Но какие же преимущества предоставляет автоматизация? Если вы задумываетесь о таком проекте, то некоторые «плюсы» вы уже осознали. Однако если вы еще не приняли решение о запуске проекта, возможно, наш перечень преимуществ поможет вам найти аргументы в пользу автоматизации.
Отметим, что классификация представленных нами эффектов от автоматизации условна, поскольку все эти эффекты связаны между собой. Это прекрасно видно на примерах.
Если что-то помогает бизнесу меньше тратить, оно же дает ему возможность больше зарабатывать. Или если компания более оперативно может выводить сотрудника на работу, то, скорее всего, он быстрее начнет приносить ей пользу.
В статье мы решили типизировать преимущества, чтобы рассмотреть их с разных сторон.
Возможно, познакомившись с перечнем эффектов из какого-то раздела, вы поймете, что он неисчерпывающий, и добавите свои идеи.
Итак, перед вами 20 преимуществ автоматизации бизнеса.
Оптимизация
В этом разделе мы собрали преимущества, относящиеся к оптимизации работы бизнеса, к сокращению трудозатрат и тому подобному.
1. Единая точка ввода данных.
«Лоскутная» автоматизация бизнес-процессов, при которой одни функции автоматизированы в онлайн-сервисах, другие — в продуктах 1С, третьи — в таблицах Excel, часто приводит к дублированию данных в нескольких местах. Поэтому иногда в компаниях даже нанимают сотрудников, чья задача — следить за целостностью информации в различных системах.
Одним из преимуществ автоматизации является обеспечение единой точки ввода данных. Это означает, что любая информация вводится единожды и в одном месте.
2. Снижение вероятности человеческих ошибок.
Единая точка ввода данных исключает необходимость многократного внесения одной и той же информации в разные учетные системы. Благодаря этому уменьшается вероятность появления ручных ошибок.
Кроме того, качественная автоматизация позволяет контролировать диапазон данных, которые могут быть введены сотрудниками.
Например, в ячейке таблицы Excel можно допустить ошибку и обнаружить ее только при формировании управленческих отчетов, если не настроены специальные макросы для проверки. Тогда как в учетной системе у вас есть возможность задать ограничения, которые обеспечат ввод только корректной информации.
3. Снижение зависимости от «человеческого фактора».
При автоматизации знания сотрудников переносятся в описанные бизнес-процессы, а из них — в настроенную учетную систему.
Таким образом, в организации больше нет уникального продавца, знающего контакты всех клиентов, или единственного в своем роде закупщика, умеющего планировать поставки. Теперь все эти функции выполняет учетная система, что упрощает погружение новых людей в работу.
Улучшение контроля
Правильная система управления играет роль полицейского. Качественная автоматизация повышает контроль над бизнесом со стороны менеджмента и собственника.
4. Улучшение собираемости дебиторской задолженности и повышение контроля над финансами.
Зная, по какому договору и заказу, с каким сроком клиент должен произвести оплату, в учетной системе мы можем ограничить поставки клиентам-должникам или согласовать их в соответствии со специальными условиями.
Система отчетности позволяет анализировать дебиторскую задолженность по срокам платежей, оптимизировать работу с ней и создавать системы премирования продавцов, учитывающие объем долгов.
5. Появляется информация для принятия управленческих решений.
При оперативном и правильном отражении всех операций в информационной системе возникают данные для анализа в нужных разрезах. Это может быть финансовый результат по направлениям деятельности, проектам, видам продукции. Руководство получает возможность принимать оперативные решения, не дожидаясь, когда бухгалтерия закроет отчетный период.
6. Ускорение получения управленческой отчетности.
Благодаря наличию корректных данных в системе, мы можем получать хотя бы предварительную управленческую отчетность гораздо быстрее.
7. Прослеживаемость.
В учетной системе хранятся данные о выполнении заказов и производстве каждой партии продукции. Это информация о используемых комплектующих, выполняемых технологических операциях и сотрудниках, занимавшихся их выполнением.
Прослеживаемость позволяет быстро и эффективно реагировать на возможные претензии или отклонения в качестве продукции.
Зная серию и номер партии продукции, можно оперативно определить причины возможных проблем, провести анализ качества и принять необходимые меры, такие как изъятие всей серии продукции или корректировка производственного процесса.
Стандартизация
Является большой группой преимуществ. Правильный проект автоматизации всегда приводит к стандартизации в компании, потому что начинается с обследования и описания бизнес-процессов.
8. Наведение и поддержание порядка в справочниках и классификаторах.
У многих организаций нет порядка в справочниках номенклатуры, контрагентов или партнеров из-за отсутствия единых правил для создания и управления этими данными. Сотрудники по-разному заводят позиции, и в конечном итоге в справочниках появляется большое количество дублей.
Создание регламента для ведения нормативно-справочной информации является важной составляющей проекта автоматизации.
9. Появление жестко зафиксированных процессов.
В рамках проекта внедрения учетной системы можно сделать так, чтобы процесс в компании всегда проходил одинаково. Это означает, что сотрудники, участвующие в нем, не смогут действовать по своему усмотрению, отклоняясь от установленных правил и делая процесс неконтролируемым.
10. Повышение управляемости процессов.
Если процесс есть в системе, и известны его участники и этапы, то можно следить за его ходом, анализировать промежуточные результаты, управлять им.
11. Фиксация условий менеджментом.
Прежде всего, речь идет об условиях продаж: установлении цен, предоставлении скидок и прочих аспектах.
