Zoom Meetings: cos'è e come funziona
Zoom è una delle app più popolari al mondo per fare videochiamate. Che la vogliate usare per lavoro o meno, con questa guida non avrà più segretiMolto più di altre app per fare videochiamate, l'utilizzo di Zoom è cresciuto esponenzialmente negli ultimi anni. La popolarissima app ha dalla sua la semplicità di utilizzo, unita a funzionalità avanzate imprescindibili per chi lavora da remoto.
Andiamo a vedere quindi cos'è e come funziona Zoom, una delle piattaforme per fare riunioni online più usate al mondo. Zoom infatti consente di creare una videochiamata in coppia o con molti partecipanti per incontrare amici, parenti o colleghi.
Scopriremo come registrarsi, scaricare e accedere a Zoom, oltre ovviamente a vedere come creare una riunione. Ma non solo. Andremo anche a svelare alcuni trucchi per migliorare le videochiamate.
Tra questi la possibilità di sfocare lo sfondo, condividere lo schermo, alzare la mano o registrare una videochiamata. Non perdiamo tempo quindi e vediamo come utilizzare questo essenziale strumento per il lavoro a distanza e per comunicare con i cari.
Indice
Cos'è Zoom
Zoom è uno strumento di videoconferenza peer-to-peer basato su cloud che consente di effettuare videochiamate individuali o di gruppo. La piattaforma può essere utile per tenersi in contatto con amici e parenti, ma anche per situazioni di lavoro o di studio.
A seguito della pandemia di COVID-19 la sua popolarità è aumentata esponenzialmente. Per questo è usato per riunioni durante lo smart working o l'apprendimento a distanza, anche grazie alle numerose funzioni.
Inoltre, Zoom offre anche una piattaforma aperta agli sviluppatori di terze parti. In questo modo altri sviluppatori possono creare applicazioni personalizzate sulla sua piattaforma di comunicazione unificata.
Le principali caratteristiche di Zoom Meetings
Le caratteristiche di Zoom sono la possibilità di creare e pianificare riunioni video e audio usando VoIP. A disposizione degli utenti c'è anche la messaggistica, oltre alla possibilità di sfocare lo sfondo e condividere lo schermo.
Zoom offre anche lavagne digitali per facilitare la collaborazione, oltre a numerosi strumenti per aumentare il coinvolgimento. Tra questi la possibilità di sessione secondarie o di creare sondaggi, anche post-riunione.
Molto interessante è la possibilità di ospitare webinar da condividere in diretta sulle piattaforme come Facebook e YouTube. E, in caso di necessità, anche con funzionalità linguistiche come interpretariato o sottotitoli.
Infine un altro strumento è Zoom Room, un sistema di sale conferenze basato su software. Questa funzione offre un'esperienza di collaborazione per i partecipanti in sala e virtuali. Rooms include funzionalità specifiche della sala conferenze come pannello fuoriporta, insegne digitali e gestione remota della sala.
Quanto costa Zoom
Zoom è disponibile in diversi tipi di licenze, Personale, Business, Istruzione, Servizio sanitario e Sviluppatore. La licenza personale ha a disposizione tre piani, di cui uno gratuito, che consente riunioni fino a 40 minuti con fino a 100 partecipanti.
Il piano consente di utilizzare elementi fondamentali della lavagna con fino a tre lavagne, tre chat, oltre a Posta e Calendario. Infine si possono creare e condividere fino a 5 video di due minuti, usare le Note e registrare le riunioni, ma solo in locale.
Il livello successivo è il piano Pro da 12,49 euro al mese per utente, mentre il piano Business elimina quasi tutte le limitazioni. Al costo di 17,49 euro al mese per utente. Qui trovate un preciso confronto dei piani.
Come scaricare Zoom
Zoom è disponibile come app per PC o dispositivi mobili, oltre che come estensione per browser.
Per scaricare Zoom per PC o Mac, potete andare a questo indirizzo e cliccate sul pulsante Scarica sotto Zoom Workplace desktop app. Una volta completato il download, cliccate due volte sul file scaricato e completate l'installazione.
In alternativa, se effettuate l'accesso da client per browser Web, il download verrà effettuato automaticamente quando avvierete o entrerete nella prima riunione Zoom.
Nella pagina di download di Zoom, trovate anche i link per le estensioni per Chrome, Edge e Firefox. Queste estensioni consentono di avviare o pianificare una riunione di Zoom con un singolo clic da browser o all'interno di Google Calendar.
Come registrarsi
Una volta che avete tutto pronto, potete registrarvi su Zoom Meetings. Potete completare questa operazione dal sito o dall'app, per computer o telefono.
Per registrarsi da PC, avviate l'app o andate sul sito. Da app, cliccate su Iscriviti, mentre da sito cliccate in alto su Iscriviti. Adesso dovrete verificare la vostra età, perché dovete avere almeno 16 anni per usare Zoom.
Digitate l'anno di nascita e cliccate su Continua. Poi potrete scegliere se iscrivervi utilizzando la vostra email o accedendo con un servizio come Apple, Google, Facebook o SSO.
