In 2027 lijkt het echt te gaan gebeuren: de ERP's SAP R/3 en SAP ECC 5.0 en 6.0 gaan end-of-life. Gebruikt je organisatie nog zo'n versie? Dan ontkom je niet aan de implementatie van een nieuw ERP met een volledige datamigratie, óók als je kiest voor SAP S/4HANA. Het kost allemaal pijn en moeite, maar is ook een gouden kans. Met een geslaagde datamigratie construeer je niet alleen een krachtig ERP. Het is ook hét fundament voor nieuwe datagedreven toepassingen, zoals AI.
Twee generaties ERP zijn passé
Nu SAP de stekker uit R/3 en ECC trekt, laten twee generaties van 's werelds beroemdste ERP-bouwer het leven. Deze versies zijn op veel vlakken al legacy. Ontvang je geen updates, patches en officiële support meer, dan is dit voor praktisch iedere organisatie het laatste zetje om over te stappen op een nieuw ERP-systeem.
Gestroomlijnde processen, betere BI, flexibiliteit, schaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid… Een modern ERP implementeren kost een hoop, maar levert nóg meer op. Tenminste, als je het goed aanpakt.
De talrijke valkuilen bij een datamigratie
Een cruciaal aspect is de datamigratie. Kijk bijvoorbeeld naar 's werelds grootste ERP-debacle. Een multinationale supermarktketen stak 500 miljoen euro en 7 jaar tijd in een SAP S/4HANA implementatie. Het resultaat? De keten werkt nog steeds met het ruim 30 jaar oude ERP-systeem. SAP werkt namelijk standaard met retailprijzen; de supermarktketen bleef vasthouden aan haar systeem van inkoopprijzen. Het lukte niet om SAP daarop aan te passen.
Het is een treffend voorbeeld van botsende technische en zakelijke eisen. Onvoldoende expertise op het vlak van dataformaten en afhankelijkheden tussen data(sets), slechte data governance, ontoereikende datakwaliteit, gebrek aan de juiste tooling: het is een kleine greep uit de talloze uitdagingen die bij een datamigratie komen kijken.
Bij oude ERP's zoals SAP R/3 en ECC 5.0 en 6.0 zijn er nóg meer valkuilen. Denk aan de grote hoeveelheid historische data en maatwerk.
Geen rocket science, wel vakmanschap
Ik zal nooit beweren dat datamigratie rocket science is. Maar er is wel een brede waaier aan expertisegebieden en vaardigheden voor nodig. Een datamigratiespecialist moet bijvoorbeeld goed ingewijd zijn in zaken als data mapping, datamodelleren, data governance, doorrekenmethodes en business rules. Ook fungeert hij of zij als bedrijfskundige. Door bedrijfsprocessen, doelen en strategieën te analyseren, migreert de specialist de data zó dat de business direct maximale waarde uit het nieuwe ERP haalt.
Vakmanschap op datamigratievlak vereist ook kennis van en ervaring met bewezen methodes en technieken. Daarbij kan het gaan om stappen in het datamigratieproces zoals het schonen, mappen en valideren van data. Maar denk ook aan analyse van bron- en doelsystemen en het uitvoeren van verschillende soorten tests.
De laatste pijler is gespecialiseerde tooling. Datamigratietooling moet functies hebben voor onder meer het configureren van data mapping, het toepassen van regels en logica, het (semi-)automatiseren van bepaalde processen en het automatisch genereren van allerlei rapportages – waaronder een volledige audit trail. De functie van de datamigratiespecialist is om al deze aspecten feilloos toe te passen en te combineren.
Datamigratie, geen datamigraine
De datamigratie is, kortom, een omvangrijk, complex en consciëntieus traject. Bij wie leg je dit neer? Zelf doen is vaak geen optie wegens gebrek aan tijd, capaciteit en datamigratie-ervaring.
De migratie wordt geregeld neergelegd bij de partij die ook de implementatie doet. Dit zijn met name specialisten die veel van het systeem en de technische inrichting weten, maar minder van data en de relatie tussen data en business.
Tot slot een gespecialiseerde datamigratiepartner. Zo'n partij kijkt hoe de data dusdanig gemigreerd kan worden dat de business na livegang direct – maar ook permanent – maximale waarde haalt uit het nieuwe ERP. Door de combinatie van bewezen methodes en technieken, gerichte expertise en de juiste tooling vindt er een beheerste, voorspelbare en gecontroleerde datamigratie plaats én is de klant aantoonbaar in controle.
ERP dat staat als een huis, data als fundering
Operationele verstoringen, slechte beslissingen: iedereen kan raden waar een gebrekkige datamigratie toe leidt. Slaagt je datamigratie, dan staat je ERP na livegang als een huis: dankzij de hoogwaardige gegevens die naadloos aansluiten bij je bedrijfsprocessen ontstaat ultieme businesswaarde.
Gebruik je de datamigratie als momentum om meteen via datamanagement en data governance betere datapraktijken te realiseren? Dan fungeert je data – blijvend – als fundering. Niet alleen voor je ERP, maar ook voor andere krachtige digitale constructen. Zoals AI-toepassingen, geavanceerde analytics en slimme automatiseringen.
Dit is een ingezonden bijdrage van Cegeka. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.