La transición empresarial al mundo digital representa una evolución crucial en la era moderna, marcando un punto de inflexión para las empresas que están en búsqueda de la prosperidad en un entorno que no para de evolucionar.
No se trata solamente de adoptar nuevas herramientas y dejar que trabajen, sino que se trata de una verdadera transformación que abarca la cultura, los procesos y las estrategias del negocio.
A medida que las empresas se embarcan en este viaje digital, deben considerar cuidadosamente cómo sus valores y objetivos se alinean con las capacidades que la tecnología digital ofrece, asegurándose de que la tecnología actúe como un facilitador del crecimiento y no como un obstáculo.
Como veremos a continuación, la clave del éxito en la transición digital es una planificación estratégica que incluya la participación de todas las partes interesadas, la adaptación continua a las tendencias emergentes y la disposición para invertir en el desarrollo de competencias digitales.
Herramientas Que Te Asistirán En El Viaje Hacia El Mundo Digital
Las empresas que abracen el mundo digital pueden esperar una mejora en la eficiencia operativa, una mayor comprensión de los datos y una conexión más profunda con sus clientes. Sin embargo, esta transición también presenta desafíos únicos, como la necesidad de proteger la seguridad cibernética y garantizar que todos los empleados estén equipados con las habilidades necesarias para navegar en este nuevo paisaje. Veremos qué herramientas generales pueden servir a la hora de dar este salto hacia la digitalización.
1. Holded
Hablar de Holded es hablar de una de las herramientas de gestión global más populares de la actualidad. Su popularidad no es en vano, se trata de una herramienta de gestión integral que nos permite conectar, automatizar y administrar todos los departamentos de nuestra empresa en un solo lugar.
Es uno de los software llamados ERP ―Planificador de Recursos de la Empresa según sus siglas en inglés― y esto hace referencia a que a través de Holded podemos gestionar desde los recursos humanos hasta la contabilidad y las finanzas.
Además de ayudarnos con sus procesos automatizados, el uso de Holded nos ayudará a digitalizar nuestra empresa y estar al día con las normativas vigentes. Si no sabemos cómo crear una factura electrónica, en Holded podemos hacerlo en pocos segundos, incluyendo todo lo necesario para estar administrativa y legalmente al día, a la vez que podemos personalizarla a nuestro gusto y necesidad.
En definitiva, si queremos empezar a digitalizar nuestra empresa, la opción más cómoda, sencilla y eficaz es utilizar un ERP como Holded en el que podremos tener bajo control y centralizados todos los distintos aspectos de nuestra empresa sin salir de la misma plataforma.
2. TravelPerk
TravelPerk es una plataforma innovadora que ofrece soluciones integrales para la gestión de viajes de negocios, facilitando la digitalización de las empresas. Su sistema todo en uno permite a las empresas reservar, gestionar y reportar sus viajes corporativos de manera eficiente, centralizando todos los procesos en un único lugar.
Por un lado, funciona como una agencia de viajes online que nos permite bucear entre las mejores webs para planificar viajes y encontrar los mejores precios tanto en lo que respecta a trayectos como en alojamientos. De este modo nos ahorramos tiempo, dinero y sobre todo, posibles disgustos en lo relativo a problemas o imprevistos durante el viaje.
Sin embargo, TravelPerk no se limita a la asistencia previa al viaje, funciona como herramienta de gestión y de control de gastos durante el viaje mismo. Simplemente escaneando o haciendo una foto a un ticket o factura, este se envía directamente a contabilidad para que sea tenido en cuenta y contabilizado en el momento. De este modo, las finanzas están controladas, se evitan extravíos y el viajero puede despreocuparse una vez enviada.
Los viajes corporativos representan una parte importante para el funcionamiento de las empresas, por ello es importante contar con herramientas que puedan hacer, de forma digital, estos viajes más cómodos y placenteros. Con su enfoque en la experiencia del usuario, TravelPerk está diseñado para satisfacer las demandas de los viajeros modernos, permitiéndonos mejorar y agilizar los procesos internos.
3. Slack
En el contexto de la digitalización, el papel del empleado es fundamental, y Slack puede ayudar a garantizar que todos los miembros de la organización no solo formen parte de la transformación digital, sino que también se beneficien de ella en su trabajo diario.
Slack ayuda a las empresas a mejorar la comunicación interna, permitiendo una colaboración más fluida entre equipos, independientemente de su ubicación geográfica. Además, nos ofrece la posibilidad de integrarse con una amplia gama de otras herramientas digitales, ayudándonos a centralizar las operaciones y reduciendo la necesidad de múltiples aplicaciones dispersas.
