1. Niet volledig benutten van de vrije ruimte
Een veelvoorkomende fout is dat werkgevers niet optimaal gebruikmaken van de vrije ruimte binnen de WKR. De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van alle medewerkers samen en mag worden gebruikt voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers.
Hoe te vermijden:
Plan jaarlijks vooruit en inventariseer welke vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte kunnen vallen. Zet een strategisch plan op om deze ruimte slim te gebruiken. Dit vraagt om vooruit plannen en regelmatig checken hoe je ervoor staat.
2. Vergoedingen verkeerd indelen
Het verkeerd indelen van vergoedingen en verstrekkingen als gerichte vrijstellingen of als onderdeel van de vrije ruimte kan leiden tot een onjuiste berekening van de vrije ruimte.
Hoe te vermijden:
Zorg voor een duidelijk overzicht van wat onder gerichte vrijstellingen valt, zoals reiskostenvergoedingen, en wat binnen de vrije ruimte moet worden geplaatst.
3. Vergeten eindheffing te betalen
Als de vrije ruimte wordt overschreden, moet over het meerdere een eindheffing van 80% worden betaald. Het niet of te laat voldoen van deze eindheffing kan tot boetes leiden.
Hoe te vermijden:
Monitor gedurende het jaar de benutting van de vrije ruimte en stel indien nodig bij. Reserveer budget voor een mogelijke eindheffing om verrassingen te voorkomen.
4. Niet actueel houden van administratie
De Belastingdienst kan tot vijf jaar na dato controle uitoefenen op de toepassing van de WKR. Een niet actuele of incomplete administratie kan bij een controle tot problemen leiden.
Hoe te vermijden:
Zorg voor een nauwkeurige en tijdige administratie van alle vergoedingen en verstrekkingen, inclusief de onderbouwing van de keuzes binnen de WKR.
5. Specifieke uitzonderingen en vrijstellingen over het hoofd zien
Sommige vergoedingen en verstrekkingen kennen specifieke uitzonderingen of zijn volledig vrijgesteld van de WKR, zoals mobiele telefoons die noodzakelijk zijn voor het werk.
Hoe te vermijden:
Blijf goed op de hoogte van de regels en pas deze toe. Soms is het slim om advies in te winnen om geen kansen te missen.
De WKR biedt werkgevers veel mogelijkheden, maar het is cruciaal om zorgvuldig te plannen en uit te voeren. Door valkuilen te vermijden, kunnen werkgevers volledig profiteren van de regeling zonder verrast te worden door onverwachte fiscale consequenties.
Ontdek al onze features: neem de volledige controle over je loonadministratie met de uitgebreide salarisfunctionaliteiten van Nmbrs