Momenteel lijkt het Openbaar Ministerie (OM) alle nadelen te ondervinden van digitalisering, maar geen van de voordelen. Je begint je af te vragen waarom ze niet helemaal teruggaan naar pen en papier. Omdat het maar blijft misgaan tussen onze overheid en ICT, zou de geopperde minister voor Digitale Zaken een uitkomst kunnen bieden. Maar de valkuil is dat de oplossing voor een technologisch én mentaliteitsprobleem wordt gezocht in 'meer bureaucratie'.
De ICT-chaos bij het OM lijkt compleet. Medewerkers kunnen geregeld geen e-mails versturen, ontvangen of openen, meldt NRC. Officieren van justitie moeten tijdens strafzaken improviseren omdat ze hun eigen stukken niet (digitaal) kunnen inkijken. Gerechtelijke bevelen zoals telefoontaps of het inzetten van infiltranten worden niet uitgevoerd of verlengd, omdat het niet tijdig lukt de vereiste digitale handtekening te zetten.
Volgens de door NRC geciteerde OM-medewerkers werken zowel e-mailprogramma Outlook als de signing hub voor digitale handtekeningen geregeld helemaal niet. Ze kunnen geen e-mails openen of documenten van advocaten die als bijlage zijn meegestuurd. Medewerkers gaan in arren moede maar in het weekend werken, omdat het systeem dan iets minder traag lijkt te zijn. De werkdruk -toch al niet gering- stijgt, ambities worden niet gehaald en dossiers stapelen zich op.
Weer een taskforce erbij
De problemen zijn niet nieuw, maar worden volgens interne bronnen wel steeds erger. Afgelopen maandag heeft het OM via het interne kanaal toegegeven dat het gebruikte e-mailprogramma 'significant slechter draait dan enige tijd geleden'. In de interne berichtgeving staat ook dat de voortdurende ICT-problematiek een 'negatief effect' heeft op het werkplezier.
De leiding van het OM heeft een taskforce in het leven geroepen, onder leiding van de hoofdofficieren van Amsterdam en het Functioneel Parket. Dat laatste onderdeel bestrijdt gewoonlijk fraude en milieucriminaliteit en houdt zich bezig met ontnemingszaken die een zekere mate van complexiteit hebben.
Waarom juist deze onderdelen zich met de ICT-problematiek gaan bezighouden is ons niet helemaal duidelijk. Het gaat ook hier inderdaad om 'complexe' problematiek, maar het ene probleem is het andere niet. Bovendien is het doel van de taskforce geformuleerd als 'perspectief aan de gebruikers te geven bij de instabiliteit van de kantoorautomatisering'. Dat klinkt iets te veel als: niet de problemen oplossen, maar de medewerkers troosten.
Het is dan ook een geijkte oplossing bij bureaucratische structuren om bij elk probleem een taskforce, werk-, stuur-, praatgroep of ander gremium in het leven te roepen om een laag in te bouwen tussen het probleem en de leiding. Het probleem is weer even afgedekt en de baas uit de wind, maar het is de vraag of er een oplossing voor het probleem komt.
De situatie bij het OM (onderdeel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid) is bepaald niet de eerste keer dat overheidsdiensten en ICT-systemen een mismatch lijken te zijn. Vorig jaar nog bleek dat de invoering van de Omgevingswet 343 miljoen euro extra ging kosten vanwege ICT-problemen – en die was al enorm veel duurder geworden en vertraagd.
ICT zogenaamd de oplossing voor alles
En wie kan het rapport van de commissie Elias vergeten, alweer tien jaar geleden? Die concludeerde al dat de Rijksoverheid voortdurend de plank misslaat met automatiseringsprojecten. Dat kost de belastingbetaler jaarlijks tussen de 1 en 5 miljard euro, becijferde de commissie toen. De commissie oordeelde niet mals over het kinderlijke enthousiasme over de mogelijkheden van ICT dat leeft bij bewindvoerders. Het zou een oplossing zijn voor vrijwel elk vraagstuk.
Dergelijk technologisch determinisme (je zou het zelfs 'magisch denken' kunnen noemen) houdt echter geen rekening met de harde realiteit waarin een voorgestelde oplossing niet tijdig werkt, nog onvoldoende is getest, of gewoon niet bruikbaar is in de voorgestelde use case. Technologische kennis is onvoldoende aanwezig en de verlangde oplossingen kunnen eigenlijk niet werken, als 'een auto zonder stuur'.
Die opmerking uit het rapport is in het licht van zelfsturende auto's anno 2024 dan wel weer grappig.
