Meestal bepaalt de ondernemer met welke software het bedrijf gaat werken. Ook de keuze van het boekhoudpakket wordt vaak zelf gemaakt. Het is echter voor zowel de ondernemer als accountant van belang dat deze keuzes in overleg worden gemaakt. Het werk voor de accountant wordt namelijk eenvoudiger als er wordt gekozen voor een boekhoudpakket waar hij al bekend mee is. Dit scheelt veel zoekwerk en bespaart tijd omdat de gegevens ook in de omgeving van de accountant te zien en te bewerken zijn.
Toegankelijk online boekhoudpakket
Je hoort op de radio diverse spots voorbij komen over "eenvoudig en snel factureren". Echter, goede en betrouwbare gegevensuitwisseling houdt veel meer in dan alleen maar factureren. Van belang zijn onder andere inkoopfacturen, onderhandenwerk positie en natuurlijk realtime inzicht in de voorraadwaarde. Voor veel financieel inzicht kan je als accountant terecht in het in overleg met de ondernemer gekozen boekhoudpakket. Advies is om te kiezen voor een online pakket dat makkelijk toegankelijk is voor zowel de ondernemer als de accountant. Er zijn diverse pakketten in omloop die aanpasbaar zijn naar de behoeften van de ondernemer.
Doe het samen
Ondernemers zijn zelfstandige mensen die veel, of als het mogelijk is alles zelf beslissen. Op alle ondernemersvragen proberen ze eerst zelf antwoorden te vinden. Meestal komen er pas in een later stadium derden aan te pas. Vaak is de ondernemer dan al een bepaalde richting ingeslagen. Een richting waar hij moeilijk van af te krijgen is.
Zorg er als accountant dus voor dat je weet wat er speelt en wat er nodig is in de branches waarin je klanten actief zijn. Het is daarbij natuurlijk ook verstandig om ervoor te zorgen dat je probeert te zorgen dat je zoveel mogelijk klanten hebt die in dezelfde branches werkzaam zijn. Versnippering maakt het moeilijk voor jezelf en je bent wellicht ook een minder interessante sparringpartner voor je klanten. Benader je klanten en informeer naar automatiseringsbehoeften. Je kan ze daarbij een richting insturen die past bij de pakketten waar je mee werkt.
Je kan de klant uitleggen dat dat diverse voordelen heeft, zoals dat het tijd bespaart. De kosten voor je klant zullen dalen, omdat jullie gezamenlijk werken met een pakket dat je als accountant al goed kent. Je hoeft je dus niet te verdiepen in de werking van andere programma's of informatie te exporteren en importeren in het systeem waar jezelf mee werkt.
Kies voor online
Nog steeds zijn er bedrijven die pakketten aanbieden die lokaal geïnstalleerd moeten worden. Daarvoor is een server nodig. Die server moet onderhouden worden, er moeten backups gemaakt worden. In de meeste gevallen moet je ook zelf de geïnstalleerde software up to date houden. Daar heb je als accountant geen tijd voor en beschik je meestal ook niet over voldoende kennis om dat te kunnen doen. Je hebt daar dus iemand voor nodig. Die persoon moet ook betaald worden. Kortom, het betekent kosten en tijd.
Kies daarom voor een pakket met een online omgeving. De voordelen zijn evident: geen servers meer nodig, backups worden automatisch gemaakt en je werkt ook nog eens elke dag met de nieuwste versie. Bovendien kunnen veel online programma's op meerdere apparaten gebruikt worden. Op je laptop of tablet: het kan allemaal!
Integratiemogelijkheden
Er zijn wanneer je op internet zoekt diverse oplossingen mogelijk voor bijvoorbeeld voorraadbeheer, servicemogelijkheden en dergelijke. Wanneer de ondernemer kiest voor verschillende oplossingen brengt dat met zich mee dat er veel werk dubbel moet worden gedaan met alle risico's van dien: verkeerde getallen gekoppeld aan verkeerde organisaties. Het is van groot belang om een partij te adviseren die de verschillende disciplines in huis heeft. Of beter nog, kies voor een partner die heel goed is in een bepaald facet en die daarnaast goede integratiemogelijkheden biedt. Zo voorkom je dubbel werk en kans op fouten.
Ontdek hoe de ERP-oplossing van Newbase jouw bedrijf en dat van je klant efficiënter kan maken. Als accountant heb je de gratis inlog mogelijkheid om direct de gegevens van je klant te kunnen bekijken. Klik hier om een vrijblijvend gesprek aan te vragen. https://newbase.nl/contact.html