Según el portal Único del Estado Colombiano (GOV.COM) se le conoce como apostilla al documento en el que se certifica la autenticidad de la firma de aquellos funcionarios públicos en ejercicio de sus funciones y calidad en que hayan actuado, por ende el documento con el que realice el proceso obtendrá validez en otro país.
Sin embargo, para que el documento sea vigente y suministre impacto legal en otro país miembro del Convenio de La Haya de 1961, debe estar registrado en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Recuerde que se encuentran aproximadamente 127 países en la lista de los que pueden realizar este trámite.
¿Dónde apostillar un documento?
En Colombia este trámite solo se puede realizar a través de la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores, el proceso está abierto las 24 horas del día, todos los días de la semana y no necesita de ningún intermediario.
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¿Qué costo tiene apostillar un documento?
El trámite de una apostilla tiene un costo en Colombia de $36.000 COP, mientras que en el territorio Euro y Cuba es de €8 EUR. Para el resto del mundo tiene un valor de $11 USD.
Pasos para apostillar un documento
Para iniciar el trámite debe tener en cuenta que los documentos contengan nombre, cargo, entidad, fecha y firma manuscrita. Recuerde que su firma deberá encontrarse registrada en la base de datos del Ministerio, según la Resolución 1959, artículo 7 numeral 4. No obstante, los requisitos para cada documento cambia, por lo cual usted podrá encontrar dicha información en la Cancilleria.gov.co.
- PASO 1: digitalice o escanee el documento que necesita apostillar, este debe ser legible por ambas caras, si este sostiene información en ambas partes. Debe estar en formato PDF sin superar el peso de 11 megabytes.
- PASO 2: suba el documento PDF en "Crear solicitud" en el sistema de trámites de la cancillería, dando clic a este enlace https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx, luego despliegue el menú para indicar el documento que requiere apostillar. Nota: Si en la lista no se encuentra su solicitud, deberá elegir la opción "Documentos digitalizados" y luego escoger en Documento o entidad: "Otros documentos".
- PASO 3: luego deberá completar un formulario en el cual deberá llenar con sus datos personales e ingresar los datos del documento.
- PASO 4: se validará su documento. Tiempo después, para consultar el estado de su trámite, podrá revisar su correo electrónico o en el sitio web de la cancillería.gov.co: https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/tramite.aspx, en "Consultar Solicitud".
La aprobación del documento dependerá del número de solicitudes en espera, sin embargo, este no supera el máximo de 3 días hábiles.
- PASO 5: luego de que el trámite se encuentre aprobado deberá cancelar el valor correspondiente al trámite.
- PASO 6: podrá consultar la entrega del documento en https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/documento.aspx, "Verificación de Apostilla o Legalización", con el código alfanumérico asignado y la fecha de expedición, en ocasiones este llega directamente al correo electrónico.
Deberá tener en cuenta que luego de que el documento se encuentre aprobado, tendrá el tiempo de 30 días para solicitar una corrección si se necesita. Así como los plazos de pago, la referencia en medios de pago como Banco GNB Sudameris o Servibanca, se vence el mismo día, por otro lado, también podrá pagar por medios como PSE, para pago con tarjeta de crédito o en el Banco Agrario.