Así utiliza VdW Bayern las salas de datos virtuales
La informática confidencial permite que el comité trabaje de forma segura
Artículo invitado de Wilhelm Wurmser
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En la búsqueda de una solución segura para la comunicación digital de comisiones, VdW Bayern decidió utilizar un servicio de data room basado en un enfoque informático confidencial. Además de las aplicaciones intuitivas y móviles, era fundamental un alto nivel de seguridad.
Hace unos años se estaba trabajando en una comisión en la Asociación de Empresas de Vivienda de Baviera (En DW Baviera) sigue siendo analógico. La asistente ejecutiva Hayke Craig recuerda vívidamente imprimir grandes cantidades de documentos confidenciales y distribuirlos en carpetas de reuniones o enviarlos por correo a los miembros del comité. Esto no sólo cuesta mucho envío, papel y tinta, sino que, sobre todo, requiere mucho tiempo.
En algún momento hubo un cambio a corto plazo hacia el envío de correos electrónicos. Era un poco más cómodo, pero todavía no era lo ideal. Algunos documentos existentes aún deben imprimirse poco antes del inicio de la reunión o enviarse con pequeñas actualizaciones. Además, la cantidad de datos a enviar era a veces tan grande que algunos miembros ya no podían recibir ni descargar archivos adjuntos. "Entonces surgió la pregunta: ¿Cómo se puede hacer que esto sea más fácil, más cómodo y más seguro al mismo tiempo?", dice Craig.
¿Está buscando una solución segura en la nube para las comunicaciones digitales del comité?
Dado que en el marco de las comunicaciones de la Comisión se intercambia información confidencial y datos sensibles (incluida información relativa a las condiciones económicas o cuestiones estratégicas del grupo VdW Bayern Munich), la protección y la seguridad de los datos desempeñaron un papel clave a la hora de elegir la solución adecuada. Además, VdW Bayern, como asociación líder especializada en el sector inmobiliario bávaro con más de 500 empresas asociadas, actúa como modelo y símbolo para sus miembros.
Por eso buscábamos una solución que no sólo tuviera un alto nivel de seguridad, sino que también estuviera preparada para el futuro, fuera práctica y lo más fácil de usar posible. Además, el servicio también debería permitir el uso independiente del sitio a través de dispositivos móviles y así garantizar una mayor flexibilidad.
Máxima seguridad en la nube gracias a la informática confidencial
Después de algunas investigaciones, VdW Bayern decidió colaborar y ofrecer un data room basado en un enfoque informático confidencial. Este enfoque garantiza que los datos permanezcan protegidos en todo momento, no sólo durante el almacenamiento y la transmisión, sino también durante la fase crítica, es decir, durante el procesamiento de texto sin formato. Para ello, los datos se procesan en áreas seguras basadas en hardware y protegidas del resto del sistema. Incluso los operadores y administradores pueden demostrar que nunca tuvieron acceso a los datos.
"Cuando buscaba una solución adecuada, reconocí a Idgard porque está dirigido explícitamente a aquellos que disfrutan de la confidencialidad profesional y pueden puntuar con un alto nivel de protección y seguridad de datos", explica Christian Fischer, director de Transformación Digital y TI. Área de servicio en VdW Bayern. Las salas de datos altamente seguras no solo permiten el intercambio y el intercambio de documentos confidenciales de conformidad con la ley, sino que también proporcionan funciones adicionales útiles, como un visor de PDF con anotaciones, votaciones anónimas, carpetas de reuniones digitales y un diario, a través del cual se pueden registrar todas las actividades en la sala de datos. registrados de forma completa y resistente a auditorías.
Alta aceptabilidad gracias al manejo intuitivo
Desde el primer contacto con la solución hasta el inicio de su implementación en VdW Bayern sólo pasaron tres meses. Durante este tiempo, el servicio fue probado y presentado a la junta directiva y a los miembros del comité de la asociación como una nueva herramienta para el intercambio de datos seguro y conforme a la ley. Además, durante los tres meses hubo que aclarar cuestiones organizativas, como la asignación de derechos de administrador y de usuario, así como la autoridad para crear y gestionar datarooms.
No fue necesaria una formación compleja y costosa: las salas de datos altamente seguras en el navegador se podían utilizar fácilmente sin instalación. Además, hay disponibles aplicaciones para iOS y Android que garantizan un acceso independiente de la ubicación a los datos almacenados, algo que para VdW Bayern fue de especial interés, además del aspecto de seguridad. Porque: Casi todos los panelistas utilizan Idgard en dispositivos móviles. Por lo tanto, la solución fue bien recibida, como revela Christian Fischer: "No hubo dificultades de integración porque el servicio era cómodo e intuitivo de usar. Después de las primeras dos reuniones, todos los miembros del comité se acostumbraron, y nosotros también Pude seleccionar colegas que tenían menos experiencia en el uso de la tecnología". Sin ningún problema.
Desde entonces, Heike Krieg ha podido ahorrarse la molestia de imprimir y enviar documentos. Ahora los documentos se intercambian simplemente digitalmente y todos los usuarios reciben una notificación tan pronto como esté disponible una nueva versión o documento. Esto hace que la preparación y el seguimiento de las reuniones del comité sean mucho más rápidos. "Especialmente en estos tiempos de rápidos cambios, las montañas de tareas que es necesario realizar son cada vez más grandes. Por eso, agradecemos poder liberar tiempo y recursos en otros lugares", afirma Heike-Krieg.
Conclusión: La informática confidencial permite al comité trabajar de forma segura
Con su servicio de sala de datos altamente seguro basado en informática confidencial, VdW Byrne ha encontrado una solución en la nube segura, móvil e intuitiva para las comunicaciones digitales del comité, que rápidamente se ha vuelto muy popular entre los miembros. El alto nivel de seguridad es especialmente importante. Se evita de forma fiable en todo momento el acceso no autorizado a salas de datos seguras, ya sea por parte de personas externas o del propio operador de la nube. Esto significa que nada se interpone en el camino de un intercambio de datos seguro y legal a este nivel.
Sobre el Autor: Wilhelm Wormser estudió alemán en Munich y luego trabajó en varias redacciones de TI. Tras un breve paso por el mundo de las agencias de relaciones públicas, desde 2017 es responsable de la comunicación corporativa en la filial de TÜV Süd. Edgardo | com.uniscón GmbH, una empresa con sede en Munich que ofrece soluciones de colaboración en la nube altamente seguras para empresas.
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"Nerd de la cerveza en general. Ninja independiente de las redes sociales. Aficionado al alcohol incurable. Propenso a ataques de apatía".