De dag van de sociale verkiezingen (dag Y) nadert met rasse schreden! Maar op de kalender staan nog een aantal belangrijke data. We zetten ze hieronder op een rij:
- Aanwijzing getuigen
- Laatste aanpassingen kandidatenlijsten
- Update kiezerslijsten
- Stembiljetten drukken
- Oproepingsbrieven overhandigen en/of versturen
- Oproepingsbrieven bij stemming per brief
1. Ten laatste op X+70 (tussen 23 april en 6 mei) kunnen de werknemersorganisaties en de organisaties van kaderleden zoveel werknemers als er stembureaus zijn aanduiden als getuigen bij de kiesverrichtingen (en een zelfde aantal plaatsvervangende getuigen).
2. De kandidatenlijsten kunnen nog gewijzigd worden indien er momenteel een procedure lopende is voor de arbeidsrechtbank. Bovendien kunnen kandidaten tot X+76 (tussen 29 april en 12 mei) vervangen worden in de volgende vijf gevallen:
- overlijden;
- ontslagname door een kandidaat uit de onderneming;
- ontslagname uit de vakorganisatie die hem/haar heeft voorgedragen;
- intrekking van de kandidatuur (uiterlijk op dag X+47);
- wijziging van personeelscategorie.
Vanaf X+77 (tussen 30 april en 13 mei) kunnen de kandidatenlijsten niet meer gewijzigd worden.
3. Ten laatste op X+77 (tussen 30 april en 13 mei) kunnen werknemers die geen deel meer uitmaken van de onderneming van de kiezerslijsten worden geschrapt (met akkoord van de ondernemingsraad, het CPBW of de vakbondsafvaardiging).
4. Eveneens op deze datum zijn de kandidatenlijsten definitief en kunnen de stembiljetten gedrukt worden. Enkele praktische aandachtspunten hierbij: correcte vermelding van alle kandidaten (namen, volgorde,...), identiek lettertype en -grootte, neutrale papierkleur indien je werkt met gekleurd papier (vermijd blauwe, rode, groene stembiljetten), enz.
5. Oproepingsbrieven: te overhandigen of versturen uiterlijk op dag X+80 (tussen 3 en 16 mei).
Bij overhandiging moet je dit kunnen aantonen door de werknemer een register met ontvangstbevestiging te laten ondertekenen (werknemers die niet geldig opgeroepen werden zouden immers aanleiding kunnen geven tot nietigverklaring van de verkiezingen). Indien de kiezer niet aanwezig is op de dag van overhandiging van de oproepingsbrieven, dient hij/zij per aangetekende brief van dezelfde datum opgeroepen te worden of "door eender welk middel" voor zover je als werkgever het bewijs kan leveren van zowel de verzending als de ontvangst door de bestemmeling. Indien er geen bewijs van ontvangst voorhanden is, dient de oproepingsbrief per aangetekende brief te worden verstuurd en dit uiterlijk acht dagen vóór de verkiezingsdatum. De verzending mag de oproeping bevatten voor zowel de ondernemingsraad als het preventiecomité.
Nieuw voor deze verkiezingseditie is dat de werkgever reeds van meet af aan de kiezers op een andere wijze dan via fysieke overhandiging kan oproepen. Hierover moet ten laatste op dag X een unaniem akkoord worden gesloten binnen de OR of het CPBW (of bij gebreke hieraan, met de vakbondsafvaardiging). Bovendien moeten de betrokken kiezers beschikken over een professioneel e-mailadres van de werkgever (of van de gebruiker) en toegang hebben tot een digitaal instrument dat door de werkgever (of de gebruiker) wordt ter beschikking gesteld op hun gebruikelijke werkpost.
6. De oproeping van kiezers die per brief stemmen vergezeld van het/de gestempeld(e) stembiljet(ten) wordt uiterlijk tien dagen voor de verkiezingsdag overhandigd aan de kiezers aanwezig in de onderneming. Deze overhandiging gebeurt opnieuw tegen ontvangstbevestiging. Voor de afwezigen verstuurt de voorzitter van het stembureau dit alles per aangetekende post op dezelfde datum. Ook hier kan de verzending de oproepingsbrief en de stembiljetten voor zowel de ondernemingsraad als het preventiecomité bevatten. De getuigen kunnen bij deze verrichting aanwezig zijn na verwittigd te zijn door de voorzitter van het stembureau.
Actiepunt
Check zorgvuldig alle opeenvolgende stappen in de verkiezingskalender en tref de nodige voorbereidingen om de stembiljetten en oproepingsbrieven tijdig te kunnen drukken en te overhandigen / versturen.