Cuatro meses conociendo el funcionamiento interno de la Secretaría Comunal de Planificación (Secplan) y de los distintos estamentos que componen la Municipalidad de San Fernando, permitió a Reinaldo Ahumada Muñoz desarrollar un sistema de trazabilidad, a través de la intranet municipal, buscando mejorar la toma de decisiones basadas en datos y, por ende, entregar un servicio eficiente a la comunidad de San Fernando.
De esta forma y tras largas jornadas de trabajo, este ex alumno del Instituto Comercial (Incosaf) y titulado de ingeniero civil industrial de la Universidad de O'Higgins (UOH), realizó un diagnóstico que se plasmó en la tesis denominada "Análisis, modelamiento y simulación de escenarios de mejora para los procesos operativos internos de Secplan-San Fernando", que le mereció graduarse con honores.
"Cuando llegué a Secplan venía con una mentalidad vinculada al mundo privado, no tenía cómo esa perspectiva de seguir en el lado público. Esa mirada fue cambiando cuando llegué a hacer mi pasantía. Comencé a conversar con la gente, a ver la perspectiva que ellos tenían para conocer la municipalidad: qué es lo que sentían ellos, qué se podía mejorar, apreciar los conocimientos y la cultura y de ahí empecé a avanzar en mi proyecto", relató Ahumada Muñoz.
Por lo anterior explicó que sus labores se volcaron a analizar los enfoques en la planificación de proyectos que benefician directamente a la población, revisando planes de obras, entrevistando usuarios claves, en definitiva, aquella "gente que trabajaba constantemente con esos procesos, que llevaba años, con experiencia y que saben cómo funciona todo".
Por lo anterior se realizaron varias entrevistas a los funcionarios de la secretaría de planificación a fin de diseñar el flujo de procesos, para lo cual tuvo que conocer las fases en infraestructura menor, infraestructura mayor y otras unidades. "Vimos que en sí lo que ellos hacen es sólo una parte de todo lo que se requiere para que un proyecto salga a la luz y que muchas veces se desconoce, pues está el anteproyecto y después comienza la fase de licitación. Ahí hay muchas tareas de por medio y muchos traspasos de una entidad a otra entidad. Luego de la licitación comienza la ejecución de obra, que son etapas desconocidas por las personas".
El ingeniero civil hizo presente que el sistema de trazabilidad se ideó pensando en mejorar los servicios que entrega el municipio y avanzar por el buen camino de las iniciativas que impulsa el municipio.
"Entonces, por ejemplo, si veo que se está retrasando un proyecto, el sistema de trazabilidad, me dice falta poco para llegar a los 15 días manda una notificación correspondiente a ver cómo va todo, si necesita apoyo, etcétera, y se devuelve y sigue. El flujo no se estanca en ningún momento", explicó el profesional al relatar las bondades del sistema.
Ahumada Muñoz agradeció el apoyo entregado por el Alcalde Pablo Silva, lo cual ha sido un aliciente para el trabajo desarrollado. "Si nosotros necesitábamos ayuda en algo, él estaba ahí e inculca esa mentalidad a los funcionarios también de que se tenía que aplicar esto para para generar mejora continua, que es la función principal de la unidad".
"La iniciativa para avanzar en la mejora y eficiencia de los procesos administrativos, reduciendo los tiempos de ejecución y elevando la calidad del trabajo de los empleados municipales, fue impulsada conjuntamente por el Alcalde Silva Pérez y el anterior Secplan, ahora jefe de la Dirección de Administración y Finanzas, Pablo León Madariaga. Junto con ellos, Erik Fernández, a cargo de la Unidad de Mejora Continua, y Carlos Riveros, responsable de Ciencias de Datos, desempeñaron roles esenciales en la supervisión y dirección del proyecto. La colaboración con la Universidad Estatal de O'Higgins fue igualmente vital, beneficiándose del aporte innovador de los estudiantes en prácticas que se unieron al proyecto", dijo.
Respecto a la proyección del sistema de trazabilidad "nosotros sentimos que actualmente los municipios en general siguen un organigrama muy vertical incluso en sus tareas y funciones, entonces eso ya es arcaico y disminuye la comunicación de un lado hacia otro. Entonces, la idea también de esto, de inculcar el sistema de trazabilidad, es generar una cultura organizacional horizontal que permita la comunicación.
Para el alcalde Pablo Silva Pérez, el esfuerzo del joven profesional refleja el compromiso no solo con la actual administración, sino que también con la capital de Colchagua a fin de mejorar los procesos internos de las unidades municipales y dar oportuna respuesta a los requerimientos de la población.
El jefe comunal agradeció además las labores desarrolladas por otros cuatro practicantes y un alumno del Liceo Eduardo Charme, quienes plasmaron su impronta durante su permanencia en Secplan, tendiente a la digitalización y automatización de procesos administrativos en conjunto con la toma de decisiones basadas en datos.
En tanto, el académico de la Escuela de Ingeniería de la UOH y jefe de carrera de Ingeniería Civil Industrial, Job Rivas Galdames, expresó que "la Universidad de O'Higgins se enorgullece de su labor en la formación de futuros ingenieros civiles industriales, profesionales altamente capacitados que juegan un papel crucial en la optimización de procesos y la generación de valor en las organizaciones".
"Nuestros estudiantes se destacan por su compromiso con el servicio público, sello distintivo de nuestra institución. Un ejemplo notable es el proyecto de título de Reinaldo Ahumada, estudiante de Ingeniería Civil Industrial, quien colaboró con Secplan de San Fernando. Este proyecto se enfocó en los procesos de Proyectos de Obra, fundamentales para la comunidad. Reinaldo aplicó metodologías como "AS IS" y "TO BE", desarrolló indicadores clave y mejoró la comunicación mediante tecnologías aplicadas a la gestión de proyectos", indicó.
El académico sostuvo que la Ley de Transformación Digital representa un desafío para el sector público, y la Municipalidad de San Fernando está comprometida con una gestión transparente basada en datos. "En este sentido, el Alcalde Pablo Silva Pérez ha establecido una estrecha colaboración con la Universidad de O'Higgins, fortaleciendo aún más la conexión entre academia e instituciones gubernamentales. Este esfuerzo conjunto ha allanado el camino hacia la eficiencia y la mejora continua, bajo la visión del Alcalde de tomar decisiones fundamentadas en datos y su compromiso con una estructura organizacional horizontal, elementos clave para este proceso, representando un paso significativo hacia la modernización y la adaptación a los desafíos tecnológicos que enfrentan los municipios".