Con Slack los trabajadores pueden compartir información y colaborar en proyectos en tiempo real, sin importar donde se encuentre. Esto reduce retrasos, malentendidos y puede ser de gran importancia a la ora de la toma de decisiones.
Al utilizar Slack en nuestra empresa, estaremos brindando un espacio de trabajo digital donde la información puede fluir libremente y está accesible para todos. Esto nos ayudará a crear una cultura de transparencia y colaboración que, a la larga, nos ayudará alcanzar el éxito tanto desde el punto de vista de la digitalización, como más general y empresarial.
4. Trello
Si entendemos que la correcta organización y el orden de nuestra empresa son factores cruciales para su éxito, entonces definitivamente necesitarás implementar Trello a tu día a día. Se trata de una herramienta de gestión de proyectos que puede hacer maravillas no solo en el proceso de digitalización, sino a la hora de controlar y asegurarnos de que todas las tareas se lleven a cabo.
Su interfaz intuitiva basada en tableros, listas y tarjetas basada en el método kanban permite a los equipos organizar y priorizar proyectos de una manera visual y colaborativa. En todo momento podemos elegir, gracias a su personalización, qué ver y en qué trabajar, de la misma manera que pueden hacerlo otros compañeros.
Al tener delante todas las tareas a realizar, junto con toda la información, bibliografía y elementos de todo tipo y formato para llevarla a cabo, podremos centrarnos en su realización sin distracciones y, sobre todo, asegurándonos que se están cumpliendo los plazos previstos.
Desde el punto de vista de la gerencia o las personas a cargo, ofrece unas funciones de supervisión y monitoreo que nos permitirán ver en todo momento que se está haciendo, si los plazos se están cumpliendo y en qué estado se encuentra cada proyecto.
Dividir nuestras tareas y funciones en proyectos nos ayudará a mejorar el órden y la eficacia de los procesos de nuestra empresa. Trello es la herramienta digital que nos permitirá materializarlo y optimizarlo al máximo.
5. Microsoft 365
Si bien ha cambiado de nombre varias veces y, por tanto, es posible que lo conozcamos de otra manera, Microsoft 365 es el conjunto de herramientas de ofimática líder y más utilizado por empresas en todo el mundo.
Puede que nos hayamos quedado con el concepto del llamado "paquete Office", pero Microsoft 365 es mucho más que simplemente algunas herramientas de oficina. Se trata de una suite integral que ofrece desde editores de texto, hasta herramientas para crear páginas web o aplicaciones de videollamada y colaboración en línea.
Una de sus principales características es el uso de la tecnología en la nube para facilitar la colaboración. Gracias a ello, tenemos la capacidad de trabajar en documentos de manera simultánea y en tiempo real. Si a esto le añadimos el almacenamiento seguro en la nube proporcionado por OneDrive y SharePoint, tendremos a los equipos sincronizados y podrán acceder a la información necesaria desde cualquier lugar.
En lo relativo a la automatización de procesos, Power Automate se convierte en un aliado muy valioso, permitiéndonos crear flujos de trabajo automatizados que simplifican las tareas y aceleran los procesos.
Por otro lado, Power BI facilita la toma de decisiones informadas al proporcionar análisis y visualización de datos que ayudan a identificar tendencias y oportunidades de mejora.
Para las necesidades específicas de desarrollo, Power Apps permite la creación de aplicaciones personalizadas con una plataforma de bajo código, accesible incluso para aquellos sin conocimientos avanzados de programación.
Microsoft 365 nos ofrece herramientas que podrán responder a todas nuestras necesidades e incluso llegar más allá, todo esto con un enfoque firme en la seguridad de los datos y la digitalización.
Pavimentando el camino hacia una estrategia digital exitosa
La transición al mundo digital es un viaje complejo pero, a la vez, esencial para las empresas que buscan prosperar en la era moderna.
Utiliza las herramientas adecuadas, como pueden ser aquellas mencionadas en este artículo, pueden simplificar este proceso, ya que nos permiten una integración fluida entre tecnologías digitales que harán que potenciemos la eficiencia operativa y, entre otras cosas, la satisfacción del cliente.
Desde plataformas de colaboración en línea hasta soluciones de gestión de proyectos y análisis de datos, si seleccionamos las herramientas correctas estamos pavimentando el camino hacia una estrategia digital exitosa.
Si nos mantenemos al día con las tendencias tecnológicas y nos adaptamos a las necesidades cambiantes del mercado, podremos asegurarnos una transición suave y efectiva al espacio digital, garantizando ser relevantes y encaminarnos hacia el éxito en el futuro.