La frase pertenece a Leopoldo Burghini, quien aclaró que el incumplimiento de esa manda implica una violación del deber de diligencia impuesto por el art. 59 LGS. Agregó que, en Córdoba, aproximadamente tres de cada cuatro sociedades de ese tipo societario no tienen los libros habilitados
El pasado 29 de marzo se cumplieron siete años desde la sanción de la Ley Nº 27349 de Apoyo al Capital Emprendedor (LACE), que creó la sociedad por acciones simplificada (SAS). Se trata de un tipo societario con un esquema sencillo, flexible y digital, que otorga ventajas frente a los otros existentes. Factor dialogó con Leopoldo Burghini, abogado especialista en temas societarios, sobre los libros digitales, que constituyen una particularidad de este tipo societario.
– ¿Qué grado de cumplimiento tiene el llevado de libros digitales en las SAS?
– Destaquemos en primer lugar que son contadas con los dedos de una mano las jurisdicciones que han reglamentado los libros digitales en cumplimiento de lo establecido por el art. 58 LACE. En un estudio realizado por la Inspección General de Justicia (IGJ), surgió que del total de SAS inscriptas sólo 35,60% requirió parcialmente la habilitación de los libros sociales y contables y sólo 5,5% habilitó todos. Entiendo que los números en nuestra provincia son mejores; estimo que 25% tiene habilitados todos los libros, pero esto implica, por otra parte, que tenemos 75% de SAS que no los tienen habilitados. Además, del 25% que los tiene habilitados muy pocos los llevan en tiempo y forma, con la particularidad de que se trata de libros digitales.
– ¿Cuál es la particularidad de que se trate de libros digitales?
– La particularidad es que los libros digitales otorgan fecha cierta a sus constancias, esto es, la designación del día, mes y año que determina la existencia legal de un acto jurídico, sin que pueda ser cuestionada por terceros. Toda la actividad desarrollada por el administrador y socios de la SAS tiene fecha cierta al surgir de los registros digitales tanto el cumplimiento como el incumplimiento de las exigencias legales. Entonces, tenemos probado que aproximadamente no menos de 75% de las SAS de nuestra provincia no llevan sus libros en forma.
– ¿Quién tiene a su cargo la obligación de llevar los libros en forma?
– Esta obligación pesa sobre el administrador de la SAS. En caso de que el órgano sea plural, todos los administradores son responsables. Ahora bien, en relación con los libros digitales, la RG 58/2018 pone la función a cargo del representante legal. Es decir, la custodia de los libros está a cargo del representante legal.
En este punto, se suele producir una situación conflictiva. La RG 58/2018 dispone que los libros digitales son habilitados en el portal de la Inspección de Personas Jurídicas (IPJ) al momento de la inscripción de la SAS. En esa oportunidad, el ciudadano digital designado como representante legal de la SAS debe vincular su clave con la correspondiente a la sociedad, a efectos de poder acceder a los libros digitales. Para que el representante pueda hacerlo, el sistema coteja on line que él obre inscripto en tal carácter en el Registro Público; es decir, para poder acceder a los libros el representante legal debe estar inscripto como tal.
Ocurre, a veces, que el representante legal es revocado del cargo o se va en malos términos de la sociedad. En estos casos, el representante legal cesado suele negarse a autorizar a otras personas para que accedan a los libros, con lo cual las nuevas autoridades no pueden obtener su inscripción en el registro dado que no cuentan con el acceso a los libros digitales y la presentación de las actas contenidas en los comprobantes de libros digitales es un requisito de inscripción.
Es interesante pensar la posición del representante legal cesado, que se niega a entregar el acceso a los libros digitales. Tratándose de libros físicos, la Justicia ha entendido que no existe ningún interés jurídicamente tutelable que habilite a un ex director a retener en su poder los libros, ya que sin ellos resulta prácticamente imposible llevar adelante la gestión informada de los negocios societarios, por cuanto son indispensables para confeccionar los estados contables, que son, a su vez, el pilar sobre el que se asienta el derecho de información de accionistas y terceros.
Puede ocurrir, también, que el representante legal fallezca, con lo cual la clave queda deshabilitada y nadie puede acceder a los libros. Más allá de las acciones resarcitorias y reclamos que puedan entablarse contra el administrador cesado, en el primer caso, el camino más corto para acceder a la inscripción del acta que designa a las nuevas autoridades será recurrir a su protocolización notarial y presentación ante el organismo registral con las explicaciones correspondientes.
– ¿Cómo deben llevarse los libros digitales en debida forma?
– En primer lugar, debemos recordar que de acuerdo al Código Civil y Comercial de la Nación (CCCN) todas las personas jurídicas privadas están obligadas a llevar contabilidad sobre una base uniforme que tenga por resultado un cuadro verídico de las actividades y de los actos que deben registrarse. También, que los asientos que se realicen deben respaldarse con la documentación respectiva, todo lo cual debe archivarse en forma metódica y que permita su localización y consulta. Es decir, el respaldo físico documental de lo que se sube a los libros digitales debe guardarse en la sede social.
En segundo lugar, debemos tener en cuenta que está prohibido alterar el orden en que los asientos deben ser hechos, dejar blancos que puedan utilizarse para intercalaciones o adiciones entre los asientos y realizar cualquier otro acto que afecte la inalterabilidad de las registraciones.
En este punto, vale la pena destacar lo dicho en relación con la fecha cierta de los libros digitales, ya que en el voto de la minoría en un reciente fallo, se sostuvo que la registración extemporánea de actas y asientos en los libros digitales de una SAS permite que la sociedad evite las prohibiciones de alteración del orden correspondiente a su realización, de dejar blancos para hacer intercalaciones o adiciones entre los asientos u otra circunstancia que permita alterar las registraciones, lo que no es aceptable y determina su irregularidad.
– ¿Qué responsabilidades conlleva no llevar los libros en forma?
– En este punto, creo imprescindible destacar que la obligación de llevar los libros en forma es una obligación de resultados y su incumplimiento implica una violación del deber de diligencia impuesto por el art. 59 LGS y es impropio de una buena persona de negocios. Es decir, en el plano interno habilita la promoción de acciones de responsabilidad y constituye justa causa de remoción.
Por otra parte, frente a terceros, la Justicia ha dicho reiteradamente ante supuestos de insolvencia que la ausencia de libros y de contabilidad conllevan la imposibilidad de lograr la reconstrucción del patrimonio de la fallida y habilita las acciones de responsabilidad tanto societarias como concursales.
Por último, no puedo dejar de destacar que, al constituirse las SAS con un capital mínimo insignificante y no presentar su contabilidad al organismo de control, esto es, sin que los terceros puedan acceder a dicha información, los estándares para juzgar la conducta de los administradores frente a la producción de las causales de disolución, tales como la pérdida del capital social, serán estrictos, lo que constituye una razón más para actuar de modo diligente en el llevado de los libros digitales.