Se utilizzate l'email, digitate l'indirizzo poi scegliete se ricevere o meno comunicazioni da Zoom e cliccate su Continua. In questo caso, Zoom invierà un'email di attivazione: cliccate sul pulsante Attiva account nell'email. Poi selezionate la voce corretta nella finestra che si apre e infine potrete inserire il vostro nome e cognome e una password.
In caso abbiate scelto di utilizzare un account Google, Facebook o Apple, seguite le istruzioni a schermo e cliccate su Crea Account.
Se state operando da browser, per avviare una riunione vi verrà chiesto di cliccare su un pulsante per installare l'app sul computer.
La registrazione da telefono è in tutto e per tutto simile a quanto visto da computer. Avviate l'app su Android o iPhone e toccate Iscriviti, poi indicate la vostra età e scegliete se iscrivervi usando un account o il vostro indirizzo email.
Come accedere
Il login a Zoom, dopo esservi registrati, è estremamente semplice. Avviate l'app e cliccate su Accedi. Nella schermata successiva, inserite l'email e la password che avete usato per iscrivervi alla piattaforma.
Se invece aveste optato per il login tramite Google, Facebook, Apple o SSO, premete sulla rispettiva icona in basso.
Una volta effettuato l'accesso, assicuratevi di essere nella scheda Home, quindi potrete iniziare una nuova riunione.
Nel caso vogliate accedere da browser, è sufficiente visitare la pagina di accesso di Zoom, e procedere come sopra.
Come usare Zoom
Adesso che vi siete iscritti e avete effettuato l'accesso a Zoom Meetings, potete iniziare a usare l'app. Al primo avvio, vi verrà chiesto attivare le notifiche e di connettere un calendario, se volete. Poi arriverete alla schermata principale dell'app.
Come vedete, che siate su PC o telefono, la caratteristica di Zoom è la semplicità.
Nella Home su PC vedrete in alto una serie di strumenti come Riunioni, Chat e Altro. Cliccando su Altro, arriverete a un menu con Lavagne, Note, Clip, Posta, App e Contatti.
A sinistra risaltano quattro icone: Nuova riunione, Partecipa, Pianifica e Condividi schermo. Sulla destra, invece, vedrete un calendario con le riunioni pianificate.
L'interfaccia di Zoom Meetings su Android e iPhone è, se possibile, ancora più semplice. In questo caso gli strumenti sono su una riga in basso, mentre in alto trovate le icone a scorrimento orizzontale che abbiamo visto da computer.
In questo caso, il calendario occupa la schermata dell'app. Per concedere l'accesso al calendario, cliccate sulla voce corrispondente, poi scegliete un calendario e seguite le istruzioni a schermo.
Come creare una riunione su Zoom
Per avviare immediatamente una nuova riunione su Zoom Meetings da PC, cliccate sul pulsante arancione Nuova riunione. Potrebbe essere richiesto l'accesso alla rete, datelo.
Ora si aprirà una nuova finestra video. Una finestra pop-up vi chiederà se volete partecipare alla riunione usando l'audio del computer e se volete testare l'altoparlante e il microfono. Se volete attivare automaticamente l'audio del computer nelle successive chiamate, mettete la spunta in basso.
Selezionate la scelta opportuna, poi per invitare le persone alla riunione muovete il mouse. In basso cliccate sulla freccia verso l'alto a destra di Partecipanti.
Ora potete scegliere se invitare i vostri contatti inviando un'email o copiare il link di invito e inviarlo come desiderate.
Se cliccate su Invita si aprirà una finestra da cui effettuare queste operazioni. In basso a destra troverete anche il passcode della riunione.
Per creare una riunione dall'app di Zoom toccate il pulsante arancione Nuova riunione e cliccate su Avvia una riunione. Consentite all'app di registrare l'audio e di connettersi alla rete, oltre che di effettuare telefonate. Infine, concedete l'accesso a fotocamera e microfono.
Adesso vi troverete alla schermata della videochiamata. Per invitare i partecipanti, toccate in basso partecipanti e poi Invita in basso a sinistra. Scegliete la piattaforma di messaggistica o il client email con cui inviare l'invito, oppure copiate il link.
Come programmare una riunione su Zoom
Volete invece programmare una riunione? In questo caso cliccate sull'icona Pianifica. Si aprirà una schermata in cui potrete inserire il titolo e impostare data e ora della riunione.
Potrete scegliere se abilitare una Sala d'attesa (ovvero se ogni partecipante dovrà chiedere il permesso di entrare nella riunione).
Se cliccate su Opzioni avanzate (Altre opzioni e poi Avanzate su PC) potete decidere se i partecipanti possono unirsi prima che l'host arrivi. Inoltre potete decidere altre opzioni, se l'audio dei partecipanti deve essere disattivati all'ingresso o se volete registrare automaticamente la sessione.
Quando pianificate una riunione, ottenere una varietà di opzioni per la sicurezza e la notifica. Potete scegliere se avere un ID riunione univoco da generare automaticamente o se utilizzare il vostro ID riunione personale (sconsigliato).
