Quali sono le sfide più urgenti del Procurement, e quali strategie dovrebbero adottare i responsabili delle catene di approvvigionamento per contenere i costi migliorando al tempo stesso l'efficacia e la resilienza della filiera? In uno scenario in cui dominano tassi di inflazione che, a livello globale, non accennano a rallentare, molte economie regionali respirano aria di stagnazione economica. Anche per questo i Chief Procurement Officer si rifugiano nella diversificazione delle catene di fornitura, tentando di rafforzare il controllo della spesa attraverso nuove forme di collaborazione e cercando di aumentare la visibilità su transazioni, operazioni e disponibilità reali.
D'altra parte, una recente indagine condotta dall'Economist Impact intitolata "Decoding Confidence in the Procurement Function", evidenzia come il 37% del campione indichi la gestione dei costi come la principale area di creazione di valore per la propria organizzazione. Se il 40% dei responsabili della catena di approvvigionamento dichiara che darà priorità a una maggiore visibilità della gestione della forza lavoro totale nei prossimi 12-18 mesi, il 35% prevede di utilizzare la tecnologia per monitorare e gestire le prestazioni dei fornitori.
Controllo costi, conoscere (e potenziare) la catena del valore con i dati
"Migliorare il controllo dei costi significa innanzitutto sviluppare la capacità di analizzare il profilo di spesa dell'organizzazione per ottenere insight utili sulle opportunità e sui rischi del mercato", conferma Alessandro Galaverna, Executive Vice President and SAP Business Unit Director di Present, Tech Company Gold Partner di SAP specializzata nell'implementazione di soluzioni di digitalizzazione del business. "E rafforzare le catene di fornitura vuol dire imparare a guidare la diversificazione dei fornitori,collegando i nuovi piani di approvvigionamento all'obiettivo specifico di eliminare le inefficienze. Per ottenere vantaggi competitivi, in altre parole, occorre non solo valutare sistematicamente le prestazioni dei fornitori ma anche collaborare con loro strategicamente per dare vita a un'innovazione di processo che consenta all'intera catena del valore di sviluppare flessibilità e scalabilità".
Tutto questo andrebbe fatto considerando un 'importante premessa: stando alle rilevazioni di Deloitte, solo il 15% dei CPO ha visibilità sui rischi che riguardano i fornitori di tier 2 o superiori. Ecco perché è necessario fare affidamento su piattaforme digitali integrate, capaci cioè di leggere in real time la situazione e di fornire input utili a elaborare decisioni e strategie sostanziate dai dati. "Oltre ad aiutare le aziende a prevedere le richieste sempre più pressanti di un ambiente in continua evoluzione, le tecnologie digitali svolgono un ruolo fondamentale nel migliorare l'impatto del category management, per esempio impiegando dati e analisi nella pianificazione e nelle previsioni e semplificando la collaborazione interna", aggiunge Galaverna.
L'automazione a supporto del digital procurement
Per accelerare la trasformazione digitale dei processi di acquisto e maturare una visione d'insieme sulle operazioni, oggi i Chief Procurement Manager possono contare su strumenti che consentono di introdurre all'interno dell'azienda soluzioni Cloud di e-procurement e supply chain preconfigurate e pronte all'uso.
"Alcune organizzazioni necessitano ancora di supporto strutturato per l'automazione di processi aziendali specifici che precedono, accompagnano e seguono le transazioni di sistema", nota Galaverna. "Quasi quattro dirigenti su dieci affermano che la maggior parte o la totalità dei loro processi di acquisto vengono gestiti manualmente. Ma migliorare l'elaborazione dei dati e ridurre gli errori per generare flussi di lavoro chiaramente definiti è impossibile se non si instaurano meccanismi automatici di raccolta degli input e di aggiornamento dei sistemi di registrazione che tengano conto dei task peculiari di ciascuna organizzazione. Uno strumento come SAP Ariba mette a disposizione strumenti di automazione chiavi in mano che possono essere rapidamente adattati alle specifiche esigenze aziendali, da una parte semplificando la gestione dei dati e dei documenti provenienti da fonti e da applicazioni eterogenee, dall'altra elevando i livelli di servizio e la conformità delle procedure. Il tutto con la possibilità di avere sotto controllo i processi attraverso dashboard che tengono traccia in tempo reale delle milestone e degli indicatori chiave di prestazione".
Più nello specifico, è SAP Build Process Automation la componente che sfrutta un'ampia gamma di pacchetti di contenuti precostituiti per integrare ed estendere i tool di Ariba. "Pensiamo per esempio alle approvazioni delle richieste di acquisto", dice Galaverna. "Grazie a SAP Build Process Automation, Ariba è innanzitutto in grado di velocizzare l'elaborazione delle richieste, abbattendo i controlli di qualità manuali, determinando la presenza di dati rilevanti e instradando ogni pratica automaticamente all'elaboratore corretto. Inoltre, la soluzione può creare una regola aziendale che indirizza la richiesta all'approvatore corretto in base al tipo di richiesta. Il monitoraggio delle operazioni di approvvigionamento in tempo reale consente invece agli operatori di misurare le prestazioni della catena del valore rispetto agli obiettivi, rilevando tempestivamente colli di bottiglia e avviando misure correttive prima ancora che diventino un problema".
Un ecosistema del genere può anche rivoluzionare le procedure di manutenzione dei record di informazioni sugli acquisti, creando convalide e approvazioni personalizzate e aggiornando i flussi di lavoro in base ad attributi specifici, come le tipologie di informazioni, i fornitori, gli impianti, i materiali, i gruppi di acquisto e la varianza di prezzo. "Tutto ciò consente agli specialisti dell'approvvigionamento di configurare più facilmente e adattare in modo flessibile le regole aziendali che determinano l'approvatore appropriato", precisa Galaverna, "naturalmente è possibile anche semplificare l'onboarding dei fornitori, integrando una variante di processo nell'ERP SAP in modo da indirizzare automaticamente le richieste di registrazione dei fornitori al reparto competente per l'inserimento e la convalida delle informazioni".
"In qualità di Gold Partner SAP – conclude poi Galaverna – Present accompagna le imprese nella digitalizzazione dei loro processi, guidandole attraverso una personalizzazione più consapevole dei sistemi dell'ecosistema SAP. Il nostro obiettivo, con Ariba, quindi, è proprio quello di assicurare un miglior controllo costi ai business che hanno compreso l'importanza del monitoraggio e che sono alla ricerca di un partner tecnologico esperto, in grado di seguirli nell'implementazione di nuove soluzioni e, soprattutto, nuovi processi".