Prima di addentrarci nel Piano ferie per il 2024, chiariamo che il Decreto legislativo 8 aprile 2003 numero 66, considerata l'importanza delle ferie nel garantire ai dipendenti il recupero delle energie psico-fisiche spese, oltre che la possibilità di dedicarsi alla propria vita familiare e sociale, garantisce a tutti i lavoratori un periodo minimo annuale di ferie retribuite, pari a 4 settimane.
Di queste ultime, 2 settimane devono essere godute nell'anno di maturazione, mentre le restanti nei diciotto mesi successivi il termine dell'anno stesso di maturazione.
Al fine di garantire:
- l'osservanza della normativa sulle ferie, evitando il rischio di incorrere in sanzioni amministrative pecuniarie o richieste di risarcimento danni da parte del lavoratore;
- la fruizione delle ferie da parte dei dipendenti, nell'ottica di tutelarne il benessere psico-fisico;
- il normale svolgimento dell'attività economico-produttiva;
il datore di lavoro ha la necessità di organizzare il godimento delle ferie estive 2024 attraverso la predisposizione del cosiddetto piano ferie.
Analizziamo l'argomento in dettaglio.
Indice
Cos'è il piano ferie
Il piano ferie rappresenta uno strumento di gestione delle risorse umane il cui obiettivo è organizzare i periodi di assenza collettiva (detti anche ferie collettive) dei dipendenti.
Nel piano vengono di norma riportati i periodi dell'anno in cui i dipendenti possono assentarsi, nonché la quantità minima e massima di ferie che ciascun lavoratore può indicare.
Le attività descritte vengono svolte dal datore di lavoro, dal momento che a quest'ultimo spetta l'ultima parola in merito alla concessione delle ferie.
Ecco di seguito i passaggi necessari per la gestione del piano ferie.
Predisposizione del piano ferie 2024
Prima di trasmettere il piano ferie ai dipendenti è necessario che il datore di lavoro, il responsabile diretto o di sede, ovvero l'ufficio personale, stabiliscano o considerino:
- i periodi in cui i dipendenti possono assentarsi;
- quanti lavoratori possono assentarsi contemporaneamente e per quanto tempo;
- le ferie che i singoli dipendenti hanno a disposizione;
- il residuo ferie maturate e non ancora godute di ciascun dipendente;
- le ferie che i singoli dipendenti devono godere entro le scadenze di legge.
Completata la fase preliminare di analisi, avviene la stesura vera e propria del piano ferie.
Comunicazione ai singoli dipendenti
Il secondo passaggio riguardante la gestione del piano ferie comporta l'invio del documento ai singoli lavoratori, affinché gli stessi possano procedere alla compilazione.
In questa e in altre fasi successive della procedura, i canali di comunicazione possono variare a seconda della realtà coinvolta.
Ad esempio, a fronte di un numero limitato di destinatari il piano ferie può essere trasmesso a mani del lavoratore o per posta elettronica.
Al contrario, nelle realtà di grandi dimensioni il datore di lavoro può sfruttare l'apposita pagina internet dell'azienda, riservata alle comunicazioni bidirezionali con i dipendenti, ovvero i software per la gestione del personale o l'inserimento presenze.
Compilazione del piano ferie
Ricevuto il piano ferie, il singolo dipendente è chiamato ad inserirvi i giorni / settimane / mesi di ferie.
Di norma nel prospetto è riportato il periodo di tempo nell'arco del quale il lavoratore può indicare i periodi di assenza ed altresì la quantità minima di ferie che l'interessato deve fruire.
A seconda del numero di dipendenti e della complessità dell'azienda il piano ferie può essere compilato attraverso:
- un foglio elettronico excel;
- un documento cartaceo;
- l'apposita piattaforma telematica aziendale;
- software per la gestione del personale;
- strumenti tecnologici e telematici diversi dalla piattaforma interna dell'azienda, ad esempio una app dedicata per smartphone e tablet.
Approvazione del datore di lavoro
Una volta che tutti i dipendenti hanno terminato la compilazione del piano ferie, quest'ultimo è inviato e sottoposto all'attenzione del datore di lavoro per l'approvazione finale.
La versione definitiva del documento è successivamente portata a conoscenza dell'intera forza lavoro attraverso strumenti idonei, ad esempio l'affissione nei locali aziendali o nella pagina iniziale del portale telematico dell'azienda.
Si può modificare il piano ferie?
Una volta ricevuto il piano compilato, il datore di lavoro ha la possibilità di modificarlo alla luce di sopravvenute esigenze aziendali.
L'azienda è comunque tenuta, nell'operare le modifiche al piano ferie, a rispettare le seguenti limitazioni:
- Comunicare le modifiche con congruo preavviso;
- Segnalare le variazioni prima dell'inizio stesso delle ferie.
Una delle ragioni per cui il datore può ritoccare il piano ferie è legata ad un'insufficiente fruizione delle stesse.
Al fine di evitare una serie di conseguenze in termini di sanzioni amministrative pecuniarie e / o richieste di risarcimento danni da parte del dipendente stesso, l'azienda ha tutto l'interesse a imporre al dipendente un godimento delle ferie superiore a quanto indicato nel piano organizzativo.
Le ferie individuali
Il piano ha la sua utilità per quanto concerne la fissazione delle ferie collettive. Tali si intendono le assenze che coinvolgono contemporaneamente l'intera base occupazionale dell'impresa ovvero tutti gli appartenenti alla singola sede, reparto, ufficio o settore produttivo, tale da determinare una sospensione totale o parziale dell'attività produttiva.
Le ferie individuali, dal momento che non hanno alcun effetto sull'attività economico-produttiva, che prosegue regolarmente, non necessitano a priori di una programmazione tale da richiedere la predisposizione del piano ferie.
La procedura di accesso alle ferie individuali si limita all'invio di una richiesta scritta da parte del dipendente, indirizzata direttamente al datore di lavoro, ad un suo delegato, all'ufficio personale ovvero al responsabile diretto.
Anche nel caso delle ferie individuali, l'ultima parola in merito alla concessione delle stesse spetta al datore di lavoro.
Per approfondire tutte le regole sull'istituto delle ferie, consigliamo l'e-book "Guida alle ferie nel lavoro dipendente".
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