Voor advies- en ingenieursorganisatie Arcadis, een bedrijf dat wereldwijd actief is op de gebieden van gebouwen, infrastructuur, milieu en water, zijn ERP, CRM en HCM extreem belangrijk en nauw met elkaar verweven. Een applicatieplatform zoals Oracle Fusion is dan onmisbaar.
We spraken tijdens Oracle Cloud World Tour in Londen met Bram Mommers van Arcadis. Hij is de Global Technology Officer van het bedrijf, vergelijkbaar met de rol van CIO/CTO en vertelt ons alles over de IT-transitie die het bedrijf in het afgelopen decennium heeft doorgemaakt. Dat is namelijk een behoorlijk stevige transitie geweest, zullen we tijdens het gesprek constateren. We zoomen voor dit artikel vanzelfsprekend in op de rol van Oracle in het geheel. Het is echter goed om in het achterhoofd te houden dat een soortgelijke verandering voor alle onderdelen van de IT-infrastructuur in gang is gezet.
Arcadis wilde een global company worden
Een jaar of tien geleden besloot Arcadis om het over een andere boeg te gooien. Het bedrijf stapte in 2014 wereldwijd over op Oracle voor (onder andere) ERP en HCM. Dit was onderdeel van een grotere strategie. Arcadis wilde namelijk transformeren van een internationale onderneming naar een global company. Dat waren ze natuurlijk al vanuit het perspectief van de mensen die er werkten en de landen waarin het actief was en nog steeds is. Arcadis is in 136 jaar flink gegroeid en werkt vandaag de dag in meer dan 30 landen, met 36.000 medewerkers die aan 40.000 projecten wereldwijd meewerken en meewerkten. Denk bijvoorbeeld aan de waterbeschermingsmaatregelen in New Orleans na storm Katrina of het ontwerp en projectmanagement van stations als Amsterdam Bijlmer Arena en Driebergen-Zeist. Arcadis kan zich op basis hiervan met recht een global company noemen.
Dat laatste kon in 2015 echter niet gezegd worden van de IT-infrastructuur. Daar viel nog wel het nodige te winnen op het gebied van een wereldwijde aanpak. Zo had ieder land zijn eigen ERP-systeem. Dat moest veranderen, geeft Mommers aan. De redenen hiervoor liggen op zich redelijk voor de hand. Een centrale, goed schaalbare oplossing levert meerdere voordelen op: het is efficiënter (om het noodzakelijke inzicht te generen), het maakt shared service centers mogelijk, de 'lijntjes' tussen verschillende landen zijn korter en het gebruiksgemak gaat er ook op vooruit. Daarnaast neemt Arcadis ook weleens een ander bedrijf over. Ook dan is het prettiger om dat in een keer goed te kunnen integreren in een centrale oplossing die meeschaalt.
Via EBS naar Oracle Fusion
Arcadis besloot niet meteen in 2015 om over te stappen op het Fusion Cloud-aanbod van applicaties van Oracle, ook al was dat toen ook al beschikbaar. Het heeft dit gedaan via een tussenstap in de vorm van Oracle EBS (E-Business Suite). Dat is van oudsher een on-prem oplossing, die je indien gewenst ook in de (Oracle-)cloud kunt draaien. In 2018 is Arcadis dan begonnen met alles over te zetten naar Fusion Cloud. Begin 2024 heeft het bedrijf de laatste EBS-omgeving uitgeschakeld. Zes jaar na de start, is de transitie naar Oracle Fusion Cloud nu dus afgerond. Alles draait daar nu op: HCM, project management, financieel management, procurement maar ook sales.
Als je de stappen hierboven leest, klinkt het wat saai, maar dat was het zeker niet, geeft Mommers aan: "Als je niet alleen je systemen verandert, maar ook de business processen die erbij horen, kom je uit op het hoogste risico voor de organisatie. Dat is precies wat Arcadis heeft gedaan." Met andere woorden, mensen binnen de organisatie moesten op een andere manier gaan werken aan projecten met de nieuwe omgeving. Dan introduceer je twee nieuwe dingen tegelijk in de organisatie. "Het is niet altijd even gemakkelijk geweest, change management bleek een grote uitdaging", stelt Mommers dan ook.
Change management is voor een organisatie zoals Arcadis misschien nog wel belangrijker dan voor veel andere. "Onze assets zijn de mensen en de domeinkennis die ze hebben", geeft Mommers aan. Dat betekent dat Arcadis geen producten verscheept naar klanten, maar mensen en kennis. De mensen moeten te allen tijde toegang hebben tot de systemen en er goed mee kunnen werken. Daarnaast speelt de HR-component hier ook een grote rol. Het gaat hier immers om mensen.
Arcadis kan niet zonder Oracle Fusion
Mommers verwoordt het doel van Arcadis met deze specifieke IT-onderdelen als volgt: "We willen wereldwijd expertise brengen daar waar deze nodig is." Dat kan alleen met een goede combinatie van HCM en ERP (en dan met name project management). Door de overstap naar Oracle Fusion Cloud Apps is dit nu mogelijk. Sterker nog, "zonder Oracle Fusion kunnen we ons werk niet doen", geeft hij aan. Als je Arcadis als een fabriek ziet, met een werkplaats en een kantoor, dan is Oracle het kantoor. Als dat eruit ligt, kunnen de mensen in het veld (in deze analogie de werkplaats) weliswaar nog door, maar gaan er na verloop van tijd toch telefoontjes en vragen komen.
Let wel, de Oracle Fusion-applicaties zorgen er niet met behulp van magie voor dat alles goed werkt bij Arcadis. Als je projectplanning (ERP) en HCM optimaal aan elkaar wilt koppelen, zal een organisatie dat toch echt zelf moeten doen en onderliggende processen wereldwijd moeten standaardiseren. Dat betekent ook dat je goed moet nadenken hoe je dit precies wilt hebben. Oracle levert de applicaties, maar kan deze niet optimaal inzetten voor je.
Het blijft ontwikkelen
De uitrol van Oracle Fusion Cloud Apps binnen Arcadis mag dan voltooid zijn, dit betekent niet dat de transitie afgerond is. Zo is er binnen Arcadis de wens om ook de financiële component te koppelen aan de projectplanning binnen de ERP-module.
Daarnaast krijgen de applicaties ieder kwartaal een update, waarbij onder andere nieuwe functionaliteit toegevoegd wordt. Zo kondigde Oracle tijdens Cloud World Tour London een grote update aan met meer dan 50 GenAI features voor het hele Fusion Cloud Apps-portfolio. Dat zijn updates waar men bij Arcadis erg blij mee is, geeft Mommers aan. Dat is op zich ook logisch, omdat Arcadis op die manier nog meer uit de investering kan halen en het de expertise nog sneller en beter via de juiste mensen op de juiste plek ter wereld kan brengen.
Voor nu heeft Mommers naar eigen zeggen "een heel moderne IT-organisatie", waar Oracle Fusion een cruciaal onderdeel van uitmaakt. Deze past bij de global company die Arcadis wil zijn en uiteraard ook wil blijven.