Как аутсорс-компании обмениваются документами с исполнителями
На практике аутсорсинговые компании используют разные варианты:
Обмен документами на бумажных носителях.
В чистом виде этот вариант сейчас встречается редко, особенно среди аутсорсеров, которые сотрудничают с множеством исполнителей. В таком виде обмен документами занимает много времени.
Самозанятые не работают на территории заказчика, в отличие от штатных сотрудников. Поэтому с каждым нужно назначить встречу, чтобы подписать сначала договоры и задания к нему, а затем после каждой выполненной задачи — акты оказанных услуг.
Бумажный документооборот подойдет тем, кто сотрудничает с одним–двумя исполнителями, особенно если те живут в одном городе с заказчиком.
Обмен документами по email и в мессенджерах.
В этом случае заказчик и исполнитель подписывают документы вручную, сканируют и отправляют другой стороне на почту или в мессенджер. Вторая сторона распечатывает, подписывает и отсылает их назад. Оригиналы отправляют обычной почтой, курьером или передают исполнителю лично.
Обмен скан-копиями тоже занимает много времени, к тому же обычно все равно требуются бумажные оригиналы.
Если исполнителей десятки и сотни, то вести документооборот в таком виде сложно: какая-то информация неизбежно потеряется, а обмен документами затягивается на неопределенный срок.
В небольших компаниях такие способы могут быть оправданы. В среднем на каждого самозанятого приходится по 7 экземпляров разных документов. То есть если исполнителей сотни, обмен договорами и актами с помощью сканов или бумаг становится большой проблемой. В итоге компания приходит к тому, что нужно расширять штат бухгалтеров и делопроизводителей или внедрять полноценный электронный документооборот.
Электронный документооборот с использованием электронной подписи.
Аутсорсинговые компании могут вести электронный документооборот с самозанятыми через специальные платформы, например, «Мои самозанятые». На этих платформах документы можно подписывать с помощью разных типов электронных подписей — о них расскажем подробнее в следующем разделе.
Плюс электронного документооборота в том, что это быстрый процесс — подписать договоры и акты с сотней самозанятых можно за несколько часов. Минус такого способа — в том, что не у всех исполнителей есть электронная подпись. Но этот вопрос легко решить.
Сервис для работы с массовым внештатным персоналом
Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО
Типы электронных подписей для ЭДО с самозанятым
Чтобы документы обладали юридической силой, их нужно подписать электронной подписью.
Существует три вида подписей:
Простая электронная подпись (ПЭП).
ПЭП создают на определенном ресурсе и используют только для подписания документов через этот ресурс. Часто в качестве ПЭП выступают коды из SMS или push-уведомлений, например, такой вид подписи применяют в банковских приложениях.
ПЭП, с помощью которой заказчики и исполнители подписывают документы, имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись на бумаге. Однако такой тип подписи — наименее защищенный.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
НЭП создают на сайте налоговой службы или в специальных сервисах, она хранится в облаке. На сайте nalog.ru подпись можно выпустить бесплатно, но только для внутреннего использования.
НЭП, которую выпустили на других ресурсах, можно использовать для ЭДО независимо от места создания. НЭП нельзя применять для обмена информацией с государственными органами, участия в тендерах и государственных закупках. Зато она подойдет для подписания документов с самозанятыми.
Именно такой тип подписи используется для ЭДО на платформе «Мои самозанятые». Документ, подписанный НЭП, обладает такой же юридической силой, что и аналог на бумажном носителе. В отличие от ПЭП, НЭП позволяет обнаружить изменения, которые внесли в электронный документ после его подписания.
Платформа «Мои самозанятые» помогает идентифицировать исполнителя через налоговую службу и после этого выпускает ему электронную подпись. Чтобы завершить регистрацию, самозанятому нужно дать разрешение сервису в приложении «Мой налог». Электронная подпись выпускается дистанционно не только для исполнителя, но и для заказчика (ИП или юридического лица) — ходить никуда не нужно.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП).
КЭП можно оформить в аккредитованных удостоверяющих центрах. Она хранится на защищенных носителях, используется для ЭДО с контрагентами, обмена сведениями с государственными органами, участия в тендерах и т.д.
Какими документами можно обмениваться с самозанятыми через ЭДО
Для сотрудничества организаций и предпринимателей с самозанятыми нужен договор. Если договор рамочный, то потребуется также задание. В нем детально описывают задачи, которые выполняют исполнители и за которые они получают вознаграждение.
«Мои самозанятые» позволяют подписывать договоры массово по шаблону: с помощью платформы нужные данные исполнителей подставляются автоматически.
Обязательный закрывающий документ от исполнителя — это чек. Хотя акты выполненных работ или оказанных услуг закон подписывать не обязывает, их тоже рекомендуется оформлять. Акты фиксируют объем работ, их выполнение в надлежащем качестве, отсутствие у сторон претензий друг к другу и сумму вознаграждения. Акты подписываются в двух экземплярах — с помощью платформы «Мои самозанятые» это можно сделать в пару кликов.
После подписания документов в сервисе можно подключить автоматическую оплату выполненных заданий. Если самозанятые подписали закрывающие документы, им автоматически придет вознаграждение за оказанные услуги. А заказчик сможет скачать подписанные документы и чеки от исполнителей в личном кабинете.
Сервис для работы с массовым внештатным персоналом
Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО
Реклама: ООО «Цифровые банковские платформы», ИНН 7706456380, erid: LjN8KAW13