Come noto, dal 4 marzo 2024, è operativa a pieno regime la nuova procedura sperimentale che, attraverso una rinnovata versione dell'agenda online, consente agli utenti di poter scegliere tra le due modalità di appuntamento, una "ordinaria" ed una "in urgenza".
Si ribadisce che, in alternativa all'agenda "ordinaria" delle prenotazioni, qualora l'utente debba partire entro 30 giorni, dovrà selezionare la seconda opzione "Appuntamenti in Urgenza". Così facendo, avrà accesso alle disponibilità di una distinta agenda, riservata a coloro che hanno necessità di ottenere il passaporto in tempi rapidi, e potrà prenotare un appuntamento con disponibilità da 1 a 15 giorni. Per usufruire di questo vantaggio, successivamente alla prenotazione, occorre compilare un modulo di autocertificazione, scaricabile direttamente insieme a tutta la modulistica, al quale bisogna allegare la documentazione comprovante l'effettiva urgenza (biglietti aerei, prenotazioni, richieste di datori di lavoro, ecc.).
La disponibilità dei posti nell'agenda è limitata ad un periodo massimo di 15 giorni, lasso temporale al momento ritenuto sufficiente per la gestione e l'evasione delle urgenze cosiddette "a vista" dei richiedenti residenti in questa provincia.
L'ulteriore obiettivo per il conseguimento del quale si sta impegnando in modo continuo l'Ufficio Passaporti è quello della riduzione dei tempi previsti dall'agenda degli appuntamenti ordinari. Si richiama innanzitutto l'attenzione dell'utenza sul fatto che ogni giorno vengono liberati dei posti nella predetta agenda, per cui si consiglia agli utenti che devono prenotare l'appuntamento di controllare con regolarità l'agenda ordinaria, poiché è frequente l'emersione di slot che si rendono disponibili anche a brevissimo termine.
Proprio con riferimento alle attività finalizzate alla normalizzazione dell'agenda on-line "ordinaria", è stato inoltre riscontrato che, nei primi quattro mesi dell'anno, circa il 15% degli utenti che aveva effettuato la prenotazione non solo non si è presentato all'appuntamento nel giorno e nell'ora richiesti, ma, purtroppo, non ha neppure disdetto l'appuntamento per rendere il posto disponibile per altri utenti.
Questo comporta che un numero considerevole di appuntamenti sono andati deserti, circostanza che incide negativamente sugli sforzi profusi dall'ufficio per cercare di "normalizzare" i tempi di prenotazione, oltre ad arrecare danno agli altri utenti che potrebbero usufruire di posti disponibili, in assenza di urgenze a 30 giorni, in tempi più celeri rispetto a quelli oggi previsti dall'agenda ordinaria.
Per poter disdire l'appuntamento bisogna accedere con il proprio profilo al portale "Agendaonline Passaporti/Poliziadistato" (lo stesso attraverso il quale è stata effettuata la prenotazione). Dopo aver selezionato la voce "RICHIESTE IN CORSO" e, successivamente, "PASSAPORTO ELETTRONICO", bisogna cliccare su "DETTAGLIO APPUNTAMENTO" e, nella pagina successiva che si aprirà, bisognerà cercare la voce ELIMINA dove poi si troverà la dicitura "QUI PUOI ELIMINARE L'APPUNTAMENTO corredato dal tasto "CANCELLA".
Un ulteriore raccomandazione è opportuna con riferimento alle prenotazioni non urgenti. Si è avuto modo di rilevare, infatti, che diversi slot di appuntamenti disponibili nei primi mesi dell'anno 2025 (considerato che l'agenda degli appuntamenti è aperta a tempo indeterminato), vengono prenotati da utenti che hanno il passaporto in scadenza nel corso dell'anno 2025, anche dopo l'estate. A tale riguardo si ribadisce che, allo stato della gestione degli appuntamenti, non vi è alcuna necessità di prenotare con un anticipo così largo rispetto alla scadenza del libretto, considerato che, con la nuova agenda delle urgenze e l'utilizzo degli overbooking (appuntamenti calibrati sulle specifiche necessità di ogni richiedente), in attesa della normalizzazione dei tempi di prenotazione, tutti gli utenti della provincia di Reggio Emilia hanno ottenuto ed otterranno il passaporto nei tempi necessari.
Si precisa, infine, che tutti gli appuntamenti prenotati in regime d'urgenza, non possono essere cancellati; si raccomanda, pertanto, all'utenza di effettuare la prenotazione solo allorquando sussista la certezza della presentazione il giorno dell'appuntamento.
Nell'assicurare il massimo impegno di questo ufficio per soddisfare le esigenze di ogni richiedente, si confida nella collaborazione dell'utenza, elemento indispensabile per il miglioramento e la velocizzazione del servizio.