Het verwerken van de salarissen is een geautomatiseerd proces, waarbij de loonstroken eruit rollen met één druk op de knop. Zo wordt vaak gezegd. En ja, het klopt…mits alle wijzigingen goed in het systeem zijn gezet. Dán is het uiteindelijk die ene druk op de knop. Maar wie checkt of zorgt ervoor dat alle wijzigingen, nieuwe medewerkers, etc. goed in het systeem staan? De salarisprofessional.
In het verleden ging het vooral om het nauwkeurig invoeren van een alle mutaties, maar vandaag de dag is een deel van dat proces bij de salarisprofessional weggevallen door automatisering. De nadruk ligt nu meer op controle van de in- en output, het signaleren van belangrijke zaken voor de werkgever en hierover ook adviseren.
Scherp oog nodig
De toegevoegde waarde van een loonstrook is vrij laag. Deze moet gewoon goed zijn, en mag dus geen fouten bevatten. Het afbreukrisico is ook hoog, want het treft de werknemer of de werkgever direct in de portemonnee als er iets niet goed gaat. Dat vereist een grote mate van nauwkeurigheid bij de salarisprofessional. Waar zit voor een werkgever de toegevoegde waarde als we naar de salarisadministratie kijken? Precies: op het proactief meedenken met de werkgever, het signaleren van kostenbesparingsmogelijkheden of zaken die net niet goed in de arbeidsovereenkomst staan. En – niet te vergeten – het meenemen van de werkgever in de mogelijkheden om zo min mogelijk loonheffingen te betalen. De salarisprofessional is vaak het eerste aanspreekpunt van de ondernemer als het om zijn of haar werknemers gaat.
Sectorindeling en cao's
Als een ondernemer met personeel gaat werken, ligt er al direct een belangrijke taak bij de salarisprofessional. Bij de aanmelding van de onderneming als inhoudingsplichtige bij de Belastingdienst zorgt een goede omschrijving van de activiteiten van de onderneming voor een juiste sectorindeling. Hier zijn sommige premiepercentages van afhankelijk. Een goede sectorindeling zorgt zodoende voor de juiste afdracht van deze premies. De activiteiten zijn vervolgens weer leidend om te beoordelen óf een – en zo ja, welke – cao van toepassing is en of er sprake is van een verplichte bedrijfstakpensioenregeling. Worden hier fouten bij gemaakt, dan heeft dat flinke gevolgen voor de ondernemer. Pensioenfondsen die tot 20 jaar terug kunnen naheffen, werknemers van wie de arbeidsvoorwaarden niet conform de cao zijn overeengekomen; de gevolgen zijn vaak groot. Hierbij is de salarisprofessional een belangrijke spil.
Voorkant loonstrook
Waar moet de salarisprofessional bij de periodieke verwerking nog meer scherp op zijn? Uiteraard op alle zaken aan de 'voorkant' van de salarisstrook. Dit impliceert dat hij/zij op de hoogte moet zijn van de wet- en regelgeving als een werknemer gedurende lange tijd ziek is. Welk loon moet er worden uitbetaald worden bij ziekte? Wat zegt de arbeidsovereenkomst of de cao? Welke looncomponenten moeten worden meegenomen? Ook moet de salarisprofessional bewaken dat de werknemer niet onder het wettelijk minimumloon komt in het 1e ziektejaar. En wat te doen met de vakantie-uren tijdens deze periode? Moet de reiskostenvergoeding worden stopgezet, etc.? Belangrijke vraagstukken, die in de praktijk lang niet altijd goed worden geadresseerd.
Achterkant loonstrook
De 'achterkant' van de loonstrook is minstens zo belangrijk. Neem de ter beschikking gestelde auto. Als de werknemer geen bijtelling heeft, moet op deze achterkant worden aangegeven wat daarvan de reden is. Hiervoor zijn maar liefst vijf verschillende codes beschikbaar. Het invullen hiervan gebeurt bij aanvang. Wijzigt er iets in de reden, dan moet de code worden gewijzigd.
Meer verantwoordelijkheid bij Wazo-verlof
Met de steeds verdere uitbreiding van het Wazo-verlof komt er ook steeds meer verantwoordelijkheid bij de salarisprofessional te liggen. Door alle verschillende aanvraagregels per verlofsoort is het soms lastig vast te stellen wat de hoogte is van de Wazo-uitkering, indien de werkgever deze doorbetaalt aan de werknemer. Doordat het betaald ouderschapsverlof pas achteraf kan worden aangevraagd, moet je als salarisprofessional zelf de juiste Wazo-uitkering berekenen en verlonen. Je moet dan op de hoogte zijn van de wijze waarop je het dagloon bepaalt, rekening houden met het maximum dagloon en vervolgens moet je gaan beoordelen of de pensioenopbouw doorloopt in de periode van het verlof. Het ene pensioenfonds laat de opbouw en de premiebetaling doorlopen, het andere pensioenfonds laat deze keuze aan de werknemer, en het volgende pensioenfonds wijzigt daarbij dan ook nog het percentage voor het werknemersdeel. En uiteindelijk moet alles goed op de salarisstrook komen te staan.
Opleiding en begeleiding
Bovenstaande voorbeelden zijn slechts enkele voorbeelden van zaken waar de salarisprofessional dagelijks mee te maken krijgt. Een goede opleiding en begeleiding op de werkvloer zijn van groot belang om de salarisprofessional de juiste bagage mee te geven om deze verantwoordelijkheid te kunnen dragen. Met een PDL-opleiding wordt hiervoor de basis gelegd. Zowel op het gebied van loonheffingen, arbeidsrecht en sociale zekerheid als op het vlak van Personeel, Organisatie & Communicatie krijgt de aankomend salarisprofessional hierin een goede basis. Het voorbeeld van het Wazo-verlof is typisch zo'n voorbeeld waar al deze vakgebieden bij elkaar komen. Arbeidsrechtelijk over de vraag op welk soort en hoeveel verlof de werknemer recht heeft – en bouwt de werknemer nog wel vakantiedagen in deze periode op? Vanuit sociale zekerheid de vraag wat dan precies het dagloon is en wat de hoogte van de Wazo-uitkering moet zijn? Fiscaal gezien gaat het over de verloning van deze doorbetaling: welke Awf en Aof zijn van toepassing, welke tabel moet worden toegepast, hoe komt de verloning eruit te zien op de loonjournaalpost en tot slot: hoe communiceer ik alles zo duidelijk en eenvoudig mogelijk met de werkgever?
Mr. Janita Klomp, juridisch adviseur loonheffingen bij Fiscount.
Tijdens de PDL+-opleiding van Fiscount gaat de beginnend salarisprofessional met deze basis aan de slag. Vanuit de theorie, met praktijkvoorbeelden en zelfs een praktijkdag bij onze salarisprofessionals van Fiscaris!