Cómo se puede resolver el problema del espacio y optimizar en el correo electrónico más utilizado en el mundo.
El servicio de correo electrónico es fundamental para la actividad diaria de muchas personas que lo utilizan para tanto como para el trabajo o para el estudio. Uno de los más elegidos es Gmail, pero su espacio de almacenamiento es limitado y se comparte con otros servicios de Google.
Así, la capacidad que ofrece Gmail nunca alcanza y los usuarios siempre buscan alguna solución duradera. Para ello, primero hay que saber que una cuenta de Google gratuita incluye un espacio de almacenamiento de 15 GB. Eso suele ser suficiente para Gmail solo, pero la realidad es que ese espacio se comparte también con Google Drive y Google Fotos. Y, ahora, incluso se utiliza para los backups de WhatsApp.
¿Cómo obtener más espacio en Gmail?
Si bien Google ofrece planes de pago con mayor espacio de almacenamiento, existen otras formas de obtener más lugar para los correos o archivos. A continuación, las 4 principales.
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Aprovechar el asistente de Google
Desde la aplicación Google Drive se puede administrar el almacenamiento de la cuenta de Google, lo que puede resultar en una mejoría notable en el espacio disponible en Gmail. Para hacerlo, se debe ingresar en la dirección drive.google.com. Allí, hay que presionar sobre la opción "Almacenamiento", que se encuentra en la parte inferior de la columna izquierda.
En la nueva pantalla que aparece, se debe buscar y presionar el botón "Libera espacio". A partir de ese momento, el sistema analizará los contenidos de nuestra cuenta de Google y nos guiará para eliminar los archivos más grandes.
Asimismo, se puede elegir liberar espacio de manera selectiva solo en algunos de los servicios de Google. Entre ellos se listan Gmail, Google Drive y Google Fotos. Si presionamos sobre la primera alternativa, veremos que se presentan los correos que incluyen archivos adjuntos de gran tamaño, para que podamos borrarlos y ganar capacidad.
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Borrar correos viejos y revisar la papelera
Una cuenta de correo Gmail antigua puede tener una cantidad asombrosa de mensajes que ya no importan ni contienen información útil. Una gran parte de de ellos, probablemente, integren también archivos adjuntos, lo que acrecienta el problema.
Para el fin de eliminar los correos viejos también se puede utilizar el buscador avanzado de Gmail, que permite especificar un intervalo de fechas.
Otro detalle que no se debe olvidar es vaciar la papelera de Gmail, aunque se borra automáticamente cada 30 días. Asimismo, es importante ver que no haya mucho correo acumulado en la carpeta de spam.
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Buscar emails pesados
Gmail integra un buscador que, en sus opciones avanzadas, permite filtrar los correos que tienen archivos adjuntos y también especificar su peso. Se puede experimentar con valores altos, como 10 MB, para detectar fácilmente cuáles son los mensajes que más espacio ocupan en nuestra cuenta.
Hay que tener en cuenta que el tamaño máximo de archivo que admite Gmail es de 25 MB.
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Hacer backup con un cliente de correo de escritorio
Los correos electrónicos almacenados en la cuenta de Gmail se pueden descargar fácilmente a una computadora de escritorio mediante un cliente de correo. Entre los típicos programas de este estilo se encuentra Outlook de Microsoft (ya instalado en muchas PCs con Windows) y Thunderbird (gratuito y muy recomendado).
Cuando un cliente externo de este tipo accede a la cuenta de Gmail, comienza a bajar primero los correos más antiguos. A medida que son descargados, estos correos se borran automáticamente de Gmail y pasan a la papelera. Luego hay que vaciar la papelera para ganar realmente ese espacio.
Aunque configurar este tipo de clientes de correo no es tan fácil, el esfuerzo, a la larga, vale la p ena. Para poder usarlos, hay que ingresar en ellos la dirección de correo de Gmail, el usuario y la contraseña.
En tanto, en la configuración de Gmail hay que ingresar en el apartado POP/IMAP, habilitar la opción "POP download" y, en otra opción justo por debajo, permitir que los correos sean borrados una vez que se completa su descarga.