Desde noviembre, la gran mayoría de procesos notariales están abiertos a realizarse de forma online. Este cambio supone un gran avance para la ciudadanía y los emprendedores y autónomos, que no están en la obligación de tener que acudir al notario ante cualquier cambio en la naturaleza de su sociedad. María Teresa Barea, es notaria, decana del Colegio Notarial de Andalucía y portavoz de Consejo General del Notariado. En este último registro hablamos con ella para conocer como está afectando este cambio a los autónomos y emprendedores.
¿Cómo ha impactado la digitalización en los procesos notariales?
Inicialmente, nuestra sede electrónica estaba orientada hacia la interrelación entre los notarios y nuestra colaboración con entidades como Hacienda, Diputaciones, Ayuntamientos y Catastro. Gradualmente, esta sede electrónica ha crecido hasta convertirse en una red absolutamente segura para el intercambio de información con todas esas Administraciones, lo cual también beneficia al ciudadano al simplificar procesos como la liquidación de impuestos o el cambio de titularidades. El último avance que hemos realizado implica abrir esta sede electrónica, que hasta ahora estaba más enfocada hacia la Administración, también hacia el ciudadano y las empresas. Esta apertura permite a los ciudadanos y las empresas acceder a ella y realizar trámites o gestiones que anteriormente solo podían hacerse de manera presencial.Por ejemplo, una persona o empresa puede solicitar de manera segura a través de este portal una copia de sus escrituras. Este tipo de solicitud es útil en situaciones como cambios de suministros, empadronamiento o asuntos fiscales. Tras el registro y la acreditación pertinentes para demostrar la identidad, el notario proporciona la copia, que puede almacenarse de forma segura y ordenada en la nube que ofrece el portal.
¿Es posible hacer cualquier trámite online?
No, en la normativa misma se especifica un listado de los actos que pueden otorgarse online. Por ejemplo, un poder especial. Imagina que has heredado una finca en Galicia y tu familia planea venderla, pero necesitan tu firma como vendedor. Sin embargo, vives y trabajas en Madrid y no puedes desplazarte hasta allí. En esta situación, tendrías dos opciones. Una posibilidad es otorgar un poder acudiendo físicamente a un notario en tu lugar de residencia, y luego ese notario lo remitiría online al notario correspondiente en Galicia. Esta práctica, que ya era posible y se utiliza con frecuencia, permite que entre notarios nos enviemos la escritura en cuestión de segundos. Otra opción sería otorgar el poder frente al notario de Galicia de manera online. Este poder especial es específico para un acto concreto o una actuación específica.
¿Qué trámites no se podrían hacer online?
El testamento. Este es un acto especialmente delicado que involucra cuestiones sensibles y debe realizarse presencialmente. Otro ejemplo es el poder general, en el cual autorizas a una persona para actuar en todos los aspectos de tu vida patrimonial, y también debe realizarse presencialmente. Los actos bilaterales, como una compraventa, en los que intervienen dos partes con intereses opuestos, también deben realizarse de forma presencial. Actualmente, el otorgamiento online está reservado para actos unilaterales, en los que solo estás implicado tú o una de las partes. Esto incluye el otorgamiento de un poder especial, la cancelación, una declaración de obra o la constitución de una empresa. Además de la constitución, otros actos mercantiles unilaterales también pueden elevarse a público online. Por ejemplo, si eres administrador de una empresa y decides cambiar su domicilio, este cambio puede realizarse online.
¿Cómo está siendo la acogida por parte de la población a este cambio normativo?
La recepción de esta normativa está siendo positiva. Sin embargo, como ocurre con toda normativa de gran alcance, requiere de un período inicial de adaptación y difusión, ya que los operadores jurídicos no siempre están al tanto de las últimas novedades. Poco a poco, los profesionales del sector están adquiriendo conocimiento sobre estas nuevas disposiciones, tanto a través de iniciativas promovidas por nuestro consejo como mediante la difusión en los medios de comunicación. Además, los propios notarios, en su interacción diaria con las personas que acuden a la notaría, están contribuyendo a dar a conocer estas posibilidades. Por ejemplo, cuando los clientes firman una escritura, se les informa sobre las opciones disponibles, como la posibilidad de solicitar una copia en línea y almacenarla de manera segura. Estamos en un proceso de difusión gradual, pero las cifras muestran que cada vez más personas están registrándose y utilizando este portal. Ya son miles las copias que se solicitan y envían a través del portal, y poco a poco también se están realizando otorgamientos online.
¿Tienen cifras?
Desde el 9 de noviembre, cuando entró en vigor la ley 11/2023, hasta el 20 de marzo, hemos registrado 2.358.741 protocolos electrónicos. Además, se han expedido 73.031 copias autorizadas en este período. En cuanto a las autorizaciones por videoconferencia, hemos hecho 919. Estos números reflejan el creciente uso de los servicios electrónicos y la adaptación a las nuevas tecnologías en el ámbito notarial.
¿Qué ventajas han observado con la implementación de esta herramienta electrónica?
