Escribe: Marcelo Larraguibel, socio de Virtus Partners.
El Presupuesto Base Cero (PBZ) es una herramienta de gestión poderosa que ha ido ganando gran popularidad entre compañías e instituciones, públicas y privadas.
Mediante un análisis exhaustivo de los drivers de cada tipo de gasto y del establecimiento de un sistema de visualización y control presupuestal, el PBZ promueve una gestión eficiente y efectiva de los recursos. En nuestra experiencia, puede generar reducciones significativas, de entre 10% a 25% del gasto de ventas y administración (SG&A), sin afectar la cantidad de personal ni aumentando su carga de trabajo. Sin duda, una mejora relevante en los resultados de las empresas, que es posible sostener e incluso incrementar en el tiempo, gracias a la implementación de nuevos roles, procesos y formas de trabajo que permiten transformar la organización y orientarla hacia la mejora continua.
La metodología
A diferencia de un presupuesto tradicional, que cataloga los gastos según su centro de costos, por ejemplo, el departamento de marketing, recursos humanos u operaciones, el primer paso de esta metodología consiste en crear cuentas en base a la naturaleza de los gastos, por ejemplo, mantenimiento, aseo y seguridad. Con ello, es posible tener una visualización transversal de cada tipo de gasto, siendo posible identificar ineficiencias más fácilmente por medio de diversas herramientas, entre ellas, benchmarks internos y externos.
Para el éxito del proceso es clave definir roles y responsabilidades claras, sobre todo para las etapas de análisis, optimización, elaboración y seguimiento del nuevo presupuesto. Al mismo tiempo, es importante involucrar a los gestores de los gastos en el proceso de análisis y optimización.
El involucramiento de los gestores es determinante en la efectividad y sostenibilidad del nuevo presupuesto. Por un lado, desafía a las personas a ser creativas y proactivas en la búsqueda de nuevas herramientas, procesos y formas de trabajo que permitan obtener resultados óptimos con menos recursos. Por otro, cataliza un verdadero cambio cultural en toda la organización, llevándola a cuidarlos mejor, poner foco en el rendimiento y generar eficiencias cada vez que sea posible, contribuyendo a potenciar la competitividad, adaptabilidad y resiliencia de las compañías.
Con una visualización más granular y atomizada de la información, el detalle y la transparencia inherentes a esta metodología permiten tomar decisiones más informadas y ágiles, facilitando la asignación y reasignación de recursos según los cambios en el entorno y la estrategia, fortaleciendo la resiliencia organizacional frente a la incertidumbre. Esto, sumado al mayor control financiero derivado del nuevo sistema de gestión, y al cambio cultural orientado a la eficiencia y mejora continua, hacen del PBZ una herramienta poderosa, facilitando la navegación de las empresas y contribuyendo a la generación de ventajas competitivas sostenibles en el tiempo.