Dagli inizi di marzo è stata avviata, su espressa disposizione del Sig. Capo della Polizia, una nuova procedura sperimentale che vede coinvolte 10 province del paese, tra le quali anche Reggio Emilia.
Le province individuate sono un campione in grado di rappresentare in modo quanto più completo possibile le varie realtà del paese, con riferimento alla popolazione residente (nel capoluogo ed in provincia), all'estensione territoriale, ai titoli di espatrio rilasciati e alle modalità con le quali è stata affrontata l'emergenza.
In buona sostanza, la scelta ha privilegiato quelle sedi in cui l'emergenza passaporti, pur con le criticità ciclicamente segnalate, è stata gestita con modalità che hanno consentito comunque la partenza di tutti i cittadini nei tempi previsti dalla legge o in quelli più brevi segnalati dagli stessi utenti, senza alcuna rinuncia al viaggio.
Le innovazioni contenute nel progetto pilota riguardano principalmente l'Agenda prenotazioni del portale "Passaportonline" della Polizia di Stato.
Attraverso la nuova versione dell'agenda online, gli utenti, una volta effettuato l'accesso tramite SPID, avranno la possibilità di scegliere tra due modalità di appuntamenti:
- Appuntamenti ordinari
- Appuntamenti in urgenza
Qualora il cittadino debba partire entro 30 giorni dovrà selezionare la seconda opzione, Appuntamenti in Urgenza. Così facendo avrà accesso alle disponibilità di una distinta agenda, riservata a coloro che hanno imminente necessità di partire e potrà prenotare un appuntamento con disponibilità da 1 a 15 giorni. Per usufruire di questo vantaggio, successivamente alla prenotazione, bisogna compilare un modulo di autocertificazione scaricabile direttamente insieme a tutta la modulistica, al quale bisogna allegare documentazione che comprovi l'effettiva urgenza (biglietti aerei, prenotazioni, richieste di datori di lavoro, ecc.).
La disponibilità dei posti sull'agenda sarà limitata ad un periodo massimo di 15 giorni, periodo al momento ritenuto sufficiente per la gestione e l'evasione delle urgenze cosiddette "a vista".
Nel caso in cui i posti a disposizione per le urgenze si dovessero esaurire, allorquando l'utente si trovi entro i 14 giorni dalla partenza, potrà scaricare un modulo di autocertificazione sul quale dichiarare le motivazioni impellenti che giustificano l'urgenza del passaporto. Con il modulo cartaceo, il richiedente si presenterà presso l'Ufficio Passaporti della Questura nella fascia oraria 09:00/12:00 tutti i giorni dal lunedì al venerdì.
Trascorso il primo mese di sperimentazione sono emersi alcuni elementi di dettaglio in relazione ai quali è opportuno fornire precisazioni e mirate indicazioni a tutta l'utenza della provincia di Reggio Emilia, per migliorare ulteriormente la qualità del servizio reso alla cittadinanza.
Prima indicazione operativa è quella di utilizzare l'agenda delle urgenze solo nel caso in cui la partenza sia effettivamente entro i 30 giorni, considerato che per tutte le altre urgenze superiori a 30 giorni permane la possibilità di richiedere l'appuntamento in regime di overbooking attraverso la PEC dedicata, indicata sul portale della Questura e su quello delle prenotazioni passaporti.
Si precisa, inoltre, che tutti gli appuntamenti prenotati in regime d'urgenza, non possono essere cancellati; si raccomanda quindi ai cittadini di prenotarsi solo con la effettiva certezza di poter essere presenti il giorno dell'appuntamento.
E' stato inoltre riscontrato che in ciascuna giornata di apertura al pubblico degli sportelli, ancora si registra un numero consistente di cittadini che non si presentano agli appuntamenti; a tale riguardo si richiede alla cittadinanza che si è prenotata per un appuntamento ordinario e non ha più l'esigenza di ottenere il passaporto, di disdire tale appuntamento al fine di liberare posti per coloro che invece hanno necessità di ottenere il titolo di viaggio.
Altro obiettivo che vede impegnato a tempo pieno l'Ufficio Passaporti è l'accorciamento dell'agenda degli appuntamenti ordinari. Si evidenzia che ogni giorno vengono liberati posti per cui si consiglia alla cittadinanza che deve prenotare l'appuntamento di controllare costantemente l'agenda ordinaria, poiché si creano degli slot disponibili anche a breve termine.
Per quanto riguarda le prenotazioni non urgenti, diversi slot di appuntamenti che si attestano nei primi mesi dell'anno 2025 (considerato che l'agenza degli appuntamenti è aperta a tempo indeterminato), vengono presi da cittadini che hanno il passaporto in scadenza nel corso dell'anno 2025. Si comunica che allo stato dell'agenda e della gestione degli appuntamenti, non vi è alcuna necessità di prenotare con largo anticipo sulla scadenza del libretto, considerato che con la nuova agenda delle urgenze e l'utilizzo degli overbooking (appuntamenti calibrati sulle specifiche necessità di ogni cittadino), in attesa della normalizzazione dei tempi di prenotazione, tutti i cittadini della provincia di Reggio Emilia hanno ottenuto ed otterranno il passaporto nei tempi necessari.
Quanto ai tempi di consegna, si comunica che ad oggi il cittadino che ha presentato l'istanza allo sportello (e che non ha motivi ostativi al rilascio del titolo), dopo circa una settimana può ritirare il passaporto.