La principal ventaja de esta iniciativa es que no se excluye ninguna opción, sino que se ofrece una alternativa para aquellas personas que puedan enfrentar dificultades físicas, familiares, laborales o de desplazamiento. Esto resulta en una mayor rapidez en el tráfico mercantil y jurídico, manteniendo un nivel de seguridad del proceso. La función notarial sigue siendo la misma, ya sea realizada de forma presencial o en línea. El notario sigue verificando la identidad, capacidad, legitimación y legalidad de las acciones de las partes involucradas, tanto en persona como en línea.
¿Cuál es el motivo por el que se haya a lo mejor tardado tanto en implementar este cambio?
Esto está relacionado con las dificultades inherentes a todo proceso legislativo. Como mencionas, esta iniciativa se originó a raíz de una directiva comunitaria, la cual, debido a la complejidad del proceso legislativo a nivel europeo, implicó negociaciones extensas y votaciones antes de ser finalizada y adoptada. Una vez que la directiva fue aprobada, comenzó el proceso de transposición a cada ordenamiento jurídico nacional, en este caso, al español. Esta transposición implica la elaboración y tramitación de un proyecto de ley, un proceso que, como sabemos, puede ser largo y complejo, desde su formulación inicial hasta su aprobación final en las cámaras legislativas. El notariado participó activamente en todo el proceso, ofreciendo su cooperación y experiencia al Ejecutivo y Legislativo para facilitar la elaboración y aplicación de la normativa. La pandemia también actuó como un catalizador para acelerar los últimos ajustes necesarios en la plataforma.
¿Este cambio genera una mutación en el papel del notario?
La función central del notario permanece inalterada. Las responsabilidades legales del notario, como el juicio de identidad, discernimiento y control de legalidad, así como la redacción y adecuación del instrumento, son idénticas, ya sea en persona o a través de medios digitales. La seguridad del proceso, incluida la identificación, conservación documental y secreto del protocolo, tampoco se ve comprometida, ya que la plataforma ofrece la máxima seguridad jurídica posible. Todo eso no cambia, la tarea se desarrolla de la misma manera, ya sea en el despacho del notario con todas las partes presentes o a través de una pantalla en los casos permitidos.En cuanto a la celeridad, los medios tecnológicos también contribuyen a acelerar los procesos, pero en la versión presencial, la intervención del notario no representa un obstáculo. Por ejemplo, constituir una sociedad ante notario se puede hacer en 24 horas o menos. Cualquier demora en el proceso no se debe a la intervención notarial, sino a otros factores externos.
¿Esta digitalización puede contribuir a una reducción en las tarifas notariales?
El medio digital es neutral en cuanto a los aranceles. La función del notario es la misma, ya sea que se desarrolle de forma presencial u en línea, por lo tanto, el medio utilizado para la operación no afecta los costos arancelarios.
¿Dónde radica entonces el ahorro de costos?
Principalmente, viene del ahorro de tiempo, ya que, como se dice comúnmente, el tiempo es dinero. Este ahorro es especialmente relevante en el ámbito profesional, donde el tiempo perdido puede representar pérdidas económicas significativas para emprendedores y profesionales. El segundo ahorro proviene del costo y la molestia asociados con los desplazamientos físicos. Por ejemplo, para un camionero que está en la carretera, detenerse durante una mañana para realizar una gestión podría significar una pérdida de ingresos considerable. Con la posibilidad de realizar trámites en línea, se elimina la necesidad de estos desplazamientos, lo que representa un ahorro en tiempo y dinero.En relación con la circulación de copias, también se produce un ahorro derivado de la conveniencia. Antes, las escrituras y documentos importantes se guardaban en casa u oficina en carpetas físicas, lo que conllevaba el riesgo de pérdida, daño o extravío durante mudanzas u otros eventos. Con la posibilidad de almacenar estos documentos de forma digital en una nube, se reduce significativamente el riesgo de pérdida o daño. Además, al tener acceso ordenado a todas las copias en línea, se evita el costo y la molestia de solicitar repetidamente nuevas copias.
¿Qué beneficios pueden tener los autónomos y pequeños empresarios con este cambio?
El proceso se desarrolla de manera uniforme independientemente del tamaño y las características de la empresa. Nuestro tejido empresarial está principalmente compuesto por pequeñas y medianas empresas (PYMEs). Según datos de 2023, aproximadamente el 75% de las empresas constituidas en ese año corresponden a PYMEs, con capitales de constitución generalmente mínimos, rondando los 3.000 a 4.000 euros. Esta realidad socioeconómica se refleja especialmente en el ámbito local, donde las empresas suelen ser de corte familiar y desarrollan su actividad en un entorno cercano. Es cierto que las empresas de menor tamaño, debido a su ámbito local y su estructura familiar, pueden no tener tantos problemas en acudir a una notaría para realizar trámites mercantiles, ya que están más familiarizadas con esta dinámica y pueden permitirse el tiempo necesario para ello. Sin embargo, la vía online puede resultar más interesante para los autónomos individuales, que no pueden permitirse detener su actividad.