Scegliere il programma per la fatturazione elettronica adeguato alle proprie esigenze è un'operazione più complessa di quanto si possa immaginare. In primis, perché è la fatturazione elettronica a nascondere insidie (che si potrebbero pagare a caro prezzo). In secondo luogo, perché l'offerta di programmi è in crescita da alcuni anni, ponendo le basi per il classico imbarazzo della scelta.
Eppure la scelta del programma di fatturazione elettronica non va sottovalutata. E' dalla sua qualità e dalla sua aderenza alle proprie necessità che dipende il grado di comfort che si prova al momento di ottemperare ai propri doveri.
Ne parliamo qui, fornendo consigli per la scelta e introducendo, infine, uno dei programmi più interessanti sul mercato: Invoicex.
Fatturazione elettronica: una questione complessa
La fatturazione elettronica è un obbligo che riguarda quasi tutte le attività. Di recente è stato infatti esteso anche ai più "piccoli", ovvero alle partite IVA forfettarie. Sono esclusi i professionisti del settore sanitarie per ovvie ragioni di privacy (dei clienti).Alcuni vedono l'obbligo di fatturazione elettronica come l'ennesima seccatura che le istituzioni impongono ai contribuenti. In realtà, se gestita a dovere (es. mediante un buon programma) può diventare una risorsa, uno strumento per ottimizzare l'attività e risparmiare tempo e denaro. D'altronde, la digitalizzazione del business porta proprio a questo e non c'è oggettivamente paragone con la fatturazione cartacea, che impone numerosi e seccanti passaggi (stampa, firma a penna, invio etc.).
Insomma, la fatturazione elettronica è potenzialmente un gioco win-win. Ci guadagna il contribuente, come abbiamo visto. Ci guadagna lo Stato, che ha una sua freccia ulteriore all'arco della lotta all'evasione e all'elusione fiscale.
Scegliere un buon programma per la fatturazione elettronica: i vantaggi
Prima di passare ai consigli, è bene fare il punto sui vantaggi che un programma per la fatturazione elettronica ben scelto apporta. Vantaggi che, come vedremo, riguardano la sfera organizzativa ed economica.● Risparmio di tempo. Va da sé che un conto è elaborare la fattura riempiendo un semplice form, firmarla digitalmente e inviarla al Sistema di Interscambio con un clic; un conto è elaborare la fattura con un programma per la scrittura di documenti, stamparla, firmarla a penna, scansionarla e inviarla via posta elettronica e/o fisica. Insomma, si risparmia un sacco di tempo.
● Semplicità di gestione. Se il programma è per lo meno decente, creare ed emettere fattura non è solo rapido, è anche semplice. Come appena accennato, si tratta di riempire i campi di un form ed effettuare giusto un paio di clic.
● Sicurezza e affidabilità. Alcuni programmi mettono a disposizione strumenti di verifica formale e notifica. In questo modo, ci si pone al riparo dagli errori formali.
● Conformità alle normative. Di nuovo, i buoni programmi per la fatturazione elettronica predispongono una sorta di ombrello dagli errori. Questo permette di operare in piena conformità alla normativa, al netto del rispetto dell'obbligo di base (ovvero passare dal cartaceo all'elettronico).
Come scegliere il programma
Dunque, come scegliere il programma per la fatturazione elettronica? Di base, è tutta una questione di criteri. Alcuni sono oggettivi, e caratterizzano tutti i programmi di qualità. Altri sono soggettivi, ovvero riguardano specifiche tipologie di attività. Ma affrontiamoli uno per uno.● Funzionalità aggiuntive. I migliori programmi vanno oltre la fatturazione elettronica e forniscono tool per la gestione degli ordini, la contabilità, l'intralogistica. Quali funzioni vanno ricercate nei programmi? Dipende dalla propria attività. Per esempio, un negozio farebbe bene a optare per un programma che offre tool anche per la gestione del magazzino.
● Accessibilità. Il riferimento è all'interfaccia, che è bene sia sempre user-friendly, chiara e veloce da padroneggiare.
● Integrabilità. Il programma per la fatturazione elettronica può formare un ecosistema, se unito ad altri programmi per la gestione aziendale. Da questo punto di vista, il programma deve quindi manifestare la piena integrabilità.
● Costi. Ovviamente, a meno che non si usi quello dell'Agenzia delle Entrate (che è proprio basico), i programmi costano. In genere, richiedono un abbonamento. I prezzi tendono a convergere ma permangono ancora importanti differenze.
● Supporto tecnico. Fondamentale è anche che il programma sia associato a un servizio di assistenza completo e rapido nelle risposte. Non c'è niente di peggio che interrompere il flusso della propria attività per un malfunzionamento o un errore, e non trovare supporto "dall'altra parte".
Certo, la qualità del programma fa tanto, ma a contare è anche il modo con cui si utilizza. In genere, sarebbe bene indagare nelle impostazioni di personalizzazione, improntare un piano o un protocollo per il monitoraggio delle fatture in entrata e in uscita, per la gestione degli ordini etc. Non ultimo, è bene predisporre la creazione regolare di copie di backup.
C'è un programma che rispecchia il profilo che abbiamo appena tracciato: Invoicex. Si tratta di un software all'avanguardia, che vanta funzionalità aggiuntive davvero utili e che lo trasformano in una sorta di hub contabile. Invoicex si caratterizza anche per l'interfaccia semplice e per i costi ridotti. Anzi, propone addirittura un'efficiente versione gratuita.