Se volete sapere come aggiungere un link Zoom su Google Calendar, vi rimandiamo alla nostra guida dedicata.
Come attivare l'audio su Zoom
L'audio della videochiamata non funziona? Da telefono, assicuratevi che l'altoparlante sia attivato. Se vedete che l'icona dell'altoparlante nell'angolo in alto a sinistra è disattivata, toccatela per attivare l'altoparlante.
Da computer, se in basso a sinistra vedete l'icona delle cuffie con una freccia verde verso l'alto, toccatela. Ora cliccate su Entra con l'audio del computer.
Verificate che il volume del dispositivo sia sufficientemente alto utilizzando i pulsanti del volume o il pannello notifiche. Anche se l'altoparlante è abilitato su Zoom Meetings, il volume del dispositivo potrebbe essere impostato su silenzioso o solo vibrazione.
Se questo non funziona, provate a usare le cuffie, e se ancora non va riavviate il dispositivo. Come ultima soluzione, provate a reinstallare Zoom sul dispositivo.
Come alzare la mano su Zoom
Durante le videochiamate, le riunioni o le lezioni, potete alzare la mano per richiamare l'attenzione. Per farlo, cliccate in basso sull'icona Reazioni e selezionate il pulsante Alza la mano. In alto a sinistra sullo schermo o in basso (da telefono), vedrete una mano alzata.
Quando avete fatto il vostro intervento, potete abbassare la mano cliccando in basso sul pulsante Abbassa la mano. Da telefono, dovrete prima toccare il pulsante Reazioni in basso e poi Abbassa la mano.
Come condividere lo schermo su Zoom
La condivisione dello schermo su Zoom consente di mostrare agli altri una finestra o lo schermo del vostro dispositivo. Per farlo, avviate una riunione e cliccate in basso sul pulsante verde Condividi.
Adesso potete scegliere se condividere:
- L'intero schermo del desktop o del dispositivo
- Una o più applicazioni specifiche
- Il video di una seconda videocamera
- Una parte dello schermo
- Una lavagna vuota per il brainstorming in tempo reale
- L'audio dal dispositivo
- Video e audio archiviati localmente o basati sul web
Zoom Meetings offre la possibilità di cambiare lo sfondo, una funzione utile nel caso la vostra stanza sia poco presentabile per riunioni di lavoro. Zoom vi consente di scegliere tra diversi sfondi precaricati o di aggiungere un'immagine di vostra scelta.
Per usare la funzione, vi rimandiamo alla nostra guida dedicata, ma brevemente avviate l'app. Da PC cliccate sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra, poi selezionate Sfondi ed effetti.
Da telefono, avviate una videochiamata, poi in basso scorrete verso sinistra e toccate Altro. Qui toccate Sfondo e filtri.
Ora potrete scegliere uno sfondo tra quelli disponibili o aggiungere un'immagine sul dispositivo cliccando sul pulsante "+".
Tenete presente che l'utilizzo di uno sfondo potrebbe ridurre la risoluzione video per mantenere la larghezza di banda della CPU.
Con la funzione attiva, vedrete solo la vostra figura, ritagliata in tempo reale davanti allo sfondo scelto. Potete anche sfocare lo sfondo e usare avatar virtuali.
Un'altra funzione molto utile su Zoom è la possibilità di registrare le riunioni. La funzione è disponibile sia per gli account gratuiti che per quelli a pagamento. Per quelli gratuiti la riunione si salverà solo in locale, mentre per quelli a pagamento anche su cloud.
Attenzione, però: per usare la registrazione da app per dispositivi mobili dovrete essere abbonati a uno dei piani a pagamento. Quindi se siete utenti gratuiti potete registrare le riunioni solo da computer.
Per farlo, vi rimandiamo alla nostra guida dedicata. Vediamo comunque velocemente la procedura. Controllate le impostazioni della registrazione cliccando sull'icona a forma di ingranaggio a destra nell'app desktop.
Selezionate Registrazione e controllate la posizione dei video salvati e altre impostazioni che potrebbero interessarvi.
Ora avviate una videochiamata e cliccate su Altro in basso a destra, poi selezionate Registra (su PC potete usare anche Alt + R). La registrazione è avviata e per interromperla o metterla in pausa cliccate sui pulsanti Pausa / Stop nella barra in basso. Il video sarà salvato nella posizione da voi indicata e si aprirà automaticamente la cartella per mostrarvelo.
Come cambiare Nome
Se volete cambiare il vostro nome per una riunione su Zoom lo potete fare prima dell'ingresso nella chiamata. Vi verrà infatti chiesto con quale nome volete entrare e se memorizzare questa scelta.
Nel caso in cui voleste invece cambiare il nome di una riunione in corso, dovete localizzare il vostro nome nell'elenco dei partecipanti, e farci sopra clic destro (da PC) o premerci sopra (da smartphone) e selezionare Altro -> Rinomina.
Cambiate il nome su Zoome, e premete ok.