Este año el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) —conocido como registro de accionistas— tiene un cambio que encarece los trámites para presentar la declaración respectiva ante Tributación.
Ya no será posible cumplir con este requisito utilizando un poder legal especial, sino que un nuevo reglamento establece que serán los representantes legales de las sociedades los obligados a cumplir y solo en ocasiones extraordinarias y justificadas el trámite lo podrá realizar un apoderado generalísimo, aunque no se especifican cuáles son esas circunstancias excepcionales.
Esas nuevas condiciones afectan en especial a sociedades que necesitan de ese poder generalísimo, que son usualmente las que tienen a sus socios en el extranjero y requieren de alguien en Costa Rica que se encargue de los trámites.
El Financiero, junto con especialistas legales, explica de qué se trata el poder generalísimo, qué se requiere para obtenerlo y cómo afecta la presentación del RTBF, especialmente para empresas extranjeras.
El poder generalísimo
El poder generalísimo es uno de los tres más comunes en el ámbito legal del país junto con el especial y general. El generalísimo es otorgado por medio de un notario en escritura pública, en el que se confieren atribuciones legales a una persona para un acto o negocio en concreto a nombre del poderdante.
Dicho de otro modo, las acciones que realice el apoderado generalísimo se tomarán como si las hubiese hecho el representante legal de la empresa. Este tipo de poder tiene que inscribirse en el Registro Público para que pueda surtir sus efectos legales.
El Código Civil dispone en el artículo 1253 que con este poder el mandatario puede vender, hipotecar y de cualquier otro modo vender, ceder o gravar toda clase de bienes; aceptar o repudiar herencias, gestionar judicialmente, celebrar toda clase de contratos y ejecutar todos los demás actos jurídicos que podría hacer el poderdante, excepto los que conforme a la ley deben ser ejecutados por el mismo dueño en persona.
¿Cómo se otorga un poder generalísimo?
El poder básicamente se puede otorgar de tres maneras: por medio de los representantes legales de la entidad —si los estatutos sociales le confieren esta posibilidad—, por acuerdo de Junta Directiva, o por decisión de los socios.
"Lo más usual es optar por la primera o tercera alternativa. En el primer caso, se otorga una escritura pública ante notario en la cual el representante describe el tipo de poder, los alcances y calidades del apoderado. Una vez firmada la escritura, se emite el testimonio de la escritura, se cancelan los timbres correspondientes ante el Banco de Costa Rica, y se presenta al Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional para su inscripción. En el segundo caso, se debe celebrar una asamblea de socios, tomar el acuerdo de otorgar el poder describiendo el tipo de poder, los alcances y calidades del apoderado, y se levanta el acta de la asamblea", indicó Natalia Ramírez, gerente legal de la firma Grant Thornton.
Según las expertas consultadas por EF, el costo por inscripción de un apoderado generalísimo ante el Registro Nacional ronda los ȼ50.000 únicamente por concepto de timbres fiscales. A este monto hay que sumarle aproximadamente ȼ90.000 —más IVA— que corresponden a los honorarios del notario que realice el trámite.
De acuerdo con Ramírez, se requieren al menos cinco días hábiles para completar el proceso de inscripción de un nuevo apoderado aunque puede ser más tiempo dependiendo de la carga de trabajo del Registro Nacional o bien si se detectan errores en el proceso.
¿Qué limitaciones tiene este poder?
La potestad generalísima puede otorgarse con o sin límites. Esto es clave para saber hasta donde está facultado el apoderado para actuar, ya que si la persona física se sobrepasa podría enfrentar responsabilidades civiles o penales dependiendo de las acciones efectuadas.
El poder sirve para prácticamente cualquier trámite, excepto que la ley indique expresamente que se requiera un poder especialísimo, que es mucho más estricto y se usa en situaciones muy particulares como matrimonio, divorcios o adopciones.
Presentación del RTBF
El RTBF fue creado por ley para conocer quienes son las personas que reciben ganancias por su actividad empresarial y combatir el financiamiento a actividades ilícitas. Están obligadas a presentar la declaración respectiva las sociedades anónimas, fideicomisos, administradores de recursos de terceros y asociaciones sin fines de lucro.
Si bien todavía no están las reglas completamente claras, el reglamento sí establece la posibilidad de utilizar el poder generalísimo para presentar la declaración del registro de accionistas. Está pendiente una nueva resolución conjunta que deben emitir Hacienda y el Instituto Costarricense sobre Drogas para sustituir la actual, que data de 2019, en la que se establecerá el procedimiento y las condiciones para registrar a un apoderado. Ambas tienen un plazo máximo de seis meses para presentarla.
"Para efectos de la presentación del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, el poder generalísimo se puede otorgar a persona física, mayor de edad y con plena capacidad de actuar. Para el trámite en cuestión, esta persona deberá contar también con firma digital. Le corresponderá al notario verificar la validez de la personería jurídica de la entidad legal que estaría otorgando el Poder ya que deberá dar fe de ello en la escritura pública", detalló Vanessa Vega, especialista legal de Grupo Camacho.
Otro detalle importante tiene que ver con las multinacionales que operan en el país. Muchos de los representantes legales son extranjeros y por lo tanto no cuentan con firma digital lo que le impide cumplir con el RTBF. Por lo tanto deberán recurrir a una persona de confianza, costarricense y con firma digital para otorgarle este poder legal, aunque el proceso es complejo.
Según Vega, en este caso habría dos opciones para cumplir con este requisito: tendría que viajar un notario costarricense al exterior tal y como lo permite el Código Notarial y generar la escritura o bien podría apersonarse a un consulado costarricense más cercano a firmar la escritura pública y posteriormente seguir el procedimiento que le indiquen en dicho consulado.
Otra opción es que los extranjeros otorguen el poder mediante acuerdo de socios y utilicen una carta poder para que se le represente en la asamblea.
Hacienda confirmó que en 2024, por única vez, se ampliará el plazo para presentar la declaración del RTBF. Los contribuyentes tendrán del 1.° al 31 de julio para cumplir con este trámite.
Tradicionalmente la declaración se debía presentar en abril, sin embargo, se otorgó más tiempo este año para que los declarantes que no cuentan con firma digital, tengan que activar el mecanismo del poder generalísimo o necesiten cumplir con otro requisito, lo hagan con la debida antelación. Por último, es importante recordar que este trámite debe presentarse en la página del Banco Central: www.centraldirecto.fi.cr.