Le tematiche sulla sicurezza sul lavoro, contrariamente a quanto alcuni pensano, non sono legate soltanto al lavoro in fabbrica o nei cantieri dell'edilizia. Infatti la medicina del lavoro e le norme in materia di sicurezza sul lavoro (relative al D.Lgs.81/08), hanno espanso la loro attenzione anche alle problematiche relative alla sicurezza sul lavoro negli uffici, questione che non va assolutamente trascurata. Anzi le norme sono state rese più severe e le aziende sono tenute tassativamente a rispettarle rispetto alla "legge 626" (il primo decreto guida che è il 626/94).
Nello specifico, dopo l'aggiornamento della normativa 626, dal 2008 il datore di lavoro dovrà obbligatoriamente accertarsi in prima persona e tramite l'ausilio di figure come RLS (rappresentante dei lavoratori per la sicurezza) ed RSPP (responsabile del servizio di prevenzione e protezione) che l'ambiente di lavoro e gli uffici dell'impresa siano tutti idonei e rispettino gli obblighi relativi alla normativa per la tutela della sicurezza nei luoghi di lavoro.
La sicurezza sul lavoro negli uffici comprende la verifica di molteplici rischi che minacciano in particolare la salute di lavoratori e videoterminalisti che, anche se non facenti parte delle categorie più a rischio, sono allo stesso modo soggetti a tutela da stress lavoro correlato e rischio infortunio.
La legge 81/08, decreta che, in ogni ufficio, devono essere rispettati i principi di sicurezza riguardanti innanzi tutto le vie di fuga e di circolazione. Devono essere progettate in modo tale da rispettare la normativa antincendio connessa al proprio ambito professionale in base a rischio alto, medio o basso. Le uscite di sicurezza dovranno inoltre essere sempre mantenute sgombre per favorire l'esodo in caso di situazioni d'emergenza.
Componenti, arredi e porte
L'arredo d'ufficio deve essere sicuro e a norma così come le porte che, devono rispettare l'apertura verso l'esterno ed essere trasparenti e resistenti all'urto in linea con le leggi che dettano le condizioni di sicurezza degli uffici.
Videoterminalisti
In ufficio, i videoterminalisti devono necessariamente essere messi in una condizione lavorativa idonea, sia allo svolgimento della professione, che alla tutela della salute. Il datore di lavoro dovrà adottare in funzione di un "uso sistematico e abituale dei videoterminali" azioni di prevenzione al fine di diminuire i rischi di disturbi muscolo scheletrici e affaticamento visivo dei dipendenti.
Lo schermo del videoterminale
Deve essere uno schermo a norma, orientabile ed inclinabile in base alle preferenze del videoterminalista, posto ad una distanza non inferiore ai 50-70cm e leggermente più basso dell'orizzonte visivo del dipendente.
Il piano di lavoro e la seduta
La scrivania, non deve essere lucida e quindi riflettente, onde evitare un eccessivo sforzo per la visione dei dati su schermo; deve essere di grandezza idonea per porre la tastiera del terminale a circa 15 centimetri dal lavoratore, deve essere stabile con un'altezza tra i 70 e gli 80 centimetri da terra. La seduta, allo stesso modo deve garantire una posizione ergonomica corretta, regolabile sia in altezza che in inclinazione.
Per rispettare questo quadro di comportamenti è molto importante affidarsi per gli acquisti di pc e arredo a ditte che mettono a disposizione la professionalità dei propri tecnici e la profonda conoscenza degli standard industriali e delle leggi. Il datore di lavoro ha comunque l'obbligo di assolvere agli adempimenti previsti, di evitare che probabili e possibili pericoli dovuti all'esercizio della sua attività possano tradursi in rischi per i lavoratori.