Se siete abituati a utilizzare soluzioni cloud per la gestione dei documenti e dei flussi aziendali, sapete bene che lo spazio a disposizione sembra non bastare mai. Si è quindi costretti a mantenere in essere abbonamenti sempre più costosi per beneficiare delle capacità di memorizzazione offerte da ciascun provider cloud. In agguato c'è però sempre il problema della conformità, oltre agli aspetti legati alla sovranità del dato, sempre più cari al legislatore europeo. Synology Drive è una soluzione pronta per l'uso che consente di memorizzare ed elaborare i dati in ambito locale, su un proprio cloud privato.
Cosa si intende per cloud privato
Il concetto di cloud privato si riferisce a un modello di servizio cloud in cui l'infrastruttura e le risorse sono dedicate esclusivamente a un singolo cliente o organizzazione. A differenza del cloud pubblico, in cui le risorse sono condivise tra più utenti su una piattaforma comune, nel cloud privato l'utente ha il controllo completo sull'ambiente, compresi server, storage e rete.
Il cloud privato può rivelarsi un'ottima scelta per le imprese che operano in settori altamente regolamentati, per i quali esistono rigorosi requisiti di conformità normativa.
Synology spazza via tutti i costi: a fronte dell'acquisto del NAS, le soluzioni come Drive e Office sono messe a disposizione degli utenti gratuitamente, di fatto azzerando le spese legate alla gestione dell'infrastruttura cloud privata.
Come funziona Synology Drive e perché guarda alla sovranità del dato
Synology Drive è un servizio di archiviazione, sincronizzazione e condivisione file integrato nei NAS del produttore taiwanese.
Si tratta di uno strumento che, in primis, consente agli utenti di sincronizzare i file tra diversi dispositivi (computer, smartphone, tablet) e di accedere ai vari elementi indipendentemente dal luogo in cui ci si trovi.
Quella proposta da Synology è una soluzione di collaborazione e gestione dei file per le aziende e i professionisti, che facilita l'accesso ai documenti e la loro condivisione, in modo sicuro e centralizzato usando dispositivi NAS. L'integrazione con le altre applicazioni Synology come Synology Office, estende significativamente le funzionalità di produttività e il lavoro di gruppo.
Con la sua piattaforma Drive, Synology consegna agli utenti uno strumento simile a Google Workspace o Microsoft 365 che, tuttavia, lascia nelle mani dei legittimi proprietari la completa titolarità dei dati, senza costi supplementari.
Le principali caratteristiche di Synology Drive
L'immagine che proponiamo di seguito ben riassume la struttura e le potenzialità di Synology Drive, per allestire un cloud privato. Come si vede, il perno della piattaforma è il NAS Synology, installato in locale all'interno dell'azienda o in ufficio.
Il servizio Drive si pone in ascolto delle richieste di connessione in arrivo (parte superiore dell'immagine) attraverso il protocollo HTTPS (amministrazione via Web); è possibile gestirlo usando la console di amministrazione (con la relativa utilità di configurazione); si possono sincronizzare file tra siti diversi (si pensi alle varie filiali di una stessa impresa) grazie a ShareSync.
Nella parte inferiore dell'immagine, ci sono i riferimenti agli strumenti lato client che gli utenti possono utilizzare. Ci sono il portale Web, accessibile con qualunque browser, i client destinati a dispositivi desktop, portatili e device mobili.
Oltre che interagire con il servizio di archiviazione, sincronizzazione e condivisione file di Synology da browser, si possono quindi utilizzare i vari client disponibili.
La distribuzione dei client Synology Drive può essere configurata su larga scala anche con Active Directory oppure con Azure AD.
L'amministratore può definire le policy di sincronizzazione e backup prima dell'implementazione, fornendo agli utenti un sistema pronto per l'uso, subito operativo per proteggere e gestire i loro dati.
Le abilità di Synology Drive riassunte per punti
- Sincronizzazione bidirezionale o unidirezionale dei file tra dispositivi. È possibile indicare gli elementi dei quali si desidera disporre sempre di una copia locale.
- Condivisione di file e cartelle con altri utenti. La piattaforma permette di generare link di condivisione sicuri e protetti.
- La funzionalità di versioning intelligente fornita da Synology (IntelliVersioning) permette di stabilire quale versione ha la priorità più bassa e di eliminare la versione quando il numero massimo di versioni viene raggiunto.
- Modifica online dei file tramite l'integrazione con Synology Office.
- Backup flessibile con modalità continue, manuali o programmate. Lo schema utilizzato da Synology consente di proteggere i dati da attacchi ransomware e, ad esempio, da cancellazioni accidentali.
Parte integrante del sistema DSM (DiskStation Manager), Synology Drive è compatibile con la maggior parte dei modelli di NAS.
Collaborare alla stesura di documenti e migliorare la produttività con Synology Office
Come accennato in apertura, Synology Office è un'integrazione studiata per il cloud privato Drive che consente di mantenere tutti i file aziendali in un unico posto, senza condividerli con società terze, spesso aventi sede legale fuori dai confini dell'Unione Europea.
Per evitare il classico single point of failure, è possibile ricorrere alla già citata sincronizzazione tra più siti. In questo modo i dati sono mantenuti sincronizzati su più "nodi", sempre sotto il controllo diretto dell'azienda o del professionista.
Synology Office migliora e ottimizza le modalità con le quali le imprese possono affrontare la gestione dei flussi di lavoro e la collaborazione tra dipendenti e consulenti. La piattaforma riunisce gli strumenti di produttività essenziali, offrendo un'esperienza unica per promuovere e accelerare le attività di qualsiasi impresa.
Installando Synology Office, si ha a disposizione una suite completa che permette di creare e gestire documenti, fogli di calcolo e presentazioni. Chi acquista un modello di NAS Synology compatibile, non deve affrontare costi di licenza: Synology Office è subito disponibile, senza dover stipulare abbonamenti o effettuare pagamenti ricorrenti.
Le caratteristiche salienti di Synology Office
Facendo un riepilogo dei principali vantaggi e funzionalità di Synology Office, possiamo evidenziare i seguenti punti:
- Consente la collaborazione in tempo reale su documenti, fogli di calcolo e presentazioni. Gli utenti possono modificare simultaneamente gli stessi file da diversi dispositivi.
- Offre strumenti di formattazione del testo, oltre a impostazioni personalizzabili delle autorizzazioni per file e cartelle.
- Migliora la protezione dei dati con controlli granulari degli accessi, personalizzati in base alle esigenze degli utenti.
- Permette di eseguire il backup dei file tramite Synology Hyper Backup.
- Supporta l'importazione e l'esportazione di una vasta gamma di formati di file, tra cui .docx, .xlsx, .pptx (Microsoft Office). Risulta inoltre compatibile con il formato OpenDocument Format (ODF) oltre che con molte altre tipologie di file. Qui l'elenco completo.
- Consente di accedere ai file ovunque e su qualsiasi dispositivo grazie all'integrazione con Synology Drive.
Integrazione con Drive: flessibilità, versatilità e sicurezza
Lo stretto legame tra Synology Office e Synology Drive permette agli utenti di trarre massimo vantaggio dall'infrastruttura offerta da quest'ultima piattaforma e dallo schema che punta sul cloud privato. È possibile avvalersi del solido sistema di gestione delle autorizzazioni, che permette di assicurare l'accesso alle informazioni soltanto da parte degli utenti dotati di specifici privilegi.
La funzione di versioning illimitato di Synology Office consente, eventualmente, di ripristinare le versioni precedenti dei file in qualunque momento. Così facendo, è possibile annullare gli effetti di interventi accidentali o di altre modifiche indesiderate sul contenuto dei documenti. Gli utenti possono "tornare indietro" in qualunque momento.
La crittografia AES-256 consente di proteggere i file direttamente sul NAS, spazzando via il rischio che un soggetto terzo, in possesso delle chiavi di decodifica, possa visualizzare il contenuto degli elementi oggetto di archiviazione, condivisione e sincronizzazione. La protezione dei dati è migliorata grazie a controlli granulari degli accessi, personalizzati in base alle esigenze degli utenti.
Per provare Synology Drive e Office prima ancora di acquistare un NAS Synology, è possibile fare riferimento alla demo online, disponibile a questo indirizzo.