Hoe dan ook, het komt nu nog steeds vaak voor dat de uitvoerbaarheid van digitale aspecten problematisch blijkt in overheidsprojecten, meldt het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) in zijn jaarverslag voor 2023. Dit orgaan signaleert weliswaar dat zijn adviezen steeds serieuzer worden genomen en overheden actief om hulp vragen, maar dat het 'lerend vermogen op stelselniveau nog te wensen overlaat'. Dat blijkt uit het feit dat eigenlijk telkens dezelfde vragen terugkeren.
Bij aanvang van projecten is niet altijd duidelijk welk probleem het project moet oplossen en of er eventuele alternatieven zijn. Beleidsmakers willen huidige systemen die achterhaald zijn, nogal eens in één klap van tafel vegen in plaats van stap-voor-stap (evolutionair) verbeteringen door te voeren. Ook is er weinig aanpassingsvermogen om met onzekerheden en veranderende omstandigheden om te gaan.
'Alles in de cloud'
Je ziet al helemaal voor je dat op de kantoren van het OM ooit enthousiaste memo's zijn rondgegaan over printer- en papierloos werken omdat het zo duurzaam zou zijn. En inderdaad, wie weleens bij een rechtszaak is geweest, valt meteen op hoeveel papierwerk zo'n zaak kost, soms multomappen vol.
Digitaliseren scheelt heel wat archiefruimte, bovendien hoef je geen boodschappentassen vol documenten meer mee te zeulen naar een zitting -deze redacteur heeft het in een vorig leven als rechtbankverslaggever met eigen ogen aanschouwd. Maar helaas wordt dan vergeten dat die vrijgekomen archiefruimte meteen volgebouwd mag worden met servers. Want digitalisering vereist infrastructuur.
Je staat ervan versteld hoezeer zelfs bij slimme mensen -vaak impliciet- de gedachte sluimert dat 'alles digitaal' of erger nog: 'alles in de cloud' betekent dat daarmee op magische wijze documenten onstoffelijk zijn gemaakt en dit verder geen voetafdrukken nalaat op het gebied van energie, onderhoud, compliance en beveiliging. Die zijn er wel degelijk. Een document digitaal in de lucht houden is eigenlijk veel moeilijker dan één keer printen. Maar blijkbaar is dat geen optie meer?
Minister voor Digitale Zaken
De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Interprovinciaal Overleg (IPO) zijn het in elk geval beu en roepen om een minister voor Digitale Zaken als onderdeel van hun inbreng voor het Notaoverleg Digitalisering dat gisteren plaatsvond. Momenteel kent Nederland alleen een staatssecretaris voor Digitalisering, onder verantwoordelijkheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Dat terwijl het onderwerp speelt bij meerdere departementen en dus een hoge mate van versnippering kent. Een eigen minister op het thema zou moeten leiden tot 'meer doorzettingsmacht en aanwijzingsbevoegdheid'.
Een aantal techondernemers schreef vorig jaar het manifest 'Herprogrammeer de overheid', waarin ze de ICT-infrastructuur van de Nederlandse overheid vergeleken met een vervallen huis. "De fundamenten moeten worden gerenoveerd, maar niemand durft die meer aan te raken uit angst dat alles in elkaar stort." In een recent artikel op dezelfde site, dat eveneens in NRC is verschenen, pleiten ook zij voor een minister van Digitale Zaken.
Volgens de ondernemers gaat het juist allemaal veel te langzaam en zorgt de ICT-achterstand ervoor dat lastige dossiers veel te lang blijven liggen. Ze willen dat de overheid meer zijn best doet om ICT-talent aan te trekken en dat technische uitvoerders vaker aanschuiven bij beleidsmakers, zoals juristen ook doen.
Ontwikkelen van realiteitszin
Dergelijke aanbevelingen zouden heel goed voor wat meer realiteitszin kunnen zorgen bij ICT-ontwikkeling in overheidsverband. Kán het überhaupt wel wat een minister of staatssecretaris wil? Zijn de eisen die de Tweede Kamer via moties afdwingt -snel scoren in de media- wel realistisch? Wat kost het en welke alternatieven zijn er? Tegen welke technologische beperkingen loop je waarschijnlijk aan? Wat kun je behouden en wat moet op de schroothoop?
Of de ontwikkelingen nu juist te voorzichtig gaan en niet meer zijn dan 'pleisters plakken', of juist te snel in plaats van 'evolutionair': daarover kun je van mening verschillen. Dat is misschien ook een verschil in perspectief tussen ondernemers en ambtenaren.
Maar beleidskeuzes moeten geaard zijn in de realiteit. Een extra bureaucratische laag alleen gaat de oplossing niet brengen, zeker niet als 'magisch denken' over ICT wijdverbreid blijft. En werkt het nog niet goed? Maak er dan toch een printje van, of schrijf het even op met pen en papier.