В результате автоматизации для сотрудников исключается возможность «творить» на рабочем месте: продавать товары по придуманным ценам, предлагать клиентам бонусы без согласования с руководством.
Также имеются в виду условия выбора поставщиков, оформления заказов, резервирования товаров и так далее. Как только управление компанией автоматизируется, бизнес получает возможность устанавливать четкие правила.
12. Облегчение вывода на работу нового сотрудника.
Благодаря документам, в которых описаны роли пользователей, и памяткам по работе в учетной системе, процесс вывода нового сотрудника на работу упрощается.
В день выхода он может изучить инструкции и правила и сразу приступить к выполнению задач. Стандартная практика, когда новичка обучают коллеги по своему усмотрению и на основе собственного опыта, неэффективна. Каждое новое поколение сотрудников искажает наследуемые знания, так как опытные работники передают лишь то, что знают сами и что считают важным.
Наводим порядок в управлении и учете
Разбираемся в процессах и людях, внедряем 1С, доводим проекты до конца
Снижение затрат
После автоматизации бизнес-процессов компания гибко управляет затратами, что, в свою очередь, приводит к их сокращению.
13. Уменьшение простоев производства.
Уменьшение простоев производства возможно благодаря контролю над наличием необходимых запасов в нужный для производства момент времени.
Основываясь на текущих заказах клиентов, остатках на складах, сроках поставок, система автоматически рассчитывает, какие запасы следует пополнить для обеспечения непрерывной деятельности.
Кроме того, можно уменьшить простои за счет планирования производственного процесса.
14. Обнаружение и устранение хищений.
Нередко проект автоматизации вскрывает «хитрые схемы» уже на этапе обследования.
Работники, задействованные в них, избегают деталей во время интервью, опасаясь, что после описания и автоматизации их бизнес-процесса они потеряют возможность использовать «хаос» в работе организации себе на пользу.
15. Снижение расходов на доставку и хранение ТМЦ.
С помощью правильно автоматизированной логистики, управления доставками от поставщиков и до клиентов, интеграции с системами транспортных компаний и грамотному управлению складскими площадями, можно снизить стоимость доставки и хранения ТМЦ на складах, уменьшить «замороженные» в остатках оборотные средства.
16. Повышение качества складских операций и снижение их стоимости.
Информационные системы помогают работать с адресными складами — оптимально размещать, перемещать, хранить товары, минимизировать время поиска и сбора заказов, делать оперативные и достоверные инвентаризации.
17. Снижение расходов на оплату труда.
Мы не сторонники увольнений после автоматизации, но часто происходит так, что чей-то функционал полностью заменяет учетная система.
Например, сотрудников, занимающихся дублированием данных в различных инструментах учета и контролирующих их целостность. После завершения проекта автоматизации необходимость в этих работниках исчезает — если нет возможности их переучить и выделить им новый участок, придется принимать решение об увольнении. При этом расходы на оплату труда в организации уменьшатся.
Рост продаж
Автоматизация влияет на рост продаж как прямо, так и косвенно.
18. Повышение среднего чека в рознице.
Повышение среднего чека возможно благодаря использованию апсейлов в системе автоматизации розничной торговли.
Это сопутствующие товары, которые можно порекомендовать покупателю к приобретаемому продукту, действующие акции и скидки, которые клиент получит, если купит «еще одну пару» или «еще на 900 рублей».
19. Повышение конверсии лидов и сделок за счет управления ходом сделки в CRM-системе.
Внедрение CRM-системы является одним из хрестоматийных примеров автоматизации продаж.
CRM-система сама по себе не увеличивает объем продаж, но позволяет эффективно отслеживать конверсию лидов и сделок, фиксировать действия продавцов, а также управлять активностями для достижения поставленных целей по звонкам, встречам и отправке коммерческих предложений. Это обеспечивает компании больше возможностей для контроля и управления процессом продаж.
20. Повышение прозрачности продаж.
Прозрачность можно увеличить за счет подключения к информационной системе телефонии, почты, мессенджеров и других каналов коммуникаций.
В ходе автоматизации есть возможность организовать сбор информации о поступающих с сайта лидах, контактах с потенциальными и действующими клиентами внутри одной системы.
Таким образом мы увеличиваем прозрачность взаимодействия с потенциальным клиентом. При смене менеджера компания не столкнется с нехваткой каких-либо данных по клиенту или сделке, так как почтовая переписка, коммерческие предложения, контакты — все остается внутри одной информационной системы.
Вероятно, наш список преимуществ автоматизации бизнеса не полон. Но мы и не ставили перед собой цель составить окончательный перечень.
Вы держите в руках чек-лист, который поможет вам расширить ожидания от внедрения новой системы управления и учета в компании, дополнить бизнес-цели и принять решение о реализации проекта или об отсрочке его запуска.
Надеемся, что наша статья оказалась полезна для вас. Если у вас есть иные преимущества, о которых мы не упомянули, будем рады увидеть ваш отзыв.
Делитесь с нами эффектами от автоматизации, которые вы наблюдаете в своих проектах. В случае большого количества информации мы подготовим новую публикацию, в которой соберем все преимущества, предложенные нашими читателями.
Желаем всем хороших проектов.
Наводим порядок в управлении и учете
Разбираемся в процессах и людях, внедряем 1С, доводим проекты до конца
Реклама: ООО «Корада», ИНН 7703733460, erid: LjN8JxiPx