En gran medida, las pequeñas y medianas empresas (pymes) son el impulso principal detrás de los sectores comercio, hotelería e industria. Representan aproximadamente el 35 por ciento del Producto Interno Bruto (PIB) de Colombia y forman el 99,5 por ciento de todas las empresas en el país, con más de 1.7 millones de mipymes, según información de la Asociación Colombiana de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (Acopi).
Desde 2021 todas las mipymes están obligadas a emitir electrónicamente su nómina, lo que incluye aspectos como el salario, aportes parafiscales y pagos a fondos de pensión, incluso si cuentan con solo un empleado de planta. Este proceso se lleva a cabo mediante documentos electrónicos dirigidos a la Dian, que le permiten al empleador manejar de forma segura y eficiente la información relacionada con sus gastos.
Considerando la relevancia de este documento, por ser el único soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables del IVA que se deriva de los pagos de nómina, se evidenció en el año 2022 que el 61,6 por ciento de las mipymes hicieron uso de la nómina electrónica, mientras que el 75,9 por ciento utilizaron facturación electrónica (Acopi, 2023). Estos datos reflejan cómo los procesos de implementación de nómina y facturación electrónica han sido la puerta de entrada para que muchas microempresas se encaminen hacia la transformación digital y experimenten los múltiples beneficios de su implementación.
Transformación tecnológica
Tiempo atrás, la gestión de liquidación de la nómina de las planillas de aportes a la seguridad social y la facturación representaban un desafío constante para las empresas, entre otras cosas por la cantidad de procesos manuales y sistemas anticuados poco seguros.
Sin embargo, actualmente se han implementado servicios con un alto componente digital que han facilitado a las empresas una mejor adaptación a este proceso, gracias a que pueden liquidar la seguridad social rápidamente, bajo estándares de seguridad de la información y rigurosidad en las liquidaciones conforme a la ley, además de proporcionar al instante las certificaciones de pago y la transmisión de información requerida por la Dian desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Con la entrada de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), como un medio principalmente electrónico (digital) en el 2005 y posteriormente, con la Resolución 000037 de 2021 las empresas y contribuyentes que tienen contratos de trabajo se vieron en la tarea expedita de generar y transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica. No obstante, esta digitalización de procesos al interior de las empresas se convirtió en una oportunidad para optimizar tiempo y recursos.
En respuesta a la creciente necesidad de transformación tecnológica de las mipymes, minomina.com, desarrollada por Comercio Electrónico en Internet S.A. – CENET, en alianza con la Caja de Compensación Familiar Compensar, es un verdadero soporte para las 21 mil empresas habilitadas en su plataforma, quienes expiden en conjunto cerca de 800 mil documentos mensuales.
Este portal permite la integración entre la liquidación de la nómina, la generación del documento soporte de la nómina electrónica hacia la Dian y la liquidación y pago de los aportes a las diferentes entidades de la seguridad social (pensión, salud, riesgos laborales, caja de compensación familiar, Sena e ICBF) uniendo los servicios con miplanilla.com.
La implementación de servicios con alto componente digital y tecnológico como miplanilla.com y minomina.com han facilitado a las empresas adaptarse cada vez más a este proceso, ya que pueden liquidar la seguridad social rápidamente, bajo estándares de seguridad de la información y rigurosidad en las liquidaciones conforme a la ley, además de proporcionar al instante las certificaciones de pago y la transmisión de información requerida por la Dian desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Así lo confirma Sonia Morales, gerente de Talento Humano de Schott Envases Farmacéuticos: "Antes de contar con miplanilla y minomina, teníamos mucho trabajo manual. Hoy, en cambio, son muchos los beneficios que se reflejan con la implementación de las plataformas: desde evitar errores con el sistema de validación, hasta la unificación de aportes de seguridad social, cesantías y nómina electrónica, sin dejar de mencionar que la plataforma virtual es muy accesible, haciendo que la integración entre nuestro sistema de pago, minomina.com y la Dian haya sido muy sencilla".
Ecosistemas digitales
Uno de los principales retos de las empresas que le han apostado a acompañar a las pymes en esta transformación digital ha sido integrar cada vez más servicios que respondan a las necesidades de las empresas e independientes y convertirse en ecosistemas digitales de vanguardia que les permitan no solo cumplir con la normativa, sino apoyar la toma de decisiones para el bien del negocio.
"El principal objetivo de nuestras plataformas es impactar en el bienestar y desarrollo de las empresas colombianas y sus trabajadores. Por eso, innovamos constantemente buscando estar a la vanguardia tecnológica en su desarrollo y mejoramiento, constituyendo una oferta robusta actualmente integrada por miplanilla.com, minomina.com, misfacturas.com.co, pensadas en transformar las diferentes gestiones de las empresas en relación con la seguridad social, nómina y facturación, yendo más allá del cumplimiento normativo a la optimización de tiempos y recursos que impactan directamente en su productividad y competitividad", aseguró José Jesús Ramírez, gerente del operador de información de Compensar caja.
Sin duda, en el país, la implementación de la PILA y la nómina electrónica han marcado un cambio en la modernización de los procesos laborales y tributarios; brindando eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo de toda relación laboral, asegurando la transparencia en la información ante la administración pública. Todo este acceso a datos en tiempo real deja atrás la era de los cajones y el papeleo y abre la posibilidad a las empresas para generar confianza y compromiso en sus equipos y catapultar sus resultados.
"Una mayor eficiencia en la gestión global de las empresas, que permita la optimización de los procesos internos, liberación de tiempo y recursos destinados a otras actividades, siempre redundará no solo en beneficio propio, sino en el bienestar integral de los trabajadores y sus familias", concluyó el gerente del operador de información de Compensar.