CONSIGLI NON RICHIESTI/ Come imparare a gestire il tempo nel lavoro
Nel lavoro è sempre più importante riuscire a gestire al meglio il tempo. Per imparare a farlo occorre anzitutto partire da se stessi
Argomento tra i più caldi di sempre, è diventato negli ultimi anni il tema per eccellenza: la gestione del tempo. In ogni ufficio del mondo è probabile sentire parlare ogni giorno del tempo che manca per la propria attività. Come abbiamo visto, è un tema che travalica l'aspetto lavorativo e raggiunge, talvolta in modo ancora più travolgente, la sfera privata. La mancanza del tempo è avvertita spesso come inevitabile, costante ed endogena alle attività lavorative o private che si svolgono. Anche in questo caso, come per il benessere personale, non esiste una ricetta segreta o una formula magica, ma servono energie e tempo per imparare a gestirlo. Il paradosso del tempo è che serve tempo per gestirlo al meglio. Quando dico questo in aula, la sensazione è che i partecipanti vogliano immediatamente contraddirmi con decine di pensieri e situazioni che vivono ogni giorno.
Porto subito qualche esempio che può aiutare a capire cosa significhi investire del tempo per guadagnarne. Semplificando i milioni di sfumature che le diverse attività lavorative hanno, possiamo dire che ci sono due modalità opposte per organizzare una riunione. Molto spesso la più utilizzata è quella di inviare un invito con un titolo per indicare l'argomento e qualche riga che introduca il tema. Il modo opposto potrebbe essere quello di investire del tempo per pianificare in maniera dettagliata l'incontro, inviando il materiale utile ad arrivare preparati alla riunione, far comprendere a chi parteciperà l'obiettivo dell'incontro, indicare se qualcuno dei partecipanti debba intervenire, dettagliare l'ordine del giorno con delle tempistiche chiare.. .e molte altre attività che rendano la partecipazione pianificata e strutturata.
È possibile che nel primo caso, si utilizzi la prima parte della riunione per chiarire perché ci si stia incontrando e il restante tempo per definire gli obiettivi e i temi. È anche probabile che quella riunione termini con la calendarizzazione di un incontro successivo necessario per un ulteriore confronto. Nel secondo caso è probabile vengano raggiunti gli obiettivi previsti in minor tempo, poiché tutti hanno potuto prepararsi in modalità asincrona per la riunione, arrivando preparati e focalizzati su temi e obiettivi.
Sicuramente a molti è successo di trovarsi in una riunione e domandarsi come mai fossero lì, inoltre penso che a tutti sia capitato di arrivare a una riunione a "mani vuote", cioè senza bene chiaro il tema o l'obiettivo dell'incontro. Il tempo che si perde nelle riunioni poco pianificate, nelle mail scritte velocemente, negli scambi di informazioni non strutturati e organizzati bene, nei processi poco chiari, molto spesso è il frutto dell'idea che non si ha tempo. Non ho tempo di scrivere bene la mail, gli mando due righe. La persona a cui ho scritto mi risponderà che non ha capito ed io gli scriverò di nuovo e come per le riunioni poco pianificate, staremo tutti perdendo molto tempo che non avremmo perso investendo del tempo inizialmente.
Anche in questo caso, come per il benessere, la regola d'oro è capire quanto della gestione del mio tempo dipenda da me, quanto possa influenzare e quanto invece dipenda da altro. Molto spesso perdiamo tempo nel lamentarci del tempo perso per qualcosa che non è nella nostra sfera di controllo. Ricordo che quando mia figlia era piccola si svegliava un paio di volte la notte, all'incirca verso le due e poi verso le cinque. Una sera mi attardai nel guardare un film e mi coricai verso l'una e mezza. Dopo una ventina di minuti quando mi ero appena addormentato si mise a piangere. Il primo pensiero fu "proprio adesso". Il pianto di mia figlia di notte è qualcosa su cui non ho mai avuto sfera di competenza, quindi se volevo essere riposato dovevo agire sul mio sonno prima e dopo il suo risveglio. La tecnologia spesso viene vista come una soluzione alla gestione del tempo, tuttavia di frequente è anch'essa un rubatempo e alcuni cellulari lo ricordano ogni lunedì quando comunicano al proprietario il tempo trascorso sulle diverse app nella settimana precedente.
Quando parlo di tempo mi viene sempre in mente Seneca che diceva "Non è vero che abbiamo poco tempo, la verità è che ne sprechiamo tanto". Mi ha sempre dato fastidio questa frase, quel fastidio tipico della verità che pungola e fa riflettere.
Un buon modo per cominciare a lavorare sulla gestione del tempo, così come sulla gestione della tecnologia e del benessere, è domandarsi cosa possiamo fare noi per gestire al meglio tempo, tecnologia e benessere. Sembra facile, ma quando lavoro su questi temi nelle aziende, si finisce sempre a parlare del tempo che viene rubato da altri, su come la propria attività non si possa fare in minor tempo, su come tutto dipenda da fattori esogeni. Mi ritrovo talvolta a dire, in modo bonariamente provocante, che se la propria gestione del tempo dipende tutta da fattori esterni, il lavoro è già finito e non c'è nulla che si possa fare.
Di solito ognuno di noi ha una percentuale di tempo che dipende da se stesso, un'altra percentuale che può influenzare e un'altra che non dipende da lui. Io consiglio di lavorare duramente su quella che dipende da noi. Sappiamo che non sempre possiamo gestire il tempo, talvolta è il tempo che gestisce noi. Occorre rendersene conto e agire di conseguenza. Chi ha figli piccoli, chi lavora per emergenze, chi ha impegni imprescindibili prestabiliti, sa che ci sono momenti in cui è il tempo a gestire noi. Bisogna sviluppare la capacità di pianificazione e di prioritizzazione.
Saper dare le priorità e pianificare le conseguenti attività è un buon modo per gestire il tempo che dipende da noi. Per migliorare l'uso del tempo che possiamo influenzare, il feedback è un buon strumento. Ciò che invece non dipende da noi è da accettare, talvolta da amare, come nel caso dei figli, sapendo che se domani non sarò riposato non è per il risveglio della bambina, ma per il tempo che non ho investito bene, sia in un film o in una riunione da pianificare meglio.
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