I rischi della Professione: come prevederli, prevenirli e limitarli
La definizione degli obiettivi e della politica di risk management secondo la norma UNI 11871:2022
Qualsiasi professionista a cui si chieda a cosa pensi quando sente la parola rischio risponderà: " Errori professionali ". Mancato rispetto di un termine, mancata aderenza ad una disposizione di legge ed errori materiali sono i rischi più sentiti dei professionisti ma, alla luce della norma UNI 11871:2022, sono ben lontani dall'essere gli unici.
Cultura del rischio
Il concetto di cultura del rischio può essere meglio compreso ragionando per contrasto: non esiste cultura del rischio se non vi è cultura dell'obiettivo.
È infatti dagli obiettivi che nascono i rischi: anche il mantenimento dello status quo può essere un obiettivo soggetto a rischio.
Lo status quo , nel linguaggio della qualità parlato dalla norma UNI 11871:2002, altro non è che l'analisi di contesto: composizione, dimensioni, localizzazione dello Studio o del Professionista, ma anche fatturato, specializzazione, punti di forza, opportunità di sviluppo.
Voler mantenere lo status quo potrebbe significare, ad esempio, mantenere il medesimo fatturato, che in un momento di crisi o di recessione potrebbe essere sufficiente e nient'affatto scontato.
A partire dall'obiettivo, più o meno grande ma necessariamente realistico, si può ragionare sui rischi: sempre per restare nell'esempio, potrebbero essere rappresentati dalla perdita del cliente più grande o del collaboratore più performante oppure dal cambiamento nelle previsioni normative.
Individuazione dei rischi
Definita l'analisi di contesto interno ed esterno, l'individuazione dei rischi può essere svolta in modalità di brainstorming , senza paura di sbagliare o esagerare. È un esercizio che va infatti inteso come simulazione, per prepararsi a un evento che potrebbe accadere, per quanto remoto o di lieve impatto.
Un aiuto potrebbe provenire dalla creazione di macrocategorie: personale, clienti, errori professionali, settore professionale, ma anche immobili, comunicazione e immagine, fatturazione e flussi di cassa. A partire da ogni categoria si può poi ragionare per elencare possibili rischi e catalogarli sulla base della probabilità di concretizzazione e del danno che causerebbero.
Costi e benefici per la prevenzione
Combinare probabilità e dannosità porta ad avere un quadro quanto più completo della pericolosità dei rischi.
Per alcuni rischi può essere svolta attività preventiva, per altri di contenimento del danno e taluni possono rappresentare possibilità di sviluppo.
Fanno parte della prima categoria quelli il cui controllo è nelle mani dello Studio o del Professionista, che può adottare strategie o accorgimenti per evitare il concretizzarsi del danno.
Un esempio può essere la mancanza di collegamento a Internet, risolvibile con una connessione di backup. In questi casi, il costo da sostenere per la prevenzione è spesso più basso rispetto al danno provocato.
Sono da inquadrarsi nel secondo gruppo quei rischi poco probabili o la cui prevenzione non è controllabile dallo Studio o dal Professionista oppure ancora controllabile con un rapporto di costo beneficio non favorevole. In questi casi, l'adozione di una politica di contenimento del danno è da preferirsi.
In entrambi i casi, la concretizzazione di un rischio potrebbe rappresentare lo spunto per uno sviluppo: è ciò che hanno realizzato quegli Studi e quei Professionisti che, con il lockdown del 2020, hanno migliorato i propri sistemi informatici e di organizzazione del lavoro in modo da rendere possibile il lavoro da remoto.
Tollerabilità
In una analisi teorica quale è quella di specie, va tenuto a mente che non tutti i rischi sono prevedibili, e spesso le previsioni sono simili ma non aderenti a ciò che si verifica.
Anche a questo scopo è bene pensare ai margini di tollerabilità. Per riprendere l'esempio della prima parte di questo articolo, uno dei rischi legati al mantenimento del fatturato potrebbe essere, paradossalmente, anche un aumento dello stesso. Aumentare il fatturato potrebbe significare per alcuni un cambio di regime fiscale, per altri la necessità di personale, per altri ancora magari l'urgenza di acquisire nuove competenze.
Per ogni obiettivo, quindi, vanno valutati i rischi in negativo e in positivo e va analizzato entro quale soglia sia accettabile il rischio così come entro quale soglia sia accettabile il "danno", prima che richieda un contenimento o una revisione delle politiche di prevenzione.
Miglioramento continuo
La definizione degli obiettivi e della politica di risk management sono preordinate alla realizzazione del principio del miglioramento continuo, che non a caso è descritto nell'articolo che nella Norma segue la gestione dei rischi.
Definire i propri obiettivi e prevedere gli ostacoli che possono frapporsi tra lo stato attuale e l'obiettivo è un primo passo verso una governance efficace, ma il secondo passo deve essere rappresentato dal controllo, svolto dopo un idoneo periodo di tempo, dell'adeguatezza degli strumenti messi in campo per il raggiungimento degli obiettivi, sia in termini di sforzi attivi, sia in termini di prevenzione. A seguito del controllo e dell'analisi dell'eventuale scostamento tra quanto programmato e quanto realizzato si possono adottare i necessari accorgimenti correttivi, da verificare dopo un ulteriore intervallo di tempo.
Questo schema ha un nome e un autore ben definito: il ciclo PDCA di William Edwards Deming . PDCA sta per Plan, Do, Check, Act , che nella versione italiana è tradotto come Pianifica (obiettivi e risk management), Esegui, Controlla, Agisci (apporta le azioni correttive). Spesso questo schema è preceduto da una "O", che sta per Observe (Osserva) e che altro non è che l'analisi di contesto di cui si è parlato sopra.
Saper prevedere e prevenire i rischi, applicando correttamente la cultura del rischio, quindi, può rappresentare un punto di forza dello Studio, che si pone così in condizione di raggiungere più facilmente gli obiettivi prefissati.
______
*A cura di Gioia Audrey Camillo, consulente manageriale per studi professionali