Il processo di conservazione dei documenti è un asset fondamentale per tutelare il patrimonio archivistico di un'azienda. Gestire al meglio ogni aspetto a esso legato è una priorità dettata non solo dalla normativa ma anche dall'esigenza di garantire il valore probatorio dei documenti e la loro fruibilità nel corso del tempo. Ecco perché il responsabile della conservazione assume un ruolo cruciale. Tuttavia, non sempre le competenze presenti in azienda sono sufficienti per adempiere al meglio al compito. Esternalizzare il servizio si rivela quindi una leva strategica utile per avere tutti i benefici dati dall'avere un partner tecnologico sempre aggiornato, competente e pronto ad accompagnare l'organizzazione in ogni fase.
Le linee guida AgID chiariscono inoltre che, per le aziende private il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno, ma obbligatoriamente terzo rispetto al conservatore per garantire la funzione del titolare dell'oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.
Responsabile della conservazione, cosa fa in azienda
La figura del responsabile della conservazione è stata introdotta da gennaio 2022 con le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Un ruolo obbligatorio per tutte PA e i privati. La normativa definisce le attività del responsabile, tra cui:
- definire le politiche di conservazione dei documenti, avendo presenti sempre le norme e i relativi aggiornamenti
- redigere il manuale di conservazione, documento che deve descrivere il processo, i ruoli delle persone coinvolte, il modello di funzionamento e le infrastrutture utilizzate
- effettuare il monitoraggio del sistema di conservazione
- svolgere verifiche periodiche sui documenti informatici.
Quest'ultima attività è fondamentale perché il responsabile "deve dare garanzia di opponibilità a terzi dei documenti conservati – spiega Giovanni Martingano, CEO di Ifin Sistemi, per anni membro di Assoconservatori -. È importante quindi svolgere verifiche una tantum, annuali e on demand sui documenti".
Le prime verifiche vengono svolte "al momento della nomina e consistono in una ricognizione generale delle condizioni aziendali sul fronte della conservazione e della gestione documentale – spiega Martingano -. Si controlla cosa fanno i conservatori, che tutto sia documentato, che siano state svolte le necessarie comunicazioni al Garante privacy, si fanno verifiche sugli accessi, sugli archivi, audit sul rispetto dei dati personali. Sono circa 95 i controlli obbligatori per certificare l'inizio del rapporto con il responsabile".
Ci sono poi le verifiche periodiche: "Noi le facciamo ogni anno, ma per le norme possono essere svolti almeno una volta ogni 5 anni – spiega Martingano -. Bisogna valutare la presenza di un eventuale degrado dello storage, che la reperibilità delle informazioni dei documenti sia ottimale, che i metadati associati siano in linea con la normativa. In questo caso sono circa 100 i controlli da fare".
Le verifiche on demand invece "sono svolte quando interviene il pubblico ufficiale o un organismo di controllo che ha bisogno di chiarimenti – aggiunge Martingano -. Il responsabile della conservazione deve dare riscontro immediato".
I vantaggi di esternalizzare il responsabile della conservazione
Per svolgere questo incarico dunque "le competenze necessarie sono trasversali: il responsabile della conservazione deve avere comprovate competenze archivistiche, informatiche e legislative, caratteristiche non presenti in tutte le aziende".
Emerge quindi la necessità di affidarsi a un gruppo di esperti esterno all'organizzazione per assolvere a questa funzione: "Per avere un responsabile della conservazione interno servirebbe qualcuno con competenze normative, tecnologiche e archivistiche, non tutte le aziende hanno queste figure. Esternalizzare il servizio permette di avere una figura di alto profilo senza assumerla a tempo pieno", commenta Martingano. Esternalizzare consente di "avere un servizio comunque sempre disponibile 365 giorni all'anno, perché è sempre previsto un presidio costante – racconta il CEO di Ifin Sistemi -. Inoltre, si ha la sicurezza di agire sempre in ottemperanza alle normative e di essere costantemente aggiornati sui cambiamenti".
Responsabile della conservazione in outsourcing: il caso Auta Marocchi
I vantaggi dell'outsourcing del servizio di responsabile della conservazione si sono subito concretizzati per Auta Marocchi, società che si occupa di trasporto merci conto terzi, sul mercato dal 1986. Auta Marocchi, che occupa quasi mille dipendenti, ha quattordici filiali in Italia e otto società controllate estere, conta una flotta di mezzi propri composta da quasi settecento veicoli e circa millequattrocento rimorchi, si è rivolta a Ifin Sistemi. Spiega Manuela Braiuca, CFO di Auta Marocchi: "Siamo un'azienda complessa, articolata e riteniamo di avere internamente personale qualificato, ma le competenze caratteristiche del responsabile della conservazione sono trasversali e specifiche e si rifanno agli ambiti archivistico, legale e tecnico".
Le esigenze e la soluzione
Dunque, quando nel 2022 è entrato in vigore l'obbligo di disporre di questa figura, l'azienda ha valutato che "formare qualcuno non era la soluzione migliore, perché voleva dire distrarre questa persona da altre attività, con la conseguenza di costi diretti e indiretti, senza nemmeno la garanzia di una corretta e pronta gestione della problematica, perché le norme cambiano, si evolvono, bisogna rimanere aggiornati – racconta Braiuca -. Abbiamo quindi ritenuto di contattare Ifin Sistemi, che in tempi molto brevi ci ha supportati da subito con la nomina del responsabile e la redazione del manuale di conservazione, rendendoci compliant in pochissimo tempo".
Gli impatti dell'esternalizzazione del servizio con Ifin Sistemi
L'azienda conta "più di centomila documenti fiscali che vengono messi in conservazione e la nostra volontà ora è quella di integrare ulteriormente il servizio inserendo anche altri documenti, quindi la mole di dati è in aumento – precisa Braiuca -. Con l'esternalizzazione del servizio abbiamo notato i benefici: si risparmiano le spese legate all'archivio cartaceo, c'è una maggiore semplicità nella ricerca dei documenti, viene garantita la conservazione in piena sicurezza".
Durante un controllo, per esempio, il team di Ifin Sistemi si è occupato di estrarre i dati e produrre i documenti richiesti, dando riscontro in tempi rapidi alle richieste: "Siamo stati ben supportati e siamo rimasti soddisfatti, non abbiamo avuto problemi nel consultare gli archivi e reperire i documenti", conclude Braiuca.
Articolo realizzato in partnership con Ifin Sistemi