Het Haagse formatieproces bekeken door de bril van de theorieën over onderhandelen: wat viel Servaas Vrijburg de afgelopen tijd op? De laatste aflevering.
Als zakelijk mediator is de kern van mijn vak het begeleiden van onderhandelingen. De meeste onderhandelingsprocessen vinden plaats buiten het gezichtsveld van anderen. In alle rust. Vanuit lerend perspectief is dat natuurlijk jammer. Bij het formeren van een nieuw kabinet is dat deels anders. Ik beschouw dit Haagse proces deze periode door de bril van de theorieën over onderhandelen. Daarbij blijf ik ver weg van politieke standpunten. Verder ben ik geen 'insider', zodat ik me zal richten op het zichtbare deel van dit proces.
De kabinetsformatie is een volgende fase ingegaan. Partijen zijn aan het onderhandelen over de 'inhoud'. Dat Wilders enig stampij heeft gemaakt omdat hij geen minister-president kan worden, doet hij a. voor zijn achterban (publieke tribune) en b. om zijn positie in de inhoudelijke fase te verstevigen. Of hij er echt van baalt (of er mogelijk zelfs blij mee is), maakt niet uit. Hij heeft iets weggegeven en wil daar 'veel' voor terug.
Houd overzicht!
Het is tijd om deze serie af te ronden. De meesten zaken die je nog gaat zien zullen herkenbaar zijn, al zullen ze zich steeds in een andere gedaante voordoen. Soms verwacht, soms onverwacht. Soms bij een andere partij of persoon, dan weer bij c.q. door dezelfde partij/persoon. Zo zien onderhandelingen eruit. Het zijn veelal herkenbare patronen, maar de verschijningsvorm, de volgorde, het moment, het object, het subject, etc. zijn telkens weer anders. Leer ze te herkennen en weet waar je zit in het proces. Houd overzicht. Dat helpt je bij een volgende stap.
Als afsluiting volgt onderstaand een kort samenvattend overzicht – als hulpmiddel – voor onderhandelaars.
- Bereid je goed voor
Voorbereiden doe je op 3 terreinen: strategisch, tactisch en operationeel.
Strategisch
Gebruik desgewenst het onderstaande GROW-schema:
G: wat is gewenst, waar wil je uitkomen, wat is je doel
R: waar sta je nu, wat is de realiteit
O: hoe groot is de afstand tussen R en G, hoe kom je van R naar G, welke opties zijn er, welke obstakels zijn er, wat kan worden omgedacht
W: wat zijn de alternatieven (AZO's) als het niet lukt, voor jezelf, voor de andere partij
Tactisch
Wat nu als de onderhandelingen anders lopen dan gedacht. Veelal is dat zo. Niet eens zo zeer ter zake het eindresultaat, maar meer nog ten aanzien van het proces. Een bekende 'omdenker' op dit punt is: 'zoals verwacht loopt alles anders'. Weinig mensen krijgen 'alles'. Wat doe je dan, wat kun je doen, wat kun je beter niet doen. Zie dit als een nadere uitwerking van O (opties, obstakels, omdenkers). Je kunt dat voor een zeker deel inschatten en mogelijk voor zijn; deels ook niet.
Operationeel
Waar wil je gaan zitten, wanneer, op welke moment van de dag, met wie, met wie vooralsnog niet, etc.
- Maak een analyse (vooraf en mogelijk ook tussentijds)
Indien sprake is van een conflictueuze situatie of indien het gewenst is dat dit wordt voorkomen, kun je een analyse maken van de (mogelijke) onderhandeling c.q. het conflict.
Een conflict is niets anders dan onderhandelen over tegenstellingen in belangen, behoeften en/of zorgen. Ruzie is niets anders dan een veelal onaangename setting waarin dit plaatsvindt.
Een analyse in 5 stappen:
- Op welke (logisch) niveau speelt het conflict zich af
- In welke fase bevindt het conflict zich (Glasl)
- Welke benaderingsstijl (NLP) wordt er door partijen ingezet
- Wat is de (meta)communicatie- en reactiestijl (Leary), wat is de communicatiehouding
- Welke onderhandelingsstijl (Kilmann) wordt of kan het beste worden ingezet
En vervolgens, welke interventie zou het meest helpend kunnen zijn?
Wat zijn de alternatieven?
- Onderhandel zo veel als mogelijk integratief en nodig de ander daartoe uit
Volg zo veel als mogelijk het Harvard-model:
- scheid de mensen van het probleem/vraagstuk
- richt je op belangen, niet op de standpunten
- objectiveer zo veel als mogelijk en
- creëer alternatieve oplossingen
- Hoe om te gaan met belangrijke (f)actoren
Ik noem er 5:
- Hoe om te gaan met de factor tijd (versnellen, vertragen, helpt de tijd je, zit de tijd je in de weg, etc.)?
- Hoe om te gaan met de publieke tribune? (kun je deze inzetten, maakt deze je onzeker, is het te managen, etc.)?
- Hoe om te gaan met een (on)gelijke machtsbalans? (waar zit de (on)gelijkheid, hoe helpt deze c.q. hoe beperkend is deze, etc.)?
- Hoe om te gaan met distributieve onderhandelaars (waaronder zij die graag achteruit onderhandelen, zij die boos worden, etc.)?
Je hebt een aantal opties:
- negeren (van het gedrag wel te verstaan, niet de persoon)
- deel een tit-for-tat uit
- (blijven) verleiden tot integratief onderhandelen
- Hoe om te gaan met 'moeilijke' types? (van geen wijken weten, een geheel eigen logica erop nahouden, etc.)?
Kijk mee met de zienswijze van de ander. Niet tegen-spreken, maar mee-kijken. Zet verbaal judo in: maak gebruik van de inzet van de ander.
- Het wil nog steeds niet, wat nu?
Verander van stijl (onderhandelingsstijl en/of begeleidingsstijl). Stap over op of juist af van de inhoud (stop met argumenteren), wijzig van (logisch) niveau, ga naar een ander onderwerp, pauzeer, ga terug naar het proces, investeer of benut de relatie, laat het andere narratief bestaan (nou en).
Conclusie
Blijf hard op je belang, zacht op de relatie en beweeg (mee) op je standpunt(en).
De beste onderhandelaar is niet degene die het meeste binnenhaalt, maar degene die zijn belangrijkste punten binnenhaalt. Dat is wezenlijk iets anders. En dat … kunnen zelfs beide partijen zijn. En verder … succesgarantie bestaat niet. Verbeteren van je gemiddelde rendement wel!
drs. Servaas M.M. Vrijburg is als zakelijk mediator en partner verbonden aan Fiscount.
Eerdere afleveringen: