимый функционал, но заточены они под совершенно другие действия, а если точнее, то не заточены под бизнес-цели и задачи.
Понимание проблемы приходит к руководству только в критических ситуациях, когда таких стандартных и бесплатных средств начинает не хватать из-за возрастающей нагрузки или конкуренции. Пытаться поменять что-то в последний момент можно, но удается далеко не всем. Поэтому стоит сразу обращаться к профессиональным решениям.
Преимущества внедрения средств автоматизации для управления проектами
Итак, если говорить о непосредственных преимуществах применения автоматизации, то отнести к ним можно следующее:
Более простое управление данными по всем основным процессам, централизованное хранение и доступ.
Более простое распространение информации, пересылка данных, ограничение или открытие доступа к ним.
Исключение человеческого фактора во многих сферах деятельности. Средства автоматизации, основанные на работе ПО, не допускают ошибок, свойственных человеку.
Рутинные задачи решаются в полностью или частично автоматизированном режиме, персонал освобождается для выполнения других, более важных и индивидуальных задач.
Происходит стандартизация процессов и задач, что положительно влияет на многие факторы ведения дел, от контроля качества до экономии времени, оптимизацию работы сотрудников и т. д.
В долгосрочной перспективе автоматизация процессов неминуемо приводит и к оптимизации бюджета, сокращению затрат. Это становится возможным благодаря повышению эффективности работы сотрудников, увеличению производственного темпа, сокращению ошибок.
Деловые процессы становятся более эффективными за счет снижения временных затрат и более эффективной технологической организации производственных и иных циклов.
Таким образом, внедрение средств автоматизации имеет множество плюсов. Недостатки в свою очередь практически отсутствуют, за исключением того, что данная процедура потребует вложений на начальном и последующих этапах, однако они окупятся в среднесрочной перспективе.
Какую систему автоматизации управления проектами выбрать?
В ситуации, когда иностранные игроки покинули российский рынок, необходимо обращать внимание на продукты отечественных разработчиков, которые не зависят от санкционной политики и могут стабильно использоваться в дальнейшем. Нужно учитывать, что продукты от молодых компаний могут быть сырыми и не всегда готовыми к эффективному применению. Компании, присутствующие на рынке в течение многих лет, часто предлагают решения, основанные на конкретных технологиях, имеющих тенденцию к устареванию.