El correo electrónico lleva más de tres décadas como el sistema de comunicación empresarial más utilizado con 4.370 millones de usuarios en 2023. Se estima un crecimiento de hasta 4.730 millones usuarios en 2026, según datos de Mailbutler. Es decir, que te guste o no, es una herramienta que vas a tener que usar en tu trabajo.
Como en cualquier otro sistema de comunicación, existen algunas normas de etiqueta para dar buena impresión a través del correo electrónico. Esteban Touma, experto en lingüística y comunicación en Babbel, afirmaba a CNBC que, el mejor secreto para comunicarse bien por correo electrónico es responder a los correos en tiempo y forma.
"Un gran consejo para comunicarse bien por correo electrónico sería priorizar la capacidad de respuesta. No hay nada peor que recibir una respuesta retrasada después de dos semanas de espera", afirma Esteban Touma.
Responder, aunque no tengas la respuesta
Enviar un correo es la versión moderna (y no tan desesperada) de enviar un mensaje en una botella. Quien te envía el mensaje no tiene la certeza de si lo vas a recibir correctamente, si va a terminar en un oscuro rincón de la carpeta de spam o, si no conoce al destinatario, ni siquiera sabe si alguien leerá ese correo.
Por lo tanto, lo que recomienda el experto en comunicación es responder al correo. Si no puedes responder en ese momento a la consulta del remitente, basta con tener la cortesía de responder en el menor tiempo posible indicando que, has recibido el correo y que en ese momento no puedes resolver sus dudas, pero en breve le volverás a contactar para dar una respuesta adecuada.
Esto tiene un doble beneficio para ambas partes. "Incluso un simple correo electrónico confirmando que has recibido el mensaje y que le responderás con más detalles a su debido tiempo es una cortesía común, que no sólo demuestra profesionalidad, sino que también fomenta un sentido de confianza con tu corresponsal", afirma el experto de Babbel.
Además, responder a este correo evitará que tu buzón de correo sea un foco de estrés y te permite seguir los preceptos de la técnica 'Inbox Zero' con la que conseguirás mantener despejada tu bandeja de correo.
Touma añade que, según una encuesta de Babbel a 2.000 empleados de oficina estadounidenses, el 60% de las personas dice que el volumen de correos electrónicos de trabajo que reciben añade estrés a su día a día. El 18% de las personas afirmaron tener 1.000 correos electrónicos no leídos en su bandeja de entrada y el 6% tienen más de 5.000 mensajes no leídos.
Para quienes reciben una cantidad ingente de correos a diario, el experto en comunicación recomienda aplicar estrategias de filtrado y etiquetado automático para categorizar su importancia y urgencia. De ese modo, el volumen de correos que debes gestionar a diario se reduce considerablemente y los correos importantes, que debes responder en el menor tiempo posible, no se pierde entre la marea de correos recibidos.
También es recomendable cancelar las suscripciones a listas de correo que no te resulten útiles. Una de las primeras tentaciones será aplicarles un filtro, pero si realmente no te resultan útiles, cancélalas. El espacio disponible en tu servidor de correo te lo agradecerá y te ahorrará tener que vaciar esa carpeta de tanto en tanto. La mejor técnica para eliminar la basura es no generarla.
Mantener el correo a cero requiere una dedicación diaria, por lo que resulta buena idea reservar un pequeño bloque de tiempo entre tus tareas diarias a realizar ese mantenimiento. Esta revisión no es un trabajo muy exigente, por lo que si utilizas estrategias como el método 3-3-3, puedes dejarla para el final del día que tu cerebro ya tiene menos energía y no interrumpe tu productividad en su mejor momento.
En Xataka | Mi correo era un caos hasta que descubrí Spark
Imagen | Pexels (Jan van